Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий Чек-листы Статьи

Кейтеринг на мероприятие: как выбрать подрядчика

Можем ли мы назвать кейтеринговыми службами «Яндекс.Еду» или «Самокат»? Вряд ли, при всей любви и незаменимости этих компаний в определенных ситуациях 🙂 Хотя глагол to cater буквально и переводится с английского как «поставлять провизию», современный кейтеринг в ивент-индустрии — это не только приготовление и доставка пищи. Хорошая кейтеринговая служба отвечает также за обслуживание, сервировку, оформление, а главное, за выбор адекватного формату вашего мероприятия меню. 

Профессиональный организатор должен хотя бы в общих чертах понимать основную терминологию, принятую в кейтеринге, чтобы случайно не заказать фуршет вместо банкета и не краснеть перед голодными гостями. 

Виды и особенности кейтеринга

Выездное обслуживание можно разделить на три больших направления:

  1. Событийный кейтеринг. К нему относятся все свадьбы, юбилеи, конференции, семинары, выставки и т.д. О нем чуть позже мы поговорим подробнее, поскольку это самый объемный блок.
  2. Заказ повара или услуги официанта на дом или в офис.
  3. Доставка готовых блюд в офис или физическим лицам с возможным обслуживанием на месте — так называемый корпоративный или офисный кейтеринг.

Событийный кейтеринг подразделяется на светский и протокольный. Разница между ними выражается в меню, сервировке, подаче блюд. При протокольном обслуживании, как правило, используют в качестве посуды белый фарфор, декорируют зону приема пищи белым текстилем, украшают фуршетную линию или банкетные столы живыми цветами корпоративных оттенков.

В светском кейтеринге основная задача — произвести впечатление на гостей. WOW-эффект достигается за счет сложности блюд, необычности покрытия, сервировок, оригинального декора. 

Каждый тип застолья имеет свои особенности, которые важно знать и учитывать при заказе кейтеринга. Для начала разберем отличия двух популярных форматов, которые предполагают нахождение гостей за столами в течение вечера. 

«Застольные» форматы

Банкет — полноценный «традиционный» праздник. Столы ломятся от угощений, их обилие призвано поразить воображение гостей и спровоцировать аппетит. Все холодные закуски, салаты и напитки ставятся в стол. В качестве перемены блюда могут выносится горячие закуски, горячее, десерты. Допускается разная посадка гостей. Главный критерий — всем присутствующим должно быть удобно наблюдать сцену. 

Количество персонала на банкете зависит от числа персон в зале. Стандартное обслуживание подразумевает одного официанта на один стол. Если в зале присутствуют VIP-персоны, к их столу лучше приставлять двух работников. В таком случае, если один официант уйдет за заказом на кухню, второй продолжить ухаживать за гостем. 

Также в банкетном зале обязательно должны присутствовать менеджеры, которые следят за качеством сервиса, количеством еды на столах, решают нестандартные вопросы и спорные ситуации. Если на банкете предполагается 500 гостей и больше, удобнее делить зал на сектора, за каждым из которых будет следить своя команда. 

Гала-ужин — облегченный вариант банкета, в котором устанавливаются жесткие временные рамки. Чаще всего такой формат используют в деловых целях, когда нужно подчеркнуть важность происходящего, произвести впечатление, поставить красивый завершающий аккорд. Еды и напитков на гала-ужине значительно меньше, чем на банкете. 

В начале мероприятия на столах присутствует только накрытие, вынос блюд осуществляется постепенно. Часто он сопровождается специально подобранного под блюдо напитком. Соответственно, для обслуживания на гала-ужине требуется больше официантов. То есть при организации такого формата вы сэкономите на позициях меню, зато в сервис придется вложиться. 

Форматы без рассадки

Теперь посмотрим на отличия застолий, которые не требуют рассадки гостей: сюда относятся шведский стол, фуршет, кофе-брейк, коктейль и барбекю. 

