Инструменты для работы команды организатора мероприятий

Поговорим про инструменты работы команды организаторов мероприятий. В современном компьютеризированном мире совершенно необязательно постоянно встречаться, чтобы эффективно и оперативно решать рабочие задачи. Нет, конечно, во встречах есть безусловный кайф – многие мои мероприятия родились, выкристаллизовались и реализовались в уютных кафе с маленькими столиками, в вагонах-ресторанах поездов дальнего следования и даже на веселых пятничных посиделках. Но, также, зачастую можно сидеть дома или в офисе в гордом одиночестве и продуктивно работать.

Основных инструментов для дистанционной работы, облегчающих взаимодействие внутри команды, а также с партнерами, субподрядчиками и т.д., не так много.

Инструменты для командной работы

• Google Disk (или любое другое облачное пространство). Совершенно дивная и незаменимая штука. Там можно создавать текстовые и табличные файлы, презентации, настраивать параметры доступа, параллельно с коллегами вносить изменения и правки в документы, заливать фото и видео. В документах на Диске я веду взаимодействие по всем своим проектам, и переоценить этот инструмент трудно.
• Google-календарь. Удобно расшаривать на нескольких участников (у всех, конечно, должна быть почта на gmail.com), заниматься планированием, ставить общие и частные задачи, сроки, важность, напоминалки, выделять разными цветами и еще очень много всего. Highly recommend.
• Почта. Тут уж кто чем пользуется, сервисов много. Советовать ничего не буду, у меня несколько ящиков под разные задачи на Яндексе и Gmail, обе эти системы поддерживают переключение внутри себя между своими ящиками. Также на Яндексе крайне удобно заводить почту для домена, проверено. Оперативные ответы на письма зачастую очень важны, поэтому в периоды повышенной активности (организации крупных мероприятий) я включаю звуковые уведомления о новых письмах в телефоне. В остальное время любые уведомления от всех соцсетей и мессенджеров у меня отключены.

• Чаты в социальных сетях. Удобно для решения общих задач, для оперативного общения (намного удобнее почты для активных обсуждений), для обмена фото и документами. Можно добавлять и удалять участников. При добавлении не стоит забывать продублировать важную информацию, размещенную ранее – новенькие видят чат только с момента вступления.
• Телефон. Ну да, невероятно, но факт, такая банальная вещь, которая, однозначно, есть у каждого. Я неоднократно уже замечала, и эта тенденция растет в последние годы, – многим людям все труднее позвонить, чтобы решить вопрос. Они будут писать на почту, искать профиль респондента в социальных сетях и писать ему там – но звонить не будут. Хотя иногда потеря времени настолько критична, что никакой интроверсией ее потом не оправдать. А на письма, особенно с незнакомого адреса, и с неочевидной темой, далеко не все готовы отвечать. Не бойтесь общаться голосом, не бойтесь людей. Иначе плохой из вас организатор.
• Мессенджеры. Viber, WhatsApp, Telegram и т.д. Решают задачи того же порядка, как и чаты в социальных сетях – зависит от того, все ли нужные вам люди имеют телефоны, поддерживающие эти приложения.
• Программное обеспечение для мозговых штурмов и визуализации планирования, составления интеллект-карт. Мне нравится XMind, но вообще это очень индивидуально. Кто-то только самописные на формате А3 схемы воспринимает.
• MS Project – для любителей анализировать, систематизировать, распределять ресурсы по задачам и обучать этим премудростям всех участников проекта. Если ваше мероприятие действительно требует настолько сурового подхода – изучайте, оно однозначно полезно.

Дальше можно порекомендовать еще пару десятков программ и приложений, но незачем усложнять то, что можно упростить. Основные задачи и потребности организатора полностью закрываются вышеперечисленными пунктами – они или находится в облаках, или почти не занимает места на ноутбуке, и позволяет работать везде, где есть сеть и электричество. Но основной акцент стоит сделать на том, что используемые решения должны быть удобны и понятны всем участникам проекта.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Сервисы для планирования мероприятия

Как собрать команду для организации мероприятия

Взаимодействие между сотрудниками