Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

После события Инструкции и алгоритмы Подготовка событий Продвижение событий

О чём писать в рассылке участникам ивента?

Вы продали билет на ивент или получили регистрацию на бесплатное событие. Но это не значит, что можно остановиться на достигнутом. Поговорим о том, какую цепочку писем выстроить, чтобы люди пришли на событие, и вы получили запланированный результат. 

Плохая история, когда покупаешь билет на любой ивент — деловое событие, концерт, фестиваль — и в почте наступает тишина. Только что вас забрасывали рассылками: рассказывали о событиях, говорили, что клёвого запланировано. Вы соблазнились, отдали деньги за билет — и организаторы мероприятия потеряли к вам интерес.

Не важно, платное у вас событие или бесплатное, стоит ли билет 100 тыс. руб. или у свободный вход, вы как организатор заинтересованы, чтобы максимум людей, зарегистрировавшихся или купивших билеты, пришли на событие. 

Потому что это даёт:

  • минимум пустых стульев на ивенте. А значит и на фотографиях
  • максимум вовлечённой аудитории, которую вы обещали партнёрам, если продавали партнёрские интеграции
  • отзывы в духе «Было потрясающе», а не «Я не знаю, зал был полупустым и в целом скучно». 

Один из инструментов, с помощью которого мы можем напомнить о событии и заинтересовать участников прийти, — рассылка. Мы можем сделать её в email или в мессенджерах. В статье посмотрим, о чём стоит не забыть сказать в сообщениях. И как писать письма о проведении мероприятий, которые работают.

1. Письмо о регистрации на ивент

Задача письма о мероприятии: отправить билет, напомнить важные моменты, сориентировать. 

Вот о чём стоит написать в письме, в котором вы присылаете купленный билет или сообщение, что вы зарегистрировали участника на бесплатное событие:

  • поблагодарить, что человек выбрал ваш ивент. Постарайтесь, чтобы благодарность звучала не дежурно. Возможно, подойдёт не сухое «Вы зарегистрированы», а более тёплое: «Мы получили вашу заявку. Будем ждать вас на событии»
  • напомнить, когда и где будет событие. Без ненужных подробностей в духе «как доехать до места ивента». Об этом мы напишем позднее. Пока просто дата, место и время начала
  • дать ссылку на сайт ивента
  • дать ссылку на чат, если у вас есть комьюнити, где участники общаются до события
  • ответить на часто задаваемые вопросы, если есть
  • рассказать про условия возврата билетов, если у вас платное событие
  • дать контакты, куда писать по всем вопросам
  • рассказать, какие важные письма вы ещё пришлёте. Например, что за сутки до события вы пришлёте памятку для участников, в которой соберёте все важные вопросы. 

2. Прогревающие письма

Если до события ещё много времени, можно сделать дополнительно 1-2 письма, чтобы подогреть интерес к ивенту. 

В таких письмах можно написать о:

  • программе. Например, какие секции ожидаются на конференции, какие темы запланированы. Если вы собирали спикеров постепенно и наконец полностью сформировали программу, это повод сделать рассылку по участникам, что полная программа со всеми датами и таймингом ждёт их на сайте
  • спикерах. Можно сделать акцент на нескольких топовых. Или попросить нескольких из них написать текст для рассылки, дать в ней полезный контент и пригласить на мероприятие
  • дополнительных активностях. Если важная часть вашего события — нетворкинг, можно сделать отдельную рассылку и рассказать, как он проходит

3. Памятка для участника события

За сутки или двое до события пришлите подробную памятку участникам. Это особенно важно сделать, если у вас деловой ивент со множеством активностей. Или фестиваль с несколькими площадками. 

О чём не забыть написать в памятке участника события:

  • Даты, место события и тайминг. Коротко, в самом начале письма о мероприятии. 
  • Как добраться

Подробно, с картой, с вариантами маршрутов. 