Шведский стол — особенность этого формата заключается в том, что гости события сами подходят к линиям раздачи и выбирают, что они будут есть и пить. Приглашенные лица могут набирать пищу на тарелки сами, или же это им помогают делать официанты и повара. Шведский стол подразумевает смену от 3-х до 5-ти блюд: вначале выставляются закуски, потом супы, следом горячие закуски, горячее и, наконец, десерты. 

Фуршет — стенд-ап формат мероприятия, при организации которого в помещение выставляются высокие столы-гвоздики, легкие закуски сервируются на фуршетную линию, а гости имеют возможность свободно передвигаться по залу. 

Кофе-брейк — проходит в перерывах деловых событий. Бывают утренние, дневные и вечерние кофе-брейки. Их объединяет то, что меню всегда содержит простую сытную еду, которой легко утолить голод даже за 10-15 минут. Обычно в качестве перекуса гостям предлагаются сэндвичи, выпечка, десерты и горячий напиток. Дополнительно могут подаваться морс или сок.

Коктейль — этот формат подразумевает обслуживание в обнос. гости находятся в зале, но не сами идут к линии раздачи. Вокруг участников лавируют официанты и предлагают напитки и закуски, рассказывая о каждом блюде. Логично, что еды сюда требуется значительно меньше, чем на фуршет, и гораздо меньше, чем при организации банкета. 

Барбекю — классный сезонный формат застолья. все приготовление пищи здесь происходит на улице на открытом огне. Барбекю подходит для проведения тимбилдингов, а также может стать отдельной уличной зоной крупного летнего ивента.

Чтобы вы, как организатор, и представитель кейтеринга, как ваш надежный помощник и соратник в подготовке масштабного события, говорили на одном языке и понимали друг друга, вот еще несколько специальных понятий

  • Согласованный сценарий — подробный план мероприятия с прописанным таймингом. Нужен для того, чтобы все участники события понимали, когда им выходить, когда готовить перемену блюд, а когда не мешать происходящему на сцене своими перемещениями. Например, когда речь произносит генеральный директор компании, или другой важный человек, в обязательном порядке объявляется «стоп» по обслуживанию;
  • Сезон — как уже говорилось, при составлении меню лучше запрашивать у кейтеринговой компании блюда из овощей и фруктов, созревающих во месяцы проведения мероприятия. Так вы получите вкусные угощения по более низкой цене;
  • Количество гостей — банкетные блюда и ресторанная кухня отличаются, как балет и бодибилдинг. Если в заведение гости приходят постепенно, в течение вечера, и у поваров есть достаточное время для подготовки заказа, то на мероприятии кухня должна одновременно выдать горячее на 1000 человек, причем сделать это качественно и вкусно;
  • Особенности подачи и сервировки стола — декор, цветовое оформление, текстиль должны поддерживать стилистику и концепцию мероприятия, чтобы впечатление от вечера не рассыпалось на куски, а оставалось цельным;
  • Специальное меню — учитывает наличие детей, аллергиков, вегетарианцев. Чтобы не сесть в лужу, предварительно изучите аудиторию своего ивента;
  • Возможность дополнительного заказа — касается, обычно, алкогольных напитков и оговаривается заранее. Условьтесь с представителем кейтеринга, что когда в запасниках остается n-ное количество бутылок со спиртным, вас должны уведомить об этом. Дальше организатор, ориентируясь по ситуации, принимает решение, дозаказывать алкоголь, или выставить на столы оставшиеся бутылки и сводить вечер к логическому завершению.
Как выбрать подрядчика — кейтеринговую службу

От выбора подрядчика зависит если не половина, то очень большая часть успеха ивента. Поэтому перечислим параметры на которые стоит обязательно обратить внимание при выборе кейтеринговой службы: 

