Всё об организации
и продвижении событий

После события

Что проверяем за три дня до мероприятия и накануне

Хочется еще раз отдельно напомнить: несмотря на то что на вас свалятся сотни звонков, куча авральных дел и решение внеплановых задач, вы должны постоянно держать перед глазами чек-лист, с которым нужно сверяться каждый день. Он особенно актуален в последние дни перед мероприятием и позволяет убедиться в том, что:

  • команда собрана и полностью укомплектована; ключевые и второстепенные дела в случае форс-мажора или болезни члена команды подхватят… (и дальше список контактов);
  • все завезено или вы точно знаете даты и время завоза «мерча», полиграфии, техники, оборудования, всего для застройки и находитесь на связи с поставщиками и ответственными лицами;
  • все счета своевременно оплачены, все договоры подписаны. А то придете вы в 7 утра в субботу на площадку, а вам скажут: «Вы нам вторую часть счета на аренду не оплатили, мы вас не пустим. Бухгалтер уехал  кататься на лыжах, а банк не работает…» Дальше читаем о форс-мажорах;
  • партнеры на связи, они готовятся, уже забрали из типографии сувениры для гостей, продумали застройку своей зоны и прислали вам ролики, чтобы крутить их в перерывах. А, ну и самое важное — оплата (если она была оговорена и прописана в договоре) от них поступила;
  • спикеры помнят дату и время выступления, получили билеты и контакт сопровождающего, выслали вам презентацию;
  • оборудование привезено и протестировано. Главное требование здесь одно: все должно быть сделано заранее. Чем больше оборудования и чем масштабнее мероприятие, тем больше времени вы закладываете на подготовку;
  • то же самое относится к монтажу и застройке. Со специалистами необходимо заранее спланировать алгоритм действий, назначить ответственных, прибавить от пары часов до лишнего дня — опять же, в зависимости от объема и количества задач;
  • все, кому нужно, получили ТЗ — ведущие, модераторы, операторы, фотографы;
  • все, кому нужно, получили подробные памятки — волонтеры, команда, участники.
  • участникам разосланы напоминания о мероприятии, схемы проезда, «письма заботы» с подробностями; площадка готова к приему вашего мероприятия — предыдущее событие завершено и везде убрано;
  • вы знаете, кто поможет вам собрать 700 пакетов участника, в каждом из которых 13 позиций. И эти люди вас не подведут.
Рекомендуем посмотреть