Как найти подрядчика мероприятия

Дмитрий Лепёшкин, ивент-менеджер и спикер SOLD OUT, поделился кейсами и списком ресурсов, где можно найти нужных людей и площадки для мероприятий. Делимся конспектом выступления.

Когда Дмитрий делал первые шаги в ивенте, ему поставили задачу — найти артистов для новогоднего мероприятия: кавер-группу, ведущего, шоу-балет и т. п.

Опыта у Дмитрия на тот момент не было, поэтому он начал искать подрядчиков в поисковике. В выдаче были личные сайты артистов и базы, где можно было выставить параметры поиска. Дмитрий начал обзванивать всех подряд, и это был настоящий хаос.

• Тратилось очень много времени на обзвон.
• Надо записывать вручную (составлять некую базу), кому звонил и кто сколько стоит, чтобы в дальнейшем сравнивать и выбрать лучший вариант.
• Кто-то не берёт трубку, потом перезванивает, и ты пытаешься вспомнить, какого конкретно артиста искал по этому номеру.
• Цены обычно выше, так как есть посредники и есть траты на продвижение и рекламу.

Ничего путного не вышло, и Дмитрий решил пойти в соцсети.

 

Поиск подрядчиков мероприятия в соцсетях

Дмитрий нашёл в соцсетях интересные сообщества с артистами:

• Event Hunt 
• Event Hunter 
• Event Work 
• Event Hunt Low Cost — если маленький бюджет
• Event База

У сообщества Event Hunter есть группы для разных городов.

Подрядчиков можно искать на форуме SOLD OUT.

Для поиска площадок можно использовать канал «Все площадки».

Как правильно составить запрос в сообществах:

• обозначить ориентировочные (лучше чёткие) даты
• обозначить тип артиста и особые требования
• обозначить бюджет (очень желательно)
• обозначить дальнейшие действия (способ коммуникации)
• обозначить город поиска, если общая группа по РФ.

Пример, как Дмитрий искал репортажного фотографа.

Примерно за 7 часов Дмитрий получил 46 откликов фотографов. Из них он выбрал троих и показал заказчику. В результате нашли фотографа за 2 500 руб. в час.

 

С какими подрядчиками лучше не работать

Дмитрий составил список признаков, по которым он выявляет тех, с кем не хотел бы общаться и работать. 

• Пересылка сообщений из других диалогов.
• Куча фото, видео без какого-либо текстового сопровождения (спам фото/видео).
• Просто текст «я готов» или ссылка на сайт.
• Сразу же переход на «ты».
• «Перекупы». Люди, которые пишут, что у них есть подходящий подрядчик, а потом публикуют объявление о поиске на других ресурсах. При этом они ставят стоимость выше изначальной, чтобы заработать на разнице. Это нормально, но лучше общаться с подрядчиками напрямую.
• Ответы не в рамках запроса (бюджет больше, чем в запросе).
• Если исполнитель просит «особые» условия работы. Например, артисту нужна сцена больше, чем есть. 

Как проверить исполнителя

• Изучайте «чёрный список» в тематических группах.
• Запросите отзывы предыдущих клиентов (ссылки на их соцсети).
• Загуглите исполнителя.

 

Ошибки и как их избежать

 

1. Чтобы быстро найти подходящего подрядчика мероприятия, Дмитрий отправлял заявки сразу в 2–3 группы. Но если в личку ВКонтакте вам напишет сразу от 50 человек (не друзей) за сутки, алгоритмы соцсети посчитают, что с вашим аккаунтом что-то случилось, и страницу заблокируют. 

Поэтому лучше всего закрыть ЛС, когда вы получили уже 50 откликов.

Если вы закрыли ЛС, то обязательно зайдите в своё объявление и напишите, что получили достаточно откликов, вакансия пока закрыта. Иначе могут быть жалобы от исполнителей администрации групп и вас забанят в группе.

2. Ваш ЛС забьётся кучей сообщений от разных исполнителей, поэтому лучше удалять диалоги с теми, с кем не планируете сотрудничать, а тех, кто вам приглянулся, стоит добавлять в друзья и создавать категорию друзей — например, «фотографы». Тем самым вы формируете свою базу.

Кейсы по поиску площадки для мероприятия

1. Дмитрий искал площадку в стиле лофт. Сделал запрос в телеграм-канале и получил 10 откликов.

Среди откликов был один идеальный, по мнению Дмитрия, потому что сообщение сразу закрывало практически все вопросы.

2. Площадка для квиза.

Дмитрий также получил примерно 10 откликов и нашёл решение. Заказчику тоже понравилось. На размещение заявки, общение, поездку на площадку ушло в совокупности 2 часа.

Советы по организации мероприятия

1. Иногда подрядчики косячат. Где-то можно исправить ошибки, где-то нет. Чтобы снизить риски, посмотрите отзывы у подрядчиков либо спрашивайте у опытных коллег, кого бы они посоветовали.
2. Стопроцентной гарантии, что у вас всё пройдёт гладко, нет. Поэтому задачи ивент-менеджера — быстро исправить ошибки, если они возникли, или хотя бы сделать так, чтобы никто из зрителей их не заметил.
3. Когда вам пишут подрядчики мероприятия, желательно ответить каждому, даже если вы нашли исполнителя. Можно просто написать: «Спасибо за отклик. Извините, но мы уже нашли человека». Но если кто-то продолжает продавать свои услуги, можно внести его в ЧС.
4. Как платить артистам? По мнению Дмитрия, с артистом сначала нужно встретиться вживую и пообщаться, только после этого можно говорить об авансе 50%. Оставшуюся часть Дмитрий оплачивает после выступления.