09 октября 2022

Как собрать идеальную команду для организации мероприятия

На старте создания любого события сразу после формулировки идеи и понимания формата перед организатором встает вопрос, с кем он будет работать. По факту, от слаженности, профессионализма и адекватности собранной команды зависит успех любого ивента — от локального до глобального. Как собрать команду для организации мероприятия?

Принципы сбора команды

Они одинаковы для любых событий, разница только в количестве и требуемых навыках ваших соратников. Например, у меня за последние полгода выкристаллизовалась команда, в составе которой мне комфортно и надежно работать, мы вместе провели уже несколько фестивалей «Путевое дело», конференцию «Суровый Питерский SMM», а сейчас начали готовить новую большую конференцию и кое-что еще.

Замечу отдельно, команда — это не только и не столько ваши подчиненные. Это специалисты в своих областях, собрав которых, как пазл, вы реализуете проект полностью, не рискуя сдохнуть от переутомления и гиперответственности на полдороге и не понимая за неделю до события, что профакаплено все, что можно.

Ключевая компетенция ваша, как организатора, продюсера, руководителя проекта, назовите как угодно, — собрать вокруг себя настоящих профессионалов. Когда за каждую зону в вашем коллективе отвечает мастер своего дела, вы можете максимально включиться в свои задачи, в том числе по общей координации, не проверяя ежесекундно всё подряд, от заказа полиграфии до времени выхода постов у инфопартнеров и не контролируя каждый шаг ваших коллег, доводя всех (и себя) до паранойи и нервного срыва.

Главное, что нужно помнить — сначала вы собираете команду для организации мероприятия, а потом уже начинаете делать ваше событие. Нет ничего хуже и непрофессиональнее, чем заявить сроки, арендовать зал, а потом начинать судорожно искать тех самородков, которые будут с вами реализовывать проект. На словах это все кажется естественным и очевидным, но в то же время я постоянно вижу людей, которые за 3-4 недели до проведения крупного мероприятия ищут, например, специалиста, который будет им вести рекламную кампанию.

Из каких элементов состоит команда для организации мероприятия

Для того, чтобы понять, из каких элементов должна состоять ваша dream-team, есть простой алгоритм:

Составить mind-map или список того, из чего будет состоять ваше мероприятие и что входит в его подготовку. Примерно так (это самая первая, неполная «рыба», которая потом трансформировалась в паука с миллионом ног, не влезающего в экран):
Понять, какие специалисты вам нужны для решения вопросов по областям. Если у вас планируется маркет – то в команде нужен кто-то, кто будет заниматься всеми вопросами, связанными с поиском продавцов, договоренностями с ними, сбором предоплат, оборудованием мест и т.д. Если у вас планируется трансляция – то вам нужно найти команду операторов, которые уже делали мероприятия подобного формата и могут предоставить рекомендации, разбираются в оборудовании, подготовке и проведении трансляции, могут взаимодействовать с разработчиками вашего сайта и техническим персоналом площадки. Если вы пошли дальше, чем создание под мероприятие типовой страницы на TimePad или Runet-ID – то вам нужны дизайнер, верстальщик и программист, которые смогут продуктивно взаимодействовать в реализации поставленной вами задачи и сделать в соответствии с вашими требованиями работающий, быстрый и качественный лендинг для вашего мероприятия. И так далее.
Составить список нужных вам членов команды. Настоятельно советую избегать работы с друзьями только потому, что они хорошие люди. Так можно и событие зафакапить, и друга потерять. В процессе работы над проектами члены команды имеют все шансы стать вашими друзьями и верными соратниками, но на старте они должны быть просто профи. Учить в процессе подготовки мероприятия можно только ассистентов, не несущих ответственности за ключевые задачи.

