Как организовать нетворкинг на мероприятии

Поговорим о том, как организовать нетворкинг и какие бывают форматы нетворкинга.

Одна из важнейших задач, которую на сегодняшний день должен решить организатор делового мероприятия, — это то, каким образом он реализует для своей аудитории возможность познакомиться, найти полезные контакты и оживить схему «доклады + перерыв на обед». В digital-среде есть большая вероятность, что участники вообще целый день просидят на докладах, уткнувшись в телефоны и ноутбуки. Помочь им, предложив легкие и интересные варианты для знакомства, — ключевая задача хорошего организатора. Давайте об этом поговорим.

Еще до начала мероприятия, за месяц-два-три, вокруг него начинает формироваться аудитория, лояльная к ивенту и организаторам. Что с ней надо делать? Правильно — людей нужно знакомить, помогать им завязывать дружеское общение и «утеплять». Одним из основных и самых простых способов это сделать является создание чата для мероприятия в мессенджере. На сегодня для себя мы выбрали закрытые супергруппы в Telegram. Такую группу мы создаем для каждой новой конференции. Ссылка на чат приходит в электронном билете, таким образом в чате собираются не все подряд (планирующие посетить мероприятие или просто мимо проходившие), а только те, кто реально к вам придет. Что происходит в группе?

• Организаторы сообщают последние новости о мероприятии, анонсируют спикеров, активности, появление программы или напоминают, что скоро повысятся цены. Отвечают на вопросы, помогают при возникновении проблем с оплатой или поиском отеля. Стимулируют участников к общению, задают вопросы для вовлечения аудитории.
• Присутствующие в чате спикеры, модераторы и партнеры (их всех обязательно нужно приглашать) отвечают на вопросы, уточняют, что бы хотела увидеть и услышать их аудитория.
• Участники рассказывают о себе (к этому их побуждает закрепленный сверху пост), ищут попутчиков, знакомятся, иногда начинают помогать организаторам оперативно отвечать на часто возникающие вопросы.
• Ближе к делу активность чата возрастает, среди участников появляются лидеры, которые комментируют чаще других. Зачастую они являются зачинщиками pre-party накануне мероприятия, где, в свою очередь, собирается несколько десятков человек, которым интересно познакомиться с новыми людьми. На следующий день, когда участники только приходят и проходят регистрацию, это уже не незнакомцы, а люди, которые знают друг друга, нашли общие интересы и своим живым общением и радостными встречами создают на мероприятии атмосферу дружелюбия и легкости вовлечения в коммуникацию. А не этого ли мы и добиваемся?
• Также в чате для мероприятия накануне даты ивента организаторы размещают подробности об участии, о том, как доехать, что будет в пакете участника, когда запланирован кофе-брейк, и отвечают еще на сто вопросов.
• В течение самого ивента в чате обсуждают доклады, спикеров, инсайты и фишки, договариваются о встречах, помогают друг другу, пересылают фотографии слайдов. Вечером собирают компании для походов в бар, если не запланирована общая вечеринка.
• После мероприятия чаты продолжают жить своей жизнью. Там ищут подрядчиков, исполнителей, приложения, софт, просят рекомендации, обмениваются ссылками на интересные статьи или актуальные новости. В этих чатах можно и нужно анонсировать будущие мероприятия, потому что там собирается (и остается после мероприятия) ядро лояльной аудитории.

Почему чат для мероприятия, созданный заранее, — это важно? Многие люди не умеют общаться, боятся знакомиться, для них это стресс. Находясь в чате, где все дружелюбны, где другие рассказывают о себе, остальные участники расслабляются, вовлекаются в общение и, когда приходят на мероприятие, они уже с кем-то немного знакомы, им проще коммуницировать и завязывать общение, они не боятся.

Следующий вариант нетворкинга (уже на самом мероприятии) — бизнес-карусель или speed-dating. Это организованное в отдельном помещении пространство с небольшими столами и 2–4 стульями около каждого. Идет процесс постоянной пересадки за столами, присоединения новых участников. Время общения за столом небольшое — 5–7 минут, за это время люди успевают обменяться визитками, рассказать вкратце о себе и своих проектах.

Если же взаимный интерес побуждает продолжить общение, то можно уйти в другое помещение и там уже дальше разговаривать. Этот вариант совершенно не подходит для интроверта, который по доброй воле никогда не сядет знакомиться с десятками новых людей. Но если перед сотрудником стоит четкая задача собрать побольше контактов, которые потом будет обрабатывать, например, отдел продаж, то принять участие в этом стоит.

Чем плох данный вариант, если вы заинтересованы в эффективной коммуникации и перспективных знакомствах лично для себя и своего проекта? Без предварительного планирования и договоренностей можно потратить час на то, чтобы познакомиться и обменяться визитками с людьми, которые по тем или иным причинам неактуальны для вашего бизнеса.

Еще один вариант — биржа контактов. Под мероприятие создается приложение (сервис) для смартфонов, в котором можно заполнить информацию о себе, сделать мини-визитку с фото и описанием своей деятельности и назначить встречу с теми, кто так же, как вы, зарегистрировался и интересен вам.

