Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Статьи Event как бизнес

Бюджетирование мероприятия: обязательные статьи расходов

Поговорим про бюджетирование мероприятия. Независимо от того, платным или бесплатным будет вход на ваше событие, большое оно или маленькое, вам необходимо хорошо знать, из чего складывается бюджет мероприятия. Реалистичное и своевременное понимание всех статей расходов и доходов позволит вам адекватно и без провалов его планировать, иметь возможность вовремя вносить платежи и оставаться спокойным, когда надо срочно оплатить счёт — конечно же, в самый неподходящий момент.

Бюджетирование мероприятия: как рассчитать доходы и расходы

Мероприятия делятся на те, у которых есть бюджет на подготовку и проведение (или он появляется в нужном объёме после старта продаж билетов), и те, у которых его нет или он сильно ограничен. Расходы, конечно, ждут вас в обоих случаях. Осталось понять, как их планировать максимально выгодно и при этом умудриться не выглядеть человеком, который в ущерб ивенту и участникам сэкономил на всём, на чём можно.

Давайте оговорим это сразу: мы вписываем в предварительный список и бартерные позиции, и платные. И держим в голове такую мысль: всё, что будет в итоге вами сэкономлено, — это ваш заработок. По каждому пункту мы будем писать, сколько примерно (!) мы на него тратим, на примере двухдневного делового события с платным входом на 600+ человек офлайн (и 500+ онлайн).

Основные обязательные статьи расходов на мероприятие выглядят следующим образом:

UPD: цены обновлены и актуальны на начало 2025 года.

  • Аренда залов50–100 тысяч рублей за один день. Исключением является ситуация, когда помещение принадлежит вам. Упущенную выгоду от сторонней аренды в данном случае, конечно, считать не будем
  • Аренда технического оборудования (опять же, за исключением случаев, когда оно принадлежит вам, — тогда можно посчитать амортизацию, но удерживать эту сумму с себя вы всё равно не будете). В нашем случае, когда мы арендуем полностью оборудованные специализированные помещения, этих дополнительных трат мы не несём, обычно базовый комплект демонстрационного оборудования входит в стоимость аренды зала. Но вообще, по опыту проведения мероприятий на необорудованных площадках, можем сказать, что аренда комплекта «экран + проектор + кликер» на день обходится в 20–30 тысяч рублей. Ноутбуки в этих случаях мы использовали свои
  • Аренда стульев, столов, модульных конструкций, настилов, сцен и прочего (и снова, за исключением ситуаций, когда что-то из того, что вам нужно, есть в наличии). В случае аренды оборудованного пространства за стулья, столы и кафедры для спикеров отдельно платить не надо (есть, конечно, разные площадки, в том числе и с платными стульями, и с поминутной оплатой аренды, но мы стараемся на таких не работать). Аренда сцены и застройки стоит дополнительных денег, каждый случай считается индивидуально
  • Дизайн — фирменный стиль, в котором будет выдержан ваш сайт, вся полиграфия, баннеры для инфопартнёров, «наружка», оформление мероприятия. На конференцию мы тратим в среднем от 180 тысяч рублей, постоянно обращаясь к одному и тому же высококлассному дизайнеру
  • Производство сайта — вёрстка и техническая поддержка, создание страницы для трансляции и страницы просмотра записей. Также стараемся взаимодействовать с постоянной командой, это обходится нам в 100–150 тысяч рублей
  • Реклама. Проведение крупного мероприятия без затрат на рекламу — иллюзия. Это совсем не тот пункт, на котором можно экономить. От 1 до 4 млн рублей мы тратим на рекламную кампанию наших конференций. Такая большая дельта зависит от тематики, города проведения, масштаба конференции, аудитории, в меньшей степени — от цены билета
  • Видеозапись/трансляция — обязательный элемент для многих видов мероприятий: конференций, фестивалей, мастер-классов, встреч с известными людьми. Стоимость мультикамерной съёмки в одном зале, которую постоянно делает для нас одна команда, составляет 200–300 тысяч рублей
  • Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих. Если вы не выполните условия, на которых пригласили спикера или музыкальную группу, то есть риск срыва мероприятия. Поэтому лучше оплатить трансфер (обычно можно уложиться в 15–20 тысяч рублей на человека), проживание (6–8 тысяч в сутки) и организовать перемещения на такси — это недорого
  • Кофе-брейк/обед. Если вы проводите длительное мероприятие, где не предусмотрен платный фудкорт, то накормить и напоить участников нужно обязательно. Сколько раз и чем — это зависит от длительности ивента и ваших возможностей. Но стандартно предлагаются утренний кофе (около 240 тысяч в день) и дневной сытный кофе-брейк (от 300 тысяч в день на вышеуказанное количество участников — до 600 тысяч)
  • Подарки выступающим. Их можно как купить, так и получить у партнёров/спонсоров (это один из вариантов их интеграции в мероприятие). Тут фантазию может ограничить только ваш бюджет
  • Фотограф(ы) — стоимость их услуг может меняться от нуля (если вы договорились о бартере или к вам пришла команда студентов фотошколы за опытом съёмки репортажа) и до 50–80 тысяч рублей, когда на огромном форуме работает целая команда, в задачи которой входит не только фотосъёмка, но и оперативное выкладывание материалов в интернет или заливка в облако, распечатка фотографий, компоновка экспресс-репортажей для моментальной публикации
  • Съёмка видеоролика о мероприятии стоит от 80 тысяч рублей. Цена зависит от того, какое ТЗ вы дали оператору, какое оборудование для съёмки должно быть задействовано, есть ли сценарий, привлекаются ли сторонние специалисты для съёмки/обработки или артисты/массовка, и ещё множества факторов

Если хотите дополнительно снять рилсы с мероприятия, то закладывайте ещё 100 тысяч.

