Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Проведение событий

Сбитый… тайминг: что важно помнить и знать организатору событий

Как соблюдать тайминг проведения мероприятия: примеры«Да что такого сложного, тайминг этот ваш» — такое (или похожее) сообщение мы недавно получили от подписчиков. В то же время сбитый тайминг — бич абсолютного большинства форумов, конференций и любых других событий (не только деловых, конечно. Кто из нас не бывал на концерте, задержанном на час-два?). Почему же так систематически происходит, если «ничего сложного»?

Как правило, проблем может быть несколько (как вместе, так и по отдельности):

Организаторы мероприятия не могут адекватно спрогнозировать «путь клиента». К примеру (это, кстати, один из моих личных антикейсов): на регистрацию отведен час, стоек регистрации четыре (стоящих вплотную друг к другу), участников около 2 000 человек. Найти и выдать бейдж и сумку участника — это не 8 секунд, плюс люди подходят неравномерно, плюс путаница — кому на какую стойку. В итоге — дикие очереди, негатив, попадание некоторых людей в залы на час позже начала конференции. Да, мы сделали все возможные выводы из этой ситуации и теперь всегда перестраховываемся, но этот опыт у нашей команды есть, и он написан кровью и репутационными потерями (максимально отработанными, конечно).

Тут важно отметить: когда речь идет о тайминге, мы говорим не только о соблюдении времени выступлений, а о том, сколько занимает любой процесс внутри события. И это задача организатора мероприятия — просчитать максимально каждый временной слот, заложить в план и реализовать точно в срок

Организаторы считают, что «и так сойдет». «Ничего страшного, если мы немного задержимся, все же понимают, как сложно организовать конференцию/соблюсти тайминг». На самом деле, ничего сложного в четком соблюдении тайминга нет, если заранее скрупулезно все просчитать и подготовить.

Как соблюдать тайминг проведения мероприятия: примерыОрганизаторы не подготовились заранее по чек-листу проведения мероприятия и доделывают необходимое на ходу (при мне как-то раз на деловом региональном событии непосредственно во время доклада застраивали сцену баннерами партнера, и спикер не начинал, пока монтажники выравнивали юбку сцены). То есть организаторы сбили как тайминг самой конференции, так и тайминг своей подготовки и застройки.

Организаторы составили тайминг в теории, но не прошли его в реальности. Помню ситуацию, когда обед для участников был организован в кафе не на площадке проведения конференции, и на него был выделен час. Но никто не учел, что до кафе нужно ехать на маршрутке (платили орги) или такси (за свои деньги), а маршрутку нужно ждать около 10 минут (и еще потом ехать обратно). Конечно, на выступление после перерыва опоздало 95% слушателей.

Организаторы взяли в качестве прототипа чужой тайминг, не обратив внимание, что у них другой формат события/спикеры/размер площадки. То, что было круто у других, может стать катастрофой у вас.

Организаторы не отдали тайминг всем, кому он нужен, и у модераторов/техников/волонтеров нет понимания, что и когда происходит, где нужно быть и что нужно делать. Это порождает бардак и снижает мотивацию команды.

Организаторы не согласовали тайминг с теми, кто задействован в его обеспечении. Условно, если сначала у вас шли доклады в зале, а потом начинается мастермайнд — и вы транслируете и то, и то — то команде видеопродакшна нужно время на перемонтаж (а команде техников — время на перестановку в зале). Если же у вас в расписании все идет сплошным потоком и нет даже короткого перерыва, то все сломается (а виноваты будете исключительно вы, как организатор, который плохо понимает свою работу и не согласовал со службами необходимое).

Организатор меняет тайминг в процессе. Спикер выступил быстрее (или вообще вдруг не пришел), организатор сбивает заявленный тайминг, сразу выпуская на сцену следующего спикера, и дальше автоматически «едет» вся сетка.

Организатор на площадке не главный. Он не дает строгую и четкую инструкцию — и поэтому или спикер-звезда начинает свое бесконечное соло-выступление, вообще не обращая внимания на то, что время закончилось («это для обычных спикеров тайминг, не для меня»), или модератор боится прервать «звезду», или модератор отвлекся от своих обязанностей…

…Любая ситуация, когда нет четких правил, которым нельзя не следовать, порождает большие проблемы. Сдвинутый больше чем на 10-15 минут тайминг будет сложно вернуть в свое русло. Поэтому «звезду» надо держать в рамках и смело ограничивать выступление, если время вышло. Но при этом не забывайте и об объективной длине доклада. Если он у вас 15 минут, то с огромной вероятностью спикер просто ничего не успеет и, разумеется, нарушит тайминг.

Организатор четко не инструктирует команду залов (волонтеров, техников, модератора). В итоге там начинается самодеятельность, и в том числе возможны все вышеперечисленные пункты (особенно если в залах работают люди без достаточного релевантного опыта).

Как соблюдать тайминг проведения мероприятия: примеры

Что важно помнить и знать про тайминг (помимо того, что все описанное выше — плохо и должно быть исключено из ваших событий)?

1. Вы не имеете права распоряжаться временем людей, которые к вам приходят, — они планируют свое время, исходя из того, что вы изначально обещали. Сначала адекватно планируете, потом безупречно выполняете. Это про базовое уважение.

2. Давайте людям достаточно времени на все, что нужно было бы вам самому как участнику (перекур, посещение уборной, нетворкинг, кофе, размяться). Конференция или форум — это не марафон. Не так давно мы увеличили перерывы между докладами на наших конференциях с 15 минут до 20-30 минут — потому что перекурить и посетить туалет люди успевают, а вот пообщаться и взять кофе уже нет. Что мы сделали? Проанализировали поведение людей на площадке и расширили перерывы для их комфорта.

3. Репутация организатора складывается из мелочей, которые вы может быть вообще не считаете проблемой, поэтому постоянно собирайте обратную связь, где обязательно должны быть вопросы о тайминге.

 

Автор: Наталия Франкель 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.