09 октября 2022

Как собрать идеальную команду

Как собрать идеальную команду для организации мероприятия

На старте создания любого события сразу после формулировки идеи и понимания формата перед организатором встает вопрос, с кем он будет работать. По факту, от слаженности, профессионализма и адекватности собранной команды зависит успех любого ивента — от локального до глобального. Как собрать идеальную команду для организации мероприятия?

Принципы сбора команды одинаковы для любых событий, разница только в количестве и требуемых навыках ваших соратников. Например, у меня за последние полгода выкристаллизовалась команда, в составе которой мне комфортно и надежно работать, мы вместе провели уже несколько фестивалей «Путевое дело», конференцию «Суровый Питерский SMM», а сейчас начали готовить новую большую конференцию и кое-что еще.

Замечу отдельно, команда — это не только и не столько ваши подчиненные. Это специалисты в своих областях, собрав которых, как пазл, вы реализуете проект полностью, не рискуя сдохнуть от переутомления и гиперответственности на полдороге и не понимая за неделю до события, что профакаплено все, что можно.

Ключевая компетенция ваша, как организатора, продюсера, руководителя проекта, назовите как угодно, — собрать вокруг себя настоящих профессионалов. Когда за каждую зону в вашем коллективе отвечает мастер своего дела, вы можете максимально включиться в свои задачи, в том числе по общей координации, не проверяя ежесекундно всё подряд, от заказа полиграфии до времени выхода постов у инфопартнеров и не контролируя каждый шаг ваших коллег, доводя всех (и себя) до паранойи и нервного срыва.

Главное, что нужно помнить — сначала вы собираете команду, а потом уже начинаете делать ваше событие. Нет ничего хуже и непрофессиональнее, чем заявить сроки, арендовать зал, а потом начинать судорожно искать тех самородков, которые будут с вами реализовывать проект. На словах это все кажется естественным и очевидным, но в то же время я постоянно вижу людей, которые за 3-4 недели до проведения крупного мероприятия ищут, например, специалиста, который будет им вести рекламную кампанию.

Для того, чтобы понять, из каких элементов должна состоять ваша dream-team, есть простой алгоритм:

Составить mind-map или список того, из чего будет состоять ваше мероприятие и что входит в его подготовку. Примерно так (это самая первая, неполная «рыба», которая потом трансформировалась в паука с миллионом ног, не влезающего в экран):
Понять, какие специалисты вам нужны для решения вопросов по областям. Если у вас планируется маркет – то в команде нужен кто-то, кто будет заниматься всеми вопросами, связанными с поиском продавцов, договоренностями с ними, сбором предоплат, оборудованием мест и т.д. Если у вас планируется трансляция – то вам нужно найти команду операторов, которые уже делали мероприятия подобного формата и могут предоставить рекомендации, разбираются в оборудовании, подготовке и проведении трансляции, могут взаимодействовать с разработчиками вашего сайта и техническим персоналом площадки. Если вы пошли дальше, чем создание под мероприятие типовой страницы на TimePad или Runet-ID – то вам нужны дизайнер, верстальщик и программист, которые смогут продуктивно взаимодействовать в реализации поставленной вами задачи и сделать в соответствии с вашими требованиями работающий, быстрый и качественный лендинг для вашего мероприятия. И так далее.
Составить список нужных вам членов команды. Настоятельно советую избегать работы с друзьями только потому, что они хорошие люди. Так можно и событие зафакапить, и друга потерять. В процессе работы над проектами члены команды имеют все шансы стать вашими друзьями и верными соратниками, но на старте они должны быть просто профи. Учить в процессе подготовки мероприятия можно только ассистентов, не несущих ответственности за ключевые задачи.

