Ошибки организаторов при проведении мероприятий

Что происходит там, за сценой и за спиной у заказчиков? С какими ситуациями приходится сталкиваться организаторам и что решать немедленно и незаметно? Принесли истории об ошибках организаторов при проведении мероприятий с «Фейлообменника» форума SOLD OUT.

Спикер уснул, потерялся, что-то где-то загорелось или сломалось — это далеко не всё самое страшное, что может произойти на ивенте. Участники «Фейлообменника» рассказали свои самые яркие и самые страшные фейлы, с которыми сталкивались. 

Выводов, которые можно сделать из чужих ошибок, получилось немало. Обещайте, что никому не расскажете об этих неудачах коллег. Главное, что всё закончилось хорошо и никто ничего не узнал (почти). 

 

Незавидная судьба свадебной арки

Загородная площадка в Питере. Разгар лета, солнечный тёплый день, и ничего не предвещало. Здесь проходила красивая свадебная выездная церемония под П-образной аркой 3,5 метра в высоту. На арке — живые цветы, включая самый нежный цветок — гортензии. До приезда гостей 30 минут. Ждут музыканты, ведущий, всё готово к празднику. И вдруг…

Налетает сильный ветер с дождём. Арка падает цветами в пол. Цена флористики — 200 тысяч, что на момент 2012 года было очень дорого. Ведущий в шоке, выходит к гостям, чтобы тянуть время — приглашает их сделать прекрасные фото под дождём. 

Тем временем вся команда пытается реанимировать арку. К спасательной операции подключились все сотрудники площадки. За 30 минут дружно восстановили конструкцию — закрепили сломанные цветы, убрали ткань, которая испачкалась в земле. Гостей за это время напоили алкоголем, так что все были довольны и счастливы, и к моменту церемонии всё выглядело более чем идеально, никто ничего не заметил. Правда, организатор чуть не умерла от страха. 

 

Сотрудникам показали «Фак»

Во время ковида небольшая компания заказала организацию корпоратива. Нужно было подвести итоги 2021 года и провести онлайн-трансляцию. Называлась компания «Факел» (таких на самом деле очень много и в разных сферах). 

Для корпоратива поставили импровизированную сцену, чтобы включить трансляцию для аудитории в 300 человек. Всё было сделано идеально: режиссура, свет, проверена каждая презентация с этими итогами года. Оборудование исправно, со спикерами поработали стилисты. Огромный экран обрамлён художественным светом, чтобы картина была просто идеальна. 

Начали выступать спикеры: первый, второй, всё хорошо. Подошло время выступления генерального директора — его речь должна была занять 1 час 40 минут. Он говорил уже час, все потихонечку выдохнули, так как всё шло хорошо и приближалось к завершению. 

Пока директор не совершил эмоциональный взмах локтем. Напомним, компания называлась «Факел». Название разместили на сцене, отдельно закрепив каждую букву — с красивой подсветкой, объёмную. 

И да, локтем директор сбил именно буквы «ЕЛ». Теперь за его спиной было слово «ФАК» и две болтающиеся буквы «ЕЛ». И он спокойно продолжал говорить дальше, не видя картины. 

Камеры переводят на ведущего, ребята пытаются в это время приделать обратно две буквы. Никаким образом это сделать не получилось — тогда один помощник вызвался держать буквы сзади, стоя за баннером. Только на этом моменте директор заметил, что что-то случилось. «Ничего, у нас просто смена кадра», — заверили его организаторы. Когда всё выяснилось, смеялись все, включая топов компании. К счастью, даже сам директор оказался человеком с чувством юмора. Прямой эфир — самое жёсткое, что может быть. 

 

Не давайте вино шаманам

Культурный проект с шаманами в Провансе, на котором было три тувинских шамана. Организаторы приехали на неделю, поселились в старинном доме, репетировали мероприятие в церкви 12-го века. Их вкусно кормили и 3 раза в день ставили в комнатах графин с розовой водой. В Провансе это вино. Тем временем тувинцы на третий день перестали говорить по-русски, французы не понимали, что происходит.

Организатору, который не нашёл общего языка с тувинцами, пришлось с ними подраться, чтобы те перестали постоянно пить вино. После доходчивого разговора с летающими стульями по комнате наутро тувинцы попросили овсянку и больше не пили.

 

Работая на незнакомой территории, помните про администрацию района

Здесь не так пошёл целый день. На открытии сезона крупного курортного отеля на 27 гектарах земли было около 7 тысяч гостей. Пригласили артистов, планируя классно и весело провести день. Ночью собирались расставить оборудование, сцену, но зарядил ливень сплошной стеной. Решили перенести монтаж на утро. 

Утром всё было чётко по графику, начали съезжаться артисты. Обнаружили, что нет только лестницы. Позвонили в монтажную службу, напомнили, что она нужна, ждут. В итоге всё мероприятие сдвинулось на полчаса просто потому, что лестницу никак не могли найти и привезти к месту. 

Но на этом неудачный день для организатора не закончился. Для запланированного вечером салюта предварительно получили разрешение всех инстанций, отправили документы в финальную, районную, чтобы всё согласовать. И стрелять не разрешили. Генеральный директор на это ответил просто: делайте что хотите, нам нужен салют. 

