Как организовать деловой speed dating для бизнес-знакомств

Пошаговый план, как сделать спиддейтинг для нетворкинга на событии или в качестве отдельного мероприятия. 

Изображение: Шедеврум

 

Зачем проводить бизнес-speed-dating?

Спид-дейтинг — формат знакомств, давно известный в крупных городах как способ найти друзей или любовь. Сейчас его стали использовать в деловой сфере. Почему нет? За короткое время — час или два — можно найти 10-20 целевых контактов для деловых партнёрств, совместной работы, или познакомиться с заказчиками, подрядчиками. 

Проводить спид-дейтинг вы можете как нетворкинг, чтобы сделать мероприятие круче и интереснее. Или как отдельное событие — и зарабатывать на нём. 

Теперь пройдёмся по этапам организации. 

 

Этап 1. Собрать ЦА

Сначала нужно поставить цель мероприятия. Какую аудиторию вы хотите познакомить между собой? Например, помочь малому бизнесу найти инвесторов или предпринимателям из смежных ниш — создать партнёрства. 

Кого можно приглашать? 

• Бизнес: малый, средний, крупный для создания партнёрств. Например, на конференции по онлайн-образованию мы собираем онлайн-школы: трафик-агентства, маркетинговые агентства, копирайтеры, методологи. Исполнители разные, но сфера — одна
• Клиенты и подрядчики: фрилансеры, агентства, заказчики
• Инвесторы, которые ищут интересные проекты. Им могут быть интересны стартаперы, свежие идеи, куда стоит вложиться. 

Этап 2. Выбрать формат

Деловой speed dating, в основном, проходит так. Всех участников делят на группы и рассаживают в две линии или по периметру зала. Например, в ряд столов с двумя стульями либо ряд кресел друг напротив друга. 

Участники садятся напротив друг друга, звучит сигнал для старта. За отведённое время они должны рассказать о себе, и если интересно, то обменяться контактами. Дальше происходит смена партнёров и всё повторяется сначала.

Обычно спид-дейтинг занимает 1 час. Если вы хотите сделать мероприятие отдельным событием, то можно объявить перерыв, а далее провести ещё один цикл знакомств и после — отвести время для неформального общения.

То есть нужно решить:

• сколько циклов знакомств будет происходить
• сколько перерывов будет и каких по длительности
• сколько времени вы отводите на одно знакомство (5-7 минут будет достаточно)
• сколько времени отводите на смену мест (1-2 минуты)
• будет ли фуршет, кофе-брейк
• будут ли другие виды нетворкинга.

После основного мероприятия лучше всегда отвести время на неформальное общение с теми, контакты кого заинтересовали. Заложите на это 1 час.

Когда выбираете формат, здесь нужно посчитать количество гостей и рассчитать количество сотрудников на площадке. Волонтёры помогают регулировать передвижения на площадке, следят, чтобы не было конфликтов. 

Например, за час познакомятся 20 человек. Вы хотите провести 2 тура с двумя перерывами. Значит, вы можете собрать 40 гостей. На такое количество в зале нужно 2-3 волонтёра, которые будут следить за соблюдением правил.

Если хотите больше людей, например, провести спид-дейтинг на 50, 100 человек, увеличивайте число волонтёров и продумайте, как люди будут перемещаться на площадке. Возможно, вы поделите их на группы по 20 человек или выделите на знакомство 2-3 минуты. Но начинайте с небольших групп. 

 

Этап 3. Выбрать площадку для нетворкинга

Зная число гостей, вы можете выбрать подходящую площадку. 

Что учесть?

• Локация

До места должно быть удобно добраться. Выбирайте локацию рядом с метро, с доступной бесплатной парковкой, в хорошо освещённом месте. Это может быть конференц-зал в отеле, кафе, зал в бизнес-центре. 

• Окружающая обстановка

Обратите внимание, чтобы вокруг площадки не было шума — от стройки рядом, от других посетителей, от громкой музыки. Люди должны хорошо слышать друг друга. А если это, например, зал отеля, то выбирайте приличный отель — не хостел, в котором останется риск наткнуться на маргиналов, пока вы идёте к лифту, или царят неприятные запахи.

• Площадь площадки

Рассчитайте место так, чтобы люди могли свободно перемещаться между столами или креслами, не сталкиваясь друг с другом. Ставьте столы минимум в метре друг от друга, чтобы не приходилось слышать, о чём говорят соседи, и отвлекаться. 

