Мероприятие пошло не по плану: куда бежать и что делать?

В статье собрали эффективные советы организаторам, что делать, если возникают форс-мажоры и нештатные ситуации на мероприятии. Разбираем 15 гипотетических сценариев.

Изображение: Qwen2.5-Plus

Главный страх всех организаторов: гости собрались, ивент начался, а потом всё полетело в тартарары… В статье — 15 рабочих рекомендаций для разных ситуаций, как не паниковать и справиться с форс-мажором на мероприятии. Сначала рассмотрим, как предусмотреть всё (или почти всё), а потом — как исправить то, что предусмотреть не удалось. 

Задача организатора события и команды — предположить непредположимое. Что это значит?

Вы с командой можете провести мозговой штурм и накидать идей того, что и как может пойти не так, начиная с банального «отключилось электричество» и заканчивая «во время конференции начался зомби-апокалипсис». Шутки шутками, но чем больше у вас на мероприятии будет нештатных ситуаций, которые вы себе смоделировали и к которым подготовились, тем больше шансов, что ивент пройдёт гладко (даже если за кулисами вы в переносном или даже прямом смысле «тушили пожары»).

 

Что проверить перед мероприятием

Примерный список того, что нужно проверить перед мероприятием.

1. Проверить надёжность подрядчиков: у всех уточнить, что всё готово, они приедут, привезут необходимое оборудование и т. д. Не постесняйтесь спросить об этом накануне, а также за пару часов до мероприятия напомнить о себе. 

У вас всегда должен быть «запасной» специалист или член команды, который сможет что-то настроить/поправить/побыть диджеем и т. д. 

2. Проверить спикеров: уточнить, что договорённость в силе, речь подготовлена, презентация и все необходимые сопутствующие детали в порядке. 

Важно быть в постоянном контакте со спикерами/гостями мероприятия, чтобы оперативно среагировать в непредвиденной ситуации. 

3. Проверить площадку: не полениться несколько раз приехать и всё самостоятельно осмотреть (особенно накануне мероприятия), убедиться, что бронь в силе, количество часов и стоимость согласованы, персонал проинструктирован и т. д.

Фото: сайт

Обратите внимание на техническое оснащение и не надейтесь на его надёжность. Продумайте, что вы будете делать, если в районе вырубят свет, вылетят пробки или сломается главный ноутбук. 

4. Сделать «поправку» на погоду: если мероприятие на улице, не стоит надеяться на хорошую погоду — нужно подготовиться на случай дождя, ветра, снега, землетрясения — любого катаклизма. 

Если у вас мероприятие на свежем воздухе, подготовьте шатёр или обеспечьте всех гостей пледами / верхней одеждой / зонтиками. 

5. Провести «саундчек»: проверить техническое и звуковое оснащение площадки. 

При необходимости нужно иметь собственные колонки/сабвуферы/микрофоны/проектор и т. д. 

Ну а что, вы хотели ехать на мероприятие налегке? Нет уж, придётся брать с собой дизель-генератор и отправляться с «тревожным чемоданчиком» на «газели»… 

6. Посчитать еду и напитки: и убедиться, что всё взято с запасом.

А если гости оказались не в меру весёлыми (и голодными), у вас под рукой должен быть «курьер» из команды, который купит фрукты/закуски/алкоголь, или целый список доставок, которые быстро привезут всё что угодно. 

7. Быть готовым к буйным гостям: продумать, кто из команды будет отвечать за спокойствие на площадке и контролировать, чтобы гости не выходили за рамки дозволенного.

8. Продумать досуг для детей: уточнить у заказчиков, будут ли гости с детьми, и если да, то выделить для них отдельную зону с интересными активностями. 

9. Быть готовым оказывать первую помощь: на мероприятии могут случиться мозоль, порез, а то и перелом, поэтому под рукой должна быть аптека и номер скорой.

Вы думали, что выступаете только как организатор мероприятия? А вот и нет! Каждое мероприятие может открыть вас с новой стороны: и как электрика, и как врача, и как психолога. 

