Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Волонтеры Партнерство и спонсорство

Раздаточные материалы на деловых мероприятиях

Пакет участника конференции, раздаточный материал на мероприятии

Поговорим про раздаточный материал на мероприятии. Важным элементом заботы об участниках на деловых событиях, начиная от маленького мастер-класса и заканчивая крупными форумами, являются полезные и функциональные раздаточные материалы. Что входит в базовый пакет участника конференции, а что является приятным бонусом, как добиться фотографий содержимого набора участника в соцсетях и можно ли заработать на раздатке? Разберемся.

Мы, как организаторы, постоянно делаем большие конференции. Вот что входит в базовый пакет участника любого нашего мероприятия:

  • сертификат участника;
  • лента для бейджа;
  • именной брендированный бейдж;
  • брендированная ручка;
  • брендированный блокнот;
  • бутылка питьевой воды с фирменной наклейкой;
  • почти всегда — наклейки, обыгрывающие тематику конференции.

Бонусами в этом пакете в разное время и на различных мероприятиях оказывались печенье с понятными аудитории шутками, аскорбинка со смешной надписью, брендированные партнером наушники, магнитный блокнот и так далее.

Мы категорически против партнерских информационных буклетов, занимающих место в пакете и не дающих участнику никакой пользы. Такой материал постигает одна участь — его никто не читает и он сразу отправляется в мусорное ведро. Поэтому, если с партнером не удается достигнуть договоренности о полезной раздатке или интеграции, мы просим предоставить хотя бы купоны на большую скидку, которая будет полезна участнику, или отказываем в сотрудничестве. А многие рекламные предложения вообще уже давно переведены в приложения мероприятий и в QR-коды.

Если бюджет ивента серьезно ограничен (или просто аудитория слишком мала), то раздатка может быть простой, недорогой и небрендированной. Нет проблемы купить тонкие блокноты и самые дешевые ручки в канцелярском магазине. Если же есть бюджет для заказа имиджевой брендированной раздатки — этим стоит заморочиться. Потому что потом ее хранят, фотографируют и выкладывают в соцсети с вашим хэштегом (она же эстетичная!), ею, в конце концов, просто приятно пользоваться.

Можно ли заработать на раздаточных материалах?

Проверено — можно. Причем в таком объеме, который покроет их производство полностью. Вы можете предложить партнерам следующие опции:

  • брендирование бейджа (например, на конференции Hello, blogger летом 2016 года бейджи были забрендированы генеральным партнером конференции «Сбербанком», а на конференции «Суровый питерский SMM. Эпизод II» — банком для предпринимателей «Точка»);
  • печать на обратной стороне сертификата — там можно размещать рекламное предложение партнера. Кому это будет актуально, тот воспользуется, кому нет — все равно обратная сторона не видна, когда вешаешь сертификат в рамке на стену;
  • запечатывание страницы блокнота рекламным предложением партнера (эту и предыдущую интеграцию мы также реализовывали у себя);
  • размещение логотипа партнера на белых листах блокнота (внизу, в одном из углов листа). Когда участник будет писать на листе, он не сможет не увидеть логотип или рекламную информацию);
  • брендирование лент для бейджей или браслетов участника;
  • брендирование подарков в пакете участника. Продуманные сувениры и полезные мелочи будут пользоваться спросом и их точно никто не выкинет. Стоимость этих подарков целиком и полностью зависит от партнера и от ваших договоренностей.

Подготовить пакет участника с полезной и симпатичной раздаткой и вручить его каждому на входе — на наш взгляд, обязательный элемент заботы об участниках. Вспоминается ситуация, когда на крупнейшей конференции федерального уровня на вопрос волонтеру, который выдавал бейджи: «А блокнот и ручку дадите?», был получен ответ: «Пройдите по стендам партнеров, вроде у Avito еще остались». Не надо так.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте больше в книге Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

 

Читайте другие материалы блога

Интеграции партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

Мерч на мероприятие

Мерч для онлайн-мероприятия

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.