Как провести корпоратив самостоятельно

Раскладываем по полочкам, как провести корпоратив офлайн или онлайн и сделать его интересным для участников. 

Изображение: Шедеврум

 

Пошаговый план для организации корпоратива будет примерно таким

1. Определитесь с бюджетом на мероприятие. Тут легко: спрашивайте, какую сумму компания готова потратить, на сколько её можно превысить, считайте количество денег на одного сотрудника 
2. Обозначьте срок до события. Если дата известна, например это день рождения компании, то действуйте, исходя из оставшегося времени, без форс-мажора: делайте то, что успеете сделать. Если задача стоит гипотетическая, то посчитайте, сколько времени вам нужно, чтобы всё получилось так, как задумано 
3. Сформулируйте цель и задачи корпоратива
4. Выберите формат
5. Выберите площадку
6. Составьте программу и напишите сценарий
7. Декомпозируйте задачу 
8. Решите, что делегируете, а с чем справитесь сами. Найдите подрядчиков
9. Отправьте коллегам приглашение
10. Подготовьте план Б, В и далее на случай того, что что-то не получится
11. Проведите корпоратив
12. Соберите обратную связь

Обо всех шагах поговорим дальше и подробнее 

Будьте осторожны: если вы всё сделаете великолепно, то вас попросят организовать и следующий корпоратив. К тому же коллеги замучают отзывами и просьбами повторить. Если вас не пугает открытие новых талантов в себе — приступайте к организации. 

Фото: Pinterest, Уютный чердак

 

Цели корпоратива

Не бывает корпоратива «просто так». Даже если вы отмечаете Новый год, как все, у такого мероприятия обязательно будет цель. 

Вот что это может быть.

• Познакомиться поближе или познакомиться вживую, если все работают удалённо

Когда коллектив новый, люди друг друга не знают, тем более если это происходит на удалёнке, то общение не очень комфортное. А это влечёт за собой то, что менеджер Маша не может задать вопрос бухгалтеру Вере, потому что понятия не имеет, что там сидит за человек. Процессы тормозятся, эффективность тоже. 

Другое дело, когда люди хорошо знакомы между собой. Тогда они и с задачами друг другу помогают, и подстрахуют, и подскажут — это работа в атмосфере взаимопомощи, когда всем комфортно. 

Часто бывает так, что люди не увольняются с работы во многом из-за хорошего коллектива. Это большая ценность. 

• Дать отдохнуть и восполнить силы

Если вы все вместе работали над крупным проектом, работа перешла в ненормированную, сотрудники стали нервными и совсем устали — нужно наградить их отдыхом и поблагодарить за классную работу. 

• Мотивировать и подготовить к выполнению большой задачи

Например, если компания взяла в работу крупный проект или решила расширять штат, увеличивать объёмы работы — об этом стоит рассказать сотрудникам. Объяснить, зачем нужен рост, как он повлияет на каждого, почему это хорошо и что нужно делать всем, чтобы большая задача удалась. 

• Удерживать кадры

Например, на корпоративе вы не только веселитесь и отдыхаете, но и получаете нечто большее. Внимание коллег и начальства, признание, повышение, позитивные эмоции. Если человек понимает, что он работает в крутой компании, где ценят людей, поощряют за работу, поздравляют с праздниками, уделяют внимание его детям — он вряд ли уволится через полгода работы.

Продумайте, как вы можете похвалить коллег: спросите об их достижениях у руководителей, посмотрите результаты работы, в конце концов, просто скажите приятные слова, адресованные конкретному человеку. Например, не «Олег у нас молодец, он весёлый парень и занимается спортом», а «Олег в прошлом месяце сделал продаж на 25% больше, а после работы он успевает заниматься спортом и поддерживает себя в классной форме. Мы знаем, что он делает 50 отжиманий за раз!»

Выбор формата корпоратива

Выбирайте формат, исходя от того, что хотят сами сотрудники. Анкета для коллег поможет понять, чем сейчас они живут, что их интересует, в каком они физическом состоянии, чего хотят, что любят. 

