23 августа 2022

Бюджетирование мероприятия

Поговорим про бюджетирование мероприятия. Независимо от того, платным или бесплатным будет вход на ваше мероприятие, большое оно или маленькое, вам необходимо хорошо знать, из чего складывается его бюджет. Реалистичное и своевременное понимание всех статей расходов и доходов позволит вам адекватно и без провалов его планировать, иметь возможность вовремя вносить платежи и оставаться спокойным, когда надо срочно оплатить счет, — конечно же, в самый неподходящий момент.

Мероприятия делятся на те, у которых есть бюджет на подготовку и проведение (или он появляется в нужном объеме после старта продаж билетов), и те, у которых его нет, или он сильно ограничен. Расходы, конечно, ждут вас в обоих случаях. Осталось понять, как их планировать максимально выгодно, и при этом умудриться не выглядеть человеком, который в ущерб ивенту и участникам сэкономил на всем, на чем можно.

Давайте оговорим это сразу: мы вписываем в предварительный список и бартерные позиции, и платные. И держим в голове такую мысль: все, что будет в итоге вами сэкономлено, — это ваш заработок. По каждому пункту мы будем писать, сколько примерно (!) мы на него тратим, на примере двухдневного делового события с платным входом на 600+ человек офлайн (и 500+ онлайн).

Основные обязательные статьи расходов выглядят следующим образом:

