Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Проведение событий Фейлообменник Ошибки организаторов

Фейлообменник: падающий квадрокоптер и летающие трехметровые деревянные щиты — все, о чем «мечтает» организатор

Фейлы и ошибки организаторов мероприятий: что делать если квадрокоптер упал в воду Ирек МансуровИрек Мансуров, исполнительный директор тимбилдинг-агентства Catalyst Russia, рассказывает о фейлах, которые случаются в жизни любого ивентщика, например, падающий квадрокоптер и летающие трехметровые щиты 🙂

Меня удивляют некоторые коллеги по цеху, которые стесняются говорить на тему фейлов и которым сложно признать, что фейлы с ними тоже случались. На мой взгляд, ничто не говорит больше о человеке и команде, как умение достойно из них выходить. 

Многие умеют работать в идеальных условиях, но лишь некоторые — в условиях стресса, критических и форс-мажорных обстоятельствах. Расскажи мне, как ты выходил из сложных ситуаций, и я скажу, какой ты организатор. Сегодня я поделюсь несколькими фейлами из своего опыта.

История первая

Красиво летает, феерично тонет

Корпоративное мероприятие на подмосковной площадке «Под облаками». Много лет назад. Лето. Август. Прекрасная солнечная погода. Белоснежные шатры на берегу реки. Пляж. Катамараны. Пляжный волейбол. Тимбилдинг. Для тимбилдинга клиент выбрал программу «Корпоративный бодибилдинг». Это программа, в которой участники выстраиваются в огромный логотип компании, затем перестраиваются, делают волну руками и другие несложные движения, а квадрокоптер снимает это сверху. 

На выходе получается смонтированный видеоролик, который на вечерней части мероприятия презентуется участникам. Пятиминутная готовность. Участники поделены на команды. Ведущий, аниматоры, организаторы — все на низком старте. 

Идут последние приготовления, даю ценные указания всему персоналу по рации и… в эфир врывается оператор квадрокоптера и говорит, что квадрокоптер упал. Поворачиваю голову и вижу такую картину — все участники смотрят в сторону реки и улыбаются. Я протискиваюсь, подхожу поближе к причалу и наблюдаю очень четкие красиво бликующие на солнце круги прямо в середине реки. Коптер феерично упал и тонет.

В первую секунду хотелось провалиться под землю или утонуть вместе с этим чудом техники. 

Фейлы и ошибки организаторов мероприятий: что делать если квадрокоптер упал в воду Ирек Мансуров1. Место падения квадрокоптера.

2. Место, откуда я хотел сигануть на дно в первую секунду.

Вторая секунда: я уже бегу к клиенту и говорю ему, что тимбилдинг состоится в любом случае. Мы быстро поднимаем репортажного видеооператора на возвышение, максимально высоко устанавливаем камеру и проводим тимбилдинг так, как будто ничего и не случилось. Участники быстро переключились от красивого пируэта коптера на работу внутри команд и взаимодействие друг с другом.

Финальный видеоролик, конечно, был неидеальным, но, учитывая условия, получился весьма достойным и интересным. К тому же фееричное падение коптера на глазах участников явно прибавило интриги, и показ видеоролика был самым долгожданным и вкусным моментом мероприятия. Участники аплодировали стоя. 

Что же все-таки случилось? Почему коптер упал? Оказалось, что оператор квадрокоптера, будучи человеком творческим, решил снять красивые виды и использовать эти кадры в финальном ролике. 

Он изящно маневрировал коптером, подлетал к пляжу, гостям, реке, облетал всю площадку вдоль и поперек, и в какой-то момент датчики коптера потеряли ориентацию в пространстве и вместо того, чтобы подняться вверх, он камнем упал посередине реки. 

Что мы из этого извлекли? Что нужно было сделать по-другому? 

— Нужно было предусмотритель заказать 2 квадрокоптера

— Проговорить с операторам более строгое техническое задание: сначала снимаем тимбилдинг, потом красивые кадры и никакой самодеятельности

P.S. Клиент с пониманием отнесся к произошедшему, и мы продолжили сотрудничество. 

История вторая

Ветер перемен

XIX Всемирный фестиваль молодёжи и студентов. Сочи. Октябрь 2017. Это должна была быть легкая прогулка…

Почти все крупные компании РФ (государственные компании и бренды) проводили различные активности на фестивале. Нас, как подрядчика тимбилдинга, заказала одна ивент-компания из Москвы. Конечный клиент — очень известная госкомпания РФ. 

