Всё об организации
и продвижении событий

Проведение событий Волонтеры

Волонтер — бесплатная рабочая сила? Как выстроить идеальную работу с волонтерами на примере 50 мероприятий

Что делает волонтёр, виды волонтерства, как найти волонтеров на мероприятие

Борзунова Екатерина, организатор мероприятий, «профессиональный волонтёр»

Виды волонтёрства

  • Сервисное
    — мероприятия
    — арт-волонтёры
  • Социальное
    — благотворительность
    — эко-волонтёры
    — доноры
  • Политическое

С 5.02.2018 юридически «волонтёрство» и «добровольчество» равно.

Но понятие «работа» тут не подходит: когда в объявлениях о поиске волонтёров пишут «работа со стольки-то и до стольки-то» — это неправильно. Правильно писать «нужна помощь со стольки-то и до стольки-то». Так у вас будет больше желающих, и сами они будут более осмысленными.

Разница между волонтёром и временным персоналом

Персонал:

  • гардеробщики,
  • парковщики,
  • кассиры (работа с деньгами),
  • охрана,
  • кейтеринг (официанты), 
  • технический персонал (грузчики, монтажники),
  • промоутеры/курьеры,
  • продажа (дополнительных услуг),
  • обзвон до/после мероприятия,
  • протокольные мероприятия,
  • модели,
  • массовка,
  • экскурсоводы.

Это промо:

Ставить волонтёров на такие задачи не надо. Волонтёр должен развиваться на вашем мероприятии.

Так делать тоже не нужно:

При уличной навигации по максимуму используйте указатели!

Кто такой волонтёр?

Женщины — 80%, мужчины — 20%. Возраст 14-60 (ядро 16-24).

  • Студенты,
  • школьники,
  • начинающие специалисты,
  • пенсионеры.

Среднее количество волонтёрств в год — 10.

Что мотивирует волонтёров?

Давайте ценность, которую хочет получить человек!

  • Опыт, полученный на мероприятии
  • Возможность побывать на мероприятии
  • Возможность реализации
  • Общение с единомышленниками
  • Познакомиться с новыми людьми, интересно провести время
  • Сувениры и бонусы от организаторов
  • Благодарственное письмо
  • Запись в волонтёрскую книжку
  • Работаю за еду!
  • Всё ради футболки
  • Коллекционирую бейджи с мероприятий
  • Освобождение от учёбы

Какие мероприятия интересны волонтёрам?

  1. Развлекательные (VKfest, Geek Picnic) фестивали
  2. Спортивные (Олимпиада, FIFA, Гонка «Героев») соревнования
  3. Культурные (AFP, Ночь Музеев) концерты
  4. Благотворительные (связанные с экологией)
  5. Деловые (TED, «Территория смыслов») конференции

Где взять волонтёров?

  • Волонтёрские центры, студенческие отряды;
  • волонтёрские агрегаторы (московский «Я уже волонтёр» и аналогичные в других городах);
  • участники предыдущих мероприятий;
  • «вырастить» самим.

Где волонтёры находят мероприятия:

  • группы в ВК,
  • чаты в ВК, Telegram, WhatsApp.

Как попасть в чат волонтёров? Приходите, волонтёрите на мероприятии, которое делает другой организатор Так у вас появляется база из 20-25 человек. Организаторы обычно не против, чтобы в эту группу потом постили актуальную для них информацию.

Сколько стоит помощь волонтёров?

Волонтёры — это бесплатная рабочая сила? Не совсем так.

Организаторы должны обеспечить:

  • Питание: если мероприятие длится более 5 часов, то оно должно быть тёплым. Волонтёры обычно питаются отдельно от участников (ответственный волонтёр подождёт, пока доедят участники, и тогда ему, скорее всего, ничего не достанется). Для еды должно быть выделено отдельное место в подсобном помещении.

Это питание для 25 волонтёров на одном мероприятии. Не делайте так!

Что делает волонтёр, виды волонтерства, как найти волонтеров на мероприятие

  • Трансфер. Если мероприятие начинается рано и/или заканчивается поздно, закажите волонтёрам такси.
  • Экипировка. Должна выдаваться в начале мероприятия, быть из хорошего материала, по погоде и по размеру!!! Для многодневных выездных мероприятий нужна стирка. Если на ивенте много зон, то у каждой должен быть свой цвет футболок. Не продавайте такие же футболки, какие носят волонтёры (иначе будет путаница!) Помните: брендированные футболки это не бонус, а экипировка! И не пишите на них слово STUFF: волонтёр — не персонал.
  • Бейджи. На бейджах должна быть вся нужная информация. Правильно писать: «Команда», «Волонтёр», «Помощник организатора». Плохие варианты: STAFF, «Персонал», «Участник». Пишите на бейджике ФИ со слов!
  • Благодарственные письма. Выдавайте их в день мероприятия. В них должны быть ФИ, дата мероприятия, подпись и печать организатора. Что дают благодарственные письма? Баллы ЕГЭ (школьникам), повышение стипендии и зачёт практики (в некоторых универах)… и просто «повесить на стеночку». Бывают волонтёрские книжечки, которые вам сдают, и вы их пропечатываете.
  • Материалы и сувениры (опционально, но приятно).

+ Волонтёрские организации берут вознаграждение за координацию (в среднем по СПб это 5-10 тыс. за координацию и набор около 50 человек).

Интересные варианты поощрения волонтёров

  • «Гонка Героев» СПб – прохождение трассы в конце мероприятия
  • Записи конференций
  • Федерация лёгкой атлетики: 5 волонтёрств = трудоустройство

Чек-лист организатора по работе с волонтёрами

  • Диалог в соцсетях или мессенджерах (без флуда)
  • Координатор волонтёров (возможно, из их же числа)
  • Бриф в письменном виде
  • Экипировка, бейдж
  • АТМОСФЕРА, ПОЛЬЗА И ЭМОЦИИ
  • Еда!!
  • Благодарственное письмо + подарки
  • Возможность побыть участником!
  • Обратная связь – это важно. Можно сделать Google Doc, в котором волонтёры смогут анонимно оставить свои комментарии.

P.S.

Ещё несколько полезных идей:

  1. Игры на сплочение
  2. Организационные встречи (только не злоупотребляйте ими)
  3. Сон (для многодневных мероприятий)
  4. Сотовая связь (для выездов)

 

По материалам доклада на конференции SOLD OUT 2018

 

Читайте другие материалы блога

Команда организатора мероприятий: взаимодействие между сотрудниками

Где найти волонтеров на мероприятие

Инструменты работы команды организатора мероприятий

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.