Что можно спросить в анкете

• Оцените свою усталость по 10-балльной шкале
• Чего особенно хочется в последнее время?
• Какую музыку любите слушать?
• Какой сериал сейчас смотрите? Какой фильм вас впечатлил недавно?
• Каким представляете идеальный корпоратив?
• Ваша любимая еда?
• Чем занимаетесь в свободное от работы время?

Так вы поймёте, какой формат мероприятия лучше выбрать, чтобы понравилось большинству. Например, если вышел модный сериал, который все сейчас смотрят, — можно провести тематическую вечеринку. Если большинство отвечает, что не хочет участвовать в корпоративе — подготовьте праздник, на котором ничего не нужно делать, только вкусно кушать и отдыхать.

Фото

 

Форматы корпоратива

• Костюмированная вечеринка

Если у вас молодой, активный и креативный коллектив, то можно организовать корпоратив-маскарад: лихие 90-е, средневековье, рок-н-ролл и т. д. 

• Погружение в другую вселенную или эпоху

Например, по мотивам нашумевшего фильма: выбираете темой «100 лет тому вперёд» и делаете корпоратив с роботом-мороженым, новыми технологиями и в тематическом оформлении. Или, если в коллективе филологи, которые любят читать, оживите вселенную из книги-блокбастера. Также можно, чтобы каждый отдел представлял свою эпоху, а другие угадывали, из какой они книги/фильма/времени.

• Игры — офлайн или онлайн, зависит от интересов и талантов ваших коллег

Например, можно отправиться в боулинг или гольф. А если в коллективе основная масса мужчин-игроманов, то устроить состязание в гаджетах, виртуальной реальности.

• Активный и ЗОЖ

Сюда относятся походы, поездки, спортивные соревнования, забеги и т. д. Например, можно отправиться на 1–2 дня с экскурсией в соседний город или подняться в горы с палатками, сплавиться на байдарках или устроить турслёт, как в школе. 

• Алкоголь и танцы

Понятный, стандартный вариант — для тех, кто не хочет ничего, понял этот мир и привык танцевать с отделом бухгалтерии до полуночи. Разбавить это можно будет необычными активностями — например, пригласить тренера и провести мастер-класс по танцам или вокалу, научить коллективному танцу. 

• Отдых на воде

Молодой коллектив может порадоваться корпоративу в аквапарке, прогулке на катере. Все могут отправиться в SPA, отдыхать у бассейна, в сауне, бане и т. д. Летом хорошо отдыхать в открытых бассейнах, зимой — погреться в хаммаме. Для самых уставших можно пригласить массажиста и подарить каждому по полчаса массажа и релакса. 

• Необычное место

Интересный вариант — отправиться на необычную экскурсию, которая создана специально для коллективов компаний. Например, договориться об индивидуальном посещении музея, киностудии, винного завода. Можно выбрать что-то, близкое к нише компании: если у вас архитектурное бюро, то побывать в старинном замке.  

• Экстрим

Для молодого мужского коллектива могут подойти разные покатушки, например картинг, поездки на квадроциклах, на лошадях, на водных мотоциклах, сапах, поход в батутный центр. 

• Интеллектуальный

Можно заказать организацию интеллектуальной игры для вашего коллектива, пройти тематический квест или квиз, устроить викторину.

• Мастер-класс

Пригласите эксперта, который проведёт для коллектива мастер-класс: например, научит рисовать, ухаживать за собой, закручивать роллы или делать коктейли, как настоящий бармен. 

• Семейный

Возможно, для вашего коллектива важно привести с собой детей или супругов. Тогда нужно сделать упор на то, чтобы были развлечения и аниматоры для малышей, безопасные аттракционы. А в концепцию заложить время на знакомство с семьями: наверняка кто-то не знает, что у Ольги из рекламного отдела целых трое детей. 

• Креативный

Корпоратив может стать площадкой для смелого творчества и юмора, если на работе не получается всегда дать волю фантазии, потому что вы ограничены ТЗ заказчика. Придумайте задания для вашей ниши: например, маркетологи будут продавать туры в Магадан или обувь для коров, а строителям нужно будет найти решение для постройки санузла на дереве. 