Пиротехники нашли варианты попроще — светящиеся вертушки, для безопасного запуска которых нужны были фан-барьеры. Их с огромным трудом нашли в выходной день. И организатор, передвигаясь по территории на гольфкаре, в них врезалась. 

Вывод: не возите ничего сами, берите помощников и имейте несколько запасных вариантов, если планируете салют. 

 

Бал света при свечах

Новогоднее мероприятие, проходящее почти в кулуарах. Собралось чуть меньше 100 гостей в старинном особняке, где однажды останавливался Льюис Кэрролл. Шли финальные приготовления, многие вспоминали писателя и его книгу, общались и шутили. Но внезапно что-то ярко вспыхнуло и свет погас. Особняк погрузился в темноту. 

Организатор бежит на улицу и понимает, что вместе с особняком без света осталось пол-улицы, а значит, это надолго. До прихода гостей остаётся 40 минут, и волшебным образом в помещении находят целый мешок тёртого воска. За 30 минут из него сделали море свечей. Они стояли везде. 

Получившийся полумрак создал незабываемую атмосферу. По иронии мероприятие называлось «‎Бал света», и начали его с темноты, что очень понравилось гостям. В момент речи генерального директора уже были готовы генераторы и эффектно появился свет. 

 

Пихта в огне

Летний корпоратив на площадке с деревянными домиками. Было жарко, светило солнце. Финалило всё огненное шоу. Гости вышли на улицу, все смотрят на изящных девушек, которые прыгают через огненные скакалки. В какой-то момент скакалка рвётся и часть её отлетает прямиком в пихту, которая мгновенно вспыхивает. 

Пока дерево горит, артисты невозмутимо продолжают свою программу. Благодаря проверенным подрядчикам-технарям потушили пихту через 3 минуты. Кстати, дерево после этого реабилитировали и посадили на площадке ещё несколько, чтобы компенсировать ущерб. Мораль: всегда держите под рукой огнетушитель.

 

Ещё несколько коротких фейлов

 

Гостья-клептоманка

На мероприятие попала женщина-клептоманка без билетов, которая под предлогом «вы, наверное, меня потеряли в списках» прошла туда и украла дорогие призы от партнёров, приготовленные для участников. Её нашли по камерам, она всё вернула. 

 

Драка на обеде

На мероприятии учителей английского языка в соседях оказались каратисты и религиозная организация. В это время закрылась столовая и все 600 человек с разных ивентов пришли на обед. Каратисты подрались с мужьями преподавательниц, не поделив еду. Следите за тем, кто ваши соседи на ивенте. 

 

Музыка из ВКонтакте подвела

На городской праздник 9 Мая организатор скачала из ВКонтакте гимн Российской Федерации, который включили на торжественном митинге. У памятника стоят 5 000 человек, и перед гимном звучит реклама «Скачай музыку ВКонтакте…» Теперь организатор прослушивает каждую скачанную песню от начала до конца.

На ковёр вместо поздравлений

В маленькой деревне на 500 человек организаторам удалось написать такое трогательное письмо команде «Вечернего Урганта», что на фестиваль с бюджетом 140 тысяч рублей они решили приехать. Приехали за свой счёт, всё прошло хорошо, после этого фестиваль упомянули в программе Малышевой. В результате вместо оглушительного успеха организатор получила неприятности, так как на мероприятии ведущая сказала несколько слов не на нужном языке, за что всех вызвали на ковёр в Министерство национальной политики. 

 

Две тысячи голодных офисных сотрудников и запах мяса на костре

30 декабря на закрытом паркинге готовили корпоратив для компании в 2 000 человек. Жарился на огне бык, варился глинтвейн, проверяли оборудование, микрофоны. Но что-то было не так: организатор заметила, что до сих пор нет посуды. Её заверили, что она уже в пути и вот-вот подъедет. За 30 минут до старта мероприятия оказалось, что машина с посудой попала в ДТП и уже точно не доедет. За эти полчаса команда скупила всю одноразовую посуду в округе на 2 000 человек.

 

Бизнес-игра для нудистов

Организатора пригласили в палаточный лагерь в Крыму провести бизнес-игру про социальное предпринимательство. По приезде в палатках никого не оказалось, все ушли на пляж. Осознавая ответственность за тайминг и регламент, он побежал на пляж, где обнаружил свою аудиторию без одежды. Не растерявшись, организатор стал активно поднимать ребят, объявил тему расстановок, начал рассказывать про блок-схемы. Участники реагировали на всё это как-то неохотно, ведущий пытался их ещё больше мотивировать, разогревать, предлагать активности, пока через 15 минут ему не сообщили, что он по ошибке пришёл на дикий пляж и это вовсе не его аудитория. Его слушатели ждали буквально в 100 метрах.

 

Не в тот чат!

Этот треугольник: подрядчик — агентство — клиент. Мероприятие для ведущих, трип по горам. В одном месте нужно было сделать награждение. Электричества там нет, поэтому организатор заложил в смету дизельную станцию. Но на точку раньше всех приехал диджей и договорился с соседним кафе о том, чтобы подключиться к их электричеству. Наш организатор пишет в чат о том, что по смете проходит дизельная машина и если её не подключить, то клиент потребует вернуть деньги. Долго спорили, в итоге организатор сказал — ок, подключайтесь к кафе, но клиенту не говорите, что дизель-машину не использовали. И только потом он понял, что написал это всё в общий чат с клиентом.