  • Изучите возможности и специализацию подрядчика. Среди компаний в сфере организации  общественного питания также возможно нишевание: одни специализируются на свадьбах, другие делают упор на деловых событиях, третьи считают своим коньком загородные выезды;
  • Оцените мощности производства, проверьте наличие и соблюдение санитарных норм и регламентов, а также программы ХАССП (Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) — анализ рисков и критических контрольных точек, обозначающая систему контроля над качеством пищевой продукции);
  • Обязательно почитайте отзывы о кейтеринге. То, что рассказывает о себе компания на сайте, и впечатления, которые остались после работы с подрядчиком у живых клиентов, часто кардинально отличаются. Посмотрите на кейсы, свяжитесь с двумя-тремя реальными заказчиками услуг и узнайте объективные плюсы и минусы кейтеринга, сложности, важные пункты и т.д.;

  • Оцените готовность подрядчика к диалогу. Смотрите, насколько менеджер профессионально общается с вами, заинтересован ли он в новом клиенте, понимает ли запрос с полуслова, готов ли предложить варианты и учесть ключевые для мероприятия моменты;
  • Обратите внимание на гибкость компании. Готов ли кейтеринг разработать новые решения под ваше событие, или в нем действуют по накатанной и не следят за трендами и предпочтениями. Может быть, в меню по старинке включены исключительно майонезные салаты, в то время как у вас планируется событие для вегетарианцев, представителей других национальностей, или просто предполагается изысканная еда на вечере. Здорово, если подрядчик готов идти навстречу и поддерживать подачей, оформлением и сервировкой столов стилистику и концепцию мероприятия;
  • Смотрите на прозрачность расчетов. Вам важно понимать, из чего складывается общая цена услуги. Когда наглядно видно, что и сколько стоит и сколько весит, можно корректировать выход продукта, граммовки и за счет этого снижать общую стоимость;
  • Проверьте ответственность сотрудников. Этот важный параметр проявляется в мелочах. Менеджер ни в коем случае не должен опаздывать на встречу с вами. 

После того, как вы определились с кейтерингом, у которого будете заказывать услуги для ивента, наступает второй этап делового общения.

Перед подписанием договора компания должна разыграть перед вами небольшой спектакль-дегустацию, который на профессиональном языке организаторов называется тест-фуд. Подготовьтесь к нему основательно: возьмите с собой блокнот и ручку, чтобы записывать все детали, недочеты и сомнения, которые у вас возникают по ходу дегустации, и смартфон/фотоаппарат, чтобы снять на камеру блюда и сервировку. Если вы не зафиксируете все смутившие вас мелочи во время тест-фуда, то гарантированно забудете о них в суматохе перед самим ивентом. А когда что-то пойдет не так уже непосредственно на мероприятии, исправлять ошибки будет очень проблематично и нервно. 

Чтобы не потерять голову от ароматов и красоты среди многообразия блюд и не забыть о главной миссии организатора во время дегустации, держите небольшой чек-лист.

Чек-лист для проведения тест-фуда
  • Смотрите на накрытие стола: на какой посуде подаются блюда, аппетитный ли имеют внешний вид, вкус, запах. Особое внимание уделите центральной композиции — по правилам там должны находиться цветы или хотя бы фруктовое украшение. Если кейтеринг не позаботится о декоре стола, то он будет смотреться лысо;
  • Уточните, входит ли накрытие стола в общую сумму или оплачивается дополнительно;
  • Обратите внимание на размер порций, продуктовое соседство (например, если моцарелла простоит весь вечер рядом с селедкой, то в итоге получится блюдо «с душком»);
  • Проверьте вкус блюд, количество соли, сахара, специй, оригинальность соусов, качество продуктов. Все детали важны, особенно на длительных мероприятиях, когда салат может «потечь» не выдержав накала страстей, или блюдо даст ненужную воду;
  • Протестируйте качество сервиса. Скорее всего на дегустации вас будут обслуживать 1-2 официанта, а руководить ими должен банкетный менеджер. Смотрите, насколько часто меняется посуда: по стандартам сервиса после каждой перемены блюда вам должны принести чистую тарелку;
  • Если что-то на тест-фуде вас не устроило, обязательно спросите у менеджера, существуют ли альтернативные варианты при соблюдении бюджета. Мастер своего дела легко предложит вам несколько замен и поможет подобрать позиции меню по оптимальному соотношению цена/качество.

