Управление распределённой командой в MICE и ивент-агентствах

Как включить фрилансера в бизнес-процессы? Чему его нужно обучить? И какие результаты приносит распределённая команда? Об этом рассказала Антонина Парамонова, исполнительный директор Marketing Division Agency и спикер SOLD OUT. Сделали для вас выжимку самого полезного. 

Креативное агентство, где работает Антонина, справляется со всеми задачами с помощью штатного персонала. Но при этом, работая на рынке корпоративных мероприятий, агентство получает эти мероприятия через тендеры. А это достаточно большой поток проектов, которые требуют больше ресурсов, чем обычно.

Поэтому в агентстве решили работать с распределёнными командами. Что это такое?

Это команды, состоящие из сотрудников компании и фрилансеров, работающих в разных городах, странах и даже в разных бизнесах. При этом члены команды не используют одно и то же рабочее пространство.

 

Предпосылки для работы с распределёнными командами

1. Радикальные изменения коммуникаций с командой

Появляется всё больше чатов, CRM-систем, ERP. Люди научились работать на удалёнке. Компании используют гибридные форматы работы. Также происходит смена каналов коммуникаций, а в компании вливаются новые поколения Y и Z, с которыми тоже нужно уметь общаться.

2. Переосмысление роли человеческого капитала

Стресс из-за глобальных изменений — внешних и внутрикорпоративных. Многие компании стали укреплять корпоративную культуру. Появился фокус на удержании и развитии талантов и на заботе о ментальном здоровье сотрудников. Компании отказываются от массового найма персонала и внедряют дистанционное обучение.

3. Спрос клиента на узкую экспертизу и готовность к изменениям / эра Agile

Запросы клиентов на команды опытных специалистов, экспертов. Высокий трафик проектной деятельности способствует найму специалистов со стороны.

 

Предпосылки влияют на цели

1. Устойчивость бизнеса через управление распределёнными командами

Масштабирование бизнес-процессов на внешнюю команду / повышение финансовой стабильности / управление трафиком проектов / организация пула аккредитованных фрилансеров / оптимизация финансовых издержек.

2. Фокус на модернизации штатной команды

Совершенствование и развитие команды в штате / развитие карьерной траектории TALENT-POOL MD / работа с корпоративной культурой / развитие управленческих навыков / мотивация через новые цели / редизайн команд по функционалу.

3. Привлечение кандидатов и развитие навыков адаптивности и гипергибкости

Профессиональное совершенствование и развитие команды / развитие МТ (управленческого пула) / мотивация через новые цели / обучение.

Какие решения есть

В агентстве Антонины создали MD People — сообщество амбициозных талантливых людей с общими ценностями.

Даже те сотрудники, которые выходили из компании, оставались на связи и хотели продолжать сотрудничество. Их приглашали на мероприятия как партнёров и фрилансеров.

У сообщества есть своя атрибутика.

Манифест MD People

«Мы считаем тебя своим партнёром и хотим не только работать вместе, но и делиться идеями, мыслями, общаться и проводить время вместе». 

Стратегическое видение агентства

• Создание Human to Human Business. Он ориентирован на формирование уникальной среды, которая помогает каждому человеку реализовывать личные цели и цели своих бизнесов.
• Создание уникального продукта, превосходящего ожидания.
• Создание уникальной команды. Она привлекает и удерживает исключительно талантливых людей, и вместе мы работаем над совершенствованием решений для наших клиентов.

Ценности агентства, которые транслируются на клиентов и сотрудников.

Распределённая команда 2.0

Схематично она выглядит так.

Серым цветом в кружочках выделены специалисты, которых агентство приглашает из числа фрилансеров, из MD People. 

Всю коммуникацию с фрилансерами агентство организовало через пирамиду потребностей Маслоу.