Что касается меня, я работаю только с профессионалами. С большой долей вероятности их работа будет стоить вам выше среднего по рынку. Но, как известно, “кроилово ведет к попадалову” или, иными словами, наняв за три копейки дизайнера, мастера по трафику без нормального опыта работы и арендовав неотремонтированный зал (зато дешево!) вы рискуете в итоге обнаружить, что сайт корявый, медленный и не адаптированный под мобильники, реклама ужасная и продаж крайне мало, а в коридоре перед залом вовсю идет ремонт, поэтому везде строительная пыль и перфораторы. Не экономьте на качестве, пожалуйста, это всегда очень бросается в глаза.

Где искать специалистов под конкретные задачи

Среди друзей;
В профессиональных сообществах, на специализированных форумах и биржах;
Просить о рекомендациях организаторов мероприятий, чьи результаты и качество работы вам нравятся.

До начала работы четко обрисовываете потенциальному члену команды его обязанности, компетенции, ответственность. При необходимости заключаете договор. Не нужно стесняться и откладывать обсуждение мелочей и самых незначительных нюансов, также не стоит относиться к взаимодействию с незнакомым специалистом в духе «напьемся — разберемся» — тут вы сильно рискуете.

Еще важный момент, обязательно ищите реальные отзывы о работе нанимаемого вами человека. Понятно, что сам он будет о себе рассказывать только хорошее, или на словах фотошопить плохое, или даже заморочится и наделает фейковых отзывов, технически это несложно. Ищите реальных людей, с которыми он сотрудничал, лучше лично знакомых вам, и старайтесь получить отзыв о его работе из первых рук. Плюс никто не отменял поиск в интернете, иногда можно найти много удивительного.

Как работать с командой

Следующий шаг — вы составляете в привычном органайзере список задач и сроков их выполнения. Можно использовать Trello, Google Docs, листы формата А4 и прочее, лишь бы вам было удобно этим пользоваться. Подробно распланировав процесс подготовки и реализации, вы всегда сможете увидеть и проконтролировать, все ли выполнено в срок и в нужном объеме. У каждого члена команды должен быть список задач, дедлайнов, контакты всех, кто может быть ему нужен в процессе.

Как показывает практика, далеко не всегда идеальная команда для организации мероприятия собирается с первого раза. Вы вместе должны пройти проверку трудностями, недопониманием, стрессами и конфликтами. Вы должны научиться слышать друг друга и договариваться. Не прогибаться, не таить обиду и недовольство, не делать гадости за спиной, а уметь признать свою неправоту или, наоборот, отстоять свою точку зрения. Команда кристаллизуется от раза к разу, уходят слабые звенья, остаются самые лучшие.

Если вы честно, качественно, с огнем и душой делаете свое дело, то люди сами будут хотеть попасть в вашу dream-team и, попав, в ней остаться.

Отсюда следует следующий очень важный момент — не нужно раздувать команду. Одно дело, когда у вас уже зачем-то есть много подчиненных и их всех надо чем-то занять. Тогда вы можете равномерно размазать на 15 человек то, с чем легко справляются 5. Но если вы, как я, собираете команду под конкретный проект, то стоит руководствоваться правилом «лучше меньше, да лучше». У вас есть возможность собрать людей, обладающих высоким КПД, не отказывайте себе в удовольствии работать именно с ними. Конференцию «Суровый Питерский SMM» делала команда с ядром из двух человек, плюс приглашенные под конкретные задачи программист, дизайнер, мастера видеотрансляции, команда волонтеров. Я знаю небольшие конференции, которые делают команды из 15 и больше человек, хоть расстреляйте, я не понимаю, чем они там все заняты.

И последнее, на чем я хочу заострить внимание – это пунктуальность. Делать всё качественно и вовремя — ключевая обязанность ваша, как организатора, и собранной вами команды. Вы имеете полное право требовать выполнения поставленных задач в строго оговоренные сроки, и можете сразу предупреждать всех подрядчиков, что у вас есть такая мания. Разовый срыв сроков исполнителем еще можно простить, но это порождает напряжение. Если же непунктуальность входит в систему, то вы имеете полное право поменять исполнителя, причем не забудьте подробно объяснить, почему вы это сделали.

Автор: Наталия Франкель