Как стать организатором, о котором все говорят: правила эффективной работы на деловых офлайн- и онлайн-событиях

Как устроена работа со спикерами? Центральная составляющая любого делового события — выступления спикеров. Публика приходит на ивенты узнать актуальную и полезную информацию от экспертов, и без классных докладов даже самое красивое и дорогое мероприятие разваливается.

Руководитель проектов «Ивентологии» Полина Баева рассказывает, как построить коммуникацию, все успеть и не сойти с ума, если требуется найти, собрать и привезти на конференцию 100+ выступающих.

Первое впечатление для онлайн-коммуникации важно так же, как и для живого общения. Независимо от того, пишете ли вы сами сообщения с приглашением принять участие будущим спикерам, или они рвутся на ваше событие и предлагают доклады, начало крайне важно для установления деловых отношений.

В первом сообщении дайте всю самую важную информацию для спикера, кратко и емко опишите:

кого вы представляете;
что за событие предстоит;
когда состоится мероприятие;
что вы хотите получить от спикера;
какие выгоды для выступающего вы предоставите.

Выгоды от посещения спикером ивента должны быть обоюдными. Если вы получаете наполнение мероприятия, интересный доклад, известного человека, то расплачиваться за эти привилегии «большим человеческим спасибо» несколько странно. Вы можете предложить спикеру широкий охват, наличие целевой аудитории, участие в культовом событии или оплату выступления. Можно совместить сразу несколько условий, это только прибавит вашей компании плюсов.

Переписка со спикерами на примере отдела продакшна «Ивентологии»:

Руководитель конференции представляется
Дает ссылку на мероприятие
Прописывает, зачем спикеру выступать на событии (что он получит взамен)
Обязательно пишет дату, место и время события, формат (офлайн или онлайн)
Сообщает, какой доклад спикера одобрен или на какую тему он нужен
Оговаривает тайминг выступления
Прописывает все договорные условия. В случае «Ивентологии» это договор-оферта и лицензионное соглашение.

Юридические формальности рекомендуется оговаривать и улаживать в самом начале общения. Такая предусмотрительность поможет избежать неприятных сюрпризов и недопонимания в отношениях со спикерами. Вполне может случиться так, что наличие у вашей компании договора или определенных его пунктов окажется внезапным препятствием для выступления эксперта.

Договор — важная составляющая взаимовыгодного сотрудничества. Важно получить от спикера подписанный документ с согласованными пунктами до начала основной работы. Тут, как в любом серьезном партнерстве, о ключевых вещах следует договариваться на берегу.

Часто лицензионное соглашение вызывает много споров и вопросов, но все моменты обычно удается согласовать и обговорить.

В договоре-оферте «Ивентологии» прописаны все организационные моменты

дата и время события и выступления (эту информацию лучше повторить максимальное количество раз, чтобы у спикера она записалась на подкорке)
обязанности докладчика (например, доставить себя к месту проведения события в надлежащем виде, вовремя передать презентацию, пройти тестовый прогон) и т.д.

Совет от опытного организатора — наймите проверенного юриста и составьте с ним собственный договор с условиями, выгодными и интересными именно вашей компании. И не забудьте про спикеров, комфортно должно быть обеим сторонам.

Качественный юридический фундамент работы избавит вас от бессонных ночей, тонны успокоительного и преждевременной седины. Хотя в работе организатора множество других моментов, вызывающих все вышеперечисленные побочные явления.

Какие еще материалы следует запросить у спикера как можно раньше

Фото. Обязательно укажите ваши ожидания по визуалу. Иначе велик риск получить снимок с юбилея любимой бабули, фото лесной прогулки, селфи на фоне Эйфелевой башни — все, что угодно, кроме студийного портрета, который и требуется.
Описание спикера для лендинга. Опять же, кто-то распишет всю биографию, начиная с посещения ясельной группы, кто-то ограничится одной фразой. Для введения единообразия просите спикеров описывать личный профессиональный опыт и достижения, ведь именно они привлекают зрителей на выступление.
Презентацию. В «Ивентологии» разработан готовый шаблон, который скидывается экспертам. Далее они заполняют его собственным материалом. В итоге смотрятся все презентации стильно, лаконично, брендированно.

Продолжаем разбирать начало общения с приглашенным спикером. Если у вас есть возможность — сообщите дату и время доклада сразу же, чтобы человек заглянул в свой ежедневник и спланировал посещение мероприятия. При подготовке таких масштабных конференций, как «Суровый Питерский SMM» и Sold Out заранее установить всем точное время выступлений нереально. Ведь речь идет о многодневном ивент-марафоне, доклады на котором идут в несколько потоков. Поэтому уточнение числа и часа выступления происходит только после составления полной сетки расписания. О том, что вы сообщите спикеру день и время доклада чуть позже, также акцентируйте внимание в первых сообщениях.

Еще один важный момент, который нужно обговаривать в начале коммуникации — условия трансфера и проживания. Сразу озвучивайте свои моменты: например, принимающая сторона оплачивает только 1 день проживания в гостинице такого-то класса, а не все время, проведенное докладчиком в вашем городе. Дополнительные расходы ложатся на плечи гостя. Этот пункт не для всех очевиден: выступающий вполне может решить, что вы профинансируете все 10 дней, которые он планирует жить в гостинице. После уточните, устраивают ли такие условия спикера.