Тимбилдинг «Цепная реакция», в котором участники должны построить и запустить большую цепочку событий (у одной команды с конструкции скатывается шар, у другой срабатывает принцип маятника, у третьей — принцип весов). Мы делали это уже тысячи раз. Все под контролем.

Еще на стадии переговоров было понятно, что на фестивале жесточайшие требования к безопасности. Предварительная аккредитация всех участников и персонала — обязательное условие. Мы собираем команду: частично из Москвы, частично из Сочи, чтобы сократить косты и уложиться в бюджет. Все 30 человек успешно проходят аккредитацию. Машина с реквизитом едет в Сочи, мы с командой из Москвы летим на самолете.

И начинается…

Уже в аэропорту в Сочи нам звонит местный провайдер, который должен был обеспечить линейным персоналом и сообщает, что из 15 человек местного персонала осталось только 5 (всё потому, что люди с аккредитацией на фестивале стали на вес золота, и многие аниматоры переметнулись на более «жирные» проекты). Не будем обсуждать подрядчика. Он уже сложил лапки, и проблему предстояло решать самостоятельно.

Итак, у нас минус 10 человек из команды, а они очень нужны уже завтра утром (аккредитацию за это время получить нереально). Решили действовать стремительно.

В аэропорту работали волонтеры, и, как оказалось, у них у всех была аккредитация, которая позволяет проходить на территорию фестиваля. Несколько кругов по аэропорту Адлера, стремительный беспощадный хантинг, и мы полностью укомплектовали команду (даже с запасом). Казалось бы, все проблемы решены. Но это было только начало. 

Вся команда из Москвы и грузовая машина уже в Адлере. Теперь нам нужно всего лишь попасть на территорию фестиваля и разгрузить весь реквизит на площадке тимбилдинга (территория рядом со стадионом). Заезд автомобилей на территорию был разрешен только с 21:00 и также проходил под жесточайшим контролем и тщательной проверкой каждой въезжающей машины. 

Этот момент был организован крайне плохо, и машины на разгрузку растянулись вереницей на километры. Мы простояли в очереди на заезд 6,5 часов. Вдобавок ко всему пошел жуткий ливень. Реально жуткий, такой от которого нельзя спрятаться под зонтом или укрыться дождевиком. Через 5 минут с начала разгрузки реквизита все были настолько мокрые, что никакого смысла надевать дождевик или обходить лужи уже не было. Мы закончили разгрузку в 06:30, а в 08:00 нам уже нужно было вновь прийти уже на монтаж площадки. 

Мы поехали в отель, поспали примерно 38 минут, и снова — в бой. 

Вся команда: организаторы, аниматоры, ведущий — все на площадке. Начинаем монтаж тимбилдинга на брусчатке Олимпийского парка. И тут поднимается такой ветер (скорее ураган), что мебельные трехметровые деревянные щиты летают по площадке как осенние листья в парке, железные указатели навигации Олимпийского парка низко кланяются, как японцы при встрече с уважаемым человеком. Просто ужас. 

Я звоню представителю заказчика (агентству), объясняю ситуацию и говорю о том, что проводить тимбилдинг в данных погодных условиях просто небезопасно для участников и что нужно принимать быстрые решения. На что агентство отвечает, что они не могут сказать конечному клиенту, что тимбилдинг не состоится — клиент очень серьезный, требовательный и грозный. 

Пришлось самому говорить с этим грозным клиентом и спокойно объяснять, что мероприятие необходимо переносить на другой день, потому что никто не сможет обеспечить безопасность 500 участников из разных стран мира и что репутация клиента может сильно пострадать при форс-мажорных обстоятельствах, в конце концов мы представляем не только клиента, а всю Россию на международном уровне. 

Клиент оказался весьма понятливым и ориентированным на хороший результат, поэтому мероприятие перенесли на следующий день.

Решение приняли быстро, а последствия пришлось разруливать целый день. Многих аниматоров, ведущего, технический персонал пришлось менять, потому что они не могли работать на следующий день. 

На следующий день была идеальная погода, полный штиль, идеально проведенный тимбилдинг, довольный клиент и 500 человек из разных стран, которые стали чуточку счастливее и ближе друг к другу. 

А я стал чуточку старее, чуточку мудрее и совсем чуточку седее…

Такой вот ветер перемен!

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.