Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Чек-листы

5 чек-листов организатора мероприятия: выбор площадки, бюджет, расписание, логистика, безопасность

В помощь организатору собрали универсальные чек-листы по подготовке ивента. Сохраняйте, дополняйте для себя — это поможет ничего не забыть.

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятияСобрали чек-листы организатора по подготовке мероприятия для самых необходимых ситуаций. Составьте план подготовки мероприятия, опираясь на эти данные, а также продумайте, что ещё может понадобиться именно на вашем ивенте.

 

Чек-лист по выбору площадки мероприятия

Как мы уже писали в прошлых статьях, выбор места проведения будет зависеть от типа события, количества гостей, территориального расположения.

 

Ниже — выжимка для организатора, универсальная для разных событий. Что проверяем:

1. Соответствие цели и формату мероприятия

  • Площадка подходит под тип мероприятия: конференция, семинар, выставка, корпоратив, свадьба и т. д. Например, это бизнес-зал, предназначенный для деловой конференции, или открытая площадка с навесом для весенней выездной свадьбы
  • Площадка вмещает нужное количество участников
  • Площадка подходит под формат события: онлайн, офлайн или гибридный (если будете вести трансляцию, то для размещения аппаратуры потребуется дополнительное место)

2. Локация

  • Доступность: удобное расположение для участников (близость к транспортным узлам, аэропортам, остановкам)
  • Парковка: есть парковочные места для гостей
  • Безопасность: оцените уровень безопасности района и самой площадки (наличие работающих эвакуационных выходов, пожарной сигнализации и т. д.) 

3. Размер и вместимость

  • Площадь: достаточная площадь для размещения всех участников (в среднем 2 кв. м. на человека + нужная аппаратура, зоны для партнёров)
  • Зоны: наличие различных зон, таких как основной зал, зоны для отдыха, выставочные площади
  • Гибкость пространства: возможность изменения конфигурации зала
  • Санузлы: должны быть в ближайшей доступности, на этаже, где проходит мероприятие

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятия4. Услуги и оборудование

  • Аудиовизуальное оборудование на площадке: проверьте наличие проекторов, экранов, звукового оборудования, если не берёте их в аренду
  • Интернет: доступ к Wi-Fi, скорость и стабильность соединения
  • Мебель: наличие стульев, столов, подиумов и других необходимых предметов

5. Условия аренды

  • Стоимость аренды: устраивает общая стоимость и возможные дополнительные расходы (например, на техническое сопровождение)
  • Время аренды: вам подходят часы, в которые доступна площадка, есть возможность продления
  • Депозит: размер и условия возврата

6. Услуги питания

  • Кейтеринг: наличие услуг по организации питания (обеды, кофе-брейки). Например, это отель, в котором есть собственный ресторан
  • Напитки: наличие барной зоны, возможность организации алкогольного обслуживания, зоны кофе-брейка

7. Техническая поддержка

  • Персонал: наличие технического персонала для помощи в организации
  • Поддержка во время мероприятия: возможность получения помощи в случае технических проблем

8. Условия по уборке

  • Уборка до и после мероприятия: выясните, кто отвечает за уборку, включена ли она в стоимость аренды
  • Чистота и порядок: общее состояние площадки на момент осмотра

9. Правила и ограничения

  • Шумовые ограничения: можно ли проводить мероприятие с громкой музыкой или выступлениями
  • Ограничения по времени: до которого часа можно проводить мероприятия и шуметь

10. Дополнительные услуги

  • Маркетинг и реклама: возможность размещения рекламных материалов на площадке
  • Трансфер: возможно, площадка сама предоставляет услуги по организации трансфера для участников

11. Отзывы и рекомендации

  • Посмотрите отзывы предыдущих клиентов, например, на 2ГИС и Яндекс Картах
  • Есть рекомендации знакомых и коллег, которые уже проводили на площадке событие

12. Заключение договора

  • Условия договора: внимательно изучите все условия перед подписанием
  • Контактные лица: определите, кто будет вашим основным контактным лицом на площадке

Чек-лист по бюджетированию мероприятия

У нас есть подробная статья о том, какие статьи расходов необходимо учитывать.

 

Пройдёмся по основным статьям расходов и доходов на ивенте. 

