Как организовать экскурсию для сотрудников предприятия

Всё чаще компании устраивают выездные экскурсии для своих сотрудников: показывают, как работает партнёрское производство, везут на экскурсию в соседний город, проводят тематические туры на экоферму, в заповедник, креативный кластер или даже на другой завод. Что учитывать при организации экскурсии?

Зачем организовывать экскурсию для сотрудников предприятия? Такой выезд — отличный способ вовлечь команду, показать заботу о людях и выйти за рамки привычного формата «посидели в переговорке с тортом». Экскурсии могут нести обучающую ценность, развивать интерес к профессии, мотивировать, давать новые знания, а заодно — сплачивать коллектив.

Это особенно актуально для производственных предприятий, где сотрудники из разных смен, цехов и подразделений часто не пересекаются. Совместная поездка помогает наладить контакт и просто приятно провести время. Главное — организовать экскурсию грамотно, с учётом интересов и комфорта всех участников. Рассказываем, как это сделать.

 

Определитесь с целями экскурсии

Первый вопрос, который стоит себе задать: зачем вы вообще делаете экскурсию?

Если это просто желание «куда-то выехать», результат может быть непредсказуем. Кто-то устанет, кто-то заскучает, а кто-то вообще не поймёт, зачем его повезли на сыроварню. А если цель понятна, то и маршрут, и программа выстраиваются легко — под конкретный запрос.

Возможные цели:

• объединить команду — особенно если люди работают в разных отделах, на удалёнке или в сменах и почти не видятся
• вдохновить — показать, как устроен другой бизнес, познакомить с интересной личностью, рассказать историю успеха — и этим зарядить людей
• повысить лояльность — экскурсия может быть способом «поблагодарить» сотрудников: показать, что вы о них думаете, хотите сделать что-то необычное
• развивать профессию — поездка на успешное производство, в передовой технопарк или на профильное предприятие может стать профессиональной точкой роста
• показать миссию — если у компании есть ценности, которые хочется транслировать, экскурсия — хороший способ сделать это в действии.

Чёткая цель сразу отвечает на все ключевые вопросы: кого позвать, куда ехать, какую программу составить, нужен ли гид или достаточно рассказа руководителя.

Выберите подходящий формат экскурсии

Когда определились с целью, самое время подумать, в каком формате экскурсия будет проходить. Не все поездки одинаково полезны для всех коллективов — важно учитывать специфику работы, интересы команды и, конечно, логистику. 

Вот несколько форматов, которые хорошо работают для корпоративных экскурсий.

 

Производственная экскурсия

Классика жанра: повезти сотрудников посмотреть, как работает партнёрское или смежное предприятие. Особенно полезно, если вы в одной цепочке — например, делаете упаковку, а поедете смотреть, как выпускается продукт. Такие поездки развивают профессиональный кругозор и помогают сотрудникам по-настоящему понять весь процесс.

 

Тематическая экскурсия

Например, в медиацентр, инновационный кластер, тепличный комплекс, научный центр, на экоферму или винодельню. Выбирайте то, что может быть интересно вашей аудитории и где можно не просто пройтись по цехам, а узнать что-то новое, поговорить с экспертами, поучаствовать в процессе.

 

Культурно-историческая поездка

Если цель — эмоциональная разгрузка и командное общение, можно выбрать что-то не связанное напрямую с профессией: музей, исторический маршрут, экскурсию по родному городу или соседнему населённому пункту. Такие поездки часто дешевле, проще в организации и очень хорошо воспринимаются людьми.

Природные маршруты

Экскурсии в заповедники, национальные парки, ботанические сады, на агрофермы — всё, что связано с природой и экологичностью, пользуется спросом. Особенно если программа включает дегустации, мастер-классы, прогулки на свежем воздухе.

 

Маршрут «по следам компании»

Интересный вариант, если у предприятия есть история, которой можно гордиться. Например, пройтись по местам, где всё начиналось, показать старую технику, архивы, первый офис, дом основателя — такой маршрут укрепляет чувство сопричастности и помогает новеньким «войти в культуру».

Изображение: ChatGPT-4o

 

Определите маршрут и программу

Часто именно на этапе логистики возникают сложности: кто-то хочет уехать раньше, кому-то тяжело целый день в дороге, кто-то не понимает, что его вообще ждёт. Чтобы избежать недоразумений, распишите программу заранее и продумайте маршрут до мелочей.

 

Сколько по времени?

Рассчитывайте силы сотрудников и продолжительность поездки. Чаще всего оптимальны форматы:

• полдня — если едете в пределах города
• один день — для выездов до 2–3 часов в одну сторону
• два дня с ночёвкой — если хотите совместить экскурсию с отдыхом или сплотить команду.

Если поездка длится больше 4–5 часов, обязательно предусмотрите время для обеда, перерывов и отдыха. Люди быстро устают, особенно если это непривычный для них формат.

