Как выбрать кейтеринг для мероприятия

Какие есть актуальные форматы кейтеринга, как контролировать и выбирать кейтеринговую компанию — рассказала на форуме SOLD OUT Вера Иванова, руководитель проектов кейтеринговой компании Ad Gustum Catering.

В каких случаях подходит кейтеринг

Кейтеринг — это ресторан выездного обслуживания. Если на мероприятии нужно организовать питание, с этой задачей может справиться и стационарный ресторан, но, когда у него нет нужных возможностей, тут за решение берётся кейтеринговая компания. 

Самые распространённые случаи, когда организовать питание гостей может только ресторан выездного обслуживания: 

• много гостей (кейтеринг может обслуживать тысячи людей)
• сложная или нестандартная площадка 
• большая удалённость мероприятия 
• отсутствие кухни (её строят под мероприятие)
• отсутствие большого штата обслуживающего персонала.

Что такое большая и сложная площадка? Это может быть нескончаемый список, начиная с музеев, офисов, клубов, парков, лофтов, кинотеатров, театров, учебных заведений, выставочных комплексов, яхт-клубов, гоночных трасс, заводов, теплоходов, усадеб, стадионов, специализированных площадок для проведения событий и заканчивая чистым полем. 

Всё перечисленное — как раз идеи для вас о том, где можно провести ивент.

Например, на организацию кейтеринга в поле уходит 14 дней — и площадка готова принимать гостей.

 

Как усилить мероприятие кейтерингом

Кейтеринг даёт огромную свободу выбора, где проводить ивент. В любом месте и в любое время. Об этом мы уже сказали выше. 

Также у вас есть такие инструменты:

• можно выбрать различные варианты тематики
• возможно любое интегрирование форматов питания гостей
• интерактивные кулинарные станции — здесь гости сами вовлекаются в действие и становятся частью события, могут готовить и сразу пробовать еду
• вариативность используемого оборудования и сервировки — например, можно использовать и фарфор, и стекло в разных зонах под разные задачи
• можно реализовать смелые концепции и идеи
• дополнительные возможности декораций
• сервис и максимальная забота по отношению к гостям мероприятия.

Удачно подобранное меню и качественное предоставление услуги — один из показателей успешно проведённого мероприятия, что подчёркивает статус события.

Топ-5 форматов кейтерингового обслуживания

Глобально можно выделить такие самые популярные форматы кейтеринга:

1. Фуршет — гости едят стоя, выбирая блюда на стойке самостоятельно. 

2. Банкет — гости едят, сидя за столами, официанты выносят еду. 

3. Питание на протяжении дня, где есть кофе-брейк, фуршет и банкет сразу.

4. Летние мероприятия в формате BBQ.

5. Офисные мероприятия в мультиформатах.

Также можно усилить концепцию мероприятия с помощью разных инструментов. Например, таких.

• Поддержание общей стилистики

Над этим работает большая команда агентства: декораторы, сценаристы, режиссёры, постановщики. Например, стилизуют обслуживающий персонал, подачу, сами блюда, столы в единой тематике. 

• Визуальная составляющая

Визуал также поддерживает атмосферу события. Например, это может быть Китайский Новый год — на ивенте получаем китайскую кухню и оформление под стиль.

 

• Гастрономическая составляющая

Питание — основная часть кейтеринга. Даже ту еду, которая вполне обычна, например ризотто, можно подавать необычно — в головке сыра пармезана. Либо поставить на стол лосося прямо на льдине. Смотрится красиво и создаёт вау-эффект.

 

• Поддержание цветовой концепции

Не всегда у мероприятия есть тема и идея. Можно остановиться только на определённом цвете. Например, оформить всё в цветах компании. Для автобренда это может быть красный. Линия питания также будет подобрана в красных тонах, дополнена подсветкой и т. д.

 

• Разработка индивидуального меню под концепцию

Например, если мероприятие посвящено Гарри Поттеру, на столе будут метёлки, декор из фильма.

• Мобильность проведения кулинарных активностей

На свежем воздухе можно использовать кьюбики (открытые ларьки), фургоны для раздачи еды. Также на мероприятии гвоздём программы может стать огромная пицца, которую делают несколько команд. Это инструмент для того, чтобы сплотить людей. А если глава компании любит плов — то стоит приготовить целый казан плова для угощения.

Как выбрать надёжных кейтеринг-партнёров на мероприятие

На что обратить внимание, когда вы ищете партнёров для кейтеринга?

1. Человеческий фактор

Помним, что «люди покупают у людей». Обращайте внимание на то, с кем вы общаетесь, как вам отвечают и как быстро выполняют ваши просьбы. 

2. Релевантный опыт, кейсы, специализация

Не всегда опыт компании заточен под то мероприятие, которое вы организовываете. Если вам нужно масштабное событие, ищите тех, кто уже делал похожие по масштабу ивенты.

