Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Проведение событий Статьи Фейлообменник Онлайн-ивенты Ошибки организаторов

Как совместить онлайн и офлайн в одном корпоративе? 14 городов и 3 страны — на новогоднем ивенте

Как правильно организовать и провести новогодний корпоратив с коллегами своими силами в онлайне и в офлайнеKislorod занимается разработкой и развитием e-commerce проектов, при этом большая часть сотрудников живет в разных городах и работает исключительно на удалёнке. Максим Жуков, co-founder агентства, рассказывает, как им удалось провести новогодний корпоратив и поддержать в компании теплую атмосферу и командный дух. А еще делится идеями по организации и фейлами. ↓

Ищем своих и стираем границы

В среднем мы растём на 30-50 % в год. Поэтому постоянно ищем своих людей, чтобы вместе развиваться и делать e-commerce лучше.

Мы начали создавать распределенную команду, когда это ещё не стало мейнстримом. Не всегда всё шло гладко, но на сегодня рабочие процессы более чем отлажены. При этом мы продолжаем совершенствовать внерабочее взаимодействие с удалёнными сотрудниками, потому что верим, что так поддерживается командный дух. А это обеспечивает комфортную совместную работу в проектах и лучшие результаты.

Так, например, в сентябре мы отпраздновали круглую дату, собрав ребят из команды со всей России. Самые яркие моменты запечатлели в видео:

Впервые собрались таким составом и на этом решили не останавливаться.

Новогодний корпоратив в новом формате

Планируя очередной праздник, мы думаем, как обеспечить распределенной команде максимальный эффект присутствия.

В главном офисе установлено необходимое оборудование для неформального общения с сотрудниками на удалёнке. Мы созваниваемся по видео несколько раз в месяц — отмечаем дни рождения и праздники. В прошлом году и новогодний корпоратив проходил в таком формате. В 2021 решили выйти на новый уровень.

Когда корпоратив проводился в офисе, все присутствовали на официальной части и застолье. После этого офисная команда ехала развлекаться дальше, а удалённая оставалась не у дел. Мы понимали, что это — не очень справедливо и хотели создать равные условия для всех.

Кроме того, при трансляции из офиса бывают проблемы со звуком и изображением. Хотелось, насколько это возможно, преодолеть барьеры удалёнки, чтобы сотрудники хорошо видели и слышали, что происходит. Поэтому решили провести корпоратив в новом формате — привлечь профессиональную команду для организации телемоста и ведущего для максимального вовлечения удаленной команды.

Елена, HR-директор

Как правильно организовать и провести новогодний корпоратив с коллегами своими силами в онлайне и в офлайне

8 недель и 9 этапов подготовки

Мы начали готовиться заблаговременно, но, как показал опыт, можно было и раньше.

Чтобы организовать новогодний корпоратив, нам понадобилось:

1. Определить время начала праздника, удобное для всех, с учетом разницы во времени до 5 часов. Решили стартовать в 13.00 и не прогадали. Так, например, корпоратив у ребят из Новосибирска закончился около 21.00. Если бы начали вечером, там была бы глубокая ночь.

2. Забронировать ресторан. Мы хотели, чтобы в зале была только наша команда, но нам предлагали выкупить помещение на 80-120 человек или разделить его с другими компаниями. В итоге все-таки нашли вариант банкетного зала, который подошёл нам по интерьеру и вместимости.

3. Найти подрядчика, который организует качественную трансляцию для удаленной команды. Выбирали среди тех, кто на этом специализируется и имеет соответствующее оборудование, погружали в нашу специфику.

4. Найти ведущего с опытом проведения подобного корпоратива. Пожалуй, один из самых сложных этапов. Новый год — горячая пора, поэтому многих ведущих уже расхватали. Из оставшихся не все были готовы к новому вызову и отказывались. Тех, кто соглашался, мы приглашали в офис и интервьюировали — просили поделиться своим видением сценария, который решил бы наши задачи.

5. Подготовить презентации с итогами года и планами на следующий. Для этого руководителям отделов нужно было свести все данные, сформулировать результаты, визуализировать информацию.

6. Предоставить материалы для конкурсов, которые предложил ведущий. Спойлер: понадобились фотографии сотрудников, перечень их отличительных качеств и ассоциаций с каждым.

7. Организовать игру Тайный Санта. Этот опыт для нас не новый, но для тех, кто будет это делать в первый раз, станет настоящим челленджем. Нужно распределить, кто кому дарит подарок, помочь организовать передачу подарков между тремя странами и городами России, проконтролировать своевременную отправку и получение.

8. Организовать застолье на удалёнке. Чтобы обеспечить равные возможности, удалённым сотрудникам компенсировали затраты на организацию праздничного стола. Таким образом каждый выбирал меню на свой вкус.

9. За сутки до праздника проверить качество связи с каждым дистанционным сотрудником. Модератор провёл саундчек и оценил освещение, дал рекомендации по размещению техники.

Как это было

Сборы команды

Коллектив главного офиса к обеду собрался в ресторане. За ними уже наблюдала распределенная команда, которая вышла в Zoom и ждала начала корпоратива в других городах России, Киеве и Анталии. В некоторых городах живет по два-три сотрудника KISLOROD. Тамбовцы решили объединиться и выйти на связь втроем.

 

 

Я живу в центре города, поэтому до меня всем было удобно добираться. Мы переживали, что не получится настроить связь, так как у нас не было такого оборудования, как в офисе, и опыта настройки, но когда предварительное тестирование прошло успешно, мы начали готовиться к празднованию. Скинулись на сумму, выделенную компанией, заказали еду в нашем местном кафе, остальное потратили на напитки и снеки.

Роман, тестировщик

На протяжении праздника ведущий устраивал перекличку — по очереди обращался к сотрудниками из удаленной команды и к тем, кто был в офлайне, шутил и задавал каверзные вопросы. Никто не остался без внимания.

Официальная часть

Руководители отделов отчитались о достижениях года, рассказали, в каком направлении планирует развиваться компания.

Как правильно организовать и провести новогодний корпоратив с коллегами своими силами в онлайне и в офлайне

Мне очень нравится, когда показывают результаты роста по производительности, выработке часов, расширению штата. Я понимаю, что компания продолжает развиваться, появляются новые роли, виден рост. Понятно, какой курс берет компания на будущее.

Роман, программист

После официального блока начались общие конкурсы для офисных и удалённых сотрудников. Не будем перечислять все, вот один из них.

Как правильно организовать и провести новогодний корпоратив с коллегами своими силами в онлайне и в офлайнеНа ура зашел и конкурс «Угадай коллегу», в котором на проекторе демонстрировали фотомикс из фотографий сотрудника и популярной персоны. Иногда коллегу угадывали моментально, иногда — не быстро. Но все же ведущему не удалось скрыть удивления: он думал, что из-за удалёнки многие едва знакомы, а оказалось, что мы отлично знаем друг друга.

К сожалению, не успели провести конкурс, в котором коллегу нужно было угадать по набору слов: характеристик, навыков, ассоциаций. Уверены, что команда справилась бы и с этой задачей.

Тайный Санта

Организовать обмен подарками, когда все живут в одном городе и празднуют в офисе — одна история. А когда часть сотрудников находится в разных городах и странах — совсем другая.

Наш HR-директор Елена присвоила сотрудникам номера в произвольном порядке и предложила каждому назвать число наугад. После связалась со всеми лично и сообщила, кому он дарит подарок. Озвучила бюджет, сроки и правила отправки, получения сюрприза.

Выбор подарка участники делали на свое усмотрение или советовались с Еленой. Некоторые дарители проводили разведку, изучая соцсети и увлечения получателя.

Доставку организовывали в зависимости от локаций
  • даритель в офисе, получатель в офисе — самый простой вариант. Нужно было принести хорошо упакованный и подписанный подарок в офис и поставить под ёлочку до корпоратива.
  • даритель на удалёнке или в офисе, получатель на удалёнке — подарок отправлялся почтовыми службами к адресату, который обещал не вскрывать его до корпоратива.
  • даритель на удалёнке, получатель в офисе — подарки отправлялись к Елене, а затем под ёлочку.
  • даритель в другой стране — подарок выбирался в российском интернет-магазине и отправлялся Елене или удалённому сотруднику.
  • получатель в другой стране — самый сложный вариант. Стоимость доставки из России в Украину и Турцию несоизмерима со стоимостью подарков. Дарителям пришлось подключить воображение и знакомства, чтобы организовать доставку. Например, в случае Украины подарок выбрали в украинском интернет-магазине и попросили знакомых его получить и передать. Подарок для сотрудника, который временно живет и работает в Турции, передать не удалось, но он ждет его в родном городе у коллеги.

Прямо на празднике мы по очереди открывали подарки и пытались угадать, кто же их подготовил. Даритель мог сказать несколько слов о вещи или просто поздравить получателя. Многие подошли с юмором не только к самим подаркам, но и к упаковке, используя три коробки сразу. Часто объемную упаковку делал интернет-магазин.

Как правильно организовать и провести новогодний корпоратив с коллегами своими силами в онлайне и в офлайне

В Тайном Санте, на мой взгляд, более ценны не сами подарки, а момент с угадыванием дарящего и попытки подобрать подарок под человека. Всё это как раз и сближает — люди о тебе что-то узнают и ты сам о других узнаёшь что-то.

