Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Инструкции и алгоритмы Партнерство и спонсорство

Как выбирать подрядчиков в регионах для ивентов

Почему подрядчики в столице и подрядчики в регионах — это разная история? Как находить местных специалистов и на что обращать внимание при организации мероприятия? Разбираемся в статье. 

Как выбирать подрядчиков в регионах для организации мероприятия | Как искать подрядчиков | Выбор подрядчиков в регионах

Изображение: fusionbrain.ai

 

Чем отличаются ивенты в регионах?

Проводя ивент в регионе, небольшом городе, хорошо выбирать именно местных подрядчиков. Они знают специфику публики, площадок, особенности местности и ценообразования. У них есть контакты нужных поставщиков, они могут договориться с ними и значительно облегчить вам жизнь. 

Если приехать в регион только со своей командой и просто повторить то, что уже получилось в крупном городе, — например, провести рок-фестиваль, который полюбили в Санкт-Петербурге, — не факт, что всё пройдёт так же гладко и успешно. 

В каждом регионе свои особенности публики, и вы рискуете столкнуться с тем, что на ивент либо не придут, либо местные закидают камнями вашу прекрасную передвижную сцену. Поэтому обязательно подключайте местных специалистов — для установки сцены, которую не унесёт ветром из-за специфики климата, для рекламы, которую реально увидят, и т. д. 

Примеры особенностей ивентов в регионах

  • Аудитория сидит в одной соцсети, например только в запрещённой, и все местные делают рекламу там.
  • Частая резкая смена погоды, которую надо учитывать, выставляя оборудование.
  • Аудитория не ходит на спектакли, но любит концерты. Или охотнее ходит на поп-исполнителей, чем на рокеров.
  • Люди не привыкли к активному нетворкингу на конференциях и предпочитают общение онлайн, а не вживую. 
  • Люди не хотят слышать политические лозунги и призывы со сцены, или, наоборот, регион очень патриотичный и здесь хорошо реагируют на слова ведущего, привязанные к любви к своей стране.

Самостоятельно изучать эту специфику долго, да и не факт, что вы найдёте такую информацию в открытом поле. Разберёмся, как искать и как выбирать подрядчиков в регионах. 

Где искать подрядчиков

До того, как начать поиск, составьте таблицу: какие конкретно специалисты вам нужны, что будет входить в их обязанности, какой бюджет готовы выделить, какие характеристики для вас критичны. 

Например, вы знаете, что ищете диджея, который сможет провести современную вечеринку и в курсе всех новинок музыки, у него есть своя аппаратура. 

Понимая, кого вы ищете, гораздо проще этого человека найти. Рассмотрим три варианта, где искать регионального подрядчика для мероприятия.

  • По сарафану

Лучше всего, конечно, если у вас есть знакомые, которые могут вам порекомендовать проверенных подрядчиков. То есть в первую очередь включайте сарафанное радио. 

Спрашивайте у друзей и знакомых в нужном городе, с кем им приходилось работать или чьими услугами пользоваться. Возможно, они были на чьей-то классной свадьбе, где работал ведущий, который понравился всем гостям без исключения, или обращались к отличному репортажному фотографу, который сделал много качественных фото и отдал за 2 дня. 

Можно искать таким образом специалистов в тематических чатах, где общаются ивентщики из разных городов. 

  • Через сайты-агрегаторы

Если совсем никаких знакомых нет или у них нет нужных вам специалистов, ищите подрядчиков на профильных сайтах: Авито, Профи.ру. В регионах эти площадки прекрасно работают, как и рейтинговая система. 

Как выбирать подрядчиков в регионах для организации мероприятия | Как искать подрядчиков | Выбор подрядчиков в регионахВо-первых, вы можете посмотреть отзывы, но они не дадут полной картины — например, их вполне могли оставить сват, брат и лучший друг.

Во-вторых, сами оцените адекватность человека, ведь одно только объявление расскажет о нём многое: как оно написано, насколько грамотное и подробное, как подобраны фото, как быстро человек отвечает и т. д. 

Как выбирать подрядчиков в регионах для организации мероприятия | Как искать подрядчиков | Выбор подрядчиков в регионах

  • Через объявление в региональных пабликах

Разместите рекламное объявление в крупных сообществах ВКонтакте, Telegram — с чётким описанием вашей вакансии и требований. Отсюда тоже могут откликаться специалисты. 

Придумайте заранее вопросы для быстрой проверки компетенций: например, если выбираете музыкантов, то спросите про их репертуар и возможность исполнять песни на заказ. 

 

Как искать подрядчика для мероприятия

На что обращать внимание, выбирая подрядчика? 

  • Смотреть соцсети, сайт

Имеет значение даже внешний вид сайта или сообщества: если подрядчик старательный, заинтересован в долгосрочном сотрудничестве, то у него на сайте нет «‎поехавших» окон, работают кнопки, размещён читабельный текст. В общем, полный порядок.