10. Подготовить команду: расписать все возможные сценарии и назначить ответственного за каждую зону. Кто-то будет патрулировать площадку с аптечкой, кто-то — раздавать пледы, а кто-то при необходимости станет Суперменом и быстро «слетает» до магазина или соседнего ресторана. 

Под каждое мероприятие вы можете составить чек-лист тех сфер и мест, которые нужно обязательно проверить. Здесь важно, чтобы у каждого члена команды он был и каждый знал, чем будет заниматься при внеплановой ситуации. А ещё очень важно обновлять данные в чек-листе, если на каком-то из мероприятий произошло то, что не было предусмотрено вами во время мозгового штурма. 

А теперь переходим ко второй части. Вы молодец, всё продумали, подготовили «план Б» (а то и «план В»). Но всё равно что-то не учли, и именно это что-то сейчас и происходит у вас на мероприятии.

Мероприятие пошло не по плану. Как быстро вернуть всё в норму?

 

Если испортилась погода

У вас всё мероприятие под открытым небом, но вот набежали тучи, а прогноз обещает ливень и ветер. Ну красота…

Что делать? Не паниковать и объективно оценить обстановку.

• Похолодало и начался дождь (снег)

Если у вас мероприятие рядом с беседкой или другим закрытым помещением, договаривайтесь и прячьте туда людей или аппаратуру. Лучше дополнительные расходы на аренду, чем заболевшие гости и испорченный праздник.

Если закрытого помещения рядом нет, сооружайте из подручных материалов укрытие и зоны обогрева, обязательно прячьте технику. Предлагайте гостям горячие напитки. Нет подручных материалов? Отправляйте Супермена из команды за ними!

А чтобы «пережидание» дождя (снега) не было скучным, придумайте развлекательную программу: и согреетесь, и повеселитесь. 

• На улице тепло и дождь будет небольшой? 

Тогда дождь будет не проблемой, а гвоздём программы. Раздайте гостям яркие дождевики и зонты, а фотограф пусть ловит эти чудесные моменты. 

Как это у вас нет ярких дождевиков? На следующее мероприятие обязательно прихватите их в свою бесконечно вместительную «организаторскую газель» 😉

Фото: Pinterest

• Поднялся сильный ветер

На выездном мероприятии проблемой могут стать не только дождь и внезапный холод, но и сильный ветер. Предусмотрите устойчивые конструкции, чтобы декор не сдувало (возможно, придётся что-то придумать из подручных материалов). А если всё-таки всё разлетается и никак не держится… Это новый стиль, «стихийный декор». Вы что, не слышали никогда о таком? Между прочим, самый модный в этом сезоне!

 

Если подвела техника

• Отключили свет

Если случился «конец света» на уличном мероприятии и электричество почему-то закончилось, расчехляйте генераторы или аккумуляторные фонари. 

Если на улице уже вечер, можно организовать гирлянды, это добавит романтичности — особенно если вы проводите свадьбу.

В помещении на помощь придут свечи. Они добавят уюта, и никто даже не вспомнит, что свет выключали. Для того чтобы техника продолжала работать, нужны удлинители и генератор (вы же помните, что в «газели» для них должно быть выделено почётное место?).

Фото: Pinterest

• Сломалась техника

Если технику проверили, а она всё равно сломалась, нужно попробовать починить (возможно, она ремонтопригодна). В этой нештатной ситуации на мероприятии в команде должен быть специалист и необходимый инструмент. Если этого нет или проблему быстро не исправить, заменяйте на запасное оборудование (своё или площадки). 

Если сломалась «акустическая» техника и её ни починить, ни заменить… Что ж, можно поиграть в «Крокодила» без слов, петь а капелла без музыки или провести конкурсы и игры на сплочение (идеально, если во время такой импровизации кто-то из команды на всех парах мчится в акустический магазин и пытается решить проблему).

 

Если не приехали