Андрей, frontend-разработчик

Новогодний ролик с поздравлениями от команды

Сама по себе идея с роликом не нова — но это всегда новогоднее настроение и возможность увидеть тех, с кем не довелось пересечься в проектах или других активностях.

Мероприятие продолжилось неформальным празднованием и общением. Дистанционная команда тоже не спешила расходиться, продолжая общаться в Zoom.

Итоги и выводы

Конечно, мы здорово повеселились. Но удалось ли нам достичь цели — вовлечь удаленную команду в празднование, обеспечить максимальный эффект присутствия, решить технические проблемы?

Фейлы

— Несмотря на тщательную подготовку, полностью избежать технических сбоев не удалось. В начале мероприятия заметили проблемы со скоростью передачи видео, поэтому пришлось немного снизить качество картинки. Для этого трансляцию ненадолго прервали.

∇ Выделяйте больше времени на саундчеки и тестирование телемоста в боевых условиях до старта мероприятия.

— Еще раз трансляция прервалась по вине официантов, которые проявили излишнюю заботу, когда мы решили зажечь бенгальские огни. Они негигиенично выключили свет, заодно отрубив всю аппаратуру. В результате потеряна запись более двух часов трансляции.

∇ Позаботьтесь о том, чтобы в курсе нюансов мероприятия был весь обслуживающий персонал, а не только администрация локации.

— Мы не учли, что живо общаемся на наших небольших мероприятиях. Каждого всегда слышат и можно поддержать любой разговор, независимо от местонахождения. Некоторым ребятам не хватило такого непринужденного общения.

Мы привыкли, что можем вести свободный диалог с сотрудниками из офиса — все друг друга слышат. На корпоративе было слышно только тех, кому давали слово — через микрофон или Zoom. В итоге офисные сотрудники общались между собой, а удалёнщики между собой.

Евгений, руководитель отдела тестирования

∇ Учитывайте предыдущий опыт взаимодействия с командой и старайтесь сочетать новшества с полюбившимися форматами.

— Распаковка подарков затянулась потому, что ежегодно число сотрудников на удалёнке растет, а мы этого не предусмотрели. Выбились из тайминга и не успели все, что запланировали в программе.

∇ Обязательное условие для любого ивента — жёсткий тайминг.

Достижения

А вот качество видео порадовало всех. Несколько стационарных камер транслировали происходящее в зале. Одна камера двигалась и крупным планом показывала людей, которые выступали или говорили с места. В нужные моменты удалённым сотрудникам выводили экран проектора. В целом дистанционная команда оценила корпоратив положительно.

Корпоратив прошёл замечательно! Пожалуй, это лучший корпоратив, на котором я была! Очень понравилась реализация совмещения участия как удалёнщиков, так и офиса прямо из ресторана. Здорово, что все как один отозвались на такое предложение, это говорит о сильном командном и корпоративном духе, а это очень ценно. То, что ведущий взаимодействовал не только очно с гостями, но и с удалёнщиками — это здорово!

Александра, программист

Что хотим учесть в будущем
  1. Найти баланс между запланированной программой и свободным общением сотрудников друг с другом.
  2. Заблаговременно начать поиски ведущего, чтобы иметь более широкий выбор и возможность тщательнее подготовить программу.
  3. Продумать момент быстрой распаковки подарков в Тайном Санте и модерирования тайминга в принципе.
  4. Предусмотреть больше активностей для неформального общения и максимального вовлечения распределенной команды.

Корпоратив показал, что команда друг друга хорошо знает, понимает и стремится стать еще ближе. А значит, несмотря на нюансы, мы не только решили поставленную задачу, но и еще раз убедились, что выбрали правильный курс.

 

Источник: vc.ru

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На авторском онлайн-курсе Наталии Франкель «Как управлять удаленными командами» мы даем системные знания о том, как управлять бизнесом из любой точки мира, работать с лучшими специалистами, строить распределенные команды, оптимизировать расходы и обойти конкурентов.

На авторском онлайн-курсе Наталии Франкель «Как управлять удаленными командами» мы даем системные знания о том, как управлять бизнесом из любой точки мира, работать с лучшими специалистами, строить распределенные команды, оптимизировать расходы и обойти конкурентов.

Лучшие материалы об ивент-индустрии мы собираем в дайджест и отправляем подписчикам раз в две недели. Внутри — только полезный контент об организации и продвижении событий: статьи, чек-листы, подборки, интервью. Эти письма регулярно читают уже 12 000 ивентщиков. Вы с нами?