1. Расходы на аренду

  • Аренда самого помещения: стоимость за день/час
  • Дополнительные услуги: уборка, охрана, оплата парковки для гостей
  • Страховка: если требуется

2. Техническое обеспечение

  • Аудио- и видеотехника: аренда микрофонов, проекторов, экранов
  • Световое оборудование: аренда светильников, эффектов
  • Интернет и Wi-Fi: стоимость подключения

3. Кейтеринг и напитки

В зависимости от длительности события понадобится устроить гостям кофе-брейк или полноценный обед. Если ивент длится 2–3 часа, будет достаточно небольшого кофе-брейка: кофе/чай и закуски. Если 4 часа и больше — возможно, понадобится включить полноценный обед.

  • Питание: считайте стоимость на человека (завтрак, обед, ужин или закуски)
  • Напитки: безалкогольные и алкогольные (если будут)
  • Сервировка: посуда, столы, стулья
  • Услуги официантов

4. Персонал

  • Организаторы: зарплата вас и ваших помощников
  • Волонтёры: включите компенсацию расходов на транспорт, питание
  • Остальные специалисты на мероприятии: ведущие, спикеры, тренеры

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятия5. Реклама и маркетинг

Рекламный бюджет можно варьировать. Не забывайте о предварительном тесте перед запуском таргетированной рекламы, чтобы посмотреть, сколько стоит подписчик или покупатель конкретно в вашей нише. 

  • Рекламные материалы: флаеры, баннеры, постеры, которые вы будете использовать на площадке события
  • Наружная реклама: если планируете использовать это продвижение. В зависимости от величины города, это может быть минимум 2 билборда или 10 билбордов на остановочных павильонах. Верхнего предела в этих расходах нет
  • Онлайн-реклама: социальные сети, контекстная реклама
  • Промоакции: заложите возможные скидки, конкурсы и призы

6. Транспортные расходы

  • Транспорт для гостей, если вы организуете трансфер, например, автобусы
  • Транспорт для спикеров, участников, если вы оплачиваете перелёт, такси
  • Транспорт для оборудования: доставка и установка

7. Программные расходы

  • Регистрация участников: программное обеспечение для работы на входе на площадку или платформа для регистрации онлайн 
  • Сайт мероприятия: создание и поддержка его работы

8. Непредвиденные расходы

  • Это резервный фонд: 10–15% от общего бюджета на непредвиденные ситуации

Теперь считаем, из чего будет складываться доход с мероприятия. 

9. Доходы

Пропишите все статьи доходов, которые планируете получить с события. 

  • Продажа билетов: продумайте разные тарифы, цены на ранних продажах, в день мероприятия
  • Спонсорство: доход от спонсоров, партнёров, с рекламных мест, проданных на площадке
  • Мерчандайзинг: продажа товаров на мероприятии
  • Спикерство: если спикеры платят за выступление на вашем ивенте

10. Итоговый расчёт

  • Общий бюджет: сумма всех расходов
  • Ожидаемые доходы: сумма всех доходов
  • Прогнозируемая чистая прибыль/убыток: разница между доходами и расходами

Считайте прогнозируемую прибыль до мероприятия, чтобы варьировать рекламные расходы, расходы на персонал, кейтеринг и т. д. Также, исходя из расходной части, рассчитывайте, при какой стоимости билетов мероприятие окупится.

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятияЧек-лист по составлению расписания мероприятия

Теперь разберёмся с программой мероприятия и таймингом. Подробная статья о тайминге у нас уже есть.

 

А вот — собранный чек-лист.

1. Определение целей и задач мероприятия

  • Цели мероприятия: какой контент от вас ждут гости? Например, это информирование, развлечение, обучение и т. д.
  • Целевая аудитория: кто будет присутствовать? Анализируем возраст, интересы, профессиональную сферу

2. Формат мероприятия

  • Определяем тип мероприятия: конференция, семинар, тренинг, выставка, праздник и т. д.
  • Планируем общую длительность: в течение какого времени будет проходить мероприятие? Например, час, день, несколько дней

3. Составление программы

  • Накидываем основные блоки программы
  1. Вступительная часть. Например, регистрация гостей, знакомства, общение, официальное открытие, кофе-брейк. 
  2. Основные сессии. Например, считаем, сколько будет основных выступлений: спикеров, актёров. 
  3. Перерывы. Закладываем время на перерывы: как между выступлениями спикеров, так и для смены аппаратуры между группами.
  4. Заключительная часть. Например, слово организаторов, шоу, фейерверк и т. д.

