22 ошибки в организации мероприятий, которые вам не простят

Плохой организатор или плохая организация мероприятия? Люди разбираться не будут, а вам это будет стоить репутации. Как организовать мероприятие правильно и какие ошибки при проведении мероприятия можно избежать? Подробнее в статье.

Собрали для вас список event-ошибок, которые могут стоить вам репутации в нише организации конференций и форумов. Хотите, чтобы мероприятие прошло по высшему разряду? Постарайтесь не наступать на эти грабли. А еще лучше прочитайте книгу «Event-маркетинг: всё об организации и продвижении событий».

Итак, поехали.

Ошибка 1. С вами сложно связаться

У вас нигде не указан телефон и email для связи. Ни на сайте, ни в социальных сетях. Или оператор чата на сайте постоянно офлайн. Если же контакты указаны, то вы отвечаете на запрос неделю, к телефону подходите строго с 10 до 18 в рабочие дни, на большинство вопросов отвечаете «не знаю». Причем разговариваете максимально незаинтересованным и скучным голосом, сухо отвечая на вопросы и не задавая встречных.

Ошибка 2. Отдел продаж впаривает услуги

Вы наняли навязчивый отдел продаж, который впаривает участие любой ценой. Тот самый, который говорит: «Неужели вы не хотите стать лучшей версией себя?», «Я настоятельно рекомендую вам купить билет в кредит» и «У нас осталось всего 4 билета подходящей вам категории, не советую затягивать, давайте прямо сейчас вместе со мной оформим покупку». Тот самый, где менеджерам скинули общую базу, не разделили её, и участникам названивают каждый день по три раза разные люди с предложением билетов на ваше событие.

Ошибка 3. Вы сэкономили на команде

Ваш выбор — команда немотивированных непрофессионалов и друзей, сидящих без работы (зато дешево!). У вас есть приятель-дизайнер, который давно говорил, что ему не найти заказы; есть подруга жены, которая до декрета работала продавцом и может постоять на регистрации, и есть брат-второкурсник, которому лень учиться и его можно попросить общаться с поставщиками.

Ошибка 4. Меняете программу и не сообщаете заранее

Вы меняете спикеров, отменяете заявленные выступления, но не сообщаете об этом нигде заранее. С кем-то из спикеров не смогли договориться — в нужную дату он занят, а другой попросил слишком большой, по вашим меркам, гонорар. Вы отказываете им, но с сайта убирать не спешите — ведь их имена известны и кто-то купит билет именно ради них.

Ошибка 5. Неудобная площадка

Площадку вы выбираете, исходя из возможности сэкономить, а не из того, какая бы идеально подошла. Если цена вас устроит, вы готовы будете мириться с тем, что вход в зал через катакомбы цехов и коридоры без ремонта, за стеной будут штробить, а оборудование вы будете брать самое дешевенькое, которое заглючит или сломается в самый неподходящий момент. Но устроит ли это людей, заплативших вам деньги?

Ошибка 6. Работаете без сметы

Бюджет вы не планируете, смету в глаза не видели, оптимистично уповаете на деньги спонсоров. Нельзя планировать то, чего пока нет — такая мысль посещает многие команды организаторов, и они вписывают в табличку только то, что фактически потрачено/заработано. Ну и ждут, когда, наконец, придёт щедрый партнёр и закроет расходы, которых становится все больше.

Ошибка 7. Цена по принципу «сколько хочется заработать»

То есть вы не делаете анализ рынка и его реалий. Вы хотите миллион — поэтому билет будет стоить в три раза дороже, чем у конкурентов. И вы надеетесь, что люди ценят дорогой продукт и обязательно его купят. Но часто это оказывается не так.

Ошибка 8. Не выполняете обязательства по платежам перед подрядчиками

Потому что считаете, что они никуда не денутся, приедут и отработают. «Деньги будут позже», «деньги будут завтра», «мы вам обязательно заплатим», «вот вам гарантийка» — мантры организаторов, которые допустили ошибку номер 6 и многие другие.

Ошибка 9. Вы экономите на материалах, оборудовании и подрядчиках

Или берёте самое дешевое. Это возможно ровно до первого фейла — когда к вам не приедут, или не выполнят условия по договору, или привезут не то, или привезут неисправное, или привезут не туда и не тогда, когда нужно. То же и с материалами — можно не сделать бейджи, думая, что это простимулирует людей подходить друг к другу и узнавать имена.. но это так не работает.