 

Где провести корпоратив: выбор площадки

Когда вы понимаете, что примерно будет на корпоративе, можно переходить к выбору площадки. 

Например, это будет закрытая площадка или природа. Можно провести мероприятие в банкетном зале, клубе, а можно снять площадку в конференц-зале отеля, в загородном доме или на крыше. 

Для этого нужно учитывать количество человек, какие активности будут, какое оборудование нужно будет доставить на место, кто и как будет кормить гостей. Например, если вы будете приглашать музыкантов, то площадку лучше брать закрытую и со сценой, чтобы было где разместить аппаратуру и не намочить её под дождём.

Если хочется сэкономить, бывает соблазн провести корпоратив в офисе. Вариант не лучший, потому что люди не смогут переключиться с рабочего настроения и расслабиться, да и с выбором развлечений не разгуляешься. Исключение — если офис большой и там есть отдельный зал для конференций — тогда можно, например, устроить в этом помещении имитацию казино, поиграть в настольные игры и даже провести концерт. В других случаях лучше сменить обстановку и отправиться на стороннюю площадку. 

 

Составляем программу корпоратива

Когда вы выбрали формат, площадку, время написать подробный сценарий корпоратива и тайминг вашего мероприятия.

Активности должны сменять друг друга: нужно заложить время на общение, отдых, неторопливую еду и т. д. 

Распишите, как вы планируете провести ивент. 

Например: 

• 19:00–19:30 — сбор гостей, лёгкий фуршет, общение
• 19:30–20:30 — квиз
• 20:30–21:00 — перерыв, ужин
• 21:00–21:30 — завершение квиза
• 21:30–22:00 — речь генерального директора, награждение победителей в игре
• 22:00–23:00 — живая музыка, танцы
• 23:00 — завершение корпоратива.

Исходя из этого, вы будете понимать, что нужно расписать подробно: подготовить речь директора, подарки победителям, согласовать репертуар музыкантов, подготовить заключительную часть и т. д. 

Сделайте декомпозицию каждой части мероприятия. Если нужно подготовить речь, значит, набросайте смыслы, согласуйте текст, продумайте, будет ли он транслироваться на экране, лежать на бумаге или директор его выучит. Если планируете перерыв, решите, как он будет проходить: будете ли ставить музыку, кто это сделает, какой будет плейлист, откуда она будет играть, кто проверит качество звука и т. д. 

Всё, что получилось спланировать, опишите в подробном сценарии: тайминг, слова, кто откуда выходит, куда заходит, что нужно подготовить для проведения активности, где нужны призы, какие и т. д. 

Что добавить в программу корпоратива, чтобы достичь целей мероприятия?

• Нескучную презентацию. Гораздо лучше не рассказывать о выполнении плана компании за год, а показывать. Но, помимо цифр, лучше поместить на слайды фото сотрудников. Например, отдел продаж, который выполнил план. И так найти, что хорошего сказать про каждый отдел
• Видео. До корпоратива можно снять небольшой, на 10 минут, ролик о рабочих буднях специалистов. Каждому будет приятно увидеть себя на экране. Это может быть процесс работы, интервью, ответы на вопросы и т. д.
• Награждение сотрудников и подарки. Сказать нужно про каждого, поэтому спланируйте эту часть так, чтобы она не растянулась на 2 часа. Добавляйте перерывы или отведите на каждого по 10 секунд — в зависимости от величины коллектива
• Живая музыка. На корпоративе должна быть часть, когда все могут просто отдыхать, петь и танцевать. Живой концерт обычно как нельзя лучше с этим помогает
• Концерт сотрудников. Если у вас работают творческие люди, которые с удовольствием выступают, дайте им возможность проявиться и пригласите на сцену 

Имея на руках программу и понимая бюджет, вы можете решить, что делегируете и отдадите на подряд, а что будете делать сами.

