Работа со спикером на мероприятии. Чек-лист организатора конференции

Как выстроить взаимодействие со спикером на мероприятии, чтобы и вам, и им было комфортно. Советы по работе со спикером от Наталии Франкель. 

Если вы организуете деловой ивент, спикеры — это если не ваше всё, то очень многое. От них зависит уровень докладов, заинтересованность аудитории, то, сколько билетов вы продадите на ивент, какие отзывы получите. Не только от них, разумеется — от десятков вещей ещё. Но и от спикеров и того, насколько классно они выступят, как будут общаться с аудиторией, насколько они харизматичные яркие люди — тоже. 

Я была с обеих сторон баррикад — и спикером на ивентах, которые организуем не мы, и организатором, который ведёт переговоры со спикерами. В статье поделюсь опытом и советами, как сделать так, чтобы работа со спикером на вашем событии была выстроена по уму. 

Как работать со спикером. Чек-лист

Давайте представим, что у нас есть спикер, который готов выступить на нашем ивенте — уже есть его принципиальное согласие. Или эксперт прислал заявку на выступление. Мы посмотрели и сказали: «Берём!» Что делать дальше? Если по шагам, то вот что. 

1. Добавить выступающего в чат спикеров

Там эксперты знакомятся, общаются. Там же можно транслировать организационную информацию, которую важно знать всем. 

2. Утвердить тему выступления

Помочь докрутить или сформулировать, если у спикера здесь сложности. Помочь перевести с экспертного на человеческий, если спикер собирается говорить что-то о «Концепции материнства в новой реальности», а у вас на ивент собираются молодые мамочки, которым хочется понятных схем, практических советов, причём желательно не на птичьем языке, а по-русски. 

3. Рассказать спикеру максимум о вашем ивенте и целевой аудитории

Составьте подробный текст, в котором будет информация о том:

• какая идея вашего ивента
• в чём его фишка и чем вы отличаетесь от конкурентов. То самое УТП
• какие люди к вам приходят
• какой результат должны получить участники после выступления эксперта.
• Хороший спикер готовит выступление, ориентируясь на запрос аудитории. Дайте ему эту возможность
• какой формат выступления и какие правила. Например, на «Суровом Питерском SMM» все доклады кейсовые, с цифрами и практическим опытом. Если у вас также, лучше заранее проговорить, что выступить по теме «Откуда есть пошла таргетированная реклама на земле русской» не получится. 

Всю эту информацию можно дать в закреплённом файле в том же телеграм-канале для спикеров, про который говорили выше. 

4. Согласовать дату выступления и временной слот

Убедитесь, что спикер осознаёт, что его выступление будет 15 октября, а не 15 ноября. И что выступать нужно будет в Санкт-Петербурге, а не Саратове, где спикер живёт. 

Вы удивитесь, сколько раз в этой точке вы будете слышать реплику спикера: «А… А я думал, что „Суровый Питерский SMM“ в Москве проходит». 

5. Заключить договор со спикером на выступление

Да, договоры со спикерами на рынке мало кто заключает. А потом за 2 дня до ивента вы узнаёте, что спикер передумал выступать. Или против, чтобы вы использовали его лицо в промо-кампании. Или не хочет, чтобы вы потом рассылали запись его выступления участникам. И вы разгребаете негатив, продумываете замены и немножко седеете в процессе. А всего этого можно было бы избежать. 

Что обязательно нужно прописать в договоре со спикером на выступление:

• на каких условиях спикер выступает. Будете ли вы оплачивать его выступление? Оплачиваете ли вы билеты и проживание в гостинице, или спикер будет добираться за свой счёт? Оплачиваете ли такси из аэропорта до гостиницы или до площадки?
• будете ли вы использовать фотографию и имя спикера в продвижении: рекламных кампаниях, постах в соцсетях? Если да, не забудьте согласовать фото
• как вы будете использовать запись выступления спикера. Например, что вы можете разослать его участникам, продавать, использовать в своих соцсетях полностью или фрагментами, делать посты и статьи в ваш блог на основе выступления. 
• особые требования к спикеру, если они у вас есть. Например, обязательный прогон перед выступлением. Или вы хотите, что спикер выступал в вашем мерче — например, в футболке с символикой вашего ивента. Это тоже важно проговаривать заранее. 

6. Собрать у спикера на мероприятие дополнительную информацию

Лучше всего анкетой. В ней можно собрать:

• фото спикера и ссылки на его соцсети
• подробный план выступления
• регалии спикера или его путь в профессии
• ответы на вопросы. Например, на Суровом мы спрашиваем у спикеров, как они пришли в маркетинг и какой практичный результат слушатели получат от их выступления. Эту информацию потом можно использовать для постов в соцсетях. 

Вопросы, кстати, могут быть не только по теме выступления. Можно собрать у спикеров рекомендации, что они советуют почитать, посмотреть. Спросить забавные случаи или любимый анекдот. Попросить записать кружочек с анонсом его выступления. Вариантов много. 

