Что проверяем за три дня до мероприятия и накануне: чек-лист

Хочется еще раз отдельно напомнить: несмотря на то что на вас свалятся сотни звонков, куча авральных дел и решение внеплановых задач, вы должны постоянно держать перед глазами чек-лист организатора мероприятий, с которым нужно сверяться каждый день. Он особенно актуален в последние дни перед мероприятием и позволяет убедиться в том, что:

• команда собрана и полностью укомплектована; ключевые и второстепенные дела в случае форс-мажора или болезни члена команды подхватят (и дальше список контактов);
• все завезено или вы точно знаете даты и время завоза мерча, полиграфии, техники, оборудования, всего для застройки и находитесь на связи с поставщиками и ответственными лицами;
• все счета своевременно оплачены, все договоры подписаны. А то придете вы в 7 утра в субботу на площадку, а вам скажут: «Вы нам вторую часть счета на аренду не оплатили, мы вас не пустим. Бухгалтер уехал кататься на лыжах, а банк не работает»;
• партнеры на связи, они готовятся, уже забрали из типографии сувениры для гостей, продумали застройку своей зоны и прислали вам ролики, чтобы крутить их в перерывах. А, ну и самое важное — оплата (если она была оговорена и прописана в договоре) от них поступила;

• спикеры помнят дату и время выступления, получили билеты и контакт сопровождающего, выслали вам презентацию;
• оборудование привезено и протестировано. Главное требование здесь одно: все должно быть сделано заранее. Чем больше оборудования и чем масштабнее мероприятие, тем больше времени вы закладываете на подготовку;
• то же самое относится к монтажу и застройке. Со специалистами необходимо заранее спланировать алгоритм действий, назначить ответственных, прибавить от пары часов до лишнего дня — опять же, в зависимости от объема и количества задач;
• все, кому нужно, получили ТЗ — ведущие, модераторы, операторы, фотографы;
• все, кому нужно, получили подробные памятки — волонтеры, команда, участники.
• участникам разосланы напоминания о мероприятии, схемы проезда, «письма заботы» с подробностями; площадка готова к приему вашего мероприятия — предыдущее событие завершено и везде убрано;
• вы знаете, кто поможет вам собрать 700 пакетов участника, в каждом из которых 13 позиций. И эти люди вас не подведут.

 

Чек-лист организатора мероприятий составила Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Работа со спикером на мероприятии

Как работать с волонтерами на мероприятии

Чек-лист организатора: какие вещи и технику взять на мероприятие