Зонирование пространства мероприятия

Зонирование пространства мероприятия: способы и советы

Грамотное зонирование пространства мероприятия — особое умение организатора. Чтобы все было близко, но в то же время никто друг другу не мешал, чтобы позаботиться об удобстве всех участников, чтобы не было ни давки, ни пустых неуютных пространств. Как все спланировать, ничего не забыть и не арендовать лишнее?

У любого мероприятия есть несколько основных зон, которые практически всегда используются. Это гардероб, зал(ы) для выступлений, комната отдыха спикеров, личное пространство организаторов и команды, зоны для общения и кофе-брейков, фуд-корт и маркет, стенды партнеров, туалеты.

Какие вопросы нужно задать при осмотре площадки менеджеру, чтобы все учесть и в то же время не арендовать что-то ненужное? Особое внимание хотим обратить на то, что никакой поэтажный план не заменит личного присутствия на площадке, возможности обойти ее своими ногами и посмотреть все, что придет в голову, своими глазами.

Где, по опыту, находится наиболее удобное место для регистрации/проверки билетов? Внимательно изучите, подходит ли оно для того количества участников, которое вы ожидаете. Иногда вам могут посоветовать место, где можно будет пропустить 100 человек, но если у вас в планах в 10 раз больше участников, то стоит рассмотреть альтернативные варианты на площадке, чтобы не создавать давку и очереди. Есть ли гардероб? Если нет, то какое помещение обычно предоставляется мероприятиям для его размещения?
Сколько туалетных комнат расположено на этаже, где вы собираетесь проводить мероприятие, и есть ли дополнительные на соседних этажах? Часто бывает так, что туалетов на этаже много, но все участники идут в один, который находится ближе всего к залам. В итоге в нем очередь, а в других пусто. Ставьте побольше указателей.
Какое пространство предоставляется под кофе-брейк и если его недостаточно для вашего количества участников, то где неподалеку можно разместить вторую линию раздачи и как будет строиться логистика распределения потоков?
Где можно разместить маркет, фуд-корт и стенды партнеров? Естественно, эти пространства должны (по возможности) находиться там же, где происходят основные активности вашего мероприятия, а не на другом этаже и не в соседнем крыле здания. Тут важно заранее уточнять, чтобы в этой зоне было должное количество розеток, в том числе и силовых; некоторым партнерам, например кофе-точкам, обычных мощностей будет мало. Кстати, о розетках. На современных площадках, как правило, их достаточно, они расположены на стенах и в лючках в полу. А вот если вы планируете арендовать старый ДК или лофтовое пространство на бывшем заводе, то готовьтесь тянуть удлинители.
Где будет располагаться комната для выступающих? Она обязательно должна быть, чтобы в ней можно было оставить вещи, отдохнуть, подготовиться к выступлению, выпить кофе и переговорить с коллегами.
Где находится личное пространство организаторов? Это помещение совершенно необходимо, потому что в нем вы будете хранить свои вещи, раздатку, разное нужное и запасное оборудование.
Через какой вход и на каком лифте можно будет поднять крупногабаритные конструкции и оборудование?

При осмотре помещений просите сразу дать вам поэтажный план, на котором вы сможете помечать, где что у вас будет расположено. Этот план потом вы будете показывать потенциальным партнерам, чтобы они выбрали себе место для зоны. Он же будет являться неотъемлемым приложением к договору, который вы подпишете с площадкой и на котором будет отмечено все, что вы взяли в аренду (и что вам дали бонусом, такое тоже бывает).

О чем важно помнить при планировании зонирования площадки?

Есть совсем неочевидные моменты, которые становятся понятными только с опытом. Или бывает, например, что мероприятие началось, и тут вы осознали, что:

Накладывается звук. Звукоизоляции нет, или залы расположены слишком близко друг к другу, или вы выбрали для выступления холл, который для этого не предназначен, и теперь звук из него перекрывает голос выступающего в соседнем зале спикера. Если мероприятие уже идет, то вы, скорее всего, ничего не сможете сделать. Поэтому вопрос о звукоизоляции нужно всегда задавать заранее, по возможности просить администратора пустить вас на 10 минут поприсутствовать на площадке на каком-то мероприятии, по формату аналогичном вашему.

Пустые пространства действуют удручающе и создают ощущение, что вы не собрали достаточное количество участников. Например, вы сняли зал, где в середине поставили рядами стулья для слушателей, а по краям запланировали устроить зоны партнеров. Но не смогли их привлечь, и вместо 20 партнеров, способных «встать» равномерно с двух сторон, оказалось только 3. Что делать в такой ситуации? Ставить их кучно, рядом, а оставшееся пустое пространство сокращать пресс-воллами, ролл-апами, модульными конструкциями. Неиспользуемых пустых пространств нужно стараться избегать (если у вас не соревнование по фристайлу на роликах, конечно).

Ремонт в соседних помещениях или громкая музыка. У нас было и то и другое, когда мы с коллегами делали серию «Добрых детских праздников» в одном из питерских креативных пространств. Представьте: к вам пришли 20 семей с детьми, у вас в планах уютные мастер-классы, угощение, теневой театр — и вдруг мимо вас начинают таскать мешки со стройматериалами, а через полчаса за стеной включается дрель. У соседей на этаже, где вы арендовали огромную фотостудию, — ремонт, они платят бригаде, они не готовы ждать до 5 вечера. У вас — 30 детей на утреннем празднике и столько же ожидается через 3 часа на дневном. Каковы были наши действия? Мы звонили владельцам фотостудии, попытались воздействовать своим обаянием на бригадира и просили-умоляли подождать, по телефону долго общались с хозяином ремонтируемого помещения. Ситуацию мы в итоге разрулили, но осадочек остался как у нас, так и у гостей. Кстати, на следующий день у нас были очередные два праздника, а в танцевальной студии напротив нашего помещения учили танцевать зажигательный рок-н-ролл. Ходили, просили, умоляли сделать музыку потише. Бесценный опыт перестраховок тогда был получен на долгие годы вперед.

Не экономьте на указателях. Их нужно ставить, вешать или клеить на стены везде, начиная с входной группы здания, где вы проводите свое мероприятие. Указатели должны помогать участнику найти залы, лифт, туалеты и гардероб. Чем запутаннее коридоры и чем дальше от входа находится ваш зал, тем больше указателей со стрелками должно быть. Если стоек, которые предоставляет площадка, недостаточно — докупайте свои, неоднократно еще пригодятся.

Если на фуд-корте планируется приготовление блюд, которые имеют сильный запах, то стоит продумать это заранее и поставить точку таким образом, чтобы она не отвлекала участников в других зонах. То же самое касается и шума кофемашины — он не должен мешать, например, слушать доклады.

Если мероприятие проводится на большой площадке или у вас много разнообразных зон (фестивали, тематические маркеты, выставки), то без карты с указанием и подробностями, где что находится, вам не обойтись — одних указателей со стрелками будет недостаточно.

«Добрые детские праздники» мы проводили на пятом этаже здания без лифта и с очень высокими лестничными пролетами. Поэтому мы мало того, что все заклеили стрелками вверх, так еще и повесили кучу мотивирующих плакатов типа «Осталось немного!», «Вы почти у цели!», «Очень вас ждем!». Их фотографировали и выкладывали в Instagram*, а, поднявшись, говорили нам, что эти указатели погасили тот негатив, который мог бы быть (хотя об отсутствии лифта мы предупреждали).

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

Автор: Наталия Франкель