Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий

Юридические тонкости организации мероприятий

Предлагаю поговорить о том, чему многие организаторы не уделяют должного внимания – и, как следствие, получают много головной боли. Срываются сроки, не выполняются обязательства, площадка оказывается занята другим мероприятием, привезли не то оборудование или не привезли вообще.. И так можно продолжать долго. Виной всему этому – наплевательское отношение к официальным договоренностям между подрядчиком и организатором.

Конечно, хорошо, когда ваш подрядчик добросовестный и профессиональный, имеет шаблоны документов на все случаи жизни и без подписанного договора не шевельнет пальцем. Но очень часто случается такое, что люди работают на доверии, по знакомству, по рекомендации, на «авось» и т.д. Еще бывает, что надо «срочно», «очень срочно» или «вчера» — и уже не до формальностей.

Почему-то многие организаторы боятся и избегают любой прописанной ответственности – как своей, так и второй стороны. В то же время, если вы являетесь организатором не разового мероприятия, сделанного «на коленке», а хотите развиваться в этом направлении и расти как профессионал, то вам никак не обойтись без регистрации юридического лица. Никто не говорит о том, что вы сразу станете международной корпорацией – вполне можно начать с ИП. Юридические вопросы регистрации и бухгалтерское сопровождение в данном случае достаточно простые и стоят совсем недорого, их оказывает огромное количество юридических и бухгалтерских фирм.

Теперь коротко о важном.

Правило №1

Не договаривайтесь на словах. Даже с проверенными и любимыми подрядчиками. Ну вот что хотите сделайте – но не стесняйтесь и подпишите договор — потому что в противном случае вы очень рискуете как своими нервами, деньгами и временем, так и репутацией. Не говоря уже о самом мероприятии.

Правило №2

Внимательно читайте, что подписываете. Не надо думать, что на той стороне сидит добрая фея, которая заботится в первую очередь о вас и все подробно расписала в вашу пользу. Читайте про штрафы, пени, неустойки, условия, согласования, сроки, приложения. Не стесняйтесь задавать вопросы, уточнять, вносить правки, консультироваться с компетентными специалистами (юридическая консультация, которая стоит пару тысяч, может сэкономить вам впоследствии миллионы). Под регулярные задачи можно заказать свои шаблоны договоров, это удобно и на раз оправдывает затраты.

Правило №3

Утверждайте и подписывайте приложения, макеты и планы в производство очень внимательно! Никто не может всегда и все делать правильно – пресловутый человеческий фактор срабатывает иногда ого-го как. После детальной проверки макетов их обязательно нужно перепроверить еще два раза и, желательно, попросить еще кого-то посмотреть свежим взглядом. 10 лет назад я работала в команде, которая открывала большой культурно-развлекательный комплекс на Минской улице в Москве. Это был мой первый опыт работы в отделе маркетинга и рекламы. Мне было поручено заказать тираж визиток на весь офис – очень большой тираж. Дизайнерская бумага, термоподъем, вырубка, чёрта лысого – чего только не было на этих визитках, дорого-богато. Посмотрела макеты – написание фамилий и должностей, телефоны – вроде все правильно. Подписала. Привезли тираж – 2 огромные коробки за очень большие деньги. На всех визитках были перепутаны две цифры в общем номере телефона. Разговор директора со мной и начальником моего отдела был очень… эмоциональным. До сих пор помню.

Правило №4

Подробно и скрупулезно прописывайте все пункты, которые вы хотите, чтобы были соблюдены. Если вы о чем-то подумали, но не озвучили и не прописали – то этого не существует. Виноватых, кроме вас, не будет. Запомните простую вещь — должным образом составленный и подписанный договор очень дисциплинирует обе стороны, что весьма полезно.

