25 апреля 2022

Работа со спикером

Поговорим о том, как устроена работа со спикером на мероприятии.

Итак, вы договорились о том, что докладчик выступит на вашем мероприятии. Как правило, достаточно устных договоренностей или писем/сообщений в соцсетях. Некоторые мероприятия подкрепляют устные договоренности документами, соглашениями, договорами, оплатой трансфера и проживания по безналу. Здесь уже полностью все зависит от того, как вы построили эту систему в своей компании и как вам это удобно.

Что обязательно нужно прописать и проговорить в вашей коммуникации, чтобы не было накладок и недопонимания:

Вы должны четко озвучивать и прописать дату и время выступления, тайминг, требования к выступлению, формат выступления (вопрос-ответ, круглый стол, доклад и ответы на вопросы, воркшоп, мастер-класс). Получить подтверждение.
Если вы организуете спикеру трансфер, проживание, сопровождение, то своевременно покупайте и присылайте билеты (предварительно согласовав удобное время и вид транспорта), брони гостиниц, подробно описывайте каким образом спикер может заказать такси (или даете контактное лицо, которое сопровождает спикера), в какое время ему нужно быть на площадке, телефон контактного лица, модератора его зала/секции, контактное лицо со стороны организаторов.
Если спикер обеспечивает себе трансфер и проживание сам, то все равно вы должны точно знать время и способ прибытия в город и на площадку и убедиться в том, что билеты куплены (запрашиваете копии или подтверждение в любом формате). Такие перестраховки лучше осуществлять, когда вы работаете в первый раз с конкретным докладчиком. Просто для вашего спокойствия.

У вас обязательно должен быть контактный телефон спикера, его почта и ссылки на аккаунты в соцсетях.

По достижению договоренностей о выступлении вы обязательно размещаете информацию о новом докладчике на сайте мероприятия, в социальных сетях. Запрашиваете полную информацию, актуальную должность и фотографию. Не надо брать старые фотографии из общего доступа, спикер мог с тех пор похудеть на 20 кг и ему будет приятно, если вы разместите его новую фотографию, где он сам себе нравится. Также уместно просить спикера поделиться новостью о его выступлении у вас на его ресурсах и в социальных сетях. Тут win-win – вам реклама выступления на вашем мероприятии на аудиторию спикера, ему – слушатели из числа друзей/учеников/почитателей.
Если у вас предусмотрен шаблон презентации, то ее нужно прислать сразу после достижения договоренностей о выступлении. Формат – pptx, отдавать просите в pptx и в pdf (самые распространенные и актуальные форматы). Оформление презентации на вашем шаблоне может являться настоятельной просьбой с вашей стороны, но никогда не требованием. Некоторые спикеры принципиально делают презентации только на своем фирменном шаблоне. Попросите их в таком случае поставить ваши слайды в начале и в конце, где название доклада и “Благодарю за внимание”. Также важно обозначить дедлайн по сдаче презентации вам, и напомнить за несколько дней до его наступления, чтобы в последний момент не бегать по площадке с флешкой и выпученными глазами. И помните, всегда найдется спикер, который будет сидеть за полчаса до своего выступления и доделывать презентацию. Смиритесь.
В дополнение к предыдущему пункту: всегда стоит просить заранее прислать презентацию, чтобы было время отредактировать, дополнить, при необходимости помочь спикеру переписать что-то, расставить акценты, добавить примеры. Качественно проработанная презентация и, как следствие, выступление, в итоге пойдут только на пользу вам и вашему ивенту.

На “Суровом Питерском SMM. Эпизод II” была ситуация, когда, получив презентацию от спикера, мы поняли, что она не отвечает нашему стандарту и уровню докладов. Слишком общая, без конкретики, куцая. Дошло до того, что мы написали спикеру, что с таким докладом, к сожалению, выступить не получится, и мы снимаем его из сетки выступлений. На что получили просьбу о помощи с проработкой презентации. Помогли, доработали, расставили акценты, добавили актуальные цифры и примеры. Презентация заиграла, спикер чудесно выступил в переполненном зале и получил отличный фидбек. Мы, как организаторы, понятное дело, тоже получили свой кусочек благодарностей. Из таких скрупулезно проработанных мелочей и складывается качественный ивент.