 

Поиск подрядчиков для организации корпоратива

Самый простой вариант — конечно, когда весь корпоратив вам организует агентство. Тогда достаточно согласовать тему и формат, передать фото, видео, если нужно, рассказать о компании и ждать дня корпоратива. Но здесь есть подводные камни. Если даже у вас не стоит вопрос с бюджетом и вы готовы переплатить, учтите, что ивент-агентство может не знать специфики вашей компании и, например, не подготовить шутки, которые будут понятны только вам. Если корпоратив не понравится, коллеги могут обвинить вас, так как агентство выбирали вы. 

Поэтому при поиске подрядчиков, организующих весь корпоратив или какие-то его составляющие, учитывайте следующее.

• Релевантный опыт. Делали ли специалисты то, что вы хотите, для вашей сферы? Например, организовывали ли выезд за город и знакомы ли с тем, как отмечают медики/учителя/маркетологи?
• Отзывы. В идеале начинать поиски подрядчика с опроса знакомых. Например, ваш друг был на свадьбе, где выступала классная кавер-группа, которая играла знакомые всем хиты и заряжала энергетикой. Тогда стоит обратиться к этой группе
• Готовность идти на ваши условия. Например, подписывать с вами договор. Если вы нашли классный ресторан, но владелец предлагает договориться на словах и только запишет в блокнот дату вашего корпоратива, то с ним работать не стоит. Порядочный подрядчик будет готов подписать договор и работать официально
• Доступность в общении. Человек не пропадает, остаётся на связи, обсуждает с вами детали, предлагает варианты и берёт трубку. Вам должно быть комфортно общаться 

Что можно делегировать и кого пригласить?

Например, это: 

• ведущий
• фотограф, видеограф
• кейтеринг — организация еды в любом месте, даже на природе
• артисты — музыканты, стендаперы, танцевальные коллективы
• доставка еды — если хотите сэкономить на кейтеринге и готовы всё делать сами, можно заказать еду из ресторанов. 

Экономьте свои силы и отдавайте на подряд то, что можно отдать. Главное — заключайте договоры с каждым подрядчиком. 

Как организовать корпоратив, чтобы все были довольны

Что сделать, чтобы корпоратив прошёл ещё лучше, чем вы представляете себе в случае успеха? Вот несколько идей. 

• Проводите его в рабочее время

Так коллеги намного охотнее придут и вы покажете уважение к их личному времени. Если планируете корпоратив на выходные, у людей могут быть свои планы и желания — и, возможно, это вовсе не общение с коллегами. 

• Подготовьте крутое приглашение

Даже идею корпоратива нужно «продавать». Можно написать письмо на почту, пост в общем чате или даже прислать бумажное приглашение. Пишите не «Уважаемые коллеги! В четверг, 27 декабря, состоится корпоратив, посвящённый празднованию Нового года. Собираемся в 18:00 в ресторане “Арктика”».

Гораздо охотнее люди придут на приглашение: «Любимые коллеги! Вы весь год трудились и приносили пользу компании. За что мы вам очень благодарны и теперь приглашаем вас усердно отдохнуть. Ждём на новогодний корпоратив в четверг, 27 декабря. Доставайте самые красивые наряды и готовьтесь получать подарки. Главный сюрприз ждёт вас в 21:00, не уходите до этого времени». 

• Делайте участие добровольным

Не надо действовать через сопротивление. Если людей заставляют прийти, а они не хотят — в этом нет ничего хорошего. Лучше подготовьте всё так, чтобы коллектив ждал этого дня, обсуждал и готовился. А чего хотят коллеги — вы узнаете из анкеты, о которой мы писали выше. 

• Выберите нестандартную локацию

Ресторан «Юность» — это понятно, но неинтересно. Куда оригинальнее проводить корпоратив в месте, где многие вообще не бывали: шикарный загородный отель, музей, креативные пространства, высокие этажи, библиотека — в общем, подумайте, что интересного есть в вашем городе. 

• Пригласите «звезду»

Интересную личность, которую знают все коллеги. Например, в копирайтинговом агентстве все удивятся, если на корпоратив придёт Максим Ильяхов или Дмитрий Кот. Подумайте, кто может быть интересен, либо пригласите музыкальную группу, песни которой знает большинство. 

