Полина Баева: «Все, что должно быть сделано сегодня, начало “гореть” еще вчера»

Полина Баева несколько лет руководила проектами «Ивентологии», была организатором «Сурового Питерского SMM» и других топовых конференций, а затем кардинально сменила деятельность и ушла в аналитику.

Полина делится концентрированным опытом, из которого она сформулировала свои правила работы, а ее заповеди — это опыт event-менеджера, который прошел огонь, воду и медные трубы. 

Невозможно управлять тем, что не контролируешь

Прописать весь процесс организации и проведения конференции «от и до» было моим лучшим решением. Сразу видно общую картину: все подпроцессы и «с8лепые зоны», какие специалисты и на каком этапе потребуются для реализации той или иной задачи, вырисовываются примерные сроки и плюс/минус бюджет. Все процессы видны и находятся под контролем — ими гораздо легче управлять, особенно в случае, если что-то идет вразрез с задуманным планом.

Не полагайся на память

Фиксировать все договоренности, все цифры, все дедлайны, все задачи — фундамент того, что событие пройдет успешно.

Память, конечно, нужно тренировать, но только не в условиях, когда от нее зависит судьба всего мероприятия. Что-то наверняка ускользнет, какие-то принятые решения забудутся в общем потоке информации, о чем-то вообще не вспомним.

Все это может вылиться в большой факап, который мы будем мужественно разруливать ценой всего. Точно надо?

Все, что должно быть сделано сегодня, начало «гореть» еще вчера

После первого проведенного события я поняла, что от скорости запуска задач в работу напрямую зависит количество часов моего сна перед стартом конференции. Поэтому все, что можно сделать сегодня, обязательно нужно сделать сегодня. 

Не копить задачи. Даже самые маленькие, даже самые, на первый взгляд, незначительные. Все они имеют свойство быстро превращаться в огненный шар, который летит прямо на тебя с огромной скоростью — результат, как в том анекдоте: «И ты горишь, и все горит, и ты в аду». 

Задавай вопросы, пока все не обретет кристальную ясность

Ивентщики не надоедают — они просто хорошо делают свою работу.

Если не знаешь — спроси. Если не до конца понял — спроси. Не уверен, что понял правильно — уточни. Да, бывает сложно взять телефон и в пятый раз набрать менеджера площадки или типографии, но это необходимо. Мы же не хотим непредвиденных ситуаций из-за банальной недосказанности?

Все проверяй и перепроверяй

Важное качество хорошего event-менеджера (по моей версии) — скрупулезность бухгалтера. Все пересчитать, перечитать, проверить, отдать на проверку коллегам, затем перепроверить за ними — это то, что позволит избежать смешных (в воспоминаниях) и не очень (в реальном времени) фейлов. Это касается всего, особенно, полиграфии и, конечно, покупки билетов и бронирования отелей.

Будь гибким

Лучший способ обрести гибкость — это иметь два или три плана на все вероятные направления развития событий (Уинстон Черчилль).

Во-первых, понятие гибкости, конечно, тесно связано с умением моделировать ситуации. Мы надеемся на лучшее, но готовимся ко всем возможным сценариям. Когда в запасе есть, кроме плана А, еще план Б, В и Г, намного проще в нужный момент быстро перестроиться и выйти из сложившейся ситуации с наименьшими потерями или без потерь вовсе.

Во-вторых, гибкость — это про умение слышать тех, с кем мы сотрудничаем, и про поиск компромиссных решений. Да, проще действовать по шаблону и не идти на уступки. Быть принципиальным и уметь стоять на своем — прекрасные качества, но с ними, как с лекарством: главное — не переборщить с дозировкой. На дистанции всегда выигрывает тот, кто умеет вовремя проявить гибкость и найти вариант, который устроит обе стороны.

Работай с профессионалами

Идея стара, как мир, но приобретает мегаважность в условиях горящих дедлайнов. Если вы не нацелены специально обучать сотрудника с нуля «под себя», если у вас крупное и сложное событие с большим количеством коммуникаций, если вы работаете на больших скоростях — работайте только с профессионалами. 

В противном случае есть все шансы того, что: 

— Человек, которого вы наняли, не вынесет нагрузки и «сломается» в самый неподходящий момент

— Вы будете вынуждены проверять все не только в своей части работы, но еще и работе «того парня», и бесконечно вносить правки

— Подрядчик-стартапер зафейлит сроки и/или продукцию, не справившись с объемом и/или сложностью

— И многое другое.

Насмотренность важна не меньше, чем hard skills

Пришла к выводу, что, наряду с hard skills, очень важна насмотренность. На лучшие образцы в дизайне, музыке, в управлении проектами. Что без нее все знания представляют из себя «непричесанное нечто», как в том анекдоте: «после сборки обработать напильником». 

Подмечать у коллег в ивент-индустрии интересные решения, удачные сочетания, собирать их, сравнивать, компилировать и перерабатывать под свои задачи — все это в результате только обогащает проекты и позволяет выводить их на более высокий уровень. 

Записывай все идеи

Мы фиксировали абсолютно все идеи, которые приходили в головы команде. Вообще все, не фильтруя и не критикуя. Даже из самой, казалось бы, абсурдной идеи может вырасти концепция события (или сразу двух). То, что не будет использовано сразу, может стать большим подспорьем в будущем.