Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.
5 чек-листов организатора мероприятия: выбор площадки, бюджет, расписание, логистика, безопасность
В помощь организатору собрали универсальные чек-листы по подготовке ивента. Сохраняйте, дополняйте для себя — это поможет ничего не забыть.
Собрали чек-листы организатора по подготовке мероприятия для самых необходимых ситуаций. Составьте план подготовки мероприятия, опираясь на эти данные, а также продумайте, что ещё может понадобиться именно на вашем ивенте.
Чек-лист по выбору площадки мероприятия
Как мы уже писали в прошлых статьях, выбор места проведения будет зависеть от типа события, количества гостей, территориального расположения.
Ниже — выжимка для организатора, универсальная для разных событий. Что проверяем:
1. Соответствие цели и формату мероприятия
- Площадка подходит под тип мероприятия: конференция, семинар, выставка, корпоратив, свадьба и т. д. Например, это бизнес-зал, предназначенный для деловой конференции, или открытая площадка с навесом для весенней выездной свадьбы
- Площадка вмещает нужное количество участников
- Площадка подходит под формат события: онлайн, офлайн или гибридный (если будете вести трансляцию, то для размещения аппаратуры потребуется дополнительное место)
2. Локация
- Доступность: удобное расположение для участников (близость к транспортным узлам, аэропортам, остановкам)
- Парковка: есть парковочные места для гостей
- Безопасность: оцените уровень безопасности района и самой площадки (наличие работающих эвакуационных выходов, пожарной сигнализации и т. д.)
3. Размер и вместимость
- Площадь: достаточная площадь для размещения всех участников (в среднем 2 кв. м. на человека + нужная аппаратура, зоны для партнёров)
- Зоны: наличие различных зон, таких как основной зал, зоны для отдыха, выставочные площади
- Гибкость пространства: возможность изменения конфигурации зала
- Санузлы: должны быть в ближайшей доступности, на этаже, где проходит мероприятие
4. Услуги и оборудование
- Аудиовизуальное оборудование на площадке: проверьте наличие проекторов, экранов, звукового оборудования, если не берёте их в аренду
- Интернет: доступ к Wi-Fi, скорость и стабильность соединения
- Мебель: наличие стульев, столов, подиумов и других необходимых предметов
5. Условия аренды
- Стоимость аренды: устраивает общая стоимость и возможные дополнительные расходы (например, на техническое сопровождение)
- Время аренды: вам подходят часы, в которые доступна площадка, есть возможность продления
- Депозит: размер и условия возврата
6. Услуги питания
- Кейтеринг: наличие услуг по организации питания (обеды, кофе-брейки). Например, это отель, в котором есть собственный ресторан
- Напитки: наличие барной зоны, возможность организации алкогольного обслуживания, зоны кофе-брейка
7. Техническая поддержка
- Персонал: наличие технического персонала для помощи в организации
- Поддержка во время мероприятия: возможность получения помощи в случае технических проблем
8. Условия по уборке
- Уборка до и после мероприятия: выясните, кто отвечает за уборку, включена ли она в стоимость аренды
- Чистота и порядок: общее состояние площадки на момент осмотра
9. Правила и ограничения
- Шумовые ограничения: можно ли проводить мероприятие с громкой музыкой или выступлениями
- Ограничения по времени: до которого часа можно проводить мероприятия и шуметь
10. Дополнительные услуги
- Маркетинг и реклама: возможность размещения рекламных материалов на площадке
- Трансфер: возможно, площадка сама предоставляет услуги по организации трансфера для участников
11. Отзывы и рекомендации
- Посмотрите отзывы предыдущих клиентов, например, на 2ГИС и Яндекс Картах
- Есть рекомендации знакомых и коллег, которые уже проводили на площадке событие
12. Заключение договора
- Условия договора: внимательно изучите все условия перед подписанием
- Контактные лица: определите, кто будет вашим основным контактным лицом на площадке
Чек-лист по бюджетированию мероприятия
У нас есть подробная статья о том, какие статьи расходов необходимо учитывать.
Пройдёмся по основным статьям расходов и доходов на ивенте.