Если докладчик планирует добираться своим ходом, спросите, как именно он собирается это сделать: на каком виде транспорта, когда планируется покупка билетов. Методично спрашивайте о трансфере до тех пор, пока спикер не скинет вам скрины купленных билетов. Помните, что ваша центральная задача — доставить эксперта на ивент, поэтому здесь справедлива поговорка «Доверяй, но проверяй»!

Пожалуй, теперь мы остановились на всех ключевых моментах, которые следует расписать приглашенному гостю в самом начале коммуникации. И теперь морально подготовьтесь повторять вышеперечисленную информацию много-много раз вплоть до начала конференции. Только не подумайте, что так эксперты проявляют свое неуважение к вашему мероприятию или лично к вам. Нет, просто все приглашенные докладчики — очень востребованные специалисты. Например, таргетолог, который не гастролирует с выступлениями круглогодично, а сидит в своем кабинете у компьютера — у него огромное количество работы, и голова забита до отказа показателями KPI, CTR, ROI и прочими LTV. Он просто-напросто не помнит о предстоящем ивенте из-за загруженности. Что уж говорить о топовых спикерах, которые едва успевают переезжать с одной конференции на другую. Ваша задача как организатора и профессионального коммуникатора — вовремя напоминать о важных моментах и не дергать выступающих по мелочам.

При коммуникации в первом же сообщении запрашивайте анкету спикера. В ней должны быть указаны основные данные: ФИО, биография, тема, тезисы, контакты (почта, мессенджеры, профили в соцсетях — все возможные), город проживания, чтобы понимать разницу во времени, которая принципиальна при проведении онлайн-событий. Если запускаете рекламную кампанию ивента, запросите согласие на использование фотографии выступающего в промопостах.

Чуть позже согласуйте формулировку темы доклада, если она претерпела изменения, и точное время выступления. Обязательно удостоверьтесь, что все пункты устраивают спикера.

Теперь, когда вы понимаете объемы информации, с которыми приходится работать организатору, ловите совет, как не утонуть в море мелочей и напоминаний. Используйте единую таблицу-планировщик, в которой будут отмечаться основные моменты взаимодействия:

когда отправлена анкета. Если она не заполнена в течение двух дней — возвращайтесь в личку к спикеру и напоминайте о себе
добавлена ли информация о выступающем на лендинг
согласована ли тема доклада
получена ли презентаци
подписаны ли договор и лицензионное соглашение
отправлен ли промокод в качестве скидки для подписчиков
высланы ли тезисы
проведены ли анонсы
отправлены ли благодарности и т.д. и т.п.

Создайте форму, удобную именно вам, тогда вся картина работы будет постоянно находиться перед глазами, и вы не упустите ни одной детали. Не полагайтесь на память — записывайте все! Например, можно использовать таблицу в Google Документах или подобрать CRM-систему.

Вот еще пара инструментов, которые облегчат жизнь при подготовке к событию и хотя бы немного охладят пламя горящего велосипеда под вами:

создайте шаблон коммуникации со спикерами. Стандартизация формулировок экономит массу времени, нервов и мозговой активности. Не думайте каждый раз, какими выражениями мягко и культурно попросить просроченную презентацию. Если у вас есть шаблон сообщения — отправляйте его, не забывая поменять имя адресата
свяжите анкеты спикеров и таблицу-планировщик в Google Формах. Ответы автоматически попадут в сводную ведомость, и вам не придется при поиске нужного факта перелопачивать гору документов, хвататься в ужасе за голову и тратить драгоценное время на кусание локтей.

Подробнее остановимся на нюансах работы с иногородними гостями. Для начала проговорим все тонкости заказа трансфера для приезжих спикеров. Итак, подготовительные работы перед большими конференциями типа «Сурового» начинаются примерно за 3 месяца до самого события. Поэтому вся информация о желаемых датах приезда и отъезда докладчика поменяется еще несколько раз. Лишь когда у вас имеется уточненное число и время выступления спикера, спрашивайте о конкретных датах для заказа билетов.

Спросите у гостя предпочитаемый вид транспорта, время суток, в которое ему будет удобно выезжать, город, из которого требуется организовать трансфер. Если спикер живет в Екатеринбурге, совершенно необязательно, что к вам он поедет из родного города. Может быть, до этого он отправился на выступление или в деловую поездку в другой регион страны. И вам потребуется покупать билеты для докладчика из Краснодара, а не из Екатеринбурга. Желаемое время отправления транспорта тоже согласовывайте вплоть до часов: для кого-то утро начинается в 6, для кого-то — в полдень. Лучше всего, если спикер «тыкнет» вам в конкретный рейс. После этого приобретайте билеты со спокойной душой, но предельно внимательно. А следом отправьте скрины докладчику.

