Повесть о том, как за три дня конференции случились все самое страшное для организатора (ну или почти все)

Встречали ли вы организаторов, которые в начале пути ни разу не ошибались, не разруливали мини-катастрофы и не приобрели на мероприятиях парочку (а то и клок) седых волос? Если да — возможно, они что-то недоговаривают :))

Большинство ивентщиков обязательно проходят через факапы разной степени комичности. Сами по себе ошибки организатора — это нормальные мигающие лампочки на пути к тому, чтобы стать и прослыть опытным, матерым профессионалом. Главное, чтобы с каждой лампочкой в конечном итоге удавалось разобраться и починить, а в будущем — обязательно учитывать и иметь запасную. Так, на всякий случай.

Мы не стесняемся рассказывать о фейлах и призываем коллег делиться своими историями — для этого и запустили Фейлообменник. Там можно посмеяться, посочувствовать и заодно взять на заметку, как иногда делать НЕ НАДО 🙂

Эпизодами из жизни организатора с элементами фильма-катастрофы на этот раз делится event-менеджер Екатерина Базжина.

Эта история произошла со мной в далеком (как сейчас уже кажется) доковидном 2019 году. 

Впервые в моей карьере — большая айтишная конференция.  Фултайм-подготовка: работа с докладчиками, партнерами, подрядчиками — все мое. Думаю, что каждый понимает градус ответственности и помнит, что такое первое самостоятельное мероприятие для event-менеджера. 

Учтя каждую деталь и продумав все до мелочей (казалось бы!), мы с руководителем начали застройку накануне мероприятия. Была прекрасная погода, нетипичная для Санкт-Петербурга. Ближе к часу ночи мы со спокойной душой отправились спать. 

День 1

Наступило утро, конференция готова к старту, вот-вот начнется регистрация участников. Для собственного успокоения я решила еще раз пройти по всей площадке, проверить готовность зон.

• Залы — ✅
• Техника — ✅
• Регистрация — ✅
• Чайная зона —❓❓❓

Все на месте: стаканчики, чай, сахар, мешалки… Хм, термопот почему-то не греется. Проверив все подключения (безрезультатно), я решила попробовать поменять удлинитель. К сожалению, большого не нашлось, поэтому мне показалось хорошей идеей сделать один длинный из нескольких коротких. И тут, как говорится, началось. 

Включив всю эту мудреную систему, я почувствовала странный химозный запах, после чего удлинитель заискрил и загорелся. Секундная задержка — и я побежала искать руководителя, чтобы придумать, что с этим делать (сейчас понимаю, что это было самое глупое решение: проблему надо было решать сразу).

На что можно смотреть вечно? На воду, огонь и на то, как работают другие. Вот и у нас была примерно та же картина маслом: организаторы, пожар, ступор.

В который раз я вспоминаю эту историю и благодарю строителя-отца, который вдолбил в мою голову, что электричество+вода ≠ дружба. Поэтому мыслей о том, чтобы заливать оголенные провода водой не появилось. Удлинитель был выдернут из розетки, пожар залит водой из того же злосчастного термопота.

Последствия: минус скатерть, минус китайский удлинитель, плюс несколько пучков седых волос на двух светлых головах.

Вывод: доверяйте профессионалам и не пытайтесь сделать все сами. Сгоревшая скатерть — это минимум, что могло случиться в такой истории.

***

Конференцию запустили, все шло прекрасно — живые люди и без масок. Классно же! В конце первого дня мы запланировали тусовку для всех участников: клуб, пиво, концерт + стендап на разогреве… И что-то опять пошло не так.

Участники заполняли клуб, занимали свои места: кто-то просто стоял на танцполе в ожидании начала программы, кто-то общался с коллегами в спокойной обстановке. 

Ну вот, начинаем.

