Что делает волонтер на мероприятии и как работать с волонтерами?

Поговорим о том, что делает волонтёр на ивенте, про виды волонтерства и о том, как найти волонтеров на мероприятие.

Борзунова Екатерина, организатор мероприятий, «профессиональный волонтёр»

Виды волонтёрства

• Сервисное
  – мероприятия
  – арт-волонтёры
• Социальное
  – благотворительность
  – эко-волонтёры
  – доноры
• Политическое
  

С 5.02.2018 юридически «волонтёрство» и «добровольчество» равно.

Но понятие «работа» тут не подходит: когда в объявлениях о поиске волонтёров пишут «работа со стольки-то и до стольки-то» — это неправильно. Правильно писать «нужна помощь со стольки-то и до стольки-то». Так у вас будет больше желающих, и сами они будут более осмысленными.

Разница между волонтёром и временным персоналом

Персонал:

• гардеробщики,
• парковщики,
• кассиры (работа с деньгами),
• охрана,
• кейтеринг (официанты), 
• технический персонал (грузчики, монтажники),
• промоутеры/курьеры,
• продажа (дополнительных услуг),
• обзвон до/после мероприятия,
• протокольные мероприятия,
• модели,
• массовка,
• экскурсоводы.

Это промо:

Ставить волонтёров на такие задачи не надо. Волонтёр должен развиваться на вашем мероприятии.

Так делать тоже не нужно:

При уличной навигации по максимуму используйте указатели!

Кто такой волонтёр?

Женщины — 80%, мужчины — 20%. Возраст 14-60 (ядро 16-24).

• Студенты,
• школьники,
• начинающие специалисты,
• пенсионеры.

Среднее количество волонтёрств в год — 10.

Что мотивирует волонтёров?

Давайте ценность, которую хочет получить человек!

• Опыт, полученный на мероприятии
• Возможность побывать на мероприятии
• Возможность реализации
• Общение с единомышленниками
• Познакомиться с новыми людьми, интересно провести время
• Сувениры и бонусы от организаторов
• Благодарственное письмо
• Запись в волонтёрскую книжку
• Работаю за еду!
• Всё ради футболки
• Коллекционирую бейджи с мероприятий
• Освобождение от учёбы

Какие мероприятия интересны волонтёрам?

1. Развлекательные (VKfest, Geek Picnic) фестивали
2. Спортивные (Олимпиада, FIFA, Гонка «Героев») соревнования
3. Культурные (AFP, Ночь Музеев) концерты
4. Благотворительные (связанные с экологией)
5. Деловые (TED, «Территория смыслов») конференции

Как найти волонтёров на мероприятие?

• Волонтёрские центры, студенческие отряды;
• волонтёрские агрегаторы (московский «Я уже волонтёр» и аналогичные в других городах);
• участники предыдущих мероприятий;
• «вырастить» самим.

Где волонтёры находят мероприятия:

• группы в ВК,
• чаты в ВК, Telegram, WhatsApp.

Как попасть в чат волонтёров? Приходите, волонтёрите на мероприятии, которое делает другой организатор Так у вас появляется база из 20-25 человек. Организаторы обычно не против, чтобы в эту группу потом постили актуальную для них информацию.

Сколько стоит помощь волонтёров?

Волонтёры — это бесплатная рабочая сила? Не совсем так.

Организаторы должны обеспечить:

• Питание: если мероприятие длится более 5 часов, то оно должно быть тёплым. Волонтёры обычно питаются отдельно от участников (ответственный волонтёр подождёт, пока доедят участники, и тогда ему, скорее всего, ничего не достанется). Для еды должно быть выделено отдельное место в подсобном помещении.

Это питание для 25 волонтёров на одном мероприятии. Не делайте так!

• Трансфер. Если мероприятие начинается рано и/или заканчивается поздно, закажите волонтёрам такси.
• Экипировка. Должна выдаваться в начале мероприятия, быть из хорошего материала, по погоде и по размеру!!! Для многодневных выездных мероприятий нужна стирка. Если на ивенте много зон, то у каждой должен быть свой цвет футболок. Не продавайте такие же футболки, какие носят волонтёры (иначе будет путаница!) Помните: брендированные футболки это не бонус, а экипировка! И не пишите на них слово STUFF: волонтёр — не персонал.
• Бейджи. На бейджах должна быть вся нужная информация. Правильно писать: «Команда», «Волонтёр», «Помощник организатора». Плохие варианты: STAFF, «Персонал», «Участник». Пишите на бейджике ФИ со слов!
• Благодарственные письма. Выдавайте их в день мероприятия. В них должны быть ФИ, дата мероприятия, подпись и печать организатора. Что дают благодарственные письма? Баллы ЕГЭ (школьникам), повышение стипендии и зачёт практики (в некоторых универах)… и просто «повесить на стеночку». Бывают волонтёрские книжечки, которые вам сдают, и вы их пропечатываете.
• Материалы и сувениры (опционально, но приятно).

+ Волонтёрские организации берут вознаграждение за координацию (в среднем по СПб это 5-10 тыс. за координацию и набор около 50 человек).

Интересные варианты поощрения волонтёров

• «Гонка Героев» СПб – прохождение трассы в конце мероприятия
• Записи конференций
• Федерация лёгкой атлетики: 5 волонтёрств = трудоустройство

Чек-лист организатора по работе с волонтёрами

• Диалог в соцсетях или мессенджерах (без флуда)
• Координатор волонтёров (возможно, из их же числа)
• Бриф в письменном виде
• Экипировка, бейдж
• АТМОСФЕРА, ПОЛЬЗА И ЭМОЦИИ
• Еда!!
• Благодарственное письмо + подарки
• Возможность побыть участником!
• Обратная связь – это важно. Можно сделать Google Doc, в котором волонтёры смогут анонимно оставить свои комментарии.

P.S.

Ещё несколько полезных идей:

1. Игры на сплочение
2. Организационные встречи (только не злоупотребляйте ими)
3. Сон (для многодневных мероприятий)
4. Сотовая связь (для выездов)

Читайте другие материалы блога

Команда организатора мероприятий: взаимодействие между сотрудниками

Где найти волонтеров на мероприятие

Инструменты работы команды организатора мероприятий