Как улучшить мероприятие: мелочи-НЕмелочи

Советы организаторам от Наталии Франкель, как улучшить мероприятие. 

Представьте, что человек, только услышав ваше имя, сразу принимает решение идти на ваше событие. Потому что он уже был на нём и получил так много, так кайфанул, ему понравилось и он хочет ещё.

Такой эффект складывается из множества элементов. Вот только некоторые из них.

 

Забота об участниках мероприятия

 

1. Памятки

Ваши памятки подробны, точны и персонализированы. Есть отдельные для онлайна и офлайна, для модераторов и волонтёров, для спикеров и партнёров. 

Пишите там, что, где, когда происходит, давайте контакты ответственных, уточняйте подробности по логистике, расписанию и таймингу. 

 

2. Тайминг

Вы уважаете время участников, спикеров и своё, поэтому всё начинается и заканчивается в точности в соответствии с расписанием, невзирая на звёздность, короны и чины. У модератора каждого зала есть таблички «5 минут / Время вышло» и разрешение от организаторов прерывать спикера, если время его выступления закончилось.

 

3. Вода

Обязательно всегда и в достаточном количестве (от 1 бутылки 0,5 в день на человека) на площадке должна быть вода.

 

4. Еда

Вы кормите людей: или это включено в стоимость билета, или на площадке организована продажа еды. Если мероприятие идёт целый день — нужен обеденный перерыв.

 

5. Поддержка

Вы поддерживаете всех, ни один вопрос не оставляете без ответа, моментально реагируете во всех каналах коммуникации.

 

6. Волонтёры

На площадке присутствует достаточное количество волонтёров, готовых помочь с любым вопросом. Их состав рассчитывается по количеству зон ответственности (количество залов, стоек регистрации, задач, требующих «своего» человека). 

На «Белой конфе» обычно задействовано от 50 до 120 человек, среди которых есть главный по всему волонтёрскому штабу и ответственные за отдельные направления (например, служба заботы о спикерах, навигация, залы, регистрация и прочие).

7. Без очередей

Стоек регистрации достаточно: одна стойка с командой из 2–4 волонтёров — на 100 участников в час. Есть возможность зарегистрироваться накануне — это актуально для событий от 1 000 человек.

8. Корзинки заботы

В уборных вы ставите корзинки заботы со всем, что может пригодиться участникам, чтобы выглядеть и чувствовать себя отлично.

 

9. Зарядки

У вас заказаны зарядки для телефонов, чтобы ваши участники всегда оставались на связи.

Визуал

Сюда входит всё, что связано с визуалом конференции.

 

1. Фотографы

Фотографов должно быть достаточно: в среднем один на 250–300 человек на день на деловом мероприятии. У каждого из них есть точное ТЗ: какие залы снимать, каких спикеров, какие активности, во сколько и где.

 

2. Фирменный стиль

Выдержан во всём: от сайта до раздатки, от шаблона презентаций до вотермарки на фотоотчётах, от пустых визиток до заставок в перерывах на экранах в залах, от кубика на микрофон до мерча.

 

3. Фотозоны

У вас красивые фотозоны, к которым хочется подходить и которые хочется изучать, на фоне которых хочется фотографироваться. И на фотозонах выставлен правильный свет.

Организация

Организационные вопросы тоже важны.

 

1. Путь клиента

Представляйте себя в идеальном мире в каждой роли: модератора, спикера, волонтёра, участника, онлайн-участника, вип-участника, партнёра — и проходите «путь клиента» от начала до конца. 

Для спикера, к примеру, как должно выглядеть сопровождение от организаторов? Как и когда с ним общается менеджер по работе со спикерами? А нужен нам методист для усиления докладов? А тренер по голосу и речи? А визажист и стилист? А волонтёры для навигации в аэропорту? А что будем дарить? А что должно быть в спикерской? 

Нужно пройтись по пути любого человека, который имеет отношение к конференции.

 

2. Перерывы 

Перерывы между выступлениями / образовательными блоками должны быть обязательно, их длительность — от 15 до 40 минут (и до часа — на обед).

 

3. Навигация

Навигация должна быть по всей площадке — чтобы даже самый топографически беспомощный человек не заблудился.

4. Оборудование зала

Микрофоны для спикера предоставляйте на выбор, давайте работающий кликер с новыми батарейками, флипчарт и маркеры, возможность коммутации ноутбука спикера для демонстраций. Учитывайте необходимое по ТЗ количество стульев, застройку для видеосъёмки, качественный проектор/плазму, экран-суфлёр для спикера с таймером обратного отсчёта, микрофоны для модератора и зала, подарки, благодарности и воду на столе модератора для спикеров.

 

5. Сценарии, чек-листы и тайминги

Есть на все зоны, на всех ответственных и на все случаи жизни.

Комьюнити

Укрепляйте комьюнити вокруг проекта.

 

1. Дресс-код

Введите дресс-код и предложите соблюдать его по возможности всем, но без авторитаризма. Идентификация «своих» укрепляет связи.

 

2. Чаты

Создавайте и растите чаты. Спикеров — для укрепления комьюнити, участников — для координации, помощи друг другу, поиска попутчиков и усиления комьюнити, волонтёров — для координации и оперативного общения.

Делайте чаты под каждое событие или заводите их из года в год. Так точно стоит сделать с чатами спикеров, добавляя новых участников.

 

3. Мерч

Продавайте или раздавайте мерч — свои будут видеть своих в любой точке мира.

 

4. Нетворкинг

Делайте максимум нетворкинга: чат, стена контактов, дискуссионные столы, спид-дейтинги, групповые интервью, браслеты для идентификации тех, кто нужен, антидоклады, другие коммуникативные активности.

Техническая сторона

О чём ещё надо позаботиться: 

• трансляция. Доступ к трансляции выдавайте и офлайну. Если люди проспали — не беда, в такси могут смотреть первый доклад 

• удобный и помогающий чат-бот.

Доступ к записям давайте навсегда.