Давайте рассмотрим на примере аренды площадки – что нам важно увидеть в соглашении:

  • Время монтажа и демонтажа оборудования. Если вам нужно заехать на площадку накануне для тестов трансляции, монтажа оборудования и расстановки мебели и конструкций – то можно ли сделать это просто так — или только за дополнительные деньги. Или нельзя вообще и можно только в день мероприятия, а накануне там что-то другое будет происходить. Можно ли демонтировать оборудование не вечером того дня, когда происходит ваше событие, а в течение следующего дня.
  • Прописанная договоренность, что во время вашего мероприятия никто не будет вам мешать. Особенно это касается неформальных пространств, «дружеских» площадок с встроенным хаосом, свежеобретенных новыми владельцами фабрик/креативных пространств/кластеров. Стоит оговорить, например, что вокруг не будут сверлить, носить мимо вас строительный мусор в мешках или красить стены вонючей краской, включать громкую музыку, которая вам помешает и т.д. Это всё не фантазии из головы – когда мы делали «Детские блинные вечеринки» в одном из креативных пространств Питера, арендовав под свои нужды большое помещение фотостудии и часть огромной рекреации – оно всё сразу случилось в один из дней. В одном из соседних помещений шел ремонт, там сверлили, красили и что-то распиливали. В помещении напротив проходили уроки по латино-американским танцам – понятное дело, под зажигательные ритмы. А у нас дети 2+, театр теней и прочая милота. Пришлось на ходу звонить владельцам помещения, через сопротивление и недовольство танцоров и рабочих решать вопросы и все это – в ущерб качеству праздника. Делаем выводы.
  •  Уборка помещения – обычно стороны сходятся на том, что вам предоставлена чистая площадка (если с оборудованием, стульями, аппаратурой – то список должен быть в дополнительном соглашении), а по окончании мероприятия вы ее возвращаете с оборудованием и мебелью из доп. соглашения и без крупного мусора. Поэтому всегда нужно иметь с собой большие пакеты, чтобы собрать стаканчики, бутылки, бумажки и оставленную гостями раздатку. Почему так важно прописывать уборку помещения и вообще – его состояние в момент перехода в ваше ведение? Потому что в нашей истории был случай, когда мы бесплатно получили под мероприятие большую площадку в ремонтируемом здании бывшего завода, и на радостях решили, что нас встретит то же состояние залов, как при осмотре и заключении устных договоренностей. Какой же был у нас шок, когда, придя на площадку за несколько часов до начала фестиваля, мы обнаружили в обоих залах горы окурков, бутылок и спящих тел. В коридорах блуждали сомнамбулы с безумными глазами, которых было плохо видно из-за дымовой завесы – курили все. Было адски грязно и дико громко – у ребят продолжалась дискотека, которой рулил чувак, вчера еще милый, трезвый и ранее подписавшийся быть нашим звукорежиссером. На момент нашего прихода он был в дугу пьяный. До начала регистрации на наше мероприятие оставалось три часа. Мы пришли втроем – три девочки. В первый час мы экстренно убирали мусор, открывали окна и выметали тела вместе с окурками. Второй час мы полоскали под краном звукорежиссера. В итоге все прошло блестяще, было море восторженных отзывов и мероприятие вовсю живет и растет. Но про уборку и состояние помещений надо было прописать. К слову – хозяева площадки к телефону не подходили до 5 часов вечера. Видимо, мы их вымели вместе с окурками и они досыпали на нижнем этаже.
  •  В какое время вам будет предоставлена площадка. Обычно можно договориться на варианты «вечером накануне, с 20:00» или «с 6:00 дня проведения». Но бывают ситуации, когда каждые полчаса времени до и после мероприятия обойдутся вам в дополнительную сумму. Обычно с этим можно столкнуться в ДК, принадлежащих госкомпаниям-монополистам. Вот, например, как на этой картинке.

  • Стоимость площадки, условия расторжения договора, неустойки и сроки внесения предоплаты/полного расчета. И прочие стандартные пункты договоров. Не забывайте – читаем внимательно.
  • Если вам нужны определенные мощности по электричеству (например, для маркета и фудкорта) – то это обязательно должно быть прописано. Иначе оставите без света соседей, а себя без организаторской карьеры.

Основная ваша задача, как организатора – не оставлять на самотек ничего, даже те процессы, которые на предыдущих десяти ваших мероприятиях работали как часы и не вызывали ни нареканий, ни проблем. Ружье стреляет, подрядчики лажают, менеджеры увольняются, не передав дела, телефоны разряжаются, shit happens. Максимально документально защититься от всего этого – в первую очередь очень правильно по отношению к самому себе.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
(концерты, форумы, вечеринки, спортивные события и т.д.)
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте