Как сделать афтепати для ивента: 15 идей форматов и чек-лист

Афтепати — это вечеринка, которая начинается после того, как заканчивается основное мероприятие или торжество. Это время, когда все такие серьёзные и занятые посетители конференций и деловых событий могут снять галстуки и расслабиться, потанцевать и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке.

Афтепати проводят и после семейных праздников — свадьбы, дни рождения, да даже просто после учебного года. 

Давайте разберёмся, как ивентщику организовать афтепати.

Зачем делать вечеринку после мероприятия

В чём плюсы афтепати?

• Это вариант неформального нетворкинга. Если вы знаете, что на нём будут звёзды вечера, популярные личности, то это станет фактором того, что люди активно пойдут на вечеринку. 
• Это способ дополнительно заработать. Например, на продаже мерча, книг, напитков и еды и т.д.
• Люди могут получить здесь массу положительных эмоций, а значит, напишут хорошие отзывы об основном мероприятии и организации.

Из минусов — сложность в организации и часто ограниченный бюджет. 

Поэтому нужно оценивать, стоит ли вкладываться в афтепати, исходя из бюджета и ваших целей. Поспособствует оно тому, чтобы вы сделали план выручки, укреплению деловых связей и т.д? Сначала считайте цифры, потом принимайте решение, нельзя здесь исходить просто из «хочу и точка»‎.

Ключевая цель афтепати — помочь гостям расслабиться и максимально приятно провести время, а организаторам — получить хорошие отзывы и заработать. 

Форматы вечеринок

Проводить афтепати можно в месте самого мероприятия, в клубе, кафе и даже просто в квартире, если это ламповая вечеринка для своих. Для афтепати после «Белой конфы»‎, например, арендуют корабль и отправляются в прогулку по Неве, любуясь белыми ночами. 

Варианты форматов афтепати ниже.

• Вечеринка для близких друзей

Она может проходить у кого-то дома и рассчитана на общение главных действующих лиц основного мероприятия. Например, если вы проводили корпоратив для большой компании, то на афтепати можно пригласить только руководителей отделов и основателей. 

• Спокойная расслабляющая вечеринка

На ней люди будут легко общаться, не перекрикивая шумную музыку, познакомиться, просто расслабиться. Музыка для такого афтепати — негромкая, можно пригласить исполнителя, который будет играть на гитаре или саксофоне. Подходит, чтобы укрепить комьюнити, объединить людей, провести неформальный нетворкинг. 

• Шумная большая вечеринка

Это более масштабный формат, когда будет и громкая музыка, и танцы, и алкоголь. Подходит для того, чтобы перезагрузиться после основного события, сбросить напряжение и зарядиться новыми эмоциями. 

• Общение со спикером

Можно организовать неформальное общение с хедлайнером конференции или самим организатором, где гости смогут задать свои вопросы, пообщаться, поблагодарить или просто послушать со стороны, что говорят другие, забирая свежие идеи для себя. 

• Концерт

Готовы пригласить популярную группу на своё афтерпати? Люди будут рады возможности повеселиться и могут прийти чисто на знаменитое имя. Зато у вашего мероприятия сразу поднимется градус интересности: «Ого, после этой конференции будет концерт Сплинов!»‎

• Квиз-афтепати

Организуйте командную игру в формате квиза — кстати, он может быть тематическим. Например, если у вас конференция для инфобизнесменов, то и темой взять мир инфобизнеса, маркетинг. Можно выбрать и нейтральную тему — кино, музыка и т.д. Такой формат тоже подходит для того, чтобы укрепить сообщество, например вокруг вашего личного бренда.

• Гала-ужин

Это культурное мероприятие — званый ужин. Для него характерны установленный дресс-код, изысканные угощения, культура, и больше это напоминает торжественный бал. Нужно уделить внимание сервировке блюд, обучению обслуживающего персонала и т.д. На такой вечеринке часто проводят вручение наград, грамот — например, лучшим сотрудникам, выступают с торжественной речью, после чего на сцену выходят музыканты. 

• Игры на свежем воздухе

Если погода позволяет, можно организовать афтепати на свежем воздухе и в начале вечеринки провести командную игру. Например, поиграть в гольф, футбол, провести турнир по пинг-понгу. А можно просто покататься на лодках, порыбачить или поделить пространство на разные зоны, чтобы каждый участвовал в том, что больше по душе. Формат подходит, если нужно поработать в неформальной обстановке, сплотить команду, обсудить будущие проекты и т.д.

• Вечер, где каждый становится спикером

Если на деловой конференции выступали спикеры, которые проходили ваш тщательный отбор, то на афтепати можно пустить микрофон в народ. Так, например, проводили ночь факапов после «Сурового Питерского SMM»‎: у любого желающего была возможность выйти на сцену и рассказать про свой самый фееричный факап. Назвали вечеринку «Фейлообменник»‎. 

• Баттл спикеров

Можно устроить весёлое соревнование между спикерами. Например, после ивента для маркетологов собрать людей и показать, как в реальном времени спикеры конференции запускают рекламную кампанию и собирают просмотры, клики. Или придумывают креативные заголовки для рекламы кукол Вуду (любого непопулярного продукта).

• Стендап

Обратитесь к профессиональным стендаперам и закажите программу для ваших зрителей. Например, про таргетологов, или охватите целую нишу — тех же ивентщиков. Главное, чтобы это были специфические шутки, которые «не для всех»‎. 

