Email-рассылка для организаторов событий

Как делать email-рассылку при продвижении ивентов и событий. Рассказываем про этапы работы. 

Убить сразу двух зайцев с помощью одного инструмента, а точнее — закрыть маркетинговые и организаторские задачи, можно с помощью email-рассылок. В этой статье расскажем о базовых принципах маркетинга рассылок, как организатору запустить свою первую рассылку и на что обратить особое внимание.

Этап 1. Собираем базу для email-рассылки

Мы настоятельно не рекомендуем покупать базы. Обычно почтовые сервисы легко считывают качество получателей, и вся рассылка рискует угодить в спам. Тем более, что это не повышает открываемость, а лишь потенциально снижает ваш рейтинг у почтовиков.

Делайте рассылки по своим участникам, которые уже были или же только собираются прийти к вам на мероприятия или курсы. 

Согласие должно быть прозрачным и касаться только рассылок. Собирать согласия можно через отдельную форму, либо добавить чек-бокс при покупке билета. Например, в билетном сервисе Nethouse.События это выглядит так:

Этап 2. Форматы писем в email-рассылках

Тут, как и в работе с соцсетями, поможет составление контент-плана. Все зависит от задач, а выбор формы поможет набросать структуру письма.

Триггерные письма

Первая подкатегория триггерных писем в email-маркетинге — приветствие участника. Цель — познакомить пользователя с проектом после регистрации. Обычно они тянут за собой цепочку welcome-писем, где в каждом письме подробнее рассказывается о вас, о том, чем вы занимаетесь и чем можете быть полезны.

Вторая подкатегория продвигает участника по воронке продаж. Эти письма приходят в индивидуальном порядке, в ответ на действие или бездействие пользователя. Например, если человек оставлял заявку, но так и не купил билет. Либо раньше постоянно приходил на ваши мероприятия, а тут пропал.

Третья подкатегория — информационная email-рассылка. В таких письмах нет маркетинговой части, они нужны лишь для информирования участников, поэтому здесь действует исключение и нет необходимости в получении согласия на рассылку. Например, это могут быть письма о том, что оплата прошла, или наоборот, оплатить не удалось, что тариф продлен, или письма с билетами.

Продающие или промо-письма

В этом формате email-маркетинга мы предлагаем участнику что-то купить: запись конференции, доступ к закрытым чатам или воспользоваться скидкой на следующее мероприятие. С такими рассылками главное не переборщить — держите баланс пользы для клиента и выгоды для себя, разбавляя контентными письмами.

Контентные письма

Такие письма в email-рассылке могут быть о чем угодно, главное в них — польза для получателя. Используйте любые материалы (чек-листы, списки, гайды), только не прикрепляйте их, а встраивайте в письмо, иначе с большой вероятностью угодите в спам. Этот вид писем можно объединять с промо-рассылками: так мы формируем лояльность и повышаем свою экспертную значимость.

Этап 3. Автоматизируем email-рассылки

Автоматизация процесса рассылок может существенно упростить и сделать удобнее работу с ними. Сделать это можно с помощью специальных сервисов, например UniSender или SendSay. Они неплохо справляются с маркетинговыми форматами. Так, например, это могут быть уведомления о старте акции или дайджесты. С триггерными письмами немного сложнее, так как в этом случае требуется подключение к CRM-системам либо использование билетного оператора с возможностью настройки таких email. 

В сервисе Nethouse.События по умолчанию настроены уведомления участникам, например об успешной регистрации и покупке билета, напоминание о необходимости завершения оплаты по счету или онлайн, ссылка на вебинар, который скоро начнется, предложение оставить отзыв о событии и пр.

Этап 4. Не допускаем ошибок

Как не попасть в спам

Почтовые сервисы рассчитывают рейтинг отправителя и от этого зависит куда попадет ваше письмо: в папку «Входящие» или «Спам». Чем ниже рейтинг, тем меньше шанс, что получатель увидит письмо.

Факторы, которые также могут влиять на рейтинг отправителя: 

• отправлялся ли спам с этого IP-адреса ранее;
• жалуются ли на спам в этой рассылке;
• как часто происходят рассылки;
• некачественная база получателей;

Наши рекомендации

• Уделите внимание теме письма, во многом Open Rate (процент открытия письма) зависит от неё: используйте не более 70 символов, откажитесь от таких слов как «бонус», «скидка», «подарок», «бесплатно» (чтобы не попасть в спам).
• Маркируйте ссылки utm-метками, чтобы можно было анализировать эффективность отправки писем.
• Делайте email-рассылки персонализированными, указывайте в них, например, имя получателя или другую информацию с помощью переменных.
• Можно отправлять письма от лица руководителя компании для усиления значимости.
• Проверьте наличие кнопки «Отписаться» и протестируйте отписку от рассылки самостоятельно.
• Посмотрите, как ваше письмо отображается на мобильных устройствах, более 70% пользователей читают письма именно с них.
• Не злоупотребляйте картинками и не делайте рассылки, состоящие только из картинок.
• Ко всем картинкам добавьте описание (alt).
• Используйте кнопки со ссылками в качестве призыва к действию: купить билет, зарегистрироваться и т.д.

Эффективных вам рассылок!