Что касается бронирования гостиницы, ваша задача — обозначить иногороднему гостю категорию и оснащенность номера. Если человек согласен заселяться в партнерский отель на ваших условиях, то все хорошо, едем дальше.

Если нет, то возможны варианты развития событий:

1. Например, докладчик выбирает гостиницу для проживания самостоятельно, а вы компенсируете ему часть стоимости номера, которая устраивает обе стороны.

2. У спикера есть райдер, условия которого требуется исполнять. И в этом документе указана категория апартаментов, до которой предложенные вами не дотягивают. Здесь лучше уточнить каждый пункт, спросить, каковы ожидания выступающего.

Однажды случилось так, что приглашенный эксперт указал в райдере проживание в номере люкс. Когда Полина начала выяснять детали, оказалось, что категория номера не принципиальна для спикера — ему важен размер спального места в нем. Поскольку кровати во всех апартаментах партнерского отеля были абсолютно одинаковыми, гость с легкостью согласился на номер категорией ниже. Так что райдер — не приговор, а подвижная конструкция. Любые моменты возможно согласовать при уважительном общении.

3. Выступающий планирует жить в вашем городе у друзей/знакомых/двоюродной тети. Вас должен волновать адрес нахождения спикера. Во-первых, чтобы знать, где его искать в случае ЧП. А во-вторых, чтобы организовать такси от места проживания до точки проведения мероприятия. Так вы будете уверены, что докладчик приедет к своему времени и выступление точно состоится.

Тема согласована, договоры подписаны, даже билеты и номер в отеле для докладчика уже забронированы. Продвигаемся чуть ближе к часу X и говорим о таком важном моменте, как анонсирование спикером своего выступления. Чтобы оно состоялось, во-первых, объясните эксперту, для чего это нужно, во-вторых, дайте промокод на скидку для подписчиков выступающего. В-третьих, обеспечьте приглашенного гостя всеми необходимыми материалами: отправьте ему заготовку текста для анонса и визуал. В-четвертых, попросите прислать ссылки на опубликованные посты. Конечно, 90% докладчиков этого не делает, но попробовать стоит. Эксперту будет приятно и почетно, если вся ваша команда дружно полайкает его пост, а в комментарии придут сами организаторы события.

Переходим к самой больной боли всех организаторов деловых мероприятий — презентации. Запрашивайте два варианта презы: черновой, который участники сдают за месяц, и финальный, который требуется прислать за неделю до выступления. Для чего? Ну если вдруг докладчик забудет сдать вовремя чистовик, то у вас на руках останется хотя бы набросок.

Не ждите, что все спикеры сдадут презентации вовремя. Это такая же фантастика, как сухое жаркое лето в Питере или обвал цены евро. После того, как все дедлайны истекли, вы имеете полное право ходить в личку к выступающим и напоминать им о презентациях. Поймайте дзен и помните: для организаторов совершенно нормально выяснить, что докладчик не владеет PowerPoint и помочь ему сделать слайд-шоу, нормально давать обратную связь по черновику и доводить изображения с текстом до идеала. Наконец, абсолютно нормально получить презентацию на флешке за 10 минут до выступления с комментарием: «Извини, куча дел, не успел раньше». Если вы давно знаете спикера и уверены в его профессионализме — отпустите ситуацию, расслабьтесь и получайте удовольствие от доклада.

Обязательно проводите репетиции и тестовые прогоны. Они помогут выступающим почувствовать тайминг, побороть застенчивость, поработать над речью. Для онлайн-события устраивайте два прогона, о каждом из которых заблаговременно напоминайте участникам. Во время первого тестируйте звук, свет, картинку, подключение сети. В финальном прогоне проверяйте те же самые параметры и демонстрацию экрана. Опыт показывает, что никто из спикеров не отказывается от репетиций, поскольку ни один докладчик не желает «запороть» свое выступление.

Как действовать, если на вашем событии сбылся самый страшный сон организатора — произошла замена докладчика. Чтобы форс-мажор не спутал вам все карты, помните о таких профессиональных хитростях :

всегда имейте в запасе пул спикеров, готовых встать в строй вместо выбывшего. Экстренно устройте выступление по Skype
поставьте на пустующее время дискуссию
организуйте сессию вопросов и ответов
не перекраивайте сетку событий. Люди приходят на конкретного спикера к определенному времени. И если все доклады перемешаются после того, как вы закроете дырку, публика не увидит и не услышит желаемых экспертов и будет разочарована.

Пара слов про заботу о спикерах. Помните, что они — самый дорогой и важный ресурс на вашем мероприятии. Вышлите каждому выступающему памятку с информацией о времени, месте, теме, схеме проезда. Смиритесь, что документы никто не читает, и продублируйте сведения в сообщении. На ивенте спикерам важны четкость, доброжелательность, понимание того, куда они едут, удобное место для отдыха и для визажа, а также хорошая модерация. Окружите гостей заботой, и они покажут вам самые огненные выступления.

После мероприятия не забудьте поблагодарить докладчиков от себя лично, выслать им сертификаты или благодарности и положительные отзывы от зрителей. Завершающий аккорд общения должен быть мажорным, тогда сотрудничество станет долгим и плодотворным.