Как сделать бизнес в организации мероприятий: советы ивент-агентствам

Как находить сотрудников, писать регламенты, наладить рабочие процессы? О личном опыте бизнеса в нише организации мероприятий рассказала основатель ивент-агентства «Зажигай» Ирина Норсеева на форуме SOLD OUT. Делимся конспектом выступления.

Агентство «Зажигай» проводит порядка тысячи мероприятий в год в небольшом городе Кирове. Около 20% — корпоративы, промомероприятия, 30% — свадьбы и семейные события, также сейчас немалую часть забрали школьные тимбилдинги — такое перераспределение произошло в последние годы.

Большинство ивентов продают за счёт промомероприятий для своей аудитории. Например, увидев осенью возросшие запросы на школьные события, Ирина предложила провести городское мероприятие — «Классное родительское НЕсобрание». На него собрали все родительские комитеты в огромном зале (около 350 родителей, по одному от класса) и получили базу с целевой аудиторией.

В команде работают 15 менеджеров, которые сидят в офисе. В агентстве есть свои костюмеры, декораторы, реквизиторы.

Что было до этого и как пришли к успеху? Ирина рассказала о том, какие 10 действий сделала сама и рекомендует другим.

 

Что делать, чтобы ваш ивент-бизнес был успешным

Разберём действия руководителя ивент-агентства, которые помогут масштабировать бизнес и получить хорошую репутацию в городе. 

 

1. Директор не равно владелец. Создайте оргструктуру

В первую очередь передайте всю рутину и текущие дела исполнительному директору. Иначе у вас не будет времени, чтобы писать стратегию и заниматься долгосрочным планированием и масштабированием. 

На то, чтобы прописать все регламенты, пошаговые планы и т. д., Ирина потратила год.

До 2019 года работа агентства больше напоминала броуновское движение: все что-то делают, но никто не знает, что конкретно. Был хаотичный рабочий процесс.

После 2019 года ввели чёткие регламенты, создали оргструктуру. Главное — поделили на первый взгляд неделимое: организатора, координатора и продавца. 

Как это выглядит?

На мероприятие заявки приходят либо извне, либо менеджеры продают услуги агентства сами. Они ходят к потенциальным клиентам, например к директорам компаний, и предлагают организовать корпоратив. Такой исходящий поток заявок составляет 90%. 

На этом этапе работает продавец. Он составляет смету, делает презентацию, согласует проект. 

Дальше подключается организатор. Обычно он едет на последнюю встречу с продавцом — например, на защиту проекта. В это время уже подписан договор и согласована смета. Организатор подключает всех подрядчиков, собирает мероприятие. Если специалист делает только эту часть, то может организовать в день до 30 мероприятий. Самое главное — чтобы у него был регламент и он понимал, что делает. 

На событии уже подключается координатор. Его знакомят с клиентами заранее. На самом мероприятии он следит за всеми процессами.

2. Пропишите регламент 

Как писать регламенты? На примере агентства «Зажигай» всё выглядит так.

Здесь есть такие отделы:

• наём персонала 
• маркетинг и продажи
• продакшн мероприятий
• финансы и бухгалтерия
• контроль качества: собирает обратную связь от клиентов и контролирует работу подрядчиков 
• развитие: занимается пиаром.

У каждого отдела и специалиста — свой регламент и обязанности. И все знают, что должны делать и за что отвечать. 

Регламент помогает компании расти.

Например, если не хватает людей на обработку звонков, то берут ещё одного менеджера, дают ему регламент, наставника в помощь, и он быстро со всем разбирается. Поэтому важно, чтобы в компании было понимание, какую работу выполняет каждый сотрудник, кого не хватает и какие функции можно передать новому человеку.

 

3. Не «затыкайте дыру», нанимая сотрудников

Регламенты нужно писать конкретно под вашего будущего сотрудника, в контексте вашей компании.

Например, в агентство ищут швею, которая будет отвечать за костюмы аниматоров, ведущих, и дают ей найденный на просторах интернета регламент для швеи. Это общий документ, который не имеет отношения к самому агентству и прямым задачам швеи в нём. 

Хотите составить реально работающий регламент — пропустите обязанности сотрудника через себя. 

Например, если ищете себе исполнительного директора, то прежде всего стоит задаться вопросом: что я хочу от этого человека? Ирина неделю писала в блокнот всё, что она делает по работе, у неё получилось 15 пунктов. Именно эти обязанности она передала директору. 

Если регламент нужен для сотрудника, который уже у вас работает, то он сам должен в течение недели писать все свои задачи. Например, декоратор обрабатывает шарик, надувает до нужного диаметра, завязывает ленточкой. Вы записываете не только действия, но и диаметр шарика, цвет ленточки и т. д. 

Чтобы найти подходящего сотрудника, который не сбежит после того, как вы вложили в его обучение своё драгоценное время, нужно выстроить систему собеседований.

В агентство «Зажигай» ищут хороших ответственных людей и учат с нуля. Потому что, как правило, на рынке нет готовых организаторов мероприятий и менеджеров, которые умеют продавать события.

Система приёма на работу выглядит так.