Сайта может и не быть — например, в каких-то регионах работают исключительно с сообществом. Тогда смотрите на описание группы, контент и его регулярность, комментарии под постами, возможность быстро связаться с человеком и получить консультацию.

Кто-то вообще ведёт только личную страницу вместо сайта — с ней всё то же самое: читайте контент, оценивайте, насколько вы согласны с автором, смотрите фото и видео с ивентов и т. д. 

  • Аккуратность составления коммерческого предложения, сметы

Смета тоже должна быть читабельная, понятная, с уточнением каждой позиции и цены, обоснованием. 

Если подрядчик ответственно подходит к составлению этих документов, скорее всего, он заинтересован в работе и так же качественно будет выполнять свои обязанности. Ну а если смета состоит из пары пунктов, непонятно, откуда взялись цены, нет детализации, пояснений, а из шапки документа вообще забыли убрать название прошлых коллег — понятно, что это не очень старательный подрядчик, от которого будет тяжело добиться соблюдения дедлайнов и прозрачности в работе.

  • Сроки ответа, предоставления документов

Хорошо, если подрядчик обещает вам сделать смету за 2 рабочих дня и в этот срок и присылает. У профессионала есть шаблон КП и сметы, адаптировать его под вас не должно составлять трудностей и занимать много времени, особенно если человек опытный и постоянно находится в индустрии.

Если подрядчик показывает себя как непунктуальный человек, не отвечает на звонки, словом, заставляет вас понервничать — сразу отказывайтесь от сотрудничества. Если специалист узкий и найти такого в регионе крайне сложно — расставьте точки над i и обсудите, как вам будет комфортно сотрудничать. 

Например, в некоторых регионах есть даже сленговые выражения про местных подрядчиков. Кто-то знаменит долгими ответами, полной незаинтересованностью в работе, как будто вообще не хочет зарабатывать. В Крыму, к примеру, есть понятие «‎ЧКХ» — чисто Крымская х… Не удивляйтесь. Просто ищите «‎своего».

  • Цены

Насколько они соответствуют региональному рынку? Если они сильно выше, возможно, подрядчик просто необоснованно завышает стоимость, думая, что вы привыкли к столичным ценам. Если сильно ниже — нужно уточнить, за счёт чего. Нет ли просадки в качестве, или в эту цену не входит какая-то услуга, которую нужно оплачивать отдельно? 

В каком-то регионе вас могут, например, порадовать низкой ценой технического обеспечения сцены, а потом выяснится, что здесь не подсчитана аренда осветительного и звукового оборудования. И вообще — в этом городе все так рассчитывают цену и не работают под ключ. 

  • Портфолио

Обычно профессионалы ведут списки, фиксируют свои проекты: что было сделано, в какие сроки, как прошло мероприятие. Даже размещают на сайтах кейсы и показывают, чем могут гордиться.

Если ваш потенциальный подрядчик не может назвать с ходу ивенты, которые делал, или обходится расплывчатым «‎разные», то это повод задуматься. Видимо, ему в принципе не очень интересна его работа.

  • Идейность

Когда подрядчик искренне любит свою работу, постоянно развивается в профессии, он наверняка, выслушав вас, предложит свои идеи, как сделать лучше. Или поправит вас, если какое-то решение будет выглядеть не очень.

Если же он просто слушает вас и говорит: «Ну ок, сделаем» — это не очень хороший признак. Или говорит, что не сможет отклониться от своей программы, так как привык работать только по ней.

Гибкость, возможность искать свежие и необычные решения — это важный навык для профессионала.

  • Команда

Уточняйте, есть ли у подрядчика свои специалисты, своё оборудование, входит ли это всё в стоимость. Например, местная кавер-группа сама занимается подключением музыкальной установки, и даже если на площадке нет розетки в нужном месте, ребята знают, где включиться. Это сэкономит ваши нервы. 

Или стилист по волосам работает в паре с визажистом и может посоветовать салон аренды платьев, чтобы вы могли предоставить спикерам конференции такую услугу. 

  • Загруженность

Если специалист берётся за все возможные проекты, чтобы как можно больше заработать, есть риск, что он не уделит вашему ивенту столько внимания, сколько нужно. 

Так бывает, если вы обращаетесь к самому популярному в регионе подрядчику, а сейчас как раз сезон событий. И, например, одновременно с вашей конференцией он делает конференцию для ваших конкурентов. Поэтому лучше уточнить, сколько проектов одновременно в работе у специалиста. 

  • Личное общение

Если вам всё нравится, устраивает прозрачность и подробности сметы, нет плохих отзывов на специалиста, время пообщаться лично — встретиться или обсудить будущую работу по видеосвязи.

Не пренебрегайте этим пунктом. Если что-то смущает при общении, вы чувствуете себя некомфортно, вам не нравится сам человек — хорошая работа из этого вряд ли получится. 

Убедитесь, что ваши взгляды сходятся, подрядчик согласен с вашими планами, сроками и подтверждает, что выполнить их реально, — или, наоборот, приводит разумные доводы о том, что может пойти не так. 

