Как подготовить welcome pack. Советы по раздатке на мероприятие

Каждый, кто хотя бы иногда посещал мероприятия, наверняка получал приветственную раздатку, или welcome pack. Ивент-менеджер Ивентологии Валентина Малышева поделилась советами, как сделать её полезной и запоминающейся.

Какие задачи решает welcome pack

Раздатка — не просто полезный инструмент. Она задаёт атмосферу на мероприятии. Когда люди уже на входе получают интересный и нужный подарок, это поднимает им настроение, а вам как организатору добавляет плюсики в карму. 

 

Что может быть в раздатке

Это зависит от направленности ивента, партнёрских и спонсорских интеграций, вашего бюджета и фантазии. Компании часто вписываются в welcome pack для мероприятия со своим набором подарков для гостей. 

На наши мероприятия приходят, чтобы заниматься нетворкингом, общаться и обучаться. Поэтому в welcome pack мы всегда кладём всё необходимое для записей. Благодаря этому у гостей гарантированно найдутся блокнот и ручка. Приходя на лекции, они будут фиксировать свои инсайты, не упустят важную информацию.

Раздатку мы собираем в шоппер. В нём удобно носить всё, что понадобится на мероприятии и после него. Если в раздатку добавить шоппер, участники при обходе стендов заберут с собой больше материалов. Плюс больше людей узнают о событии — брендированные сумочки обращают на себя внимание на улице, они попадут на фото в соцсетях и вызовут интерес и вопросы: «А где это ты был(а)?»

В вашей раздатке могут быть:

• распечатанная программа и схема залов
• брендированные блокнот и ручка
• бутылка воды
• снеки для перекуса
• промокоды и предложения от партнёров
• стикерпаки.

Беспроигрышные дополнительные идеи 

• Аксессуары для смартфонов — например, круглые держатели.
• Картхолдеры — они не очень большие, не так дорого стоят, но очень полезные. 
• Силиконовые браслеты — прикольные, недорогие, стильные, их всегда с удовольствием берут. На них можно нанести забавные фразы или использовать для нетворкинга (например, написать на браслете «хочу общаться» — так другой человек поймёт, что носитель браслета готов к знакомству).
• Аромасвечи. Их все любят.
• Флешки, особенно если у мероприятия техническая направленность и бюджет позволяет.
• Брендированная вкусняшка с пожеланием, например печенье с предсказаниями. Но для использования такого мерча часто требуется одобрение площадки. Если проводите мероприятие в отеле, учитывайте, что в них партнёрам не разрешают проносить еду без согласования условий.
• Небольшая игрушка-антистресс.

Что я точно не рекомендую вкладывать в раздатку — это листовки. Бессмысленная трата бумаги! Не используем их сами и просим не вкладывать макулатуру наших партнёров. 

Можно интересно обыграть QR-коды, ссылки. Вместо того чтобы заполнять раздатку макулатурой, мы выделили в блокноте партнёрские страницы. В этом разделе спонсоры пишут про себя что хотят, добавляют QR-коды для перехода на специальные предложения, акции, промо для гостей мероприятия.

Начинайте готовить welcome pack заранее

Чем раньше начнёте готовить раздатку, тем лучше. Потому что придётся учитывать много факторов:

1. Даты проведения мероприятия. Если они попадают на май или декабрь, то добавляйте к подготовке несколько недель, потому что перед Новым годом все печатные салоны перегружены, а на весенние праздники — традиционно длинные выходные.
2. Масштабы ивента. Чем больше количество людей, тем дольше подготовка. Маленький тираж шопперов для welcome pack без проблем изготовят за несколько дней, а вот несколько тысяч штук будут брендировать долго.

Сумки — вообще самое крупное и сложное в работе — их я советую заказывать минимум за 1,5–2 месяца. Более мелкое (типа ручек) можно позже.

3. Подготовка макетов. Важно учитывать время не только на печать, но и на разработку дизайна макетов. Для креативов желательно привлекать команды из разных отделов. Мы делаем форум по маркетингу и, чтобы придумать стикеры или слоганы для шоппера, обязательно зовём ребят-маркетологов.
4. Фактор внезапности. Бывает, что незадолго до даты проведения мероприятия что-то меняется. Например, добавился новый партнёр и ему нужна помощь в подготовке материалов для раздатки. Если всё остальное уже готово, справиться с неожиданностями будет проще.

Все сроки я указываю с условием, что мы годами работаем с одними и теми же проверенными партнёрами по мерчу. Если вы занимаетесь подготовкой раздатки впервые, закладывайте запас времени на поиски исполнителей.

 

Как оптимизировать бюджет на раздатку

Чтобы welcome pack выполнял свои задачи, гостям должно хотеться оставить его у себя. Но это не значит, что приветственный набор обязательно должен стоить дорого. При желании можно собрать интересную раздатку на любой бюджет.

• Сколько заложить на эту статью — зависит от количества гостей, сроков выполнения заказа, самого мерча. Срочный всегда обойдётся дороже!
• Если требуется нанесение на большое поле печати или рисунок нанесения сложный — за это придётся заплатить больше.
• Сами шопперы тоже не очень дешёвые, но я не рекомендую на них экономить. В среднем хороший мерч на конференцию на 1 000 человек обходится более чем в 100 000 рублей. Однажды мы попробовали выбрать менее плотные сумки, качество которых было чуть хуже, но больше так не делаем. Впечатление совсем не то!
• Ручки могут быть суперразными, цена различается в разы — от 10 до 100 рублей за штуку. На небольшой митап бизнес-направленности можно выбрать дорогие. Но когда организуешь событие на 3 000 человек, приходится искать более бюджетные варианты.
• Силиконовые браслетики — их хорошо берут, а стоят они не очень много. Выгоднее заказывать большими тиражами — в зависимости от количества партия обойдётся в 10 000–30 000 рублей. 
• Всю полиграфию: наклейки, стикеры, блокноты — реально удешевить, играя с техническими параметрами. Меняя размер, плотность бумаги, количество страниц и цветов печати, удаётся получить интересный продукт по бюджетной цене. Например, можно сделать симпатичный маленький блокнот вместо стандартного — так тираж обойдётся существенно дешевле.

Не экономьте на качестве мерча

Например, однажды у нас была неприятная ситуация с ручками, предоставленными на мероприятие партнёром, — они плохо писали. Поэтому важно проверять всё заранее, выезжать к партнёрам, подрядчикам.

Это же касается модных аксессуаров, таких как бутылка, кружка, термос. Необходимо следить, чтобы не было брака, быть уверенным, что вода не проливается. Можно выяснить это слишком поздно, и впечатление будет испорчено.

Многие гости охотятся за подарками на стендах. Люди приходят, выполняют активность, оставляют лиды, но их главная мотивация — получить мерч. Он обязательно должен быть хорошим. Не надо дарить ненужную, не очень качественную продукцию — пусть лучше это будет пачка печенья. Или же вкладывайтесь в мерч с душой. Например, на одном из ивентов партнёры давали нам носки с брендингом. Они были хорошего качества, с логотипом компании — люди остались довольны. 

Часто мерч большим тиражом заказывают в Китае. Мы так не делаем. Хотя у меня был случай, когда пришлось искать на мероприятие мягкие игрушки — на месте они стоили 2 000, а если заказывать — 1 000 рублей. Но от идеи отказались: всё равно получалось небюджетно и очень долго в доставке.