 

1. Базовый уровень: физиология, еда, вода, сон

Как делают в агентстве Антонины

• Нужно взять обязательства от партнёров соблюдать требования о неразглашении (не публиковать на сайте, в соцсетях и в открытых источниках фотографии, кейсы, тексты, макеты и прочие материалы без согласования).
• Агентство производит качественный продукт и ожидает того же от партнёров.
• Команда агентства соблюдает кодекс корпоративной этики, применимые законы, нормативные правовые акты, требования, политики и процедуры.
• Агентство не использует личный интерес / личные связи в качестве единственной причины для осуществления заказа.
• Команда не скрывается, не избегает ответственности и обратной связи от своих партнёров, поставщиков и клиентов.

У каждого фрилансера есть профайлер в базе сообщества. Так проще найти подходящего специалиста. 

Как определить гонорар фрилансера?

С помощью калькулятора гонораров. Вам нужно присвоить каждому пункту вес (например, в деньгах) — определить, насколько он важен для вас. Например, если задача срочная, значит, вам важна скорость выполнения. Если бюджет крупный, значит, у фрилансера будет больше ответственности. 

Также важно показать фрилансеру, что будет, если он не выполнит обещанное. 

Допустим, вы определили гонорар фрилансера. Далее можно составить таблицу с функционалом. 

Из таблицы видим, что у каждой задачи есть удельный вес. Если фрилансер какую-то задачу не сделает или сделает плохо, вы видите, на какой процент можно урезать гонорар.

 

2. Безопасность: стабильность, защищённость, здоровье

Важно сразу сказать фрилансеру, что ему придётся работать по вашим бизнес-процессам. Далее идёт обучение.

Встреча 1. База

• Трафик-менеджер презентует агентство и принципы работы.
• Сбор профайла.
• Обсуждение планируемых видов и объёмов работ.
• Фиксация гонораров.
• Заключение договора.

Встреча 2. Подготовка

• Обучение бизнес-процессам агентства.
• Принципы обратной связи.
• Взаимодействие с отделом закупок.
• Знакомство с базами поставщиков.

Встреча 3. Активация

• Обучение работе с документами и системами агентства.
• Предоставление доступов в системы «Мегаплан», ERP для ведения.

Встреча 4. Ожидания

• Трафик-менеджер организует встречу ОС с фрилансером после работы над 2–3 проектами.
• ОС фиксируется и транслируется штатной команде для улучшения качества работы над проектами.

Во всех четырёх пунктах важен трафик-менеджер. 

Когда фрилансер уже вошёл в проект, он переходит аудитору, который контролирует работу фрилансера:

• следит за качеством
• помогает в сложных задачах и вопросах
• систематизирует работу с аккредитованными поставщиками 
• собирает обратную связь по работе с фрилансером.

 

3. Принадлежность: поддержка, друзья, семья, общение, коммуникация

В базе агентства 329 специалистов, которые помогают в реализации мероприятий.

Тем самым агентство закрывает все задачи внутри ивентов и может взять больший объём проектов.

На что обратить внимание при работе с фрилансерами

1. Product

• Контроль качества услуг.
• Выпадание из процесса.
• Нежелание вносить правки.
• Ночные смены.
• Несоблюдение дедлайнов.
• Коммуникация в мессенджерах.

2. Team

• Сложно оценить загрузку фрилансера.
• Длительное время обучения бизнес-процессам.
• Дубляж функции фрилансера со стороны штатного сотрудника.
• Низкая степень вовлечённости.

3. Brand

• Сложности в общении ввиду удалёнки.
• Работа в другом часовом поясе.
• Отсутствие на связи в удобный момент.
• Лень и прокрастинация.
• Возможные капризы.

4. Money

• Документооборот.
• Способы оплаты.
• Отсрочки платежей.
• Колебания курса валют.
• Невозможность показать кейс в портфолио.

 

4. Признание: достижения, опыт, самооценка, уважение

В агентстве Антонины создали систему «Качество внутреннего сервиса». 

Когда завершается проект, команда оценивает друг друга по пятибалльной шкале. Такая система помогает получать управленческую отчётность.

 

5. Самореализация: творчество, таланты

Важно общаться с фрилансерами, обмениваться опытом, благодарить за хорошую работу. Для этого можно использовать программу лояльности.

Что в итоге даёт эффективное управление распределёнными командами

В агентстве Антонины получили следующие результаты.