Регистрация на мероприятие: как организовать

Стоит ли проводить аккредитацию в отелях, аэропортах, на вокзалах или это всё понты? Как собирать данные? Как избежать очередей на мероприятии? Об этом рассказал Иван Мищенко, генеральный директор компании А5000 и спикер SOLD OUT. Делимся конспектом выступления о регистрации на мероприятие. 

Зачем нужна регистрация и аккредитация на мероприятие

Регистрация на мероприятие:

• сбор базы для рассылок/приглашений
• анализ заполняемости сессий
• отчётность перед заказчиком за грант
• отчётность перед заказчиком.

Аккредитация на мероприятие:

• бейджики красиво выглядят на фотографиях
• когда человек видит, как зовут собеседника, это упрощает знакомство
• инструмент контроля доступа: чтобы понимать, кого и куда можно впускать, а кого нет
• размещение на бейдже лого спонсоров.

При этом цели и задачи могут быть разные у каждого организатора и мероприятия.

 

Создание клиентских групп

Клиентские группы — группа людей, которые объединяются в одно направление. Например, группа спикеров, вип-гостей, команды и т. д. Если групп становится много, их можно объединить в одну и сделать подгруппы. 

Клиентские группы определяются заранее, перед набором базы на мероприятие. Весь процесс выглядит так:

• разделение на группы: состав, квота, процесс, ответственное лицо
• путь: человек заходит на сайт, регистрируется, получает письмо с подробностями. Для спикеров может быть один путь, для прессы — другой и т. д.
• для каждой группы нужно прописать уровень сервиса: у вип-гостей может быть индивидуальный менеджер, доставка бейджа курьером, выдача автопропуска, вип-сумка, доступ в лаунж-зону и т. д.

 

Управление клиентскими группами

Когда мы определились с клиентскими группами, важно понять, какие этапы будут на мероприятии, какие роли есть в команде и за что отвечает каждая роль.

Примеры ролей:

• владелец клиентской группы. Например, программный директор — это чаще всего владелец клиентской группы спикеров
• менеджер. Человек, который управляет клиентской группой, принимает оперативные решения, кого ещё позвать в группу и т. д.
• согласователь. Человек, который принимает решения
• контакт. Человек, с которым может связаться представитель клиентской группы
• офицер связи для групп высокого уровня
• принимающий на площадке.

Каждой клиентской группе нужен свой уровень сервиса. Убедитесь, что на всех этапах у вас есть ответственные лица и необходимые роли. Роли могут объединяться в одном лице, особенно для небольших групп.

Совет: перед мероприятием лучше ещё раз посмотреть программу и по базе проверить, есть ли там все спикеры. 

С каждой клиентской группой нужно спланировать путь и под него разработать все документы. В компании Ивана такой документ называют регламентом аккредитации. 

Когда документ готов, можно двигаться по каждому этапу:

• привлечение, реклама каждой клиентской группы
• регистрация, проверка, согласование
• подготовка, информирование
• во время мероприятия (кому какой сервис доступен)
• что делаем после мероприятия (например, можно приземлить участников в сообщество).

Как собирать данные во время регистрации на мероприятие

1. Формы регистрации. Сбор данных с индивидуальных участников или когда объединение участников в группы не требуется / не приносит пользы. Отдельные ссылки могут быть непубличными.
2. Индивидуальные личные кабинеты. Сбор данных с индивидуальных участников после рассмотрения заявки или по индивидуальному приглашению.
3. Групповые личные кабинеты. Сбор данных с участников компании/группы/делегации, где все данные вносит ответственное лицо. Например, подрядчиков по технической части должен зарегистрировать их менеджер. 

 

Какие данные собирать

Меньше данных = больше конверсия. Если спикеру нужно заполнить 50 полей, он может просто уйти, не оставив заявку. Поэтому нужно заранее определиться:

• нужны ли вам вообще данные
• какие контакты нужны
• какие данные нужны для статистики
• вариативность данных для разных клиентских групп
• какие данные нужны для принятия решения/согласования. Например, для СМИ часто запрашивают скан редакционного удостоверения
• какие есть требования со стороны служб безопасности и силовых структур, какие данные требуются для организации доступа на площадку.