Минусов у этого формата три.

1. Далеко не все будут разбираться, вносить сведения о себе, назначать встречу и отвечать на ваше приглашение. Есть достаточно большая категория людей (в меньшей степени в области digital, в большей степени в других сферах), чьи телефоны просто не имеют возможности установки приложений или их владельцы не пользуются мобильным интернетом.
2. Часто люди, даже подтвердившие назначенную вами встречу, на нее не приходят. Не спасают напоминания — у кого-то могли измениться планы, кто-то слушает доклад, пьет кофе с коллегой или просто уехал с мероприятия. А вы ждете и бессмысленно теряете свое время.
3. Многие люди хотят сохранить свою приватность, не желают озвучивать свои контакты, должность или свое полное имя, а аудитория хочет видеть именно вас и именно с вами, Петром Сергеевичем Самойловым, начальником отдела продаж крупного оператора связи, назначать встречи. Чат в мессенджере в данном случае позволяет сохранить privacy, если этого хочется.

Следующий вариант нетворкинга, который хорошо работает и разогревает аудиторию, стимулируя участников рассказывать о себе, — это активная помощь модератора. Пока все собираются в зале, модератор может начать вовлекать аудиторию, стимулировать людей выйти к микрофону, сказать несколько слов о себе, о том, чего они ожидают от мероприятия, от спикеров, с кем бы хотели познакомиться. Даже если на это отвести полчаса до самого мероприятия, можно успеть убить двух зайцев: раскачать аудиторию, разбудить ее, если дело происходит утром буднего дня, а также прямо на старте дать им пользу, показать, что в зале находятся потенциальные клиенты, подрядчики, партнеры.

Например, на конференции «SMM-десант. Урал» наш модератор, профессиональный кипишолог Вера Бойко настолько активно вовлекла участников в утреннее знакомство, что даже не все желающие успели выйти к микрофону и рассказать о себе.

На своих конференциях мы постоянно используем флипчарты. Они размещаются в холлах, и на листах этих огромных блокнотов каждый участник маркером может написать о себе — кто он, чем занимается, кого ищет, что может предложить, контакты. Так как конференции тематические и аудитория собирается исключительно целевая, такой формат взаимодействия очень востребован. Эти листы потом силами волонтеров развешиваются на стены, где их фотографируют, тут же, не отходя, звонят по указанным телефонам и прямо сразу встречаются. Эффективно, просто. А еще эти листы можно брендировать партнерскими наклейками, как мы это сделали, например, на «Суровом Питерском SMM. Эпизод II».

Кофе-брейк или обеденный перерыв с небольшими мотиваторами, побуждающими к знакомству, — тоже возможный вариант нетворкинга. На столы можно установить маленькие информационные стенды, на которых написать что-то типа «здесь можно не только поставить чашку, но и познакомиться с соседом справа». Зачастую на деловые мероприятия люди приходят в одиночестве, и, может, они даже не против познакомиться с коллегами, но не всегда знают, как начать общение.

Нетворкинг должен быть приятным естественным процессом. Вариант, который мы практикуем на своих мероприятиях, — то, что неофициально у нас называется «Вечерний нетворкинг в баре». Нет, пить там совсем не обязательно. После окончания основной программы мы устраиваем веселую игру, где участникам предлагается разбиться на команды. В составе команд они делают мини-проекты в тематике конференции, активно продумывают концепции, а потом защищают их. Команда-победитель по результатам голосования получает призы.

Например, на конференции «Найди свой трафик» командам было дано задание придумать и презентовать рекламные объявления (заголовок + изображение + текст) для необычных и смешных бизнесов. Это были узконишевые бизнесы: «Уборка мест преступлений», «Похороны в космосе», «Порно-такси» и другие, не менее достойные внимания. Такой нетворкинг хорош благодаря нескольким фактам:

• при работе над общим проектом люди в командах лучше и ближе знакомятся и после того, как нетворкинг закончится, часто в рамках этой команды продолжают общаться;
• появляется возможность сделать короткую самопрезентацию в начале мероприятия (участники команд кратко представляются);
• это легкий и нестандартный формат нетворкинга, где можно не только отдохнуть после продуктивного дня, но и поучаствовать в позитивном мероприятии;
• это хороший вариант, который вы можете предлагать партнерам как способ интеграции. Мы так делаем, и партнеры довольны результатом;
• и, наконец, это просто весело. Когда мероприятие живое, когда все вовлечены в процесс — люди чувствуют себя частью единого целого. И создается та уникальная атмосфера, из-за которой участники потом возвращаются снова и снова.

 

Автор: Наталия Франкель

 

Еще о методах нетворкинга на мероприятии можно узнать в этом видео:

 

Читайте другие материалы блога

Нетворкинг в онлайн формате

Нетворкинг на бизнес-мероприятиях: форматы, приемы, кейсы

Идеальный нетворкинг: методы и фейлы