Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий

Юридические тонкости организации мероприятий

Зачем нужно заключать договор с площадкой и исполнителями

Предлагаю поговорить о том, чему многие организаторы не уделяют должного внимания и, как следствие, получают много головной боли. Срываются сроки, не выполняются обязательства, площадка оказывается занята другим мероприятием, привезли не то оборудование или не привезли вообще.. И так можно продолжать долго. Виной всему этому – наплевательское отношение к официальным договоренностям между подрядчиком и организатором. Зачем нужно заключать договор?

Конечно, хорошо, когда ваш подрядчик добросовестный и профессиональный, имеет шаблоны документов на все случаи жизни и без подписанного договора не шевельнет пальцем. Но очень часто случается такое, что люди работают на доверии, по знакомству, по рекомендации, на «авось» и т.д. Еще бывает, что надо «срочно», «очень срочно» или «вчера» – и уже не до формальностей.

Почему-то многие организаторы боятся и избегают любой прописанной ответственности – как своей, так и второй стороны. В то же время, если вы являетесь организатором не разового мероприятия, сделанного «на коленке», а хотите развиваться в этом направлении и расти как профессионал, то вам никак не обойтись без регистрации юридического лица. Никто не говорит о том, что вы сразу станете международной корпорацией – вполне можно начать с ИП. Юридические вопросы регистрации и бухгалтерское сопровождение в данном случае достаточно простые и стоят совсем недорого, их оказывает огромное количество юридических и бухгалтерских фирм.

Теперь коротко о важном.

Правило №1

Не договаривайтесь на словах. Даже с проверенными и любимыми подрядчиками. Ну вот что хотите сделайте – но не стесняйтесь и подпишите договор – потому что в противном случае вы очень рискуете как своими нервами, деньгами и временем, так и репутацией. Не говоря уже о самом мероприятии.

Правило №2

Внимательно читайте, что подписываете. Не надо думать, что на той стороне сидит добрая фея, которая заботится в первую очередь о вас и все подробно расписала в вашу пользу. Читайте про штрафы, пени, неустойки, условия, согласования, сроки, приложения. Не стесняйтесь задавать вопросы, уточнять, вносить правки, консультироваться с компетентными специалистами (юридическая консультация, которая стоит пару тысяч, может сэкономить вам впоследствии миллионы). Под регулярные задачи можно заказать свои шаблоны договоров, это удобно и на раз оправдывает затраты.

Правило №3

Утверждайте и подписывайте приложения, макеты и планы в производство очень внимательно! Никто не может всегда и все делать правильно – пресловутый человеческий фактор срабатывает иногда ого-го как. После детальной проверки макетов их обязательно нужно перепроверить еще два раза и, желательно, попросить еще кого-то посмотреть свежим взглядом. 10 лет назад я работала в команде, которая открывала большой культурно-развлекательный комплекс на Минской улице в Москве. Это был мой первый опыт работы в отделе маркетинга и рекламы. Мне было поручено заказать тираж визиток на весь офис – очень большой тираж. Дизайнерская бумага, термоподъем, вырубка, чёрта лысого – чего только не было на этих визитках, дорого-богато. Посмотрела макеты – написание фамилий и должностей, телефоны – вроде все правильно. Подписала. Привезли тираж – 2 огромные коробки за очень большие деньги. На всех визитках были перепутаны две цифры в общем номере телефона. Разговор директора со мной и начальником моего отдела был очень… эмоциональным. До сих пор помню.

Правило №4

Подробно и скрупулезно прописывайте все пункты, которые вы хотите, чтобы были соблюдены. Если вы о чем-то подумали, но не озвучили и не прописали – то этого не существует. Виноватых, кроме вас, не будет. Запомните простую вещь – должным образом составленный и подписанный договор очень дисциплинирует обе стороны, что весьма полезно.