Ошибка 10. Много платных докладов в программе

Вы ставите побольше платных докладов, потому что считаете, что деньги важнее контента (и вообще, какая разница, платный доклад или нет). Аудитория готова слушать платные доклады, только если они очень, очень полезные. Как правило, коммерческому спикеру нужно помогать намного больше, чтобы его хотели слушать — да даже просто чтобы на его доклад захотели прийти. А представьте, что будет, если у спикера, заплатившего вам деньги, будет пустой зал?

Ошибка 11. Не модерируете презентации

Вы считаете, что «пусть спикеры сами постараются». Вам может быть лень, вы можете быть не компетентны в теме доклада — и думать, что передали ответственность за качество контента спикеру, а он эту ответственность принял. Но есть нюансы…

Ошибка 12. Не проверяете оборудование и площадку заранее

Вы считаете, что севшие батарейки и неработающий проектор ещё никого не убили, плавающий звук будет вашей фишкой, а нехватка стульев скажет всем, что событие популярное (а не правду — что у вас на больше стульев денег не хватило). Приехать заранее и всё перепроверить — нафиг. Прийти на площадку накануне и всё настроить, чтобы избежать косяков — нафиг. Вы не хотите платить дополнительную аренду.

Ошибка 13. Сбитый тайминг

Вы сбиваете тайминг мероприятия, потому что не видите в этом проблемы. Что с того, что человек пришёл на конкретного спикера, а он уже выступил раньше, потому что предыдущий не пришёл и вы их местами поменяли? И что с того, что кто-то выступает намного дольше заявленного — он же хэдлайнер.

Ошибка 14. Нет еды и воды

Вы не даёте людям воду и еду — ни бесплатно, ни за деньги. Не заложили в бюджет, не спланировали кофе-точку за деньги — подумаешь, разве это настолько важно? А людям всегда нужна вода, как это ни странно.

Ошибка 15. Планируете обойтись без участия волонтеров в мероприятиях

Вы уверены, что люди сами разберутся со всеми вопросами, они взрослые и самостоятельные. Им нужно найти зал? Уточнить расписание? Получить закрывающие документы? Пусть найдут кого-то, кто им поможет, незачем привлекать дополнительно волонтёров. 

Ошибка 16. Нет перерывов

Вы делаете доклады сплошным потоком без перерывов. Те, кому кому надо отлучиться, сами найдут для этого возможность. Люди сидят в центре зала, чтобы выйти, им нужно поднять других. Люди не могут пообщаться или отойти покурить — зато какая динамика, ни минуты впустую.

Ошибка 17. Нет нетворкинга

Вы не продумываете нетворкинг и не даёте людям возможностей знакомиться и общаться. Все взрослые, кому надо — найдут возможность познакомиться. Не будут знакомиться — значит, им это не нужно. А между тем сделать зону для общения недорого и несложно.

Ошибка 18. Вы не ставите навигацию

Вы полагаете, что взрослые и самостоятельные люди спросят или найдут всё сами. На площадке всего два этажа и 6 залов, плюс люди будут видеть, куда идут другие. Заодно познакомятся, пока ищут зал — так даже интереснее.

Ошибка 19. Приглашаете любых партнёров

Вы подписываете любых партнеров и ставите в фойе хоть ставки на спорт, хоть MLM — главное, чтобы вам заплатили за это. Если не думать о репутации, она напомнит вам о себе сама. Есть очень мало аудиторий, которые будут рады таким стендам и найдут на них для себя что-то полезное.

Ошибка 20. Не привлекаете фотографов

У всех участников есть телефоны, пусть снимают сами. Фотографии на фоне прессвола, друг с другом, с брендированным микрофоном? Ах да — вследствие ошибки No 9 у вас ничего этого нет. Значит и правда, снимать практически нечего.

Ошибка 21. Вы не рассылаете обещанные записи докладов и презентации

Ведь их всё равно никто не смотрит. А может, из-за ошибок 9 и 12 у вас нет этих материалов, так как техника дала сбой?

Ошибка 22. Забываете о конференции на утро после её проведения

Не делаете посты в соцсетях, не благодарите участников и партнёров, не планируете рассылку с материалами.

Мы регулярно видим десятки ошибок, которые допускают организаторы событий, и решили запустить в Telegram-канале ещё серию постов об этом. Подписывайтесь и изучайте.