Какие вечеринки и в какой момент делать в рамках делового события?

Наталия Франкель рассказывает, зачем нужны теплоходы для проведения конференций, и как нетворкингу на деловых событиях помогают пре- и афтепати. 

Казалось бы, что тут непонятного? Препати и афтепати. Пре — до начала конференции или форума, афте — после. Но есть нюансы.

Вышеописанная схема хорошо подойдет для однодневного события, когда накануне все собрались, познакомились-выпили-пообщались, дальше поработали в рамках деловой программы (с разной степенью вовлеченности и деловитости), вечером продолжили неформальное общение и по окончании разъехались.

Как имеет смысл адаптировать расписание вокруг деловой программы, когда событие длится два, три и более дней?

Во-первых, препати нужно в любом случае. Там люди знакомятся, наводят первые мосты, встречают старых знакомых, сонастраиваются. Снимаются зажимы и блоки, участники на следующий день будут более включенными и расслабленными, у них заранее появятся собеседники, с которыми можно пообщаться. 

Формат препати зависит только от вашей фантазии, уровня подготовки и возможностей (ну и от аудитории, конечно), но, в любом случае, ваша ключевая задача — организовать нетворкинг на мероприятии. Все должны (в идеале) перезнакомиться со всеми. Можете использовать любые адекватные аудитории вовлекающие механики: привлекать ведущего, давать пространство для диалога.

Во-вторых, тестирование форматов и личный опыт показали, что афтепати, проводимая в последний день, менее востребована. Часть людей разъезжается во второй половине дня, у других — вечерние и ночные самолеты и поезда, и они или не могут полноценно принять участие в вечеринке, или уезжают до ее начала. Безусловно, речь идет о достаточно крупных ивентах, а не о посиделках в баре после воркшопа на 15 человек. Следовательно, вы недополучаете аудиторию на вечеринку (а если она платная, то еще и деньги), плюс у участников остается ощущение, что они получили не все, что могли бы.

Поэтому в последнее время мы стали делать вечеринку (не афтепати, а просто развлекательно-нетворкинговую) вечером после первого дня двухдневной конференции. Ее формат и место проведения зависят от сезона и количества участников, но, например, отлично себя зарекомендовали вечеринки на теплоходе на июньских конференциях («Белая конфа», конференция для агентств 3D). 

Теплый июньский вечер, белые ночи, джаз, вино, закуски и 3,5 часа прогулки по Неве с выходом в Финский залив. Все успевают перезнакомиться, пообщаться, найти партнеров и клиентов, сделать шикарные фото и насладиться видами на Петербург с воды. Мы делаем эту вечеринку платной (потому что кораблики включают в себя максимум 100 мест и не могут вместить всех, если не лимитировать количество через стоимость), но все зависит от вашей математики и возможностей площадки, она может быть также включена и в любой тип билета.

В-третьих, на деловых событиях, которые длятся несколько дней, люди устают от контента. Поэтому есть гипотеза, что на второй, третий и последующие дни нужно снижать количество слотов с контентом, докладами и круглыми столами, заменяя их деловыми активностями, нетворкингом и выездными мероприятиями внутри форума, конференции, где меньше внимания уделяется информационной составляющей и больше — нетворкингу в разных форматах.