Это были общие моменты, а вот дополнительный список пунктов, увидев которые на тест-фуде вы сразу поймете, что перед вами отличная профессиональная компания:

  • Отметьте, учитывается ли сезонность овощей и фруктов при составлении меню. Например, в августе баклажаны стоят дешево, при этом прекрасны на вкус. А вот в декабре-январе, придется переплатить в 10 раз за пластмассовые овощи. Если в меню присутствуют созревающие в сезон проведения мероприятия плоды, то ваши гости получат гастрономическое удовольствие, а вы не понесете лишних трат;
  • Осмотрите внешний вид персонала и проверьте, знают ли официанты меню, состав блюд, соусы;
  • Обсудите с кейтерингом технические моменты: подготовят ли их менеджеры план рассадки, при котором гостям будет комфортно смотреть на мероприятие и общаться, а персоналу — работать;
  • Запросите перечень требований кейтеринга при подборе площадки;
  • Проверьте, имеются ли у персонала медкнижки и другие необходимые документы. 

Все договоренности, которых вы достигли в ходе тест-фуда, направьте в письменном виде менеджеру по кейтерингу. Так обе стороны не забудут детали, и мероприятие пройдет без проблем. 

 

 

Как рассчитать количество еды и напитков на мероприятие

Организатор, который обязан предусмотреть все и сразу, и при этом не выйти за рамки бюджета, должен разбираться в расчетах количества еды и напитков на человека. В идеале угощения хватает всем гостям, ни один участник ивента не уходит домой голодным. При этом в конце мероприятия столы не ломятся от яств, а закономерно и подобающе пустеют. 

Средние общепринятые нормы расчета необходимой граммовки
Длительность ивента Примерное количество пищи (гр/чел)
1-2 часа 400 грамм
2-4 часа 600 грамм
4-6 часов 700-1200 грамм
более 6 часов 1200-1800 грамм

 

Естественно, это «средние по больнице» показатели, которые могут сильно отличаться в зависимости от того, кто присутствует на событии. Чтобы верно подсчитать, сколько еды и напитков следует заказать, организатору стоит учесть формат события, его цель и аудиторию. Например, если большая часть гостей — мужчины, то их не вдохновят и не насытят фруктики и легкие закуски. Или, если вам предстоит организовать тимбилдинг, то обилие тяжелой еды и крепких напитков вряд ли сделает событие веселым и энергичным — участникам будет не до того. Поэтому даже при выборе позиций меню продумайте, какую цель преследует мероприятие, чего вы хотите добиться от его успешного проведения. 

Не упускайте из виду, будут ли присутствовать на празднике дети, вегетарианцы, представители арабских стран, индусы. Существуют идейные и религиозные запреты на определенную пищу, но при этом любой гость должен найти на столе блюда, подходящие для него

Стол невозможно представить без напитков. В идеале они подбираются под концепцию мероприятия, а также проверяются на сочетаемость с блюдами. И здесь также важно удержаться на тонкой грани между непринужденным весельем и пьяным кутежом. Для расчета объема напитков тоже существует общепринятая классическая формула:

  • крепкий алкоголь закупают по норме 0,5 бутылки на человека;
  • шампанское тоже набирают из расчета 0,5 бутылки на участника, но если большинство гостей будет женского пола, то лучше считать, что уйдет 500 мл человека;
  • вино рассчитывается по 0,8 бутылки на лицо, но если планируется много представительниц прекрасного пола, лучше закупить по 1 бутылке на гостя;
  • безалкогольных напитков должно хватить при объеме 1,5 литра на гостя;
  • горячих напитков готовят по чашке на человека. Часто с целью экономии делят число гостей пополам, на одну половину заказывают чай, на вторую — кофе.

Важно учитывать время проведения мероприятия. Например, на деловой завтрак логичнее заказывать утренние позиции, а не тяжелую пищу. Также ставьте себя на место участников и продумывайте, возможно ли съесть заказанные блюда аккуратно и эстетично. Для того же завтрака беспроигрышным вариантом кажется круассан, но на деле он засыпает деловые костюмы гостей кучей крошек, поэтому их лучше избегать. 