1. Расходы на аренду
- Аренда самого помещения: стоимость за день/час
- Дополнительные услуги: уборка, охрана, оплата парковки для гостей
- Страховка: если требуется
2. Техническое обеспечение
- Аудио- и видеотехника: аренда микрофонов, проекторов, экранов
- Световое оборудование: аренда светильников, эффектов
- Интернет и Wi-Fi: стоимость подключения
3. Кейтеринг и напитки
В зависимости от длительности события понадобится устроить гостям кофе-брейк или полноценный обед. Если ивент длится 2–3 часа, будет достаточно небольшого кофе-брейка: кофе/чай и закуски. Если 4 часа и больше — возможно, понадобится включить полноценный обед.
- Питание: считайте стоимость на человека (завтрак, обед, ужин или закуски)
- Напитки: безалкогольные и алкогольные (если будут)
- Сервировка: посуда, столы, стулья
- Услуги официантов
4. Персонал
- Организаторы: зарплата вас и ваших помощников
- Волонтёры: включите компенсацию расходов на транспорт, питание
- Остальные специалисты на мероприятии: ведущие, спикеры, тренеры
5. Реклама и маркетинг
Рекламный бюджет можно варьировать. Не забывайте о предварительном тесте перед запуском таргетированной рекламы, чтобы посмотреть, сколько стоит подписчик или покупатель конкретно в вашей нише.
- Рекламные материалы: флаеры, баннеры, постеры, которые вы будете использовать на площадке события
- Наружная реклама: если планируете использовать это продвижение. В зависимости от величины города, это может быть минимум 2 билборда или 10 билбордов на остановочных павильонах. Верхнего предела в этих расходах нет
- Онлайн-реклама: социальные сети, контекстная реклама
- Промоакции: заложите возможные скидки, конкурсы и призы
6. Транспортные расходы
- Транспорт для гостей, если вы организуете трансфер, например, автобусы
- Транспорт для спикеров, участников, если вы оплачиваете перелёт, такси
- Транспорт для оборудования: доставка и установка
7. Программные расходы
- Регистрация участников: программное обеспечение для работы на входе на площадку или платформа для регистрации онлайн
- Сайт мероприятия: создание и поддержка его работы
8. Непредвиденные расходы
- Это резервный фонд: 10–15% от общего бюджета на непредвиденные ситуации
Теперь считаем, из чего будет складываться доход с мероприятия.
9. Доходы
Пропишите все статьи доходов, которые планируете получить с события.
- Продажа билетов: продумайте разные тарифы, цены на ранних продажах, в день мероприятия
- Спонсорство: доход от спонсоров, партнёров, с рекламных мест, проданных на площадке
- Мерчандайзинг: продажа товаров на мероприятии
- Спикерство: если спикеры платят за выступление на вашем ивенте
10. Итоговый расчёт
- Общий бюджет: сумма всех расходов
- Ожидаемые доходы: сумма всех доходов
- Прогнозируемая чистая прибыль/убыток: разница между доходами и расходами
Считайте прогнозируемую прибыль до мероприятия, чтобы варьировать рекламные расходы, расходы на персонал, кейтеринг и т. д. Также, исходя из расходной части, рассчитывайте, при какой стоимости билетов мероприятие окупится.
Чек-лист по составлению расписания мероприятия
Теперь разберёмся с программой мероприятия и таймингом. Подробная статья о тайминге у нас уже есть.
А вот — собранный чек-лист.
1. Определение целей и задач мероприятия
- Цели мероприятия: какой контент от вас ждут гости? Например, это информирование, развлечение, обучение и т. д.
- Целевая аудитория: кто будет присутствовать? Анализируем возраст, интересы, профессиональную сферу
2. Формат мероприятия
- Определяем тип мероприятия: конференция, семинар, тренинг, выставка, праздник и т. д.
- Планируем общую длительность: в течение какого времени будет проходить мероприятие? Например, час, день, несколько дней
3. Составление программы
- Накидываем основные блоки программы
- Вступительная часть. Например, регистрация гостей, знакомства, общение, официальное открытие, кофе-брейк.
- Основные сессии. Например, считаем, сколько будет основных выступлений: спикеров, актёров.
- Перерывы. Закладываем время на перерывы: как между выступлениями спикеров, так и для смены аппаратуры между группами.
- Заключительная часть. Например, слово организаторов, шоу, фейерверк и т. д.
