Как делать нетворкинг на мероприятии, который приносит результат

Топ ошибок в организации нетворкинга и подборка работающих проверенных форматов для разных ивентов. Опыт организатора форума SOLD OUT Наталии Франкель и конспект её доклада.

Зачем нетворкинг организатору и участникам

Нетворкинг нужен всем: участникам не только деловых конференций, но и фестивалей и любых других событий.

Организованный нетворкинг помогает направить людей, побороть стеснение, систематизировать общение и знакомства, оптимизировать эти знакомства, т. е. находить нужных людей, а не просто поговорить и разойтись.

Нетворкинг ценен для участников тем, что они получают полезные контакты, могут продавать новым клиентам, находить специалистов для сотрудничества, обмениваться опытом.

Ценность есть и для самого организатора события. Люди, получив пользу, придут на мероприятие ещё раз. У вас будет лояльная аудитория, вы сможете формировать сообщество, запускать сарафанное радио.

Но есть и сложности: в самой организации, управлении процессом, в том, чтобы разговорить замкнутых людей, отследить результат нетворкинга на дистанции.

Нетворкинг — это не локальные действия и не отдельные инструменты. Это продуманный и спланированный комплексный системный процесс, реализуемый организаторами в тесной связке с участниками.

Преимущества событий с нетворкингом

• Человеку нужен человек. Люди стесняются, им нужно помочь найти кого-то и познакомиться 
• Каким бы ни был контент на вашем событии — этого недостаточно. Если люди получают только контент, они не могут его применить, обсудить с другими участниками
• У участников закрепляется ассоциация «Здесь я могу решить задачи быстрее и эффективнее, найти подрядчиков/заказчиков/партнёров, рассказать о себе на нужную аудиторию, обрасти полезными связями». Событие превосходит ожидания, если человек, например, хотел найти двух людей в команду, а нашёл сразу 8 
• Результативность/эффективность ивента для участников запускает сарафанное радио о нём. Люди рассказывают о нём своему окружению, а потом знакомые и друзья тоже идут на это событие 
• Сравнивая примерно одинаковые по контенту события, с большей вероятностью люди выберут то, где есть нетворкинг, чтобы решить больше задач 
• Все знают, что знакомиться нужно, но стесняются/боятся, поэтому пойдут туда, где для них всё уже подготовили. Так люди знакомятся без стресса и сложностей 
• Нетворкинг позволяет создать, расширить и укрепить сообщество вокруг ивента. Так экосистемы становятся крупнее и ценнее для всех, кто в них участвует, дают больше результата
• Продавать на тёплую аудиторию повторные события проще
• Люди чувствуют заботу: «Организаторы обо мне подумали и позаботились о том, чтобы мои задачи были решены» 
• Целевые люди повышают ценность события. Больше связей — выше ценность 
• Комьюнити рулят — чем дальше, тем больше и глобальнее 

Нетворкинг начинается до события, происходит на нём и продолжается в идеале после — это пролонгированный эффект, который утепляет аудиторию.

 

Как сделать нетворкинг не для галочки, а для результата

Разберём, что же нужно для реализации полноценного нетворкинга.

• Чёткое понимание ЦА, её задач, целей и болей

У каждого события, даже если оно проводится из года в год, аудитория меняется. Её всё время нужно изучать заново, усиливать и масштабировать. Поймите, кто вам нужен в качестве гостей, зачем, какие форматы нетворкинга вы можете для них провести. 

• Достаточное количество рабочих (заранее протестированных) форматов нетворкинга

Форматы должны быть понятными и комфортными для вашей аудитории. Тестируйте новые, убирайте те, что не работают, отказывайтесь от избыточно сложных. Людям должно быть легко участвовать в нетворкинге. Иначе они устают и теряют мотивацию.

• Достаточный объём аудитории

Например, если вы понимаете, что у вас маленький бизнес-завтрак на 20 человек, где вы хотите всех познакомить, будет достаточно одного формата нетворкинга. Если это форум на 1 500 человек офлайн, нужно понять, сколько людей заинтересованы в нетворкинге, и предложить им подходящие форматы. Допустим, на часть человек — спид-дейтинг, ещё на часть — столы для общения.

 

 

• Понимание, что это не факультативная или бонусная часть, а полноценный элемент программы

Иногда нетворкинг важнее контентной части события. Делайте перерывы, чтобы люди успели познакомиться. 

• Своевременные полноценные анонсы всех форматов и активностей

Мало сделать нетворкинг — о нём нужно правильно рассказать. Если вы забудете его анонсировать, люди просто не придут. Тем более если в зоне нетворкинга нет волонтёров и ничего не понятно. Люди не поймут, если им не объяснить.