  • Пакет участника образовательного мероприятия — по умолчанию в него вкладываются полезные, а ещё по возможности приятные элементы. Обязательно в нём должны быть блокнот (с расписанием), ручка, сертификат участника, бейдж с лентой. Опционально — милые и нужные мелочи (наушники, печенье, бутылка воды). Что из этого вы получите по бартеру, а что купите — полностью зависит от ваших договорённостей с партнёрами, которых вам удастся привлечь. Обычно «раздатка» на 600 человек обходится в 200–300 тысяч рублей
  • Бухгалтерия + налоги — расходы на оплату работы вашего бухгалтера и налогов будут регулярными и обязательными, они не всегда привязаны к мероприятию. Несколько тысяч в месяц на оплату услуг бухгалтера (налоги у каждого свои, вам их посчитают) — и можно спать спокойно. Если это не помогает — купите снотворное. Имеются противопоказания, проконсультируйтесь с врачом
  • Процент, начисляемый платёжными системами. Если вы продаёте билеты, то оптимально будет делать это через билетного оператора, который берёт на себя все процессуальные вопросы за небольшой процент от стоимости билета. Но надо помнить о том, что эти расходы напрямую зависят от размера доходов от продажи билетов. В среднем оператор забирает 7,5–9,5% от стоимости билета. Считайте сами, исходя из стоимости ваших билетов
  • Расходные материалы — скотч, бумага, батарейки, маркеры и прочие мелочи. Около 20 тысяч на ивент
  • Грузоперевозки. Если вам нужно привезти и увезти стулья, рекламные конструкции, партнёрское оборудование, то закладывайте на это 20 тысяч (одна поездка «Газели» с двумя грузчиками). Рекомендуем заранее узнавать расценки местных сервисов грузоперевозки. Как-то мы столкнулись в Москве с тем, что срочная перевозка грозила обойтись в 28 тысяч за 4 часа (это было дорого несколько лет назад). Нашли, к счастью, более бюджетный вариант
  • Телефония и хостинг. Расходы на сайт, мобильную связь и номер 8–800 обычно небольшие, но они есть. На один проект, который длится примерно 2–3 месяца, мы закладываем около 10 тысяч рублей. Считаете расходную часть — не пренебрегайте мелкими статьями, из них может сложиться вполне приличная сумма
  • Полиграфия. Сюда входит как «раздатка» (блокноты, сертификаты и прочее), так и крупный формат: пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов. В среднем от 15 тысяч стоит печать пресс-волла + аренда конструкции, от 40 тысяч — пресс-волл на каркасе, 10–12 тысяч — ролл-ап. Большие конструкции следует просчитывать индивидуально. Есть лайфхак, куда после мероприятия девать баннеры от пресс-воллов — вроде выкинуть жалко. Аудитория с радостью заберёт их на дачу — парники закрывать. Не смешно, а очень даже экологично, вы же их не выкинули
  • Юрист/договоры — нужны редко. Однако лучше один раз заплатить юристу за составленный по букве закона договор и приложения к нему, чем тратить время на поиск нужного в интернете и думать, всё ли учтено и прописано. В среднем за договор + приложение, проверку договора вы заплатите 10 тысяч, за анализ — 15 тысяч. Составить оферты или согласия стоит 30 тысяч рублей
  • Выделенные интернет-каналы — стоимость уточняйте у владельцев площадки (обычно 10–30 тысяч за канал в день)
  • Оборудование и услуги на мероприятие, которые вам не удалось получить по бартеру: зарядные станции для телефонов, работа гардеробщиков, бар с алкогольными напитками. Тут уже мы не будем озвучивать цены, потому что в каждом отдельном случае вам придётся исходить из сложившейся ситуации и понимать, что ещё нужно оплатить. И золотое правило любого организатора: в день мероприятия надо иметь при себе наличные деньги.
    Бартером (полным или частичным) в случае подготовки мероприятия можно закрывать самые разнообразные статьи расходов — всё зависит от вашей способности договариваться и от заинтересованности потенциальных бартерных партнёров в вашем мероприятии. Часть пунктов, перечисленных выше, мы полностью или частично обеспечиваем с помощью бартера, но так как это уникальные договорённости в каждом отдельном случае, то мы пишем средние цены по рынку, без учёта возможностей экономии
  • Вода участникам мероприятия обходится нам в 27 рублей за бутылку 0,5 л 
  • Мы приглашаем стилистов для спикеров. Это 30–50 тысяч рублей за день
  • Если проводите экомероприятие, то за раздельную сборку и эковывоз мусора готовьтесь заплатить от 30 тысяч рублей
  • На подарки выступающим уйдёт от 800 рублей на человека
  • В санузлах мы ставим корзинки заботы — 10 тысяч рублей в день 

Не надо, конечно же, думать, что все эти деньги вам нужно выложить в первый день подготовки к мероприятию. По договорённости с партнёрами и контрагентами у вас может быть схема отсроченных платежей, предоплат и рассрочек. Регулярные же расходы (такие как оплата мобильной связи и номера 8–800, услуг бухгалтерии, налогов) заранее закладывайте в план и имейте возможность своевременно оплачивать.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Ценообразование мероприятия

Зачем нужно заключать договор с площадкой и подрядчиками

Заключение договора между заказчиком и исполнителем

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.