5 ошибок при проведении мероприятия: что портит ваши ивенты

Когда вы продолжите читать эту статью, кто-то может воскликнуть: «Ну что такого, со всеми бывает!» Конечно, но, чтобы впечатления от вашего ивента не пошли по всем известному маршруту, лучше таких ошибок при проведении мероприятий не допускать.

Изображение: Шедеврум

1. Неудобные регистрация и навигация на площадке

Тут уместно вспомнить, что театр начинается с вешалки и что невозможно второй раз произвести первое впечатление.

Если при входе на площадку гости попадают в атмосферу метро в час пик, вынуждены включать внутренний GPS, чтобы разобраться, куда им двигаться дальше, будьте уверены — это надолго останется в их памяти и в обратной связи о событии.

Конечно, многое зависит от масштаба мероприятия. Но до сих пор есть те, кто даже на крупных ивентах регистрирует гостей по старинке — по спискам, разделённым в алфавитном порядке между столиками. Думаешь, что идёшь на бизнес-форум, а попадаешь к дамам-регистраторам с избирательного участка. Естественно, что с пиковой нагрузкой при таком подходе система не справляется.

Ещё хуже, если заранее не продумать навигацию для участников, а зону регистрации разместить в самом неприметном и отдалённом уголке или на маленькой площади. Участники не обрадуются возможностям нетворкинга в очереди.

Как надо

Если не хватает команды, чтобы организовать быструю регистрацию и простую навигацию на площадке, — привлеките волонтёров. И не забудьте дать им подробные инструкции, как помочь людям получить бейдж и найти нужный зал.

2. Нарушение тайминга мероприятия

Никто не любит ждать, и не важно — речь о задержке рейса или выступлении оркестра под руководством известного режиссёра.

За кулисами мероприятий может происходить многое: спикер не прилетел, такси застряло в пробке, визажист не успевает накрасить ведущих. Всё это должно оставаться за кадром.

Соблюдение тайминга мероприятия — дань уважения гостям, которые пришли вовремя.

А соблюдение регламента выступлений спикеров — то же самое, но уже по отношению к тем, кто выступает последним.

Задержки, накладки, передвижки времени приводят к тому, что к концу ивента на площадке останутся только самые стойкие и даже самые интересные и полезные презентации прозвучат в полупустых залах.

Как надо

Просто примите решение, что все ваши мероприятия будут начинаться вовремя. И делайте всё для этого: составляйте реальный план; репетируйте выступления спикеров, номеров, демонстрации роликов; при одномоментной работе нескольких потоков — позаботьтесь о том, чтобы в каждом зале был модератор, который будет следить за таймингом.

3. Унылые презентации проектов и спикеров

Каждый из нас хотя бы раз в жизни был на мероприятии, которое как бежевый тренч: практично, вне времени, но человека в нём не запомнишь. Всё гладенько, но без изюминки.

Многие отраслевые конференции похожи одна на другую. Немало спикеров не готовы выйти из образа серьёзного человека и попробовать разнообразить своё выступление. В некоторых сегментах этого и не требуется.

Другое дело, когда формат мероприятия позволяет снять пиджак, отказаться от скучных презентаций, приправить выступление интерактивом и юмором, но спикер этого не инициирует, а организаторы не позаботились.

Как надо

Если хотите, чтобы соцсети пестрели отметками о ваших ивентах, а презентации разбирали на цитаты, начинайте работать со спикерами заранее. В презентации, которую видишь за пару часов до выступления, уже мало что можно исправить.

4. Отваливающийся интернет

Особенно если работаете в сегменте IT и телеком, Wi-Fi на конференции должен летать, а не напоминать своего древнего предшественника — модем. Иначе вместо дополнительной удобной, хотя и необязательной, опции он превратится в антирекламу.

Как надо

Проверьте заранее, что Wi-Fi на площадке работает отлично и потянет онлайн-трансляцию.

5. Фуршет или кофе-брейк, на котором закусок не хватает на всех

Обидная ошибка при проведении мероприятия, которая испортит ивент, даже если всё остальное было безукоризненно. Вам обязательно припомнят и невкусные канапе, и ситуацию, когда вы заказали недостаточно еды и она закончилась в первые 10 минут фуршета или кофе-брейка.

Как надо

Лучше заказать еды с запасом, чем наблюдать, как голодные гости ходят по площадке.
Работайте с проверенным кейтерингом и обязательно заранее дегустируйте то, чем планируете угощать участников мероприятия.