 

• Заранее озвучивайте правила и условия участия, ограничения

Например, если в зале поместится ограниченное количество человек, то кто пришёл первый — тот и занял место. Говорите, что нужно приносить с собой, рассказывайте, как всё будет происходить.

• Активно помогайте людям разобраться, влиться, адаптироваться

Делайте это силами команды, волонтёров. Уделяйте внимание тем, кому страшно знакомиться, поддерживайте их. 

• Давайте достаточно времени

Например, ставьте перерывы не по 10 минут, а по 30, добавляйте отдельный коммуникационный поток, выделенные активности для знакомств и общения. Всё зависит от формата: если событие небольшое, то будет достаточно перерывов в 10 минут. 

• Собирайте команду

Приглашайте волонтёров, которые будут вовлечены и помогут ведущему, модератору работать с группой, делать людей активными и реализовывать то, что придумано на потоке. 

Количество волонтёров зависит от их вовлечённости и объёма задач, например на контроль нужны 1–2 человека на зону, соучастие — 1 человек на 15–50 человек. Инструктируйте волонтёров заранее, что нужно делать. 

Не забудьте про техперсонал, который отвечает за свет, звук, оборудование. Заложите эти расходы в смету. Плюс учитывайте оборудование, материалы и описание нетворкинга: ручки, планшеты и т. д., в зависимости от формата.

Если ивент проходит онлайн, то найдите комьюнити-менеджера — человека, который будет запускать в чате активности, общаться с людьми, помогать.

Также нужны ведущие и модераторы на разные форматы.

 

Форматы нетворкинга для мероприятия

Нетворкинг начинается до события и может продолжаться после. 

Варианты, что делать до ивента и как знакомить людей.

 

Чат

Сделайте общий чат и, если нужно, — отдельные: для общения с участниками, поиска попутчиков, знакомств, поиска коллег или людей со схожими интересами.

 

Приложение

Формат сложный и не всем подойдёт. Но такой вариант есть: здесь люди могут сформировать персональное расписание, заполнить информацию о себе, общаться.

 

Бот

Через бота также можно делать персональное расписание, настраивать напоминания.

 

Препати

На вечеринке накануне события можно собирать участников из разных городов. Анонсируйте активность заранее, сообщите формат, место, время, условия участия. На препати можно делать простой первичный нетворкинг: квизы, пересадку. Дальше люди будут общаться сами. 

Каждую активность анонсируйте заранее.

Варианты, что делать после события:

• чаты — остаются для будущих событий, комьюнити остаётся и общается здесь
• мозгоштурмы, созвоны
• встречи офлайн в городах, как следствие — создание локальных комьюнити.

Также можно запустить свою биржу контактов — канал, где люди будут искать подрядчиков, исполнителей и т. д.

Какие форматы могут быть на самом событии.

 

Спид-дейтинг

Эта активность длится час: люди садятся друг напротив друга, в течение минуты знакомятся и представляют себя, затем пересаживаются и таким образом знакомятся со всеми присутствующими. Например, для комфортной реализации спид-дейтинга на 70 человек нужен 1 ведущий, 1 помощник и 3 волонтёра.

Фасилитационные сессии

Если для вашей аудитории актуально решать общие задачи, привлеките профессионального фасилитатора для проведения такого нетворкинга. Здесь люди помогают найти ответы на вопросы, которые задают в начале активности. В процессе они знакомятся, укрепляют контакты.

Силиконовые браслеты с призывами/фразами для коммуникации

Например: «Ищу сотрудника», «Ищу работу», «Я устал, у меня лапки».

Наклейки на бейджи

То же самое, что браслеты: «Хочу познакомиться», «Интроверт, не подходите».

 

Бизнес-игры

Люди знакомятся во время бизнес-игр, когда видят схожие интересы, ценности.

 

Карта страны/мира

Особенно хорошо работает для небольших городов. Люди отмечают себя, находят земляков и потом работают вместе.

Групповые интервью

Здесь не знакомятся все со всеми, но есть возможность задавать вопросы из зала. Люди, видя интересного человека, который правильно представился, потом подходят и знакомятся, продолжают беседу.

Квесты

Сюда же относится выполнение заданий в группах, поиск людей по заданным параметрам. Люди решают общую задачу и узнают друг друга.

Тематические дискуссионные столы

Здесь должны быть айсбрейкеры — карточки с вопросами для первого контакта. Помогайте людям пообщаться на определённую тему и найти себе нужного человека, чтобы обсудить общую боль. Например, маркировку рекламы.