• Вечер настолок

Ещё один спокойный формат афтепати — собраться и поиграть в настольные игры. Отведите зоны под популярные игры типа Uno, Имаджинариум, Мафия и т.д. Можно сыграть в Монополию и заодно обсудить бизнес-инсайты и идеи. 

• Тематические вечеринки

Можно заморочиться и устроить афтепати, где каждый станет героем любимого фильма или сериала. Это может быть и просто вечеринка в стиле 90-х, самое главное требование — соответствующая одежда, макияж, музыка. 

• Караоке

Дайте возможность каждому участнику вечеринки стать звездой и спеть любимую песню на сцене. На таком афтепати можно проявить себя, расслабиться, повеселиться, зарядиться позитивными эмоциями. Формат, понятный гостям и любимый многими. 

Вы можете придумать любой, хоть самый безумный формат своего афтепати. Например, организовать такую вечеринку, о которой сами давно мечтали. Учитывайте то, кто ваша аудитория, и что ей будет интересно. Можно провести опрос на этапе подготовки и узнать, чего хотят сами люди.

При выборе формата опирайтесь на:

• интересы людей
• бюджет
• свой интерес
• отзывы с прошлых ивентов.

Как сделать вечеринку после ивента: чек-лист 

Пройдёмся по общим шагам, что нужно делать для организации афтепати.

1. Выбрать формат.

Определитесь с тем, что это будет за вечеринка, на сколько человек она примерно рассчитана, что вы хотите на ней организовать.

2. Выбрать место. 

Здесь уже вы будете исходить и числа приглашённых. Варианты, где провести вечеринку: в помещении, где было основное мероприятие, в ближайшем клубе, баре, снять коттедж на природе, снять апартаменты.

Узнайте о правилах выбранного места. Например, если это апартаменты — то учтите, до скольки можно шуметь, если клуб — оговорите, до скольки он будет работать в этот день. 

3. Составить список гостей или посчитать, сколько людей вы готовы пригласить.

Рассчитайте точное количество людей, которое готовы принять на афтепати. Например, если это апартаменты на 50 кв. м., то больше 20 человек вы точно не разместите так, чтобы всем было комфортно. 

4. Продумать, чем кормить гостей.

Нужно решить, чем вы будете кормить людей — легкие закуски, японская кухня, горячие блюда, сладости, сколько алкоголя понадобится. Все будут хотеть есть и пить после ивента. 

Будьте осторожны с бесплатным алкоголем, если нет цели превратить афтепати в попойку. Безлимитный алкоголь — идея не очень: и дорого, и последствия непредсказуемые. Как вариант — разносить бокалы с шампанским или вином.

5. Продумать развлечения.

Это будут игры, танцы или всё вместе? Если решили позвать музыкальную группу, нужно согласовать выступление с её графиком. Также можно найти классную кавер-группу, которая исполнит всеми любимые песни.

6. Продумать плейлист.

Даже если на афтепати выступает группа или один музыкант, его программа ограничена 1-2 часами. Нужно будет ставить музыку во время пауз и т.д. А музыка очень влияет на настроение людей. Хорошо, если вы знаете, что в большинстве своём ваши гости — рокеры, тогда точно не стоит включать современную клубную попсу. Если вкусы у людей разношёрстные, подбирайте что-то нейтральное. 

7. Продумать атмосферу.

На этом этапе стоит решить, как вы оформите афтепати. Например, если это небольшой концерт, то нужно будет заняться организацией звука, света, сценой, декорациями. Если тематическая вечеринка — то внести её элементы в пространство: нарядить официантов в костюмы и т.д.

Декор и свет — часть вечеринки, они должны быть её логичным продолжением. Например, если хотите создать атмосферу уюта, доверия, то и свет должен быть приглушённым, тёплым. 

8. Не забыть про детали.

Приглашайте фотографа на вашу вечеринку, снимайте видеоролики, чтобы запастись контентом для соцсетей, своего портфолио. 

Организуйте фотозону, у которой люди будут фотографироваться, ставить отметки в соцсетях и рекламировать тем самым, например, конференцию. 

9. Организовать красивое завершение ночи.

Подумайте, как вы официально закончите афтепати. После этого люди могут продолжать отдыхать и расслабляться, но важно объявить конец мероприятия, чтобы все понимали, что уже можно расходиться. Например, можно организовать небольшой фейерверк или обратиться к гостям с торжественной речью и поблагодарить, что пришли. 

Как сделать афтепати ещё лучше

Учитывайте, что невозможно угодить сразу всем. Предлагайте гостям на выбор закуски, еду, напитки. Договоритесь с диджеем, чтобы ставил разную музыку из разных стилей. 

Одни будут с удовольствием участвовать во всех активностях, другие захотят посидеть в тихом месте, поесть и поговорить, не перекрикивая музыку. Поэтому идеально, если у вас будут организованы разные зоны. 

Не старайтесь сделать по максимуму и на одном афтепати провести сразу 5 и больше развлечений. Два-три — вполне достаточно: например, выступление группы и танцы. 

Доступ на афтепати — всегда ограниченный, все желающие сюда не попадут. Поэтому предупреждайте людей о том, что будет вечеринка, заранее, и продавайте билеты параллельно с билетами на основное мероприятие. Стоимость билетов на афтепати должна быть ниже, чем на ивент. Если вечеринка скромная и без больших затрат, можно включить её стоимость в основной билет.