• Инфраструктура

Убедитесь, что на площадке есть удобная мебель, возможность разместить кофемашину или стойку с закусками, регулировать свет, подключить звук и высокоскоростной интернет. 

Не забывайте про необходимость подключить проекторы, экраны и другие возможности, в зависимости от того, какие технологии хотите использовать. 

• Атмосфера и стиль

Подбирайте локацию, исходя из вашей ЦА. Например, для бизнесменов подойдёт лаконичное пространство в выдержанных тонах, для творческих людей — уютная площадка, украшенная картинами, живыми цветами, для молодой аудитории — стильный лофт с интересным дизайном. 

• Кейтеринг

Обсудите с арендодателем возможность пригласить на площадку кейтеринг и разместить внутри еду и напитки. Кофе, закуски, фуршет — всё это улучшит обстановку на мероприятии. Как известно, голодные гости — злые гости.

• Безопасность

Не забывайте проверить площадку на соответствие нормам безопасности. Открытые аварийные выходы, датчики дыма, состояние проводки, работающая вентиляция. Важно: санузлы в ближайшем доступе. 

Бронируйте площадку заранее и по договору, который проверит ваш юрист. Ну это вы и сами наверняка знаете. 

 

Этап 4. Собрать участников

Где брать гостей на событие? Пора запускать продвижение мероприятия.

• Соцсети

Если вы ведёте свои страницы в соцсетях, либо у вашего ивент-агентства есть свой канал или паблик, анонсируйте мероприятие на своих ресурсах. Но сразу опишите, для кого мероприятие, чтобы пришла релевантная ЦА. Можно проводить отбор через заполнение анкеты. 

• Группа мероприятия

Проводите спид-дейтинги на постоянной основе — заведите для них отдельные страницы в соцсетях и постоянно собирайте базу. Пишите здесь о мероприятиях, которые будут проходить, которые запланированы, проводите опросы и спрашивайте, кто хочет прийти познакомиться.

• Таргетированная реклама

Разделите свою аудиторию на сегменты (их получится минимум 2) и настройте таргет на каждый сегмент по отдельности. Например, на рекламные агентства и на малый бизнес. 

• Целевое приглашение

Если вы точно знаете, кто ваша ЦА и кому мероприятие будет 100% полезно, разошлите точечные предложения в компании. Сотрудничайте с местными бизнес-ассоциациями, клубами и организациями, которые могут помочь вам в продвижении. Они могут поделиться информацией о мероприятии с членами клуба.

• Email-рассылки

Собирайте базу подписчиков в рассылки — например, выдавайте лид-магнит за подписку. Вы можете вести группы в соцсетях и периодически проводить спид-дейтинг для своей тёплой аудитории. 

• Другие бизнес-мероприятия

Вы можете сами посещать похожие офлайн-мероприятия, где собирается нужная вам ЦА, и приглашать людей на свои события. Сохраняйте их контакты в базу. Также можно создать партнёрство с другими бизнес-мероприятиями и за процент от продаж предлагать им приглашать людей на ваш спид-дейтинг или конференцию. 

Предлагайте скидки на раннее бронирование для первых покупателей или при покупке нескольких билетов.

Если вы уже проводили такие форматы активностей, собирайте отзывы, кейсы успешных знакомств и рассказывайте о них в своих каналах — это также будет привлекать аудиторию. 

Этап 5. Написать правила

Для спид-дейтинга должны быть установлены чёткие правила, без вариантов их нарушения. Нельзя разрешить кому-то поговорить чуть дольше, а кому-то встать чуть раньше. Тогда в зале начнётся неразбериха. 

Прописывайте правила в памятке, которую пришлёте участникам накануне мероприятия. Перед началом нетворкинга ведущий должен ещё раз напомнить установленные правила всем участникам.