Давайте рассмотрим на примере аренды площадки – что нам важно увидеть в соглашении:

  • Время монтажа и демонтажа оборудования. Если вам нужно заехать на площадку накануне для тестов трансляции, монтажа оборудования и расстановки мебели и конструкций – то можно ли сделать это просто так – или только за дополнительные деньги. Или нельзя вообще и можно только в день мероприятия, а накануне там что-то другое будет происходить. Можно ли демонтировать оборудование не вечером того дня, когда происходит ваше событие, а в течение следующего дня.
  • Прописанная договоренность, что во время вашего мероприятия никто не будет вам мешать. Особенно это касается неформальных пространств, «дружеских» площадок с встроенным хаосом, свежеобретенных новыми владельцами фабрик/креативных пространств/кластеров. Стоит оговорить, например, что вокруг не будут сверлить, носить мимо вас строительный мусор в мешках или красить стены вонючей краской, включать громкую музыку, которая вам помешает и т.д. Это всё не фантазии из головы, когда мы делали «Детские блинные вечеринки» в одном из креативных пространств Питера, арендовав под свои нужды большое помещение фотостудии и часть огромной рекреации – оно всё сразу случилось в один из дней. В одном из соседних помещений шел ремонт, там сверлили, красили и что-то распиливали. В помещении напротив проходили уроки по латино-американским танцам – понятное дело, под зажигательные ритмы. А у нас дети 2+, театр теней и прочая милота. Пришлось на ходу звонить владельцам помещения, через сопротивление и недовольство танцоров и рабочих решать вопросы и все это – в ущерб качеству праздника. Делаем выводы.
  •  Уборка помещения – обычно стороны сходятся на том, что вам предоставлена чистая площадка (если с оборудованием, стульями, аппаратурой – то список должен быть в дополнительном соглашении), а по окончании мероприятия вы ее возвращаете с оборудованием и мебелью из доп. соглашения и без крупного мусора. Поэтому всегда нужно иметь с собой большие пакеты, чтобы собрать стаканчики, бутылки, бумажки и оставленную гостями раздатку. Почему так важно прописывать уборку помещения и вообще – его состояние в момент перехода в ваше ведение? Потому что в нашей истории был случай, когда мы бесплатно получили под мероприятие большую площадку в ремонтируемом здании бывшего завода, и на радостях решили, что нас встретит то же состояние залов, как при осмотре и заключении устных договоренностей. Какой же был у нас шок, когда, придя на площадку за несколько часов до начала фестиваля, мы обнаружили в обоих залах горы окурков, бутылок и спящих тел. В коридорах блуждали сомнамбулы с безумными глазами, которых было плохо видно из-за дымовой завесы – курили все. Было адски грязно и дико громко – у ребят продолжалась дискотека, которой рулил чувак, вчера еще милый, трезвый и ранее подписавшийся быть нашим звукорежиссером. На момент нашего прихода он был в дугу пьяный. До начала регистрации на наше мероприятие оставалось три часа. Мы пришли втроем – три девочки. В первый час мы экстренно убирали мусор, открывали окна и выметали тела вместе с окурками. Второй час мы полоскали под краном звукорежиссера. В итоге все прошло блестяще, было море восторженных отзывов и мероприятие вовсю живет и растет. Но про уборку и состояние помещений надо было прописать. К слову – хозяева площадки к телефону не подходили до 5 часов вечера. Видимо, мы их вымели вместе с окурками и они досыпали на нижнем этаже.
  •  В какое время вам будет предоставлена площадка. Обычно можно договориться на варианты «вечером накануне, с 20:00» или «с 6:00 дня проведения». Но бывают ситуации, когда каждые полчаса времени до и после мероприятия обойдутся вам в дополнительную сумму. Обычно с этим можно столкнуться в ДК, принадлежащих госкомпаниям-монополистам. Вот, например, как на этой картинке.

  • Стоимость площадки, условия расторжения договора, неустойки и сроки внесения предоплаты/полного расчета. И прочие стандартные пункты договоров. Не забывайте – читаем внимательно.
  • Если вам нужны определенные мощности по электричеству (например, для маркета и фудкорта) – то это обязательно должно быть прописано. Иначе оставите без света соседей, а себя без организаторской карьеры.

Основная ваша задача, как организатора – не оставлять на самотек ничего, даже те процессы, которые на предыдущих десяти ваших мероприятиях работали как часы и не вызывали ни нареканий, ни проблем. Ружье стреляет, подрядчики лажают, менеджеры увольняются, не передав дела, телефоны разряжаются, shit happens. Максимально документально защититься от всего этого – в первую очередь очень правильно по отношению к самому себе.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте больше в книге Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

 

Читайте другие материалы блога

Работа со спикером

Договорные отношения

Партнерское соглашение и бартерная сделка

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.