Подытожим! Для того, чтобы еда понравилась всем и была уместна на мероприятии, учитывайте время, формат и цель проведения ивента, а также состав аудитории по полу и возрасту.

Бриф для кейтеринга

Вернемся к протокольным моментам и расскажем, как правильно брифовать кейтеринг. Идеально, когда у компании имеется собственный бриф, который она разработала специально под свои нужды. 

Хороший документ включает в себя три основных блока:

  • Базовый. Сюда входит вся информация о клиенте: что за компания, сколько предполагается гостей, площадка, аудитория, бюджет;
  • Цели/задачи. В эту часть вписывается повод мероприятия, его формат, чего организаторы хотят добиться проведением события;
  • Персонализированный. Здесь подробно рассказывается вся информация об ивенте: кухня, тайминг, нюансы, что должно быть обязательно, а чего, наоборот, категорически нельзя допускать. 

В брифе должен быть отражен полный комплекс сведений, с помощью которых кейтеринговая компания поймет, что конкретно вы от нее хотите.

Работа кейтеринговой компании на мероприятии

До, во время и после события организатор и выездное обслуживание взаимодействуют на следующих этапах:

  1. На этапе подготовки согласовываются все условия договора и, если обе стороны довольны всеми пунктами, происходит его подписание.
  2. Заранее происходит техническая встреча на площадке, чтобы кейтеринг понял возможности реализации своих услуг на месте. Может, для выездного обслуживания неприемлемы лифты или мощностей не хватает для полноценной работы. 
  3. Также заранее готовится тайминг или же технический сценарий для подрядчиков, в котором прописан весь процесс мероприятия с указанием занятых в том или ином эпизоде сотрудников. 
  4. В день события весь обслуживающий персонал собирается на площадке и заполняет ведомости учета рабочего времени. Далее проводится инструктаж, знакомство работников с площадкой, техзонами, локациями. Распределяются задачи между официантами и менеджерами. 
  5. Меню выдается официантам для изучения за сутки до ивента. Перед самим событием шеф-повар проводит общее собрание, на котором рассказывает о вкусе, ингредиентах, особенностях блюд. Менеджер зала организует финальный инструктаж по сервису: озвучивает стандарты работы, общие правила этикета и общения. 
  6. За час до события готовность должна быть стопроцентной. Если мероприятие камерное, допустимо быть в полной готовности за полчаса до начала вечера. 
  7. На самом мероприятии официанты обслуживают гостей, менеджеры разруливают спорные вопросы. Если вдруг тайминг сбивается, организатор должен сообщить об изменениях ответственному за кейтеринг лицу.
  8. После того, как событие отгремело и гости разошлись по домам, кейтеринг берет на себя уборку мусора, если это заранее предусмотрено договором и входит в стоимость услуг.
  9. Финальная стадия заключается в подписании акта выполненных работ.  

Итак, выстроить эффективное, прозрачное и взаимовыгодное сотрудничество с кейтеринговой компанией — необходимое умение каждого профессионального организатора. От качества еды и напитков, сервировки и декора зависит общее впечатление от вашего мероприятия. И никакая шоу-программа не перекроет недовольства голодных или, не дай Бог, отравившихся гостей. Выбирайте проверенный кейтеринг, говорите с менеджерами на одном языке, доносите до подрядчиков особенности и цели ивента. И тогда вы останетесь довольны друг другом, а участники события — вами!

 

По материалам эксклюзивного онлайн-курса Наталии Франкель «Event-менеджер. Комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий».

 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

Лучшие материалы об ивент-индустрии мы собираем в дайджест и отправляем подписчикам раз в две недели. Внутри — только полезный контент об организации и продвижении событий: статьи, чек-листы, подборки, интервью. Эти письма регулярно читают уже 12 000 ивентщиков. Вы с нами?

Узнать еще больше про курс и погрузиться в обучение