Правила выбора подрядчика

Теперь к тому, что позволит вам сэкономить свои нервы, а вместе с ними и деньги, — правила работы с подрядчиками в регионе и в столице.

  • Работайте по договору

Не делайте скидку на величину города и не слушайте, что «‎тут так не принято, у нас все друг друга знают и верят на слово…» У вас должно быть одно нерушимое правило: со всеми работать только по договору и до его заключения никому не платить. Тех, кто работает добросовестно, такое условие пугать не должно. 

Также документально заверяйте план и тайминг работ, чтобы видеть, как соблюдаются дедлайны, понимать, на каком этапе сейчас процесс. 

  • Сохраняйте базу, даже если в данный момент не надо

Ведите базу подрядчиков и сохраняйте контакты тех, кто вам понравился, но пока не пригодился. Например, если работаете в Москве и планируете в ближайший год провести такой же ивент во Владимире — читайте страницы местных подрядчиков и сохраняйте себе. В нужный момент у вас будут под рукой хотя бы несколько контактов. Посетили классный концерт в другом городе, понравилась работа звукорежиссёра — найдите его контакты и поместите в свой «‎белый список». 

И не забывайте про чёрные списки: если увидели где-то в обсуждениях или новостях, как плохо сработала команда подрядчика, сохраните его себе тоже, чтобы по ошибке туда не обратиться. Бывают громкие случаи, о которых пишут СМИ, — например, с треском сорвался концерт, отменилась конференция, потому что кто-то подвёл команду. Если есть возможность узнать, что накосячил, — фиксируйте на всякий случай. 

  • Составьте ТЗ

Составьте образец подробного ТЗ для разных подрядчиков, включите туда примеры работ, которые вам нравятся. Так будет проще найти «‎своих», с кем у вас схожи взгляды и вкусы. 

То, что хотите получать от других, не забывайте давать и от себя. Когда у вас есть ясное и понятное ТЗ, будет гораздо проще найти специалиста и получить от него результат, который вам нужен. 

В ТЗ прописывайте сроки, детали (например, если имеет значение величина сцены, то её размеры), пожелания. 

  • Ищите подрядчиков в регионах заранее

Как только вы запланировали ивент в регионе и понимаете, что он состоится, займитесь поиском подрядчиков. Не откладывайте этот момент. Поиск может сильно затянуться, так как на рынке будет не так много специалистов, как вы представляли. 

Также могут быть проблемы с логистикой, долгим ожиданием поставок в отдельный регион. Например, нет авиасообщения или зимой в регионе часто отменяют рейсы из-за непогоды. 

Или специалист настолько востребован, а конкурентов у него особо нет, что его график расписан на полгода вперёд. 

  • Получите контакты ответственного

Узнайте, с кем именно вы можете обсуждать срочные вопросы. Ответственный исполнитель должен быть как со стороны подрядчика, так и от вас. 

Обговорите заранее, что руководить проектом будет человек с вашей стороны, которому вы доверяете. 

  • Выделите отдельную папку для подрядчика

Это общее правило для всех, но мы его напомним. Договоры, сметы, чеки оплат, акты и т. д. складывайте в папку отдельно для каждого подрядчика, чтобы в случае чего быстро найти нужные документы, сверить сроки, цены и прочее.

  • Имейте запасные контакты

Не останавливайтесь только на одном варианте, общайтесь сразу с несколькими специалистами и оставляйте контакты в резерве на случай, если выбранный подрядчик вас подведёт. 

Давайте подытожим и пройдёмся по списку вопросов подрядчику, которого вы присмотрели для своего проекта. О чём его спросить на этапе знакомства?

  • Как давно живёте в регионе/городе? 
  • Сколько лет работаете в сфере ивентов, какой у вас опыт?
  • Где можно ознакомиться с отзывами о работе?
  • С какими компаниями, известными в городе, приходилось работать?
  • Когда можете предоставить коммерческое предложение?
  • Есть ли собственное оборудование, автомобиль, команда специалистов?
  • Какие рекомендации, исходя из своего опыта, можете дать по проекту?
  • Как можно оптимизировать смету с учётом специфики нашего проекта?
  • Считаете ли цели нашего ивента выполнимыми? Готовы взяться за проект? 
  • Какая загрузка у вас одновременно с нашим проектом?

Иногда можно рискнуть и попробовать работать с начинающим специалистом. Например, если вам приходится выбирать между очень опытным и дорогим подрядчиком, который не заинтересован в детальном общении, и начинающим, но с горящими глазами, талантом и организованностью, желанием показать себя и сделать себе портфолио — может быть вполне логичнее выбрать второго. 

Часто это подсказывают просто ощущения на уровне «‎нравится — не нравится». Ведь ошибиться могут даже опытные и крутые специалисты, а молодые, наоборот, — работать с огромным рвением и сделать всё практически идеально. 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даём комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.