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятия 

  • Определяем темы сессий: что будет обсуждаться?
  • Выбираем спикеров и ведущих, артистов: кто будет выступать? Например, приглашённые эксперты, внутренние сотрудники
  • Закладываем время на каждую сессию. Сколько нужно на каждую часть программы? 

Также подготовьте заключительное слово: кто будет подводить итоги мероприятия? Что будет говорить ведущий и сколько по времени? Как и кому будут выражены благодарности?

4. Временные рамки

  • Составляем подробное расписание. Детальный тайминг с указанием времени начала и окончания каждой сессии
  • Прописываем время на перерывы. Учитывайте время на кофе-брейки, обеды и неформальное общение

5. Логистика

  • Считаем время на техническое обеспечение. Например, транспортировка аппаратуры, её установка и настройка 

6. Участники

  • Регистрация. В зависимости от того, как будет проходить регистрация, считаем время на каждого гостя и получаем время, когда нужно будет открыть регистрацию. Например, если это около 500 гостей, работают 5 стоек регистрации, а начало события в 10:00, то открывать регистрацию можно уже в 8:00 
  • Подготовьте информацию для участников: материалы о программе, спикерах и логистике

регистрация на мероприятии7. Коммуникация

  • Посчитайте, как и когда будет анонсировано мероприятие
  • Определите, как вы будете собирать обратную связь от участников после мероприятия. Подготовьте анкету заранее

8. Резервные планы

  • Составьте план Б: что делать в случае непредвиденных обстоятельств (погодные условия, болезни спикеров)? 
  • Замены: подготовьте запасные варианты спикеров или тем

9. Закрытие мероприятия

Заложите время на уборку площадки, сбор техники и т. д. Когда гости покинули место, для организатора ещё не всё закончилось.

 

Чек-лист по организации логистики на мероприятии

Чтобы прочекать логистику мероприятия, начинаем с определения типа события: конференция, выставка, свадьба и т. д. Плюс нужно знать количество участников. 

Логистика мероприятия включает в себя движение потоков людей на площадке и до неё, доставку оборудования, еды и других необходимых атрибутов. 

Идём далее по списку. 

1. Проверяем выбранную площадку

  • Убедитесь, что локация соответствует количеству участников и потоки гостей могут свободно перемещаться между разными зонами площадки
  • Проверьте доступность для людей с ограниченными возможностями. Для таких гостей нужен будет лифт, широкие дверные проёмы. Или помощь персонала на протяжении мероприятия
  • Убедитесь в наличии необходимых удобств: санузлы, парковка, кофе-брейк. Стойки с рекламой или водой и кофе не должны мешать передвижению гостей

2. Разрабатываем технический сценарий проведения мероприятия

  • Для сценария всего мероприятия нужно определить, благодаря чему происходит то или иное событие. Например, выход на сцену ведущего для открытия фестиваля: какое оборудование задействовано, кто за него отвечает
  • Прописать, куда подключается всё оборудование, учесть расположение розеток и проводов

3. Транспортировка

  • Определите, как участники будут добираться до места проведения (общественный транспорт, личные автомобили, трансферы). Составьте памятку для тех, кто едет на общественном транспорте, и для тех, кто добирается на своём авто 
  • Организуйте трансферы для спикеров и VIP-гостей. Составьте список и выпишите каждого VIP-гостя и его маршрут: от точки А до площадки мероприятия

4. Оборудование и материалы

  • Составьте список необходимого оборудования, которое нужно будет доставлять на площадку: аудио/видео, проекторы, микрофоны, музыкальные инструменты
  • Для каждого оборудования пропишите, кто будет доставлять его до площадки. Определите время, к которому оно должно быть на месте, и заложите немного на опоздание. Например, если сборка сцены займёт 6 часов, то закладывайте на это 7 часов
  • Проверьте наличие запасных частей для оборудования и технической поддержки

5. Питание

  • Определите тип питания на площадке: кофе-брейки, обеды, ужины
  • Закажите кейтеринг или организуйте питание самостоятельно
  • Рассчитайте планируемое время доставки питания на площадку с учётом того, чтобы сервировать столы. А также время на смену блюд

6. Регистрация участников

  • Определите, как будет проходить процесс регистрации: онлайн или на месте
  • Подготовьте необходимые материалы: бейджи, программы, подарки, воду и другие раздаточные материалы

Чек-листы организатора по подготовке мероприятия | План подготовки и проведения мероприятия

  • Рассчитайте нужное количество сотрудников для помощи, чтобы не создавать очередей на входе 

Например, обычно процесс регистрации занимает от 1 до 3 минут на человека, в зависимости от сложности процесса. Если у вас 100 участников и нужно зарегистрировать всех за час, а время на регистрацию одного человека — 2 минуты, понадобится 4 сотрудника (200 минут на регистрацию делим на 60 минут и округляем до целого).

