28 июля 2022

Как работать с волонтерами на мероприятии

Имея большой опыт проведения мероприятий самого разного формата и масштаба, могу рассказать многое о рабочих процессах: как и что делать, чтобы всем было хорошо и profit. Сегодня поговорим про тех, без кого никак не получится сделать большой ивент. Как работать с волонтерами на мероприятии?

Волонтеры – это люди, которые на добровольных началах, искренне веря в ваш проект, согласны помогать вам на этапах подготовки и непосредственно на мероприятии. Чем могут помочь волонтеры на самом мероприятии:

встречать гостей, показывать куда пройти
заниматься регистрацией или проверкой билетов, если это предполагает формат события
следить за таймингом и за присутствием на площадке вовремя всех ключевых участников
раздавать промо-продукцию
следить за чистотой и порядком на площадке
рассаживать гостей, если аншлаг и нет билетов с указанием мест
выполнять задачи типа “отнеси/повесь/проследи/встреть”
улыбаться гостям мероприятия. На самом деле, это важный момент, который многие упускают. Люди, особенно которые пришли впервые на мероприятие, чувствуют себя неуютно, могут не знать, куда идти, где регистрироваться и что делать дальше. Если вы организуете крупное мероприятие, то при всем желании вы, как организатор, не сможете обеспечить всем гостям внимание, свою улыбку и личную встречу. Поэтому очень важно пригласить к себе в помощь именно вовлеченных, заинтересованных волонтеров, а не студенток, которые работают promo-girls за 1000 рублей в день с совершенно каменными лицами и без малейшего желания понять, что здесь происходит.

Накануне мероприятия рекомендую собирать волонтеров на площадке, чтобы ввести в курс дела и проработать все возможные варианты развития событий. Вам обязательно нужно рассказать волонтерам, хотя бы в общих чертах, идею вашего события. Эти люди искренне готовы вам помогать, но и вы им помогите – дайте вводные о том, в чем они будут принимать непосредственное участие.

У вас должна быть составлена четкая внутренняя структура, понятная и доведенная до всех – и до руководства проекта, и до волонтеров, и до технического персонала (о нем в других статьях). Структура должна полностью отражать то, кто, кому и по каким вопросам подчиняется и отчитывается. Чтобы не получилось потом, что особо нервный организатор отправил всех волонтеров разгружать стулья, поэтому оформлять зал просто некому.

Вы должны прописать, что волонтеры Маша и Катя выполняют задания организатора Светы, если таковые появляются, в то время как у Маши есть основная задача – звонить спикерам за час до выступления и подтвержать, что они не опоздают, а Катя должна следить, чтобы не заканчивались стаканчики у кулера с водой. Чтобы все это не стало в час Х хаосом и четко уложилось у всех в голове, эти должностные инструкции и сама структура должны быть распечатаны (разосланы) заранее и розданы всем участникам, чтобы в день мероприятия все знали, кому сообщить, если вдруг кончились стаканчики, и не дергали с этими мелкими вопросами организаторов.

Также все в команде должны знать имя и телефон самого стрессоустойчивого из организаторов, которому можно звонить в случае любых косяков и форс-мажоров.

У всех волонтеров должна быть распечатка с общим таймингом мероприятия и их личным таймингом, если он предполагается. Чтобы, допустим, Полина знала, что за 45 минут до перерыва ее важная задача – начать убирать флаеры и визитки со столов в фойе, чтобы там можно было организовать кофе-брейк.

Если вы хотите, чтобы ваши гости имели возможность обратиться за помощью и при этом могли идентифицировать того, кто сможет им помочь, то стоит подумать об общем отличительном знаке, кепке, футболке для волонтеров. Униформа позволяет выделить их среди гостей вашего мероприятия. В зависимости от формата это могут быть как яркие наряды, выделяющие ваших помощников и привлекающие к ним повышенное внимание (на некоторых конференциях, например, кредо организаторов – «чем короче шорты волонтера и чем ниже вырез на ее майке – тем лучше!»), так и просто белые футболки с логотипом мероприятия, как мы раздаем волонтерам на нашем «Путевом деле» или «Суровом Питерском SMM».

Если работа волонтеров предполагает использование скриптов, то их тоже нужно подготовить и раздать заранее. И обязательно проверить, чтобы воспроизведение текста у ваших помощников было естественным, без запинок, напряжения и зачитывания с листочка.

Также стоит уточнить для волонтеров, что вы их позвали помогать, и рассчитываете на то, что они не будут теряться с площадки, тупить в Телеграм, болтать по телефону и так далее. Сделать это нужно, безусловно, максимально корректно, но при этом безапелляционно.

По окончанию мероприятия не забудьте, пожалуйста, поблагодарить своих волонтеров! Конечно, сам формат их работы не подразумевает оплату, но и вы поймите – они провели на вашем мероприятии целый день (или несколько), на ногах, помогали, снимали часть вашей головной боли, решали множество мелких задач, развязывали вам руки и помогали сделать мероприятие реально лучше. Поблагодарите их, подарите подарки, если у вас есть спонсоры и вам есть, чем их порадовать, закажите пиццу на всех, такси тем, кто опоздал на электричку. Взаимная щедрость поощряется этим миром.

Автор: Наталия Франкель