Организованные дискуссионные зоны

В такую активность можно интегрировать партнёров, главное — общаться на тему, которая актуальна и интересна всем присутствующим.

Активация коммуникации на кофе-брейке

Обычно люди справляются сами, но вы можете предложить карточки с вопросами, поставить волонтёров в зоны кофе-брейка, которые будут эти вопросы задавать присутствующим.

 

Стена визиток

Место, где все могут оставить свои контакты и написать, с кем хотят познакомиться.

Стена нетворкинга

Место, где люди пишут свои контакты от руки.

Электронные визитки по QR-коду

Нужны, чтобы взаимодействовать дальше с человеком, с которым уже есть контакт.

Открытый микрофон

Возможность для людей представиться перед залом — с минутой славы должен помогать модератор, чтобы люди укладывались в 30–60 секунд и не говорили дольше разрешённого.

Антидоклады

Формат, в котором спикер является модератором и он как эксперт задаёт тему аудитории. Все общаются с ним и друг с другом, знакомятся, видят людей со схожими подходами. 

 

Вечеринки

Тренинг

Например, на форуме для организаторов SOLD OUT проходит авторский тренинг Наталии Франкель «Связи решают» в мини-формате. Здесь знакомятся все со всеми.

Активности от тёплой аудитории

Например, однажды в общем чате девушка перед ивентом написала, что боится знакомиться, будет стоять у стены. Вторая поддержала её и сказала, что будет стоять рядом. Третья сделала картонку с надписью «Держим стену», и так интроверты знакомились между собой, а к ним присоединялись новые интроверты. Вечером все пошли в бар, а потом у них родились новые совместные проекты. Это называется ситуативный нетворкинг.

Как заработать на нетворкинге

Итак, вы заморочились с нетворкингом, пригласили ведущего, вложились в организацию. Как это монетизировать?

• Брендировать зону помещения, столы, стены и вообще всё, что вы используете на всех форматах нетворкинга. Партнёру можно это продавать и по частям, и весь нетворкинг под ключ 
• Брендировать волонтёров. Например, наносить логотип на их футболки — в одежде волонтёры ходят целый день, общаются с людьми и всё время на виду 
• Вывести рекламу на экранах. Либо свою, либо рекламу партнёров. Например, в зале нетворкинга, в холле, на баннере и т. д.
• Пробрасывать нетворкинг в партнёрские активности. Например, рассказывать, что у партнёра проходит розыгрыш и приглашать в нём участвовать и знакомиться

Несмотря на то что вы можете всё классно придумать, бывает, что идея просто не сработала или сработала не так, как вы ожидали. Например, вы хотели, чтобы люди за столом нетворкинга обсуждали интересную для них тему, а они не пришли к столу или пришли, но обсуждали вообще другое. Бывает, что люди не поняли, что нужно делать, — им плохо объяснили. Или не хватило времени, на конференции было мало перерывов, они были короткими. 

Бывает, что люди просто не заинтересованы в нетворкинге: устали, слишком много общались на препати и т. д. Возможно, их перегрузили нетворкингом, и нужно уменьшить число активностей.

 

Как считать результат

Как понять, что нетворкинг принёс результат? Что считать?

В первую очередь собирайте обратную связь. Через автоматические анкеты, опросы, вопросы в каналах коммуникации, анкеты за бонус, опросы сразу после активности и т. д. Обрабатывайте эту информацию и берите в работу для следующих ивентов.

Далее изучайте обратную связь, которую вам не давали, но вы нашли её на просторах интернета: по хештегу, в отзывах, через сбор по ключевым словам. 

Считайте всё, что можно посчитать. Например, количество занятых мест на спид-дейтинге, использованных визиток, оставленных визиток. Если у вас было 50 мест, а пришло 100 желающих, значит, в следующий раз нужно увеличивать зал, количество стульев. 

Смотрите, где спрос на активность превышает предложение. Например, если в зале на открытое интервью не помещаются все желающие, то также нужно увеличивать число мест.

Помимо этого, в течение мероприятия по площадке должны ходить люди, чья задача — собирать обратную связь. Спрашивать, что нравится или нет.

Если вы видите, что ваши решения используются на других ивентах, значит, это был хороший нетворкинг и он точно понравился.

 

---

 

Механики и проверенные идеи нетворкинга только здесь!

Подключайтесь к секретному боту Наталии Франкель для организаторов событий. Здесь 2 раза в неделю выходит контент со свежими фишками.

ПРИСОЕДИНИТЬСЯ К БОТУ

 

---