7. Безопасность

  • Оцените риски на мероприятии и разработайте план безопасности. Куда будут эвакуированы люди в случае чрезвычайной ситуации? 
  • Подготовьте план эвакуации

8. Коммуникация

  • Установите каналы связи для команды (мобильные телефоны, мессенджеры)
  • Подготовьте информационные материалы для участников (программы, карты)
  • Обеспечьте наличие Wi-Fi и зарядных станций

9. Бюджетирование

  • Составьте предварительный бюджет на логистику
  • Учитывайте все возможные расходы (транспорт, оборудование, питание)
  • Оставьте резервный фонд на непредвиденные расходы (10% от плановых расходов на логистику)

Не забудьте назначить ответственного за логистику на мероприятии.

Чек-лист по безопасности ивента

О том, как обеспечить безопасность мероприятия, мы уже рассказывали.

 

Теперь представляем чек-лист для организатора, который поможет ничего не упустить. 

1. Оценка рисков

  • Проведите анализ потенциальных угроз: пожар, террористические акты, медицинские чрезвычайные ситуации и т. д. Что может гипотетически случиться на площадке? 
  • Оцените риски, связанные с местом проведения. Например, с доступностью и безопасностью района

2. Планирование безопасности

  • Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях
  • Определите ответственных за безопасность на мероприятии 
  • Подготовьте инструкции для сотрудников и волонтёров по действиям в экстренных ситуациях

3. Контроль доступа

  • Установите систему регистрации участников: например, бейджи, QR-коды, — чтобы понимать, что на площадке нет посторонних
  • Обеспечьте контроль доступа на мероприятие. Например, поставьте охрану на входе
  • Проверьте наличие пропусков для VIP-гостей и спикеров

4. Охрана

  • Наймите профессиональную охрану, если это необходимо. Например, на крупных мероприятиях: фестивалях, концертах, — где возможны стычки между гостями, перебор с алкоголем
  • Определите количество охранников в зависимости от масштаба мероприятия. Обычно это один охранник на 100 человек. То есть на мероприятии в 1 000 человек понадобится минимум 7 охранников, их число можно увеличить до 15 человек, если предполагаются VIP-гости, алкоголь или место проведения ивента специфическое 
  • Обеспечьте видимость охраны на мероприятии: например, у них должна быть заметная униформа

5. Медицинская помощь

  • Обеспечьте наличие медицинского персонала на мероприятии. Например, 1–2 бригады скорой помощи на мероприятие до 1 000 человек
  • Подготовьте аптечку первой помощи и разместите её в доступном месте
  • Убедитесь, что есть доступ к скорой помощи и есть дорога для спецтранспорта 

6. Пожарная безопасность

  • Проверьте наличие огнетушителей и их исправность
  • Убедитесь, что выходы на случай эвакуации обозначены и свободны
  • Проведите инструктаж по действиям в случае пожара

7. Безопасность оборудования

  • Проверьте исправность технического оборудования (звуковое, световое, видео)
  • Обеспечьте защиту от короткого замыкания и перегрева (посоветуйтесь с техспециалистом о допустимой нагрузке на сеть)
  • Убедитесь, что все провода и кабели безопасно уложены

8. Безопасность питания

  • Проверьте поставщиков еды и напитков на соблюдение санитарных норм
  • Соберите информацию о возможных аллергенах в пище
  • Убедитесь, что еда хранится и подаётся в безопасных условиях

9. Коммуникация

  • Обеспечьте связь между организаторами, охраной и медицинским персоналом (например, по рации)
  • Подготовьте информационные материалы для участников о правилах безопасности

Назначьте также ответственного за соблюдение правил безопасности на мероприятии и снабдите его чек-листом со списком того, что нужно проверить. 

Надеемся, эти шаблоны облегчат ваш план подготовки и проведения мероприятия. 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности