Что делать после мероприятия?

Работа после мероприятия: что не забыть сделать после завершения ивента. 

Изображение: Шедеврум

Ежегодно наша команда проводит массу мероприятий: от крупных форумов с несколькими тысячами участников до небольших встреч на 50–150 человек. 

Что мы замечаем: и партнёры, и гости часто совершают одну и ту же ошибку: событие прошло — тема закрыта. Спойлер: не надо так делать, если хотите получить от участия в ивенте максимум пользы. 

 

Если вы — организатор

Выдохнуть сможете не скоро. В первые дни после проведения ивента предстоит ещё много работы:

• выполнить условия договоров
• обеспечить качественное постпромо
• собрать и проанализировать обратную связь 
• генерировать контент.

 

Помните о партнёрах

Всё зависит от ваших договорённостей. Например, мы рассказываем обо всех, кто помогал сделать мероприятие максимально крутым и полезным. И здесь важно не превратить свои сайт и/или соцсети в раздел районной газеты с объявлениями, а презентовать так, чтобы всем было интересно и полезно.

К моменту окончания мероприятия вся команда гарантированно будет вымотана. Поэтому лайфхак — готовить посты о партнёрах заранее и выкладывать их в отложенный постинг. Так вы освободите себе много времени.

Фото и видео

Очень важно, чтобы на площадке работала профессиональная съёмочная команда, а материалы отдали как можно быстрее.

Ещё перед мероприятием обсудите формат съёмки (вертикальный или горизонтальный — это касается не только фото, но и итогового видео с мероприятия, вам потребуются оба). Принимайте материалы сразу в нескольких размерах: в высоком качестве и для публикации в соцсетях.

Если вы собирали базу участников — сделайте им приятное (причём необязательно полезное). Например, отправьте по электронной почте или в соцсетях сертификат участника или открытку с фото команды и подписью, как вы были рады увидеться на мероприятии и рассчитываете повторить в будущем. 

В этом же письме можно попросить поделиться своими впечатлениями — ответом или через опросник.

 

Сбор обратной связи

Переходим к сбору обратной связи. Она потребуется от нескольких источников. 

• От вашей команды. У каждого сотрудника на площадке своя роль и своё видение, которое может отличаться от впечатления со стороны. Например, ответственный за спикеров отметит, что в гримёрке не хватило пудры универсального оттенка, чтобы быстро поправить макияж, а звукорежиссёр — что в тексте на суфлёре не было абзацев для комфортного чтения. 

Мы используем отдельный чат, где фиксируем идеи по улучшению на будущее событие. 

• От партнёров. Лучшая ситуация для организатора — когда, ещё не завершив текущее мероприятие, он понимает, что партнёры останутся с ним и на следующий год. Добиться этого можно, только обсуждая все нюансы. Обязательно запрашивайте обратную связь, выясняйте, что понравилось и чего не хватило. Конечно, приятно, когда только хвалят твоё событие, но росту помогает конструктивная критика. 
• От гостей. В ней можно черпать вдохновение для подбора спикеров на будущее, разработки фишек для мероприятия и даже для продажи билетов, если вы организуете мероприятие с платным участием. Гости сами подсветят вам триггеры, побудившие их посетить ваш ивент.

К тому же отзывы — это необходимый тип контента, который можно использовать для поддержания активности в соцсетях и прогрева в период продаж.

Важно не просто собрать обратную связь, а грамотно её обработать, проанализировать и учитывать полученные выводы при работе над следующим мероприятием.

 

Не бросайте постинг

Распространённая ошибка тех, кто делает мероприятия регулярно, — забивать на контент до следующего анонса. 

Обратите внимание на два момента.

• Если вы прекращаете активно заниматься соцсетями, непременно произойдёт откат. Вместо того чтобы наращивать аудиторию и улучшать параметры работы, вы в момент активных продаж билетов будете вынуждены начинать практически с нуля. Посчитайте упущенную выгоду — это очень мотивирует.
• Конечно, никому не интересно изо дня в день смотреть на фото и видео с прошлых мероприятий. Перерабатывайте материал: создавайте тематические подборки, оформляйте инфографику, собирайте истории спикеров.

Дополняйте свой контент актуальными материалами по теме вашего мероприятия. Делитесь памятками, гайдами, чек-листами спикеров. 

Мероприятие — это бизнес-проект, различаются только способы его монетизации.

Вы можете создавать бесплатный проект, формировать бюджет и получать прибыль за счёт привлечения партнёров. Или же создать крутой проект, выстроить непрерывный процесс работы с аудиторией, чтобы к моменту старта продаж у вас уже была очередь желающих купить билет. Но в обоих случаях соцсети — это мощнейший инструмент продаж, поэтому вести их только в период проведения мероприятия неправильно.

Как делаем мы: нечастый, но регулярный постинг между мероприятиями. Не важно количество контента — куда более значима его актуальность.

 

Если вы — партнёр

Основные направления работы для вас.

• Работа с персоналом и проверка технической реализации

Наверняка вместе с командой организаторов вы придумали крутые акции, специальные предложения. В день проведения — собрали базу гостей. Настал момент превратить их в своих благодарных клиентов. И вот здесь-то идеально продуманная схема может дать сбой, если не провести предварительную работу. 