Как писать письма о проведении мероприятий | Как написать текст для рассылки

  • Вход и регистрация

Как писать письма о проведении мероприятий | Как написать текст для рассылки

Если на ивенте у вас есть регистрация для участников, расскажите, как она проходит. во сколько начало регистрации, сколько закладывать времени на неё, где будут стоять стойки регистрации, что получат участники после регистрации (бейджи, раздатка, браслет, что-то ещё). Если событие идёт несколько дней и вы выдаёте на весь срок бейджи или браслеты, не забудьте напомнить, чтобы их не выбрасывали. 

  • Программа

Ещё раз напомните, какая будет программа у события. Её можно дать ссылкой на сайте или вставить текстом в само письмо. 

  • Чаты

Продублируйте ссылку на чат ивента, если у вас он есть. Расскажите, зачем туда вступать. Например, чтобы:

1. не пропустить важные доклады, потому что в чате будут писать анонсы

2. познакомиться с другими участниками события (если у вас организован в чате нетворкинг)

3. получить бонусы для участников чата (можно приготовить полезный материал, скидку или подарки от партнёров)

4. задать вопрос спикеру (если у вас организована эта опция). 

  • Дополнительные активности

Расскажите в письме о мероприятии, что ещё будет на вашем событии, кроме основной части. Может быть, это нетворкинг, игры в перерывах, лотереи от партнёров. Может быть, вы организуете зоны для фотосессий или обмена контактами. Обо всём этом стоит рассказать в письме. 

  • Кофебрейки и обед

Расскажите, когда будут перерывы (если вы их планируете) и как они будут организованы. Будет ли бесплатный кофе и лёгкие закуски для всех участников. Как с обедом? Где можно поесть неподалёку от ивента, чтобы успеть вернуться на мероприятие и ничего не пропустить. 

  • Волонтёры

Как писать письма о проведении мероприятий | Как написать текст для рассылки

Расскажите о том, что на вашей площадке работают волонтёры (если это так). Поясните, как их узнать (яркие футболки, бейджи) и с какими вопросами к ним можно обращаться. 

  • Правила поведения на площадке

Например, можно рассказать, что верхнюю одежду лучше оставить в гардеробе, а на время перерывов выходить из залов, чтобы дать возможность проветрить помещение. 

  • Wi-fi

Если он есть на площадке, можно дать участникам пароль. А заодно рассказать, где они могут подзарядить севшие мобильные устройства (если вы предусмотрели эту возможность). 

  • Документы

Расскажите, где можно будет подписать документы (например командировочные), если у участников будет такая необходимость. 

  • Видеозаписи

Если после события вы будете рассылать участникам видео докладов, презентации или еще какой-то контент, напишите об этом уже сейчас. Чтобы не получить 100500 вопросов в духе: «А когда записи ждать?» 

  • Контакты

Расскажите, куда — по почте или на самой площадке — участники могут обратиться, чтобы задать вопросы и прояснить непонятные моменты. 

4. Письмо после ивента

Событие состоялось и прошло классно, фантастически, крышесносно и как вы ещё планировали. Запланируйте ещё одно письмо для его участников. В нём можно:

  • поблагодарить за то, что они были на ивенте
  • попросить обратную связь. Можно предложить бонус тем, кто заполнит короткую форму (короткую — это важно. Не заставляйте людей отвечать на 10+ вопросов развёрнуто — результатов не будет)
  • предложить делиться фотографиями с ивента с хештегом
  • прислать бонусы и подарки от партнёров
  • прислать записи и презентации, если вы обещали их участникам ивента
  • прислать ссылку на альбом с фотографиями с ивента, чтобы люди могли найти себя и получить классные фотки. 

Таких писем после ивента может быть и два: одно — с благодарностями и просьбой об обратной связи — на следующий день, и второе — с видео и фотографиями, как только они будут готовы. 

Не забудьте после добавить участников события в базу, чтобы приглашать на другие мероприятия или делиться полезным и интересным контентом.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На онлайн-курсе Дмитрия Румянцева по event-маркетингу «Продвижение и продажа мероприятий» мы даем системные знания о том, как рекламировать события в социальных сетях и на других площадках.