• Личное собеседование. Его проводит директор после отсмотра анкет. Вопросы на нём простые, бытовые, чтобы найти адекватных и открытых людей.
• Общее игровое собеседование. В офис агентства приходит 20–30 человек, они выполняют задание, которое потом анализирует вся команда.

Например, чтобы отобрать именно креативных людей, человека приглашают на «быстрое свидание» за 30 секунд. Ему предлагают накидать ассоциации для события — к примеру, автоквест по центру города. Или на любую отстранённую тему. Талантливый и креативный кандидат засыпет вас идеями, а кто-то не сможет предложить и пары мыслей. 

• Тестирование и отбор с HR-специалистом. После собеседований остаётся финальное — то, за которое вы платите деньги HR-ру.

Найдите того, которому вы доверяете. Этот специалист проводит собеседование на 40 минут и выносит свой вердикт. Бывает, что он с высоты своего опыта видит потенциал в неопытных молодых претендентах и, наоборот, отклоняет тех, кто понравился на предыдущих этапах директору. 

Не жалейте тратить деньги на такой отбор. Потом у вас будут люди и свободные руки, вам не придётся тратить время на новые поиски и обучение. 

Ставьте над новым сотрудником наставника, который имеет опыт и знает, что нужно делать. Это поможет быстрее влиться в рабочий темп.

 

4. Внедрите Bitrix

Вложите деньги в CRM-систему. Если вы фиксируете работу с клиентами в ежедневнике, Excel и прочих таблицах, это ведёт к неизбежной потере данных. Плюс никто не застрахован от человеческого фактора, ошибок, искажения информации. 

На ручную работу уходит очень много времени, а всё вместе создаёт бардак.

В CRM-системе хранятся данные, задачи, графики, там вы будете видеть полную историю работы с клиентами, сможете анализировать эффективность работы сотрудников и т. д.

Она особенно важна, если вы расширяетесь, в штате работают и офисные сотрудники, и фрилансеры.

 

5. Не работайте с токсичными клиентами и сотрудниками

Речь о клиентах, которые приходят с посылом: «Мы правы, и мы всё решаем». Выбирайте «своих» клиентов, которые доверяют вам, прислушиваются.

Токсичные клиенты дорого обходятся компании, снижают мотивацию и лояльность других сотрудников. 

Диктуйте свои условия или прощайтесь с такими. 

Также бывает, что один сотрудник «высасывает энергию» всего коллектива. Обычно на планёрке он показывает себя как тот человек, который всегда и во всём находит негатив. 

Важна корпоративная культура — фотосессии, кейсы, громкие мероприятия, например день рождения агентства, который обсуждают в соцсетях. На начальном этапе вы можете искать людей, годами их обучать. Потом к вам начнут приходить специалисты, которые видят, что вы крутые, и будут сами проситься на работу.

 

6. Не делайте «закрытое тайное сообщество»

Если придумали классную идею, будет ошибкой не рассказывать о ней никому, чтобы её не украли. Например, беречь только для клиента и только для личной встречи. 

Ивент-агентство не может расти изолированно.

Ведите сайт и соцсети, работайте со СМИ, работайте с партнёрами и запускайте с ними совместные проекты, проводите бесплатные промомероприятия.

Упаковывайте свои классные идеи в готовые продукты и рассказывайте о них.

 

7. Не экономьте на рекламе

Реклама = Расходы = Кратный рост доходов

Поначалу жалко тратить деньги на рекламу. Но маркетинг и PR — то, на чём нельзя экономить. 

Потенциальный клиент должен слышать о вас из каждого утюга, чтобы у него не было сомнений, когда придёт время выбирать. То есть затраты на маркетинг на дистанции ведут к кратному росту доходов.

Используйте также партнёрский маркетинг. Например, Ирине нужно было собрать на пробное мероприятие людей. У «Зажигай» тогда появилась поляна на 5 гектаров на высоком берегу Вятки. На рекламу потратили 6 тысяч рублей, а собрали 400 семей на пробный семейный турслёт. 

Что за магия? Ирина написала всем многочисленным знакомым с просьбой выложить пост о событии. Компаниям-партнёрам, друзьям и т. д. В результате мероприятие завирусилось так, что подключилось даже телевидение. В день выходило минимум 10 постов от друзей-микроблогеров. Тест мероприятия прошёл успешно, теперь команда готовит основное событие.

8. Конечный продукт

Каждый сотрудник должен понимать, что он производит. Например, что делает реквизитор агентства? Качественно и вовремя собирает реквизит. Каким способом — это уже его задача, но этот реквизит должен быть. 

Продажник — несёт деньги в компанию и т. д. Вся команда работает над своим конечным продуктом. 

 

9. Определите, кто из учредителей главный

Если в компании, например, три учредителя, то нужно разобраться, кто главный. Пока это непонятно, затягиваются любые согласования. Например, можно согласовывать один логотип целый год.

Если за процессы отвечает кто-то один, работа идёт гораздо быстрее.

 

10. Ставьте цели

Проблема многих людей в том, что они не знают, чего хотят. Ставьте цели, мечтайте о невозможном, пишите и визуализируйте.

• 10 целей каждый день. 
• 100 целей на год. 
• Понимание, кто я и где я через 1 год, 5 лет, 10 лет.

Когда есть мечты, они начинают сбываться.