Предположим, для участников мероприятия предусмотрено подключение сервиса со скидкой по промокоду, который можно получить, перейдя в чат-бота. Пользователь оставил свои данные, а дальше с ним связывается менеджер. Только он делает это во время мероприятия, не в курсе, откуда пришёл потенциальный клиент, качество связи хромает, после просьбы оставить в покое клиенту звонят несколько менеджеров сразу и т. д. Бывает и так, если не проверить, что у менеджеров есть актуальная информация о клиентах и скрипт работы с ними, а качество связи — без нареканий. 

• Работа с базой

Как взаимодействовать с новой аудиторией, превратить холодные лиды в тёплые — у вас должен быть план. Недостаточно просто презентовать свои товары и услуги на площадке, а затем — ждать, когда появятся желающие ими воспользоваться. 

• Контент

Донесите своим подписчикам, почему вы решили принять участие, что это даёт, почему важно, напоминайте о возможности воспользоваться специальными предложениями для участников мероприятия.

• Сбор команды единомышленников и партнёров

На площадке есть возможность найти тех, с кем можно создавать новые проекты, получать контракты и продвигать свой бизнес офлайн и онлайн (взаимный PR, совместные эфиры, специальные предложения и т. д.). Познакомились — поддерживайте контакт, в короткие сроки предлагая варианты сотрудничества.

 

Если вы — гость

После мероприятия предстоит работа по трём направлениям:

• промопродукция
• нетворкинг
• контент и продвижение.

 

Посмотрите, что в вашем шопере

Все любят подарки и сувениры с мероприятия. Наверняка вы тоже обошли все промостенды, собрали множество симпатичных раздаток, листовок и другой продукции. 

Только где оказался заветный пакетик с подарками после мероприятия? Наверняка забыт где-то на полке в коридоре. А зря! 

Большинство партнёров мероприятий готовят для гостей специальные предложения: промоцены, подарки по купону, особые условия при подключении услуг и т. д.

Все эти опции всегда ограничены во времени. Часто — 1–2 неделями, а это значит, что после мероприятия нужно обязательно разобрать пакет с промопродукцией, выбрать то, что вас заинтересует, и успеть воспользоваться самыми выгодными предложениями или поделиться ими с теми, кому они будут актуальны (иногда такие условия предусмотрены). 

Вспомните всех, с кем познакомились

Отраслевые мероприятия — это важная площадка для нетворкинга. Например, в июне на «Белой конфе» у нас проходил тренинг Наталии Франкель «Связи решают» (его участники учились эффективным коммуникациям), а также был размещён стенд, где каждый желающий мог оставить свою визитку.

Вспомните, с кем вы обменялись контактами, с кем познакомились, — и напишите им как можно скорее. Правило 24 часов разбивает иллюзии про «сделаю потом»: если что-то узнали, но не внедрили за сутки, то, скорее всего, уже и не сделаете этого. 

В сообщениях обязательно напоминайте, при каких обстоятельствах вы познакомились, а также укажите, чем вы можете быть полезны. Только избегайте общих формулировок. Если написать, что вы, например, фотограф — круто, только что это знание даст вашему новому контакту? 

Совсем другое, если написать о своей деятельности с учётом интересов адресата. Эксперта заинтересует фотограф, который снимает контент для соцсетей, владельца компании — специализация на бизнес-портрете и т. д.

Из вашего сообщения получателю должно быть понятно, зачем сохранять с вами контакт. Какую пользу вы можете ему дать?

Контент для соцсетей после мероприятия

• Делитесь со своими подписчиками инсайтами с мероприятия.
• Напишите отзыв в группе мероприятия. Обычно для этого есть специальная ветка в обсуждениях или можно воспользоваться функцией «Предложить новость».
• Подпишитесь на интересных спикеров и тех, с кем познакомились в неформальной обстановке, поставьте лайки. С приятных впечатлений может начаться взаимовыгодное сотрудничество. Главное — не нужно работать как спам-рассылка. Это всех бесит.
• Сделайте то же самое, но уже по хештегу мероприятия. Например, хештег «Белой конфы» #whiteconf — по нему мы отслеживали публикации участников и гостей, а те, кто делал публикации, могли найти единомышленников, партнёров и даже набрать команду. Вы часто нас спрашиваете, где найти нужного специалиста, — пожалуйста, один из способов — искать на профильных мероприятиях. Здесь всегда только те, кто в теме и хочет развиваться.
• Адаптируйте отснятый материал в максимально возможное количество форматов для разных площадок. Это избавит от необходимости постоянно думать о том, что показывать и о чём рассказывать. 
• Используйте программу мероприятия как источник вдохновения для работы с контентом. Например, если вы сходили на «Белую конфу» или «Суровый Питерский SMM», а среди ваших клиентов преимущественно эксперты — вам повезло. Можете брать темы, которые разбирали спикеры (только не забывайте привнести в них свой опыт и знания), потому что все они будут суперактуальны для аудитории.
• Если вы пришли посмотреть как гость, но хотели бы в будущем стать партнёром — не откладывайте на потом. Свяжитесь с организаторами и обсудите условия, которые устроят обе стороны.