Всё об организации
и продвижении событий

Проведение событий

Волонтер — бесплатная рабочая сила? Как выстроить идеальную работу с волонтерами на примере 50 мероприятий

Борзунова Екатерина, организатор мероприятий, «профессиональный волонтёр»

Виды волонтёрства

  • Сервисное
    — мероприятия
    — арт-волонтёры
  • Социальное
    — благотворительность
    — эко-волонтёры
    — доноры
  • Политическое

С 5.02.2018 юридически «волонтёрство» и «добровольчество» равно.

Но понятие «работа» тут не подходит: когда в объявлениях о поиске волонтёров пишут «работа со стольки-то и до стольки-то» — это неправильно. Правильно писать «нужна помощь со стольки-то и до стольки-то». Так у вас будет больше желающих, и сами они будут более осмысленными.

Разница между волонтёром и временным персоналом

Персонал:

  • гардеробщики,
  • парковщики,
  • кассиры (работа с деньгами),
  • охрана,
  • кейтеринг (официанты), 
  • тех. персонал (грузчики, монтажники),
  • промоутеры/курьеры,
  • продажа (доп. услуг),
  • обзвон до/после мероприятия,
  • протокольные мероприятия,
  • модели,
  • массовка,
  • экскурсоводы.

Это промо:

Ставить волонтёров на такие задачи не надо. Волонтёр должен развиваться на вашем мероприятии.

Так делать тоже не нужно:

При уличной навигации по максимуму используйте указатели!

Кто такой волонтёр?

Женщины — 80%, мужчины — 20%. Возраст 14-60 (ядро 16-24).

  • Студенты,
  • школьники,
  • начинающие специалисты,
  • пенсионеры.

Среднее количество волонтёрств в год — 10.

Что мотивирует волонтёров?

Давайте ценность, которую хочет получить человек!

  • Опыт, полученный на мероприятии
  • Возможность побывать на мероприятии
  • Возможность реализации
  • Общение с единомышленниками
  • Познакомиться с новыми людьми, интересно провести время
  • Сувениры и бонусы от организаторов
  • Благодарственное письмо
  • Запись в волонтёрскую книжку
  • Работаю за еду!
  • Всё ради футболки
  • Коллекционирую бейджи с мероприятий
  • Освобождение от учёбы

Какие мероприятия интересны волонтёрам?

  1. Развлекательные (VKfest, Geek Picnic) фестивали
  2. Спортивные (Олимпиада, FIFA, Гонка «Героев») соревнования
  3. Культурные (AFP, Ночь Музеев) концерты
  4. Благотворительные (связанные с экологией)
  5. Деловые (TED, «Территория смыслов») конференции

Где взять волонтёров?

  • Волонтёрские центры, студенческие отряды;
  • волонтёрские агрегаторы (московский «Я уже волонтёр» и аналогичные в других городах);
  • участники предыдущих мероприятий;
  • «вырастить» самим.

Где волонтёры находят мероприятия:

  • группы в ВК,
  • чаты в ВК, Telegram, WhatsApp.

Как попасть в чат волонтёров? Приходите, волонтёрите на мероприятии, которое делает другой организатор Так у вас появляется база из 20-25 человек. Организаторы обычно не против, чтобы в эту группу потом постили актуальную для них информацию.

Сколько стоит помощь волонтёров?

Волонтёры — это бесплатная рабочая сила? Не совсем так.

Организаторы должны обеспечить:

  • Питание: если мероприятие длится более 5 часов, то оно должно быть тёплым. Волонтёры обычно питаются отдельно от участников (ответственный волонтёр подождёт, пока доедят участники, и тогда ему, скорее всего, ничего не достанется). Для еды должно быть выделено отдельное место в подсобном помещении.

Это питание для 25 волонтёров на одном мероприятии. Не делайте так!

  • Трансфер. Если мероприятие начинается рано и/или заканчивается поздно, закажите волонтёрам такси.
  • Экипировка. Должна выдаваться в начале мероприятия, быть из хорошего материала, по погоде и по размеру!!! Для многодневных выездных мероприятий нужна стирка. Если на ивенте много зон, то у каждой должен быть свой цвет футболок. Не продавайте такие же футболки, какие носят волонтёры (иначе будет путаница!) Помните: брендированные футболки это не бонус, а экипировка! И не пишите на них слово STUFF: волонтёр — не персонал.
  • Бейджи. На бейджах должна быть вся нужная информация. Правильно писать: «Команда», «Волонтёр», «Помощник организатора». Плохие варианты: STAFF, «Персонал», «Участник». Пишите на бейджике ФИ со слов!
  • Благодарственные письма. Выдавайте их в день мероприятия. В них должны быть ФИ, дата мероприятия, подпись и печать организатора. Что дают благодарственные письма? Баллы ЕГЭ (школьникам), повышение стипендии и зачёт практики (в некоторых универах)… и просто «повесить на стеночку». Бывают волонтёрские книжечки, которые вам сдают, и вы их пропечатываете.
  • Материалы и сувениры (опционально, но приятно).

+ Волонтёрские организации берут вознаграждение за координацию (в среднем по СПб это 5-10 тыс. за координацию и набор около 50 человек).

Интересные варианты поощрения волонтёров

  • «Гонка Героев» СПб – прохождение трассы в конце мероприятия
  • Записи конференций
  • Федерация лёгкой атлетики: 5 волонтёрств = трудоустройство

Чек-лист организатора по работе с волонтёрами

  • Диалог в соцсетях или мессенджерах (без флуда)
  • Координатор волонтёров (возможно, из их же числа)
  • Бриф в письменном виде
  • Экипировка, бейдж
  • АТМОСФЕРА, ПОЛЬЗА И ЭМОЦИИ
  • Еда!!
  • Благодарственное письмо + подарки
  • Возможность побыть участником!
  • Обратная связь – это важно. Можно сделать Google Doc, в котором волонтёры смогут анонимно оставить свои комментарии.

P.S.

Ещё несколько полезных идей:

  1. Игры на сплочение
  2. Организационные встречи (только не злоупотребляйте ими)
  3. Сон (для многодневных мероприятий)
  4. Сотовая связь (для выездов)

 

<доклад с конференции SOLD OUT 2018>

Рекомендуем посмотреть