• Пригласите стилистов

Например, напишите, что на площадке будет работать визажист и всем девушкам сделают быстрый и классный макияж или уложат волосы. 

• Поставьте фотозону

Закажите фотозону с логотипом компании, остроумными фразами, интересными надписями — пусть у коллег будет место для красивых фото. Плюс это поможет прокачать сам фирменный бренд: люди делятся фото в соцсетях, их подписчики это видят и запоминают, в какой компании хорошо работать. 

Фото

 

Что ещё учесть и как не ошибиться

Осталось подумать, что может пойти не так, и проявить талант организатора, которого ничто не выведет из себя и не застанет врасплох.

• Погода

Самая капризная, непредсказуемая часть корпоратива, если вы хотите провести его на улице. Самое плохое — дождь и холод. Значит, нужно предусмотреть тенты в аренду, дождевики или тёплые пледы.

• Количество еды и алкоголя

Чтобы на всех хватило еды и напитков, стульев, ставьте дедлайн для заполнения анкеты и проводите опрос, кто точно придёт. К получившемуся числу гостей прибавьте ещё пару порций на случай неожиданности. 

С алкоголем можно сделать так: предупредить, что будет по 2 бокала вина на каждого, кому нужно больше — могут приносить с собой. Кто-то закупает напитки с запасом, проведя предварительно опрос, кто что пьёт. Так тоже можно, но обычно точно рассчитать количество бутылок сложно — тогда оставляйте избытки на складе до следующего корпоратива. 

• Аптечка

Приготовьте минимальное количество лекарств: на случай ссадин, ушибов, кишечных расстройств, боли. Пусть будет. 

• Трансфер

Коллеги могут неохотно ехать на корпоратив, если туда сложно доехать, дорого стоит такси. Одно дело, если локация доступна на метро/автобусе, другое — если ехать нужно за город. Возможно, стоит заказать общий автобус и доставить всех на место. 

• Люди на замену

Если вы всё делаете своими силами, нужно предусмотреть запасного человека в помощь. Например, договорились, что кто-то ведёт корпоратив, написали сценарий и слова — их можно передать другому коллеге, если первый заболел. Подумайте и предварительно договоритесь с людьми, чтобы кто-то вышел на замену. 

 

А если корпоратив онлайн?

Если корпоратив нужно организовать онлайн, главным становится техническое обеспечение: стабильный высокоскоростной интернет, камера и звук, площадка для встречи.

Предварительно нужно предупредить коллег о том, на какой площадке всё будет проходить, и помочь с установкой программы — например, Zoom.

Дальше вам аналогично нужно написать сценарий, составить тайминг, продумать активности.

Например, онлайн это могут быть такие мероприятия. 

• Игры и викторины — те же самые интеллектуальные квизы с распределением на команды. Для этого нужно воспользоваться функцией отдельных залов в Zoom, например
• Презентация — с итогами работы, фото и видео, приятными словами для каждого. Можно заранее попросить у коллег записать видео по ТЗ и сделать из роликов инсайдерский фильм
• Мастер-класс — также можно всем вместе порисовать, полепить или что-то приготовить. Просто заранее пришлите список того, что понадобится, а лучше — отправьте готовые боксы для мастер-класса каждому сотруднику в его городе. Например, с помощью маркетплейса 

В принципе, даже концерты можно проводить онлайн, как делали многие артисты в пандемию. Но длительность онлайн-корпоратива должна быть меньше, чем офлайн. Люди устают сидеть на одном месте, теряют концентрацию, могут просто закрыть конференцию и выйти. Рассчитывайте на комфортное время 1–1,5 часа и делайте такое мероприятие во время работы. 

Фото 

Делаете вы корпоратив онлайн или офлайн — после того, как он прошёл, соберите обратную связь у коллег на следующий день, пока сохраняются эмоции. Попросите их заполнить анонимную анкету: что понравилось, что нужно улучшить, что категорически не зашло. Это поможет вам проанализировать свою работу и понять, как в следующий раз сделать ещё лучше.