3. Готовность предоставить фото блюд из меню, похожих проектов и т. д.

Важно увидеть именно те блюда, которые делает компания. Например, если вы организуете бизнес-завтрак, то просите фото бизнес-завтраков из портфолио, а не из интернета.

4. Мнение площадок-партнёров или мест, где кейтеринг аккредитован

Если есть заведения, где кейтеринг работает на постоянной основе, спросите, какие у них бывают замечания или вопросы к компании. Не на всех площадках есть аккредитованный кейтеринг, т. е. тот, за который площадка готова поручиться. 

5. Личный опыт работы или работы коллег

Важно понимать, кто уже работал с такими проектами, есть ли у самого организатора опыт работы с такими мероприятиями. 

6. Активность проведения мероприятий кейтеринговой компанией

Когда компания публикует отчёты о своих мероприятиях в соцсетях, вы можете понимать, как много она работает и чем занимается. Это более надёжный партнёр.

7. Возможность предоставления дополнительных услуг

Кейтеринговая компания может предлагать своих декораторов и других подрядчиков на мероприятие. Это плюс. 

8. Готовность провести дегустацию и показать себя на деле

Только на дегустации вы можете попробовать еду, которую будут подавать вашим гостям, и увидеть обслуживание. То есть посмотреть все нюансы. 

9. Ключевые компании, которые уже выбирают этот кейтеринг и не раз

Важно понять, обращаются ли к этой компании повторно или уже нет.

 

Как грамотно контролировать кейтеринг 

Разберём, какие аспекты важно проконтролировать у кейтеринга и на каких этапах. 

• Вам нужен максимально точный, подробный бриф и тайминг. Чем чётче вы сделаете бриф, по которому нужен контроль, тем будет лучше. 
• Кухня и производственные мощности. Если есть возможность, попросите посмотреть кухню, чтобы убедиться, что компания может предоставлять нужный объём блюд. 
• Ресурсы, которыми обладает компания. Например, сотрудники, оборудование, логистика — это всё взаимосвязано. 
• Возможность при необходимости предоставить сертификаты на покупаемую продукцию, актуальные медицинские книжки персонала. 
• Фотофиксация дегустации и демонстрации используемого оборудования.
• Обязательна техническая встреча на площадке. Например, за неделю-две до мероприятия, в зависимости от масштаба. 
• Ответственные контактные лица. Иногда вы можете не знать, к кому обратиться, поэтому у вас должен быть телефон и имя человека, ответственного за ваш ивент. 
• Документооборот. Важно заключить договор не на словах, а на бумаге.
• Монтажный план, планограммы, брокераж. Если мероприятие небольшое, можно обойтись без этих контрольных точек. Но для большой застройки обязательно включайте этот пункт. Перед мероприятием вы можете прийти на кухню, взвесить блюдо и попробовать его на вкус.

В случае необходимости привлекайте экспертов, людей, которые постоянно консультируют компании или кейтеринги. 

Фотофиксация дегустации позволит проконтролировать каждое блюдо, приготовленное на мероприятии.

Каждое дегустационное блюдо фотографируйте и сверяйте с тем, что подано по факту. Если не хотите делать это сами, кейтеринг может самостоятельно сфотографировать свой дегустационный лист и отдать вам.

Планограммы добавляют ясности, где и как будут располагаться гости.

Например, на банкете. На них видно, как будут стоять тарелки, как расположатся блюда, как будут тиражироваться блюда на 2 или 5 тысяч человек.

И на фуршете.

Каждую линию видно детально — например, на каком-то баре рассадка будет отличаться.

Таким образом, вы можете контролировать всё происходящее.

 

Топ-5 тенденций кейтеринга

Рассмотрим топ-5 тенденций, которые стоит учесть при планировании кейтеринга на мероприятии в 2024 году.

1. Внимание к мелочам. Потому что совершенство складывается из мелочей. 
2. Персонализация. Обязательно стоит учесть предпочтения различных гостей. Например, у кого-то аллергия на продукты и нужно приготовить отдельное блюдо для специализированного питания. Кто-то соблюдает кетодиету, кто-то топит за ЗОЖ и т. д. 
3. Экологичность, курс на экологическую повестку при проведении событий. Например, можно делать упор на экопосуду, которая после переработки становится снова пригодной к использованию. 
4. Анимационные кулинарные станции, вовлекающие гостей погрузиться во вкус события. 
5. Фотогеничность, или контентообразующая единица. Так как всё сейчас выходит в соцсети и публичность, хорошо бы подумать о том, есть ли какие-то блюда или анимационные станции, которые люди захотят фотографировать. Захочется ли этим делиться? 

Нет минимальных требований к количеству людей для организации кейтеринга. Всё зависит только от бюджета. Он должен начинаться от 300 тысяч рублей.