- Определяем темы сессий: что будет обсуждаться?
- Выбираем спикеров и ведущих, артистов: кто будет выступать? Например, приглашённые эксперты, внутренние сотрудники
- Закладываем время на каждую сессию. Сколько нужно на каждую часть программы?
Также подготовьте заключительное слово: кто будет подводить итоги мероприятия? Что будет говорить ведущий и сколько по времени? Как и кому будут выражены благодарности?
4. Временные рамки
- Составляем подробное расписание. Детальный тайминг с указанием времени начала и окончания каждой сессии
- Прописываем время на перерывы. Учитывайте время на кофе-брейки, обеды и неформальное общение
5. Логистика
- Считаем время на техническое обеспечение. Например, транспортировка аппаратуры, её установка и настройка
6. Участники
- Регистрация. В зависимости от того, как будет проходить регистрация, считаем время на каждого гостя и получаем время, когда нужно будет открыть регистрацию. Например, если это около 500 гостей, работают 5 стоек регистрации, а начало события в 10:00, то открывать регистрацию можно уже в 8:00
- Подготовьте информацию для участников: материалы о программе, спикерах и логистике
7. Коммуникация
- Посчитайте, как и когда будет анонсировано мероприятие
- Определите, как вы будете собирать обратную связь от участников после мероприятия. Подготовьте анкету заранее
8. Резервные планы
- Составьте план Б: что делать в случае непредвиденных обстоятельств (погодные условия, болезни спикеров)?
- Замены: подготовьте запасные варианты спикеров или тем
9. Закрытие мероприятия
Заложите время на уборку площадки, сбор техники и т. д. Когда гости покинули место, для организатора ещё не всё закончилось.
Чек-лист по организации логистики на мероприятии
Чтобы прочекать логистику мероприятия, начинаем с определения типа события: конференция, выставка, свадьба и т. д. Плюс нужно знать количество участников.
Логистика мероприятия включает в себя движение потоков людей на площадке и до неё, доставку оборудования, еды и других необходимых атрибутов.
Идём далее по списку.
1. Проверяем выбранную площадку
- Убедитесь, что локация соответствует количеству участников и потоки гостей могут свободно перемещаться между разными зонами площадки
- Проверьте доступность для людей с ограниченными возможностями. Для таких гостей нужен будет лифт, широкие дверные проёмы. Или помощь персонала на протяжении мероприятия
- Убедитесь в наличии необходимых удобств: санузлы, парковка, кофе-брейк. Стойки с рекламой или водой и кофе не должны мешать передвижению гостей
2. Разрабатываем технический сценарий проведения мероприятия
- Для сценария всего мероприятия нужно определить, благодаря чему происходит то или иное событие. Например, выход на сцену ведущего для открытия фестиваля: какое оборудование задействовано, кто за него отвечает
- Прописать, куда подключается всё оборудование, учесть расположение розеток и проводов
3. Транспортировка
- Определите, как участники будут добираться до места проведения (общественный транспорт, личные автомобили, трансферы). Составьте памятку для тех, кто едет на общественном транспорте, и для тех, кто добирается на своём авто
- Организуйте трансферы для спикеров и VIP-гостей. Составьте список и выпишите каждого VIP-гостя и его маршрут: от точки А до площадки мероприятия
4. Оборудование и материалы
- Составьте список необходимого оборудования, которое нужно будет доставлять на площадку: аудио/видео, проекторы, микрофоны, музыкальные инструменты
- Для каждого оборудования пропишите, кто будет доставлять его до площадки. Определите время, к которому оно должно быть на месте, и заложите немного на опоздание. Например, если сборка сцены займёт 6 часов, то закладывайте на это 7 часов
- Проверьте наличие запасных частей для оборудования и технической поддержки
5. Питание
- Определите тип питания на площадке: кофе-брейки, обеды, ужины
- Закажите кейтеринг или организуйте питание самостоятельно
- Рассчитайте планируемое время доставки питания на площадку с учётом того, чтобы сервировать столы. А также время на смену блюд
6. Регистрация участников
- Определите, как будет проходить процесс регистрации: онлайн или на месте
- Подготовьте необходимые материалы: бейджи, программы, подарки, воду и другие раздаточные материалы
- Рассчитайте нужное количество сотрудников для помощи, чтобы не создавать очередей на входе
Например, обычно процесс регистрации занимает от 1 до 3 минут на человека, в зависимости от сложности процесса. Если у вас 100 участников и нужно зарегистрировать всех за час, а время на регистрацию одного человека — 2 минуты, понадобится 4 сотрудника (200 минут на регистрацию делим на 60 минут и округляем до целого).