Ведущий вышел на сцену, рассказал о том, что сегодня в программе, и пригласил первого артиста: стендап-комика. Не буду называть имен, дабы не порочить репутацию артиста, но то, что было дальше, походило на сюжет из тупой американской комедии. В какой-то момент мне показалось, что если бы у участников были помидоры в руках, они бы незамедлительно начали их кидать на сцену. 

Стендап был не смешной. Нет, не так. Стендап был НАСТОЛЬКО НЕ СМЕШНОЙ, что мне хотелось раскопать себе могилу и закрыться туда на веки вечные. 

В связи с тем, что люди уже хотели отдыхать — образовалась ГИГАНТСКАЯ очередь за пивом. 1000+ участников выстроились друг за другом, чтобы утолить свои страдания от выступления на сцене.

Спасибо ведущему, который очень тонко и лаконично остановил выступление стендапера, и этот позор наконец-то закончился.

Последствия: зловоние от того выступления продолжаются по сей день. И, насколько я знаю, на этом мероприятии на стендап с тех пор наложено табу. Ну а пиво — теперь только в бутылках.

Вывод: тестируйте материал стендапера на целевой аудитории. В обязательном порядке. Нервная система ваших гостей намного дороже, чем два часа прослушивания материала 🙂

***

Я наконец-то расслабилась, выпила бокал пива и сидела с командой, обсуждала первый прошедший день конференции. Но…

По своей неопытности я забыла о такой сущности, как видеофутажи (футаж — короткий видеоролик, сделанный специально для видеомонтажа: анимированный фон, шаблон с текстом, спецэффект на прозрачном фоне и т.д. — прим. ред.). Как следствие — за танцорами и музыкантами какое-то время время крутился YouTube. С периодически всплывающей рекламой Яндекс.Такси. Неплохая, блин, интеграция вышла.

Опять же, спасибо ведущему, у которого оказались стандартные футажи для концертов…

#божехранипрофессионалов

Последствия: удивительно, но их не было. Только если забракованные фотографии с фотоотчёта, на которых видна полоска ютубовской загрузки.

Вывод: внимание к мелочам — залог успеха. Прописывайте сценарий, в котором вы сможете ответить на следующие вопросы:

• что на сцене?
• что на экране (при его наличии)?
• кто на сцене?
• что говорит?
• что на танцполе?

Чем подробнее вы сможете все описать, тем меньше мелочей забудете.

День 2

Второй день конференции прошел как в тумане — участники сонные, организаторы — не лучше. На вечернем фуршете я даже попробовала надеть каблуки, но это была изначально провальная идея. 

Кстати: как одно из развлечений для компании от 50 до 80 человек категорически советую винное казино — участники были в восторге.

День 3

Итак, последний день конференции, вторая половина дня. Все близится к завершению, мы в боевой готовности для финального аккорда. И тут мне в WhatsApp приходит сообщение от звезды конференции из Москвы с фотографией градусника и сообщением о том, что он не приедет. 

Как же мы его уговаривали: просили выступить онлайн, фотографии с его книгой присылали, записывали видео от участников… Но он не приехал. И я так и не закрыла гештальт и не получила его автограф.

Последствия: все его ждали, и это не могло не отразиться на участниках. Но в целом аудитория не сильно на нас ругалась. С сегодняшними реалиями нам, конечно, было бы проще. Всем здоровья!

Вывод: держите связь со всеми выступающими до момента выхода докладчика на сцену и обязательно мониторьте их планы. Даже если ничего не предвещает беды 🙂

Общие выводы

1. Смиритесь с тем, что не бывает мероприятий без косяков, даже мелких.

2. Высылайте докладчикам запасы витаминов и готовьте такую же топовую замену докладчику (на всякий случай).

3. Выбирайте опытных ведущих.

4. И никогда, слышите, НИКОГДА не втыкайте удлинители в друг друга (а лучше пользуйтесь длинными сетевыми фильтрами) 😊

P.S. Ирина Бонапартовна, спасибо, что поверила в меня!

 

Екатерина Базжина