• Чётко распишите тайминг всего мероприятия. Обозначьте время для регистрации и сбора гостей, свободного общения. Ровно час — на основную часть: например, 5 минут на одного собеседника, 1 минута на то, чтобы пересесть.
• До начала мероприятия рекомендуйте каждому участнику поставить себе цель: кого он хочет найти сегодня и какое знакомство будет считать целевым.
• Регистрируйте участников заранее, чтобы убедиться, что у вас получилось собрать нужную ЦА в нужном количестве. 
• Когда звучит сигнал смены партнёров, нужно сразу пересесть к следующему собеседнику. Волонтёры и ведущий должны следить за этим процессом.
• Предложите базовый набор вопросов и сведений о себе. Что нужно рассказать собеседнику за отведённое время? Например, что человек представляет такую компанию, предлагает такие услуги и готов предоставить скидку на первый заказ. То есть лучше готовить свой оффер заранее.
• До специального сигнала каждый участник остаётся на своём месте. 
• Сразу установите, что нужно делать при звуке гонга: смещаться вправо или влево. Какой ряд смещается, какой остаётся неподвижным. 
• Установите правила общения: нельзя давить на собеседника, требовать его контакты, требовать скидку или демонстративно переходить к следующему. Всё должно быть основано на взаимном уважении.
• Установите время, когда можно обмениваться контактами и как. Например, каждый в начале общения заполняет свою карточку и передаёт её собеседнику. Или при предварительном сигнале участники обмениваются визитками и готовятся пересаживаться.
• Снизьте завышенные ожидания. Объясните, что это нормально, если не все собеседники заинтересуют и будут полезны. Например, 3-4 целевых контакта для дальнейшего общения — это хороший результат. 

Расскажите людям, как дальше поддерживать контакты. Например, если запланировано время на неформальное общение, предупредите, что это время будет, и можно не спешить уделить время кому-то одному. Попросите не уходить участников раньше времени. 

Дайте рекомендации, как написать первое сообщение на следующий день и напомнить о себе. 

 

Этап 6. Подготовить материалы для участников

Важно сделать участие в нетворкинге максимально комфортным для всех сторон. Люди могут забыть свои визитки, ручки, листочки и т.д. Или вовсе не подумать о какой-то подготовке. 

Что может пригодиться?

• Бейджи с именем, должностью, названием компании участника
• Пакет участника. Положите в него, например, блокнот для заметок, ручку, рекламные листовки партнёров, пустые визитки с образцом, как их заполнять, бутылочку воды
• Карточки на столах на случай, если человек не взял пакет участника или оставил его не под рукой
• Мини-презентация, в которую человек может написать ключевые данные о себе. Например, чтобы не сожалеть, что забыл сказать что-то важное собеседнику

Вы можете предложить людям сразу записывать идеи для коллабораций с заинтересовавшим их партнёром. Или делать совместное селфи и скидывать его в Telegram, чтобы закрепить знакомство. 

 

Этап 7. Создать атмосферу

Уютная обстановка вокруг способствует тому, что люди расслабляются и легче идут на контакт. 

Вот идеи, что стоит предусмотреть.

• Освещение. Не слишком яркое, которое бьёт в глаза, но и не темнота. Человеку нужно полностью видеть всё, что его окружает.
• Качественно настроенный звук микрофона ведущего. Чтобы он не заглушал присутствующих. 
• Гонг или звук для смены партнёров. Не должен быть резким и слишком громким, чтобы люди не подпрыгивали от неожиданности. Приятный, но настойчивый.
• Музыка. Добавьте лёгкую фоновую музыку, которая будет играть во время спид-дейтинга. Это тоже помогает расслабиться. 
• Угощения. Исходя из бюджета, добавьте на мероприятие лёгкие закуски, напитки, расставьте стаканы с водой на столах. 
• Качество мебели. Диваны, кресла, стулья — не важно, где именно сидят люди, важно, чтобы им было удобно, а мебель была целой и приятной на ощупь.

И, разумеется, проведите беседу с вашими сотрудниками — о том, как нужно общаться с гостями, сохранять доброжелательность и помогать даже в абсурдных ситуациях. 

 

Этап 8. Подвести итоги

Когда всё закончилось, попросите участников сразу заполнить небольшую анкету обратной связи. Это поможет понять, где были слабые места в организации, чего не хватило, а что особенно понравилось людям. Анкеты можно вкладывать в пакет участника и попросить ведущего напомнить о них во время и после мероприятия. 

Можно предложить подарок или приз за классный кейс, о котором участники смогут написать вам в соцсетях через 2-3 недели. Напоминайте им о такой возможности в рассылках и публикуйте успешные кейсы в соцсетях, делитесь ими с другими. Например, кто-то на вашем спид-дейтинге познакомился с инвестором и расширил свой бизнес, и оба участника остались в выигрыше — это показывает возможности делового спид-дейтинга на деле.