Что касается меня, я работаю только с профессионалами. С большой долей вероятности их работа будет стоить вам выше среднего по рынку. Но, как известно, “кроилово ведет к попадалову” или, иными словами, наняв за три копейки дизайнера, мастера по трафику без нормального опыта работы и арендовав неотремонтированный зал (зато дешево!) вы рискуете в итоге обнаружить, что сайт корявый, медленный и не адаптированный под мобильники, реклама ужасная и продаж крайне мало, а в коридоре перед залом вовсю идет ремонт, поэтому везде строительная пыль и перфораторы. Не экономьте на качестве, пожалуйста, это всегда очень бросается в глаза.

Варианты для поиска специалистов под конкретные задачи:

Среди друзей;
В профессиональных сообществах, на специализированных форумах и биржах;
Просить о рекомендациях организаторов мероприятий, чьи результаты и качество работы вам нравятся.

До начала работы четко обрисовываете потенциальному члену команды его обязанности, компетенции, ответственность. При необходимости заключаете договор. Не нужно стесняться и откладывать обсуждение мелочей и самых незначительных нюансов, также не стоит относиться к взаимодействию с незнакомым специалистом в духе «напьемся — разберемся» — тут вы сильно рискуете.

Еще важный момент, обязательно ищите реальные отзывы о работе нанимаемого вами человека. Понятно, что сам он будет о себе рассказывать только хорошее, или на словах фотошопить плохое, или даже заморочится и наделает фейковых отзывов, технически это несложно. Ищите реальных людей, с которыми он сотрудничал, лучше лично знакомых вам, и старайтесь получить отзыв о его работе из первых рук. Плюс никто не отменял поиск в интернете, иногда можно найти много удивительного.

Следующий шаг — вы составляете в привычном органайзере список задач и сроков их выполнения. Можно использовать Trello, Google Docs, листы формата А4 и прочее, лишь бы вам было удобно этим пользоваться. Подробно распланировав процесс подготовки и реализации, вы всегда сможете увидеть и проконтролировать, все ли выполнено в срок и в нужном объеме. У каждого члена команды должен быть список задач, дедлайнов, контакты всех, кто может быть ему нужен в процессе.

Как показывает практика, далеко не всегда идеальная команда собирается с первого раза. Вы вместе должны пройти проверку трудностями, недопониманием, стрессами и конфликтами. Вы должны научиться слышать друг друга и договариваться. Не прогибаться, не таить обиду и недовольство, не делать гадости за спиной, а уметь признать свою неправоту или, наоборот, отстоять свою точку зрения. Команда кристаллизуется от раза к разу, уходят слабые звенья, остаются самые лучшие.

Если вы честно, качественно, с огнем и душой делаете свое дело, то люди сами будут хотеть попасть в вашу dream-team и, попав, в ней остаться.

Отсюда следует следующий очень важный момент — не нужно раздувать команду. Одно дело, когда у вас уже зачем-то есть много подчиненных и их всех надо чем-то занять. Тогда вы можете равномерно размазать на 15 человек то, с чем легко справляются 5. Но если вы, как я, собираете команду под конкретный проект, то стоит руководствоваться правилом «лучше меньше, да лучше». У вас есть возможность собрать людей, обладающих высоким КПД, не отказывайте себе в удовольствии работать именно с ними. Конференцию «Суровый Питерский SMM» делала команда с ядром из двух человек, плюс приглашенные под конкретные задачи программист, дизайнер, мастера видеотрансляции, команда волонтеров. Я знаю небольшие конференции, которые делают команды из 15 и больше человек, хоть расстреляйте, я не понимаю, чем они там все заняты.

И последнее, на чем я хочу заострить внимание – это пунктуальность. Делать всё качественно и вовремя — ключевая обязанность ваша, как организатора, и собранной вами команды. Вы имеете полное право требовать выполнения поставленных задач в строго оговоренные сроки, и можете сразу предупреждать всех подрядчиков, что у вас есть такая мания. Разовый срыв сроков исполнителем еще можно простить, но это порождает напряжение. Если же непунктуальность входит в систему, то вы имеете полное право поменять исполнителя, причем не забудьте подробно объяснить, почему вы это сделали.

Автор: Наталия Франкель