Аренда залов — 210–250 тысяч рублей. Исключением является ситуация, когда помещение принадлежит вам. Упущенную выгоду от сторонней аренды в данном случае, конечно, считать не будем.
Аренда технического оборудования (опять же, за исключением случаев, когда оно принадлежит вам; тогда можно посчитать амортизацию, но удерживать эту сумму с себя вы все равно не будете). В нашем случае, когда мы арендуем полностью оборудованные специализированные помещения, этих дополнительных трат мы не несем, обычно базовый комплект демонстрационного оборудования входит в стоимость аренды зала. Но вообще, по опыту проведения мероприятий на необорудованных площадках можем сказать, что аренда комплекта «экран+проектор+кликер» на день обходилась нам в 7 тысяч рублей. Ноутбуки в этих случаях мы использовали свои.
Аренда стульев, столов, модульных конструкций, настилов, сцен и прочего (и снова, за исключением ситуаций, когда что-то из того, что вам нужно, есть в наличии). В случае аренды оборудованного пространства за стулья, столы и кафедры для спикеров отдельно платить не надо (есть, конечно, разные площадки, в том числе и с платными стульями и с поминутной оплатой аренды, но мы стараемся на таких не работать). Аренда сцены и застройки стоит дополнительных денег, каждый случай считается индивидуально.
Дизайн — фирменный стиль, в котором будет выдержан ваш сайт, вся полиграфия, баннеры для инфопартнеров, «наружка», оформление мероприятия. На конференцию мы тратим в среднем 120–150 тысяч рублей, постоянно обращаясь к одному и тому же высококлассному дизайнеру.
Производство сайта — верстка и техническая поддержка, создание страницы для трансляции и страницы просмотра записей. Также стараемся взаимодействовать с постоянной командой, это обходится нам в 50–65 тысяч рублей.
Реклама. Проведение крупного мероприятия без затрат на рекламу — иллюзия. Это совсем не тот пункт, на котором можно экономить. От 150 до 350 тысяч рублей мы тратим на рекламную кампанию наших конференций. Такая большая дельта зависит от тематики, города проведения, аудитории, в меньшей степени — от цены билета.
Видеозапись/трансляция — обязательный элемент для многих видов мероприятий: конференций, фестивалей, мастер-классов, встреч с известными людьми. Стоимость мультикамерной съемки в одном зале, которую постоянно делает для нас одна команда, составляет 56 тысяч в день.
Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих. Если вы не выполните условия, на которых пригласили спикера или музыкальную группу, то есть риск срыва мероприятия. Поэтому лучше оплатить трансфер (обычно можно уложиться в 5–12 тысяч рублей на человека), проживание (4–7 тысяч в сутки) и организовать перемещения на такси — это недорого.
Кофе-брейк/обед. Если вы проводите длительное мероприятие, где не предусмотрен платный фудкорт, то накормить и напоить участников нужно обязательно. Сколько раз и чем — это зависит от длительности ивента и ваших возможностей. Но стандартно предлагаются утренний кофе (около 30 тысяч в день) и дневной сытный кофе-брейк (от 140 тысяч в день на вышеуказанное количество участников).
Подарки выступающим. Их можно как купить, так и получить у партнеров/спонсоров (это один из вариантов их интеграции в мероприятие). Тут фантазию может ограничить только ваш бюджет.
Фотограф(ы). Их количество мы обсуждаем в соответствующем разделе. Стоимость их услуг может меняться от нуля (если вы договорились о бартере или к вам пришла команда студентов фотошколы за опытом съемки репортажа) и до многих десятков тысяч рублей, когда на огромном форуме работает целая команда, в задачи которой входит не только фотосъемка, но и оперативное выкладывание материалов в интернет или заливка в облако, распечатка фотографий, компоновка экспресс репортажей для моментальной публикации.
Съемка видеоролика о мероприятии может стоить от пяти до нескольких десятков тысяч рублей. Цена зависит от того, какое ТЗ вы дали оператору, какое оборудование для съемки должно быть задействовано, есть ли сценарий, привлекаются ли сторонние специалисты для съемки/обработки или артисты/массовка и еще множества факторов.
Пакет участника образовательного мероприятия — по умолчанию в него вкладываются полезные, а еще, по возможности, приятные элементы. Обязательно в нем должны быть блокнот (с расписанием), ручка, сертификат участника, бейдж с лентой. Опционально — милые и нужные мелочи (наушники, печенье, бутылка воды). Что из этого вы получите по бартеру, а что купите — полностью зависит от ваших договоренностей с партнерами, которых вам удастся привлечь. Обычно «раздатка» на 600 человек обходится в 90–130 тысяч рублей.
Бухгалтерия + налоги — расходы на оплату работы вашего бухгалтера и налогов будут регулярными и обязательными, они не всегда привязаны к мероприятию. Несколько тысяч в месяц на оплату услуг бухгалтера (налоги у каждого свои, вам их посчитают) – и можно спать спокойно. Если это не помогает — купите снотворное. Имеются противопоказания, проконсультируйтесь с врачом.
Процент, начисляемый платежными системами. Если вы продаете билеты, то оптимально будет делать это через билетного оператора, который берет на себя все процессуальные вопросы за небольшой процент от стоимости билета. Но стоит помнить, что эти расходы напрямую зависят от размера доходов от продажи билетов. В среднем оператор забирает 7,5–9,5% от стоимости билета. Считайте сами, исходя из стоимости ваших билетов.
Расходные материалы — скотч, бумага, батарейки, маркеры и прочие мелочи. Три-четыре тысячи на ивент.
Грузоперевозки. Если вам нужно привезти и увезти стулья, рекламные конструкции, партнерское оборудование, то закладывайте на это 5–8 тысяч (одна поездка «Газели» с двумя грузчиками). Рекомендуем заранее узнавать расценки местных сервисов грузоперевозки. Как-то мы столкнулись в Москве с тем, что срочная перевозка грозила обойтись в 28 тысяч за 4 часа. Нашли, к счастью, более бюджетный вариант.
Телефония и хостинг — расходы на сайт, мобильную связь и номер 8–800 обычно небольшие, но они есть. На один проект, который длится примерно 2–3 месяца, мы закладываем 5–8 тысяч рублей. Считаете расходную часть — не пренебрегайте мелкими статьями, из них может сложиться вполне приличная сумма.
Полиграфия. Сюда входит как «раздатка» (блокноты, сертификаты и прочее), так и крупный формат — пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов. В среднем 4–15 тысяч стоит печать пресс-волла + аренда конструкции, 3–7 тысяч — ролл-ап. Большие конструкции следует просчитывать индивидуально. Есть лайфхак о том, куда после мероприятия девать баннеры от пресс-воллов — вроде, выкинуть жалко. Аудитория с радостью заберет их на дачу — парники закрывать. Не смешно, а очень даже экологично, вы же их не выкинули.
Юрист/договоры — нужны редко. Однако лучше однажды заплатить юристу за составленный по букве закона договор и приложения к нему, чем тратить время на поиск нужного в интернете и думать, все ли учтено и прописано. В среднем за договор + приложение вы заплатите 5 тысяч рублей.
Выделенные интернет-каналы — стоимость уточняйте у владельцев площадки (обычно 5–15 тысяч за канал в день).
Оборудование и услуги на мероприятие, которые вам не удалось получить по бартеру, — зарядные станции для телефонов, работа гардеробщиков, бар с алкогольными напитками. Тут уже мы не будем озвучивать цены, потому что в каждом отдельном случае вам придется исходить из сложившейся ситуации и понимать, что еще нужно оплатить. И золотое правило любого организатора: в день мероприятия надо иметь при себе наличные деньги.
Бартером (полным или частичным) в случае подготовки мероприятия можно закрывать самые разнообразные статьи расходов — все зависит от вашей способности договариваться и от заинтересованности потенциальных бартерных партнеров в вашем мероприятии. Часть пунктов, перечисленных выше, мы полностью или частично обеспечиваем с помощью бартера, но так как это уникальные договоренности в каждом отдельном случае, то мы пишем средние цены по рынку, без учета возможностей экономии.

Не надо, конечно же, думать, что все эти деньги вам нужно выложить в первый день подготовки к мероприятию. По договоренности с партнерами и контрагентами у вас может быть схема отсроченных платежей, предоплат и рассрочек. Регулярные же расходы (такие как оплата мобильной связи и номера 8–800, услуг бухгалтерии, налогов) заранее закладывайте в план и имейте возможность своевременно оплачивать.

Автор: Наталия Франкель