Инструктаж команды перед мероприятием

Накануне ивента или непосредственно перед ним, за 2–3 часа до начала, пока заканчивается монтаж, необходимо провести краткий брифинг / инструктаж команды, на котором есть возможность познакомить тех, кто не смог сделать это раньше, еще раз проговорить зоны ответственности и озвучить задачи для каждого человека и частей команды.

В большинстве случаев костяк команды — это организаторы и их «правые руки», волонтеры, фотографы, видеооператоры, кейтеринг, администрация площадки, модераторы/ведущие. На общей встрече вы представляете всех друг другу, рассказываете, кто за что отвечает и к кому по каким вопросам стоит обращаться. Раздаете всем список телефонов ключевых лиц и просите записать номера в память телефона. Четко и подробно разъясняете в общем кругу, кто за что отвечает. Участникам брифинга нужно обязательно дать возможность задать вопросы и получить на них ответы. Иногда это может занять лишних (на самом деле нет) 15–20 минут вашего ценного организаторского времени, но это в сто раз лучше, чем что-то упустить. Не надо ничего откладывать «на потом» — потом выяснится, что в залах душно, а волонтер не знает, по какому телефону позвонить в техническую службу площадки, чтобы попросить сделать вентиляцию помощнее.

Оптимально за несколько дней до мероприятия разослать памятки всем помощникам и членам команды. Например, мы всегда рассылаем отдельную памятку для волонтеров, в ней даны ответы на самые часто задаваемые вопросы, возникающие как у них самих, так и у участников, которые будут к ним обращаться (название мероприятия, место и даты проведения, тайминг, можно ли купить билеты на входе, к кому обращаться, если то, а к кому — если это, аккредитовывали ли мы журналистов, где можно купить сувенирную продукцию и так далее). Также подробная памятка пишется для модераторов (тайминг, спикеры, названия их докладов и информация для представления аудитории, какие рекламные сообщения надо делать в перерывах, что нужно контролировать в процессе и как коммуницировать с аудиторией, какие подарки дарить после выступления, что входит в подарок и еще целый ряд вопросов).

После получения памяток у вашей команды есть время запомнить важную информацию и придумать вопросы, на которые в ваших инструкциях не нашлось ответа. Также за несколько дней вы высылаете ТЗ фотографам и операторам, а на брифинге они могут задать возникшие уже непосредственно на площадке вопросы по специфике (согласовать фон, на котором брать интервью у спикеров, определить зоны съемки).

В нашей практике для каждого звена создан отдельный чат, в котором обсуждаются все вопросы. Для волонтеров конференции создается свой чат, для команды организаторов — свой. Сводить всю команду в одном чате не имеет смысла — слишком много совершенно неактуальных для одной части команды вопросов обсуждает другая. И возьмите себе за правило: в рабочем чате общаться только по делу. Так и время лишнее не придется тратить на болтовню, и искать потом нужную информацию будет легче.

После того, как мы провели инструктаж команды, просим всех членов команды еще раз обойти все помещения и зоны площадки, чтобы потом иметь возможность безошибочно и быстро дать ответ на вопрос о туалетах, зале № 4 или детской зоне, расположенной на другом этаже. На брифинге же мы раздаем фирменные футболки, по которым можно сразу опознать в толпе участников члена команды.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Чек-лист организатора: какие вещи и технику взять на мероприятие

Тайминг мероприятия: как составить, пример расписания, шаблон

Как работать с волонтерами на мероприятии