Спикеру важно подготовиться, несколько раз прорепетировать выступление. Это касается, в основном, новичков или тех, кто выступает редко и стесняется. Простой совет “порепетировать” (можно перед коллегами, семьей или вами по скайпу) помогает увереннее чувствовать себя во время выступления, лучше понимать время, которое занимает доклад, расставить акценты, заготовить пару шуток или схем взаимодействия с залом.
Не стоит лениться, по запросу докладчика предоставьте фотографии зала выступления, список предоставляемого оборудования, уточните, нужен ли флипчарт или, например, лазерная указка, микрофон-гарнитура, кафедра, нужно ли подключение его ноутбука к интернету или демонстрация видеороликов или, например, его рабочего стола.
Если у приглашенного докладчика есть райдер, он должен быть четко выполнен. Это характеризует вас, как профессионального организатора. Не бойтесь перестараться с заботой и вниманием к спикеру, и он станет благодарным соучастником вашего события.
Накануне конференции важно не забыть прислать выступающему телефоны контактных лиц, данные по заезду/парковке, расположению комнаты отдыха. Если спикеры приезжают на своих автомобилях и около места выступления есть только платная парковка – возьмите эти расходы на себя. Это мелочь, которая совсем не мелочь в создании впечатления о мероприятии.
Во время мероприятия отдельный человек должен следить, чтобы в спикерской и на выступлении была вода, чтобы были созданы условия для отдыха и общения в кулуарах.
После выступления/окончания мероприятия не забудьте поблагодарить спикера за выступление, лично или, если разминулись, то по почте/в личном сообщении. Именная благодарность на фирменном бланке, распечатанная и красиво подписанная – отличная и недорогая в реализации вещь, которая доставляет удовольствие.
После обработки материалов пришлите докладчику ссылки на фотографии, на ролик, если велась запись выступления, пришлите доступ. Поверьте, пост-продакшн также важен, как и предварительная работа. В качественно сделанном ивенте не бывает второстепенных элементов.

В статье про форс-мажоры я писала уже о ситуации, когда спикер по какой-либо причине не приехал. Сейчас не буду повторяться, там достаточно много текста, снова скажу только одно – если у вас не приехал один из докладчиков, нельзя передвигать на его место кого-то другого из выступающих за ним, даже если они уже присутствуют на площадке и готовы выйти на сцену. Вы собьете сетку всех последующих выступлений и вызовете негатив со стороны тех, кто приедет ради спикеров, выступающих позже, в соответствии с анонсированным расписанием.

Есть еще один важный момент, непосредственно составление сетки докладов. Далеко не всегда складывается ситуация, когда все спикеры равномерно мощные/профессиональные/востребованные слушателями. Бывает, что у вас анонсированы 2-3 “звезды”, а все остальные – очень хорошие, очень профессиональные, но малоизвестные. Ну или.. мм.. средненькие. В таком случае опасность может заключаться в том, что люди придут четко под “звезд”, а на выступлениях остальных докладчиков будут полупустые залы.

Работа со спикером на мероприятии: договор, коммуникация Избежать этого можно двумя способами (точнее, их совокупностью), вы должны через рекламу, через посты, через отработку возражений донести до участников информацию о том, что неизвестные им имена, на самом деле, ого-го какие профи и обязательно будут им интересны и актуальны. И второе, равномерно распределить в течение дня известные и неизвестные имена, чтобы люди имели возможность ознакомиться не только с докладами хэдлайнеров, но и со всеми остальными спикерами.

Да, и последнее, если спикер ваш друг, то это не повод для того, чтобы у него были какие-то особые условия. Презентацию он должен сдавать так же вовремя, как и все остальные, и относиться к подготовке так же скрупулезно, как и любой другой ответственный профессионал из вашего списка докладчиков.