 

Как добраться?

Один из главных вопросов — транспорт. Лучше всего, если автобус или маршрутка выезжают от офиса/предприятия и всех централизованно собирают. Если сотрудники добираются сами, важно:

• сделать подробную инструкцию с местом сбора
• уточнить про парковку, проходные, КПП
• продумать, что делать, если кто-то опаздывает.

 

Что будет происходить на месте?

Составьте простую и понятную программу:

• кто встречает
• кто проводит экскурсию (сотрудник, гид, директор)
• какие локации посетите
• будет ли перерыв, обед, мастер-класс, свободное время.

Важно учитывать особенности коллектива: не все любят длинные лекции или хождение по лестницам. Добавьте вариативность: например, одну часть можно сделать обзорной, а другую — интерактивной.

 

Подумайте об удобстве

Мелочи, которые влияют на удобство и, как следствие, общее впечатление:

• туалеты (чтобы они были, и не одни на весь маршрут)
• вода и перекусы
• возможность сесть и отдохнуть в тени
• кондиционер или вентиляция в транспорте
• навигация — чтобы не потеряться на месте.

Даже если экскурсия интересная, уставший человек не запомнит ничего, кроме дискомфорта. Лучше потратить время на подготовку, чем собирать недовольные отзывы после.

 

Организация экскурсии и согласования

Когда маршрут и программа готовы, переходим к тому, без чего экскурсия просто не состоится — договорённости, разрешения и безопасность. Даже если вы везёте 15 человек в соседний музей, всё равно нужны согласования и чёткий план действий. Чем больше группа — тем выше ответственность.

Договоритесь с принимающей стороной

Кто вас будет встречать? Кто проведёт экскурсию? Кто поможет, если что-то пойдёт не по плану?

Важно найти контактного человека на стороне принимающей организации и заранее обсудить:

• расписание: сколько продлится экскурсия, нужен ли перерыв
• технические условия: есть ли где оставить вещи, перекусить, отдохнуть
• ограничение по численности группы
• формат: просто рассказ или интерактив
• можно ли делать фото и видео.

Если это не типичная экскурсия, а индивидуальный приём — лучше заключить договор, где стороны согласуют условия.

 

Продумайте безопасность

Особенно если едете на действующее производство, стройку, ферму, завод или в природную зону. Уточните:

• нужны ли СИЗ (каски, бахилы, жилеты)
• есть ли ограничения по здоровью
• будет ли инструктаж по технике безопасности
• кто несёт ответственность, если что-то пойдёт не так.

Обязательно возьмите аптечку и назначьте ответственного за здоровье группы. Пусть у него будет список всех участников и контакты на случай экстренной ситуации.

 

Решите юридические вопросы

Экскурсия — это не командировка. Но юридически сотрудники покидают рабочее место. Что учесть:

• если поездка в рабочее время — издайте приказ о проведении выездного корпоративного мероприятия
• решите вопрос со страхованием (в том числе на случай травм вне территории предприятия)
• если поездка неофициальная — попросите добровольное согласие от участников и укажите, что это не рабочее задание.

Эти документы помогут избежать конфликтов, если кто-то захочет уехать раньше, откажется ехать или что-то случится в дороге.

Закон, который регулирует в том числе экскурсионную деятельность в России, — «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».

 

Вовлечение сотрудников

Когда с организационными моментами всё ясно, переходите к наполнению экскурсии. Важно вовлечь людей, чтобы им было интересно. 

Экскурсия сработает вдвойне эффективнее, если сотрудники заранее будут к ней причастны. Не просто «везут — поеду», а «я ждал эту поездку». Чтобы достичь этого, важно не просто объявить о дате и месте, а начать вовлечение задолго до выезда.

 

Соберите ожидания

Если вы планируете экскурсию заранее, устройте небольшой опрос. Это может быть электронная форма, голосование в общем чате, личные разговоры — любая форма, которая поможет понять:

• чего людям хочется (отдохнуть или поучиться?)
• какой формат предпочтительнее (город, природа, производство?)
• есть ли ограничения (у кого-то может быть страх высоты, аллергия, проблемы со здоровьем)
• готовы ли участвовать в активности, например в квесте или мастер-классе.

Так вы не только избежите ошибок, но и покажете, что мнение сотрудников имеет значение. Даже если в итоге экскурсия будет одна — сам факт диалога важен.

 

Предложите выбор маршрутов

Если есть такая возможность — предложите несколько вариантов маршрута. Пусть команда проголосует, и в поездку поедет большинство. Это особенно удобно, если в компании есть несколько подразделений с разными интересами.

Другой вариант — разделить группу. Например, офисные сотрудники едут в один день, производственные — в другой. Или часть команды выбирает культурную программу, а другая — тематическую.

Даже если маршрутов несколько, логистика всё равно должна быть выстроена чётко, чтобы не возникло путаницы с датами, временем, списками.

 

Расскажите о поездке заранее

Когда маршрут выбран и дата утверждена — начните информировать сотрудников. Идеи, как это сделать ярко:

• сделайте пригласительный постер в стиле турфирмы: с маршрутом, фото, слоганом
• отправьте письмо или объявление в корпоративном чате: коротко и живо
• оформите визуальное приглашение — баннер, анимированную открытку, мини-ролик.

Важно, чтобы сообщение не выглядело как «обязаловка». Сделайте акцент на эмоциях, впечатлениях, приятной атмосфере.

 

Зафиксируйте впечатления

После поездки обязательно соберите обратную связь и зафиксируйте, как всё прошло. Вот что можно сделать:

• организовать фото- и видеосъёмку во время экскурсии
• взять мини-интервью у участников: «Что больше всего запомнилось?», «Что удивило?», «Кому теперь бы вы рекомендовали это место?»
• смонтировать короткий видеоролик — пусть будет живой, без «глянца», но с эмоциями
• подготовить пост-релиз в корпоративном канале, группе, газете или в соцсетях компании.

Такие материалы не только фиксируют событие, но и формируют «архив добрых дел» компании. И главное — помогают тем, кто не поехал, пожалеть и захотеть поехать в следующий раз.

Что сделать, чтобы экскурсия запомнилась

Иногда поездка прошла чётко по плану, без накладок — а в памяти осталась как «ну, нормально». А бывает наоборот: маршрут стандартный, но все вспоминают с теплом. Разница — в мелочах, которые создают атмосферу. Вот несколько простых способов сделать экскурсию по-настоящему тёплым корпоративным событием.

 

Подготовьте небольшие подарки

Необязательно тратить большой бюджет. Важно само внимание. Что подойдёт:

• брендированные блокноты или ручки
• бутылочки с водой с логотипом
• открытка с программой и благодарностью за участие
• мешочек с травяным чаем, мёдом или местным сувениром
• магнитик с фото или слоганом поездки.

Подарок можно выдать в начале или в конце поездки — в зависимости от формата.

Сделайте памятные фото

Организуйте место, где можно сфотографироваться всей командой: с флагом компании, табличками, хештегами. Можно подготовить простую фотозону, где каждый сможет сделать фото на память.

Хорошо работает приём, когда кто-то из участников становится «летописцем»: делает живые кадры, снимает видео, выкладывает в общий чат. Эти фото не для отчёта — они для себя. И это всегда ценнее.

 

Добавьте интерактив

Даже самая интересная экскурсия может стать утомительной, если только слушать. Хорошо, если будет:

• викторина в конце экскурсии (вспомните, что услышали — и выиграйте приз)
• мини-квест на территории (например, найти детали, спрятанные в экспозиции)
• мастер-класс (сделать что-то своими руками — от пряника до детали на 3D-принтере)
• свободное время — просто посидеть, выпить кофе, обсудить впечатления.

 

Наймите или выберите хорошего рассказчика

Даже если экскурсия проходит на производстве, рассказывать должен человек, который:

• говорит не сухо, а с увлечением
• умеет пошутить и вовлечь группу
• не злоупотребляет терминами
• уважает участников и слышит вопросы.

Иногда вместо профессионального гида лучше работает харизматичный сотрудник принимающей стороны, который говорит «как есть» — но от души. Это создаёт контакт и оставляет яркие впечатления.

Чек-лист организатора экскурсии для сотрудников

Пройдитесь по списку, прежде чем запускать экскурсию, — чтобы ничего не упустить.

 

До поездки:

• определена цель экскурсии
• выбран формат и маршрут
• согласована программа с принимающей стороной
• назначен ответственный за мероприятие
• уточнены ограничения (по здоровью, СИЗ, численности)
• заказан транспорт и питание
• получены разрешения (приказ, уведомление, согласие сотрудников)
• подготовлены памятки и инструкции для участников
• организовано информирование сотрудников: письмо, постер, чат
• подобраны подарки или атрибутика (по возможности).

 

В день экскурсии:

• группа собрана вовремя
• есть аптечка, вода, телефоны экстренной связи
• всё по таймингу: без задержек и спешки
• сделаны фото и видео (с разрешения)
• собраны впечатления участников: цитаты, короткие интервью.

 

После экскурсии:

• опубликован пост-релиз или фотоотчёт
• собрана обратная связь
• подведены итоги: что получилось, что улучшить в следующий раз.

Хорошо организованная экскурсия — это не просто «свозили людей посмотреть». Это способ укрепить команду, показать заботу, вдохновить и дать новые впечатления, которые останутся с участниками надолго. Подойдите к подготовке с вниманием к деталям, и тогда даже самая простая поездка станет ярким событием, о котором будут вспоминать с улыбкой.