29 апреля 2022

Взаимодействие внутри команды организаторов мероприятий

Команда — это живой организм, который может как сделать идеальное мероприятие, так и испортить любую, даже самую прекрасную, идею. Как организовать правильное взаимодействие внутри команды организаторов мероприятий? Взаимодействие между сотрудниками | Команда организаторов мероприятий

Основных вариантов построения команды два:

1. Вертикальный. В этом случае есть главный организатор, руководитель проекта. Он принимает решения, дает задания, получает отчеты о проделанной работе, отслеживает эффективность подчиненных.
Людей руководитель набирает в таком случае или четко под конкретное событие (проведение фестиваля), или под пул однотипных проектов (организация цикла лекций, серии концертов и т. д.). У каждого есть своя зона ответственности, список задач, дедлайны. Внутри команды он взаимодействует с теми коллегами, которых нужно привлечь для полноценного и оперативного решения общей задачи. Компетенции всей команды и совместная работа позволяют сделать мероприятие настолько хорошим, насколько это вообще возможно. Также команда нанимает субподрядчиков (имея на это полномочия или согласовывая наем с руководителем) для обеспечения тех процессов, которые нельзя сделать силами основной команды.

2. Горизонтальный. У проекта несколько руководителей, каждый со своими компетенциями. Основная задача в данном формате — на берегу понять, обсудить и закрепить зоны ответственности и сильные стороны всех организаторов, а также то, чем кто-то не хочет или не может заниматься. При подготовке первого фестиваля «Путевое дело» мы столкнулись с тем, что неверно выбрали члена команды на направление по взаимодействию со спонсорами — в итоге не отработали все возможности и не получили то, что могли бы.

Но к следующему фестивалю учли эту ошибку и поменялись ролями.

Внутри команды организаторов мероприятий должна быть изначальная договоренность:

мы — профессионалы, которые делают общее дело, и оно будет сделано
круто, только если мы станем «гореть»;
все недомолвки и разногласия решаем по мере их появления, не копим
обиды и раздражение;
если что-то непонятно или мы что-то не умеем — говорим об этом сразу;
мы не обсуждаем вдвоем третьего (втроем четвертого) и не строим за-
говоры и коалиции;
мы постоянно находимся на связи и готовы к оперативному взаимодействию;
мы адекватно воспринимаем критику и способны к конструктивному
диалогу;
и бонусом — правило, сильно повышающее эффективность нашей
команды: мы начинаем рабочий день рано, и в 8–9 утра уже на связи.