 

Правила обработки персональных данных

Сбор персональных данных (ПД) регулируется следующими законами: 152-ФЗ, 149-ФЗ, 572-ФЗ, приказы ФСТЭК/ФСБ, GDPR, НПА для иностранных граждан. 

Что нужно сделать, чтобы соблюсти правила сбора данных:

• зарегистрироваться как оператор персональных данных в Роскомнадзоре со всей внутренней документацией
• осуществлять хранение данных в РФ без трансграничной передачи
• информационная система классифицирована и соответствует требованиям
• размещена политика обработки персональных данных
• собираются согласия на обработку ПД. Если это форма, то должна быть активная ссылка на согласие, а галочка не должна стоять по умолчанию, то есть человек должен её поставить сам
• собираются письменные согласия для специальных категорий ПД. Например, если вам нужна справка о здоровье человека, необходима его подпись 
• собираются письменные согласия на распространение данных. Например, чтобы на сайте конференции разместить фотографию, Ф. И. О. и название компании спикера, нужно взять письменное согласие
• собираются согласия на рассылки. Но если человек вступил в ваш телеграм-канал, то не обязательно брать согласие, потому что подписчик добровольно читает контент в вашем канале. 

Информирование участников

Это больше касается email-маркетинга. Что нужно сделать:

• разработать на этапе подготовки все письма / цепочки писем:

— заявка принята

— заявка согласована/отклонена

— оплата пришла

— напоминание перед мероприятием и информация

— анонсы? Спикеры? Информация? — делать ли это в электронной почте или создать отдельный информационный ресурс для заинтересованной части аудитории? Например, телеграм-канал

• настроить триггеры или расписание рассылки
• рекламные/информационные рассылки только с отдельного согласия
• в каких случаях вы ведёте индивидуальные коммуникации по телефону / в мессенджерах?

 

Как избежать очередей: расчёт количества стоек регистраций 

Среднее время регистрации — 1 минута на человека. Если у вас 600 участников, значит, вам нужно 10 человек на стойке, чтобы зарегистрировать всех за час. Как ускорить?

• Электронные билеты. Человеку не надо искать паспорт, нужно просто показать билет
• Разделение потоков и организация очереди. Поставьте отдельные стойки для спикеров, СМИ, зрителей. Также желательно поставить «проблемную стойку» для людей, которые по каким-то причинам не проходят по стандартному пути 
• Регистрация «в потоке», конвейер
• Предварительная аккредитация

Что замедлит?

• Неудобная зона аккредитации
• Ответы на вопросы и выдача материалов. Регистрация должна работать отдельно от информационной зоны

Нужна ли аккредитация в отелях, аэропортах, на вокзалах?

В первую очередь — это имидж и уровень сервиса. Но аккредитация в аэропортах и на вокзалах — обычно плохая идея. Вам не дадут посадить десять человек на регистрацию, максимум одного. Если прибудет сразу 60 человек, регистрация будет долгая, гости останутся недовольны.

А вот аккредитация в отелях может быть хорошей идеей, если вы точно знаете, что там проживает много участников мероприятия. 

В целом всё, что уменьшает количество людей, которых надо аккредитовать утром на площадке, — прекрасно и требует обсуждения.

Контроль доступа: визуальный или нужен СКУД

Одна из функций бейджа — обеспечение контроля доступа (кого пускать, кого не пускать).

Визуальный контроль. Обычно ложится на охранников. Какие плюсы и минусы:

• бюджетно
• работает при условии нормального брифа охраны
• самое демократичное решение
• человеческий фактор. Охранник может нагрубить
• бейджи должны значительно отличаться
• нет статистики.

Плюсы и минусы СКУД:

• 100% правильно
• с компьютером не поспоришь
• через турникет не перелезешь
• статистика в реальном времени
• дополнительные затраты
• негатив из-за постоянного сканирования
• всё равно требуется охранник.

А вообще, вам нужен контроль доступа? В каких зонах? С какой пропускной способностью?

 

Сбор данных для анализа и статистики

По опыту Ивана, статистика чаще всего не нужна. 

Если вы точно хотите получить статистику, подумайте заранее, какая именно статистика понадобится, чтобы всё подготовить. Если хотите отслеживать воронку продаж, нужно подключать сквозную аналитику. Без этого ничего не получится.