Антистрессовый чек-лист дел, которые нужно сделать перед ивентом и сразу после него

Месяцы подготовки позади, и вот до старта вашего ивента остались считанные часы (или даже минуты). Нужно завершить последние приготовления, ещё раз проверить план и убедиться, что ничего из важного не забыто. Конечно же, вы на нервах. Как всё успешно разрулить и при этом не быть завтра на мероприятии выжатым лимоном? Блог Eventbrite составил для этого небольшой чек-лист организатора мероприятия.

1. Составьте идеальный почасовой таймлайн ивента

Когда должны приехать и разгрузиться грузовики? Когда должна начаться и закончиться регистрация посетителей? Во сколько вечером нужно будет упаковаться и вывезти всё с площадки? Сверяясь потом с этим планом, вы будете видеть, где идёте по расписанию, а где опережаете его или отстаёте.

2. Проверьте ещё раз распределение ролей

Убедитесь, что все задачи, вплоть до самых мелких, распределены, и каждый точно знает, за что он отвечает. Даже малейшее непонимание в этом вопросе может привести к конфликтам и большим проблемам на площадке.

3. То же самое — с коммуникационным планом

Каждый член команды должен также знать, с кем, по каким вопросам и как коммуницировать во время ивента. В том числе, для решения возникающих проблем. Если для организаторов есть специальный чат — убедитесь, что все, кто нужно, в него входят. Не лишне также будет иметь запасной канал коммуникации, если с основным что-то случиться — например, мобильный Wi-Fi-роутер на случай, если на площадке вдруг упадёт интернет.

4. Соберите «экстренный набор» (а лучше несколько)

В такой набор могут входить запасные зарядные устройства для телефонов, основные медикаменты, скотч, мусорные мешки, распечатанные списки контактов основных членов команды. Одним словом, вам виднее, что может экстренно понадобиться на вашем ивенте. Иметь это под рукой вместо того, чтобы бегать и искать, когда у тебя и так куча дел — бесценно!

5. Ещё раз проверьте площадку

Возможно, на ней всплывут какие-то «слабые места», которые ещё не поздно исправить. Например, где-то не хватает указателей. Или люди, которые разливают кофе, не в курсе, что членам команды он полагается бесплатно. Исправить такие мелочи до ивента несложно, а во время него они будут нереально бесить.

6. Выделите время, чтобы просто насладиться вашим ивентом

Даже если в безумном графике удастся выкроить на это пару минут — будет уже хорошо. В конце концов, вы так много трудились, чтобы его организовать, и имеете право тоже получить удовольствие! К тому же, вы так лучше поймёте своих посетителей.

7. Отдохните!

Одна из самых распространённых ошибок, которую многие организаторы допускают накануне ивента — это не дать себе отдохнуть. На самом деле, всем, включая вам, обязательно нужно отвлечься от работы и хотя бы немного поспать. Иначе завтра вы будете вялым, плохо соображающим зомби — согласитесь, не самая лучшая кандидатура для проведения ивента. Силу кофе тоже переоценивать не стоит: в какой-то момент он уже перестанет бодрить.

8. На следующий день после ивента выделите время для краткого подведения итогов

Пока впечатления ещё свежи, подумайте: что удалось, а что нет? Соберите команду для обмена мнениями и зафиксируйте ключевые моменты дискуссии. Это поможет лучше подготовиться к следующему ивенту.

Да, и когда мероприятие завершится, не забудьте устроить в команде маленькое отмечание по этому поводу. Вы это заслужили!