7. Помочь подготовить выступление

Помогите спикеру выступить на вашем событии классно. Можно предложить:

• помощь методиста, который поможет сформулировать понятно и логично все важные смыслы на презентации
• репетицию перед выступлением, чтобы спикер чувствовал себя увереннее на мероприятии
• консультацию тренера по публичным выступлениям
• вычитку корректором презентации на ошибки. 

В результате и спикер меньше тревожится перед выступлением, и вы уверены, что в докладе будет всё по делу и без рекламы. Сплошной профит.

8. Собрать дополнительные материалы для рассылки

Если у спикера есть чеклисты, памятки, дополнительные материалы, которыми он хочет поделиться во время выступления, не забудьте собрать ссылки для рассылки, которую вы сделаете для участников после ивента. 

9. Согласовать дедлайны

Проговорите со спикером:

• когда нужно прислать презентацию для выступления
• когда будет прогон, если вы их делаете
• когда у спикера самолёт, если он к вам летит
• когда нужно приехать на площадку

Например, если вы организовываете для спикеров мейкап и парикмахера, заранее согласуйте время. Мы много лет делаем визаж и укладку для спикеров. Удобная опция и ещё одна возможность проявить заботу. 

10. Напомнить про дедлайны

Про вылет, например, стоит напомнить как минимум за сутки и в день вылета. Чтобы потом не получить от спикера сообщение: «А что, у меня сегодня должен был быть самолёт?»

Даже если у вас эксперт очень собранный человек, который и без напоминаний будет в аэропорту за 3 часа до вылета, такая напоминалка — про заботу. Это ценно. Как спикер могу вам подтвердить. Очень грустно, когда выступаешь на мероприятии, а от организаторов глухая тишина. Ок, прилетаешь, добираешься до площадки, находишь нужный зал, стоишь готовый к выходу и за 5 минут до старта вдруг получаешь сообщение от организаторов: «Наталия, вы на месте? Всё хорошо?» А если, допустим, я напрочь забыла про самолёт и ничего не хорошо, как вы планировали выходить из положения? 

11. Встретить спикера

Это тоже про заботу. Такси от аэропорта до гостиницы или до площадки — не самый большой расход. А сам жест очень выделяет вас как организатора, который правда заботится о выступающих, а не только обещает. И организатора, у которого выступать хочется. 

Когда спикер добирается до площадки, здесь его тоже хорошо бы встретить. Например, можно договориться с волонтёром, что он встретит спикера у входа, поможет найти зал выступления, спикерскую, где можно оставить вещи и передохнуть. Этот же волонтёр может помочь спикерам подписать закрывающие документы, если такая необходимость есть. Проводить на обед, если вы их для спикеров организуете (мы да).

Организовать такси до самолёта после выступления. На наших ивентах со спикером работает служба заботы, которая ведёт его от выхода из дома до посадки в обратный самолёт. 

Кстати, не надо говорить, что спикерская у вас должна быть, правда? Это место, где эксперт может оставить пальто и сумку, выпить кофе в относительной тишине, перечитать презентацию, порепетировать, пообщаться с коллегами. 

Если спикерской не предусмотрено, выступающий таскается по площадке с сумкой, не знает, куда присесть, чтобы повторить доклад, и чувствует себя забытым. Это грустно. 

12. Уточнить, как произносится фамилия спикера, должность, название компании

Это можно сделать в анкете. Или перед выступлением. В любой момент, лишь бы спикеру не пришлось в начале выступления говорить: «Вообще-то моя фамилия произносится вот так…».

13. Поблагодарить спикера после выступления

Хотя бы на словах. Но здорово, если вы плюс к словам благодарности спикеру сможете вручить сертификат участника конференции, цветы и небольшой презент. Это особенно уместно, если вы не оплачиваете экспертам выступления. Но даже если и оплачиваете, выразить свою благодарность никогда не бывает лишним. 

14. Прислать спикеру запись выступления после ивента

Хороший жест — если вы пришлёте записи всех выступлений, чтобы эксперт мог не только посмотреть своё, но и послушать, о чём говорили коллеги. Это тоже про благодарность спикеру за выступление.

Кстати, не забудьте прислать фото спикера от фотографов, которые работали на мероприятии. И не забудьте дать ТЗ фотографам сделать несколько фото каждого спикера. Иначе получится, как в моём опыте, когда с моего выступления на одном форуме осталось ровно две фотографии — на одной я сижу рядом с другим спикером на заднем фоне, а на второй я не в фокусе. 

Хотите честно? Знаю очень немного организаторов ивентов в России, которые заморачиваются и делают всё по этому списку. Но мы, например, заморачиваемся. И, в частности, поэтому Суровый и другие ивенты, которые мы проводим, становятся эталоном для индустрии. И поэтому спикеры, в том числе «звёздные» и востребованные, пишут нам: «Не первый раз выступаю, но вы — какой-то нереальный уровень заботы и продуманной организации. Ещё зовите».