Волонтёры для мероприятий: топ-7 правил взаимодействия

Мы гордимся нашей командой волонтёров и часто получаем за неё комплименты, по нашему скромному мнению, вполне заслуженные. Многие волонтёры с нами уже не первый год, некоторые приезжают поработать на наших конференциях из других городов. Где же искать таких людей, как их мотивировать, контролировать и в целом работать с ними эффективно? Об этом рассказывает Наталия Франкель.

Наталия: «На рынке есть мнение, что волонтер — это бесплатная рабочая сила, безынициативная, неактивная и безответственная. Наш опыт показывает, что это не так. Что волонтёр, на уровне идеи вовлечённый в событие, очень круто и эффективно делает свой кусок работы. Есть кейс, когда наш бывший волонтёр устроился на очень хорошую работу в Москву, и одним из оснований для принятия этого решения было то, что он хорошо работал с нашей командой и стал в итоге руководителем группы волонтёров. Другой волонтёр уже доросла до спикера одной из наших конференций».

Но нужно помнить: человек не будет с вами хорошо работать, если вы его не цените и даёте неинтересные ему задачи.

Где искать волонтёров для мероприятий:

• в интернет-сообществах по теме события
• в специализированных сообществах вроде «Волонтёров Петербурга»
• среди своей аудитории (в группе/встрече события в соцсети)
• среди студентов, начинающих специалистов (включая организаторов) или просто людей, у которых нет денег на билет, но им это интересно

Как работать с волонтёрами перед мероприятием? Заранее готовим памятку, распределяем зоны ответственности. Создаём общий чат.

Если событие большое, у волонтёров обязательно должен быть куратор из числа либо опытных волонтёров, либо членов команды. Организаторы должны находиться с этим куратором в постоянной коммуникации. В том числе в его задачи входит следить, чтобы волонтёры не втыкали в телефон, вели себя с посетителями корректно и т.д.

Ещё мы делаем для волонтёров футболки (заранее узнайте размеры!), чтобы они выделялись среди посетителей.

Кстати, пригласить волонтёров собирать раздатку накануне события — вполне нормально 🙂 Ваша команда накануне в огне и мыле, и помощь волонтёров в таком объёмном, но рутинном деле очень пригодится. Объясните им, что это тоже входит в их задачу. Между прочим, сбор раздатки тоже может быть весёлым процессом: у нас каждый раз так и получается.

Сколько нужно волонтёров? Наталия: «Из моего опыта, если событие небольшое и в нём нет сложных зон, требующих контроля, стандартная формула — один волонтёр на 50 участников. Если есть сложные зоны — например, гардероб или стенд с VR-играми — прикрепите к таким минимум по одному волонтёру».

7 правил взаимодействия с волонтёрами, чтобы они работали на результат и возвращались к вам снова:

1. Волонтёру должна быть интересна или тематика события, или команда организаторов (а лучше и то, и другое!)
2. Нужно доносить смысл мероприятия и важность каждого члена команды на площадке
3. Обязательно кормите и поите волонтёров: они должны чувствовать себя хорошо
4. Благодарите их за работу
5. Давать «медальки» (мы даём грамоты и ставим отметки в «паспорт волонтера»)
6. Заботиться и не давать невыполнимых задач
7. Лучших — растить

Главное — создавать у волонтёров чувство, что они становятся частью крутого и интересного проекта, меняют мир. Тогда люди, которым это близко, будут замотивированы на хорошую работу и рост в нише, от чего выиграете и вы, и они. Это не про деньги, а про другую пользу, которую получает человек.

Не забудьте посмотреть еще и видео о работе с волонтерами

Читайте другие материалы блога

Инструктаж команды и волонтеров перед мероприятием

Инструменты работы команды организатора мероприятий

Чек-лист организатора мероприятий: что проверить до и после события