7. Безопасность
- Оцените риски на мероприятии и разработайте план безопасности. Куда будут эвакуированы люди в случае чрезвычайной ситуации?
- Подготовьте план эвакуации
8. Коммуникация
- Установите каналы связи для команды (мобильные телефоны, мессенджеры)
- Подготовьте информационные материалы для участников (программы, карты)
- Обеспечьте наличие Wi-Fi и зарядных станций
9. Бюджетирование
- Составьте предварительный бюджет на логистику
- Учитывайте все возможные расходы (транспорт, оборудование, питание)
- Оставьте резервный фонд на непредвиденные расходы (10% от плановых расходов на логистику)
Не забудьте назначить ответственного за логистику на мероприятии.
Чек-лист по безопасности ивента
О том, как обеспечить безопасность мероприятия, мы уже рассказывали.
Теперь представляем чек-лист для организатора, который поможет ничего не упустить.
1. Оценка рисков
- Проведите анализ потенциальных угроз: пожар, террористические акты, медицинские чрезвычайные ситуации и т. д. Что может гипотетически случиться на площадке?
- Оцените риски, связанные с местом проведения. Например, с доступностью и безопасностью района
2. Планирование безопасности
- Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях
- Определите ответственных за безопасность на мероприятии
- Подготовьте инструкции для сотрудников и волонтёров по действиям в экстренных ситуациях
3. Контроль доступа
- Установите систему регистрации участников: например, бейджи, QR-коды, — чтобы понимать, что на площадке нет посторонних
- Обеспечьте контроль доступа на мероприятие. Например, поставьте охрану на входе
- Проверьте наличие пропусков для VIP-гостей и спикеров
4. Охрана
- Наймите профессиональную охрану, если это необходимо. Например, на крупных мероприятиях: фестивалях, концертах, — где возможны стычки между гостями, перебор с алкоголем
- Определите количество охранников в зависимости от масштаба мероприятия. Обычно это один охранник на 100 человек. То есть на мероприятии в 1 000 человек понадобится минимум 7 охранников, их число можно увеличить до 15 человек, если предполагаются VIP-гости, алкоголь или место проведения ивента специфическое
- Обеспечьте видимость охраны на мероприятии: например, у них должна быть заметная униформа
5. Медицинская помощь
- Обеспечьте наличие медицинского персонала на мероприятии. Например, 1–2 бригады скорой помощи на мероприятие до 1 000 человек
- Подготовьте аптечку первой помощи и разместите её в доступном месте
- Убедитесь, что есть доступ к скорой помощи и есть дорога для спецтранспорта
6. Пожарная безопасность
- Проверьте наличие огнетушителей и их исправность
- Убедитесь, что выходы на случай эвакуации обозначены и свободны
- Проведите инструктаж по действиям в случае пожара
7. Безопасность оборудования
- Проверьте исправность технического оборудования (звуковое, световое, видео)
- Обеспечьте защиту от короткого замыкания и перегрева (посоветуйтесь с техспециалистом о допустимой нагрузке на сеть)
- Убедитесь, что все провода и кабели безопасно уложены
8. Безопасность питания
- Проверьте поставщиков еды и напитков на соблюдение санитарных норм
- Соберите информацию о возможных аллергенах в пище
- Убедитесь, что еда хранится и подаётся в безопасных условиях
9. Коммуникация
- Обеспечьте связь между организаторами, охраной и медицинским персоналом (например, по рации)
- Подготовьте информационные материалы для участников о правилах безопасности
Назначьте также ответственного за соблюдение правил безопасности на мероприятии и снабдите его чек-листом со списком того, что нужно проверить.
Надеемся, эти шаблоны облегчат ваш план подготовки и проведения мероприятия.
Рекомендуем посмотреть
Подпишитесь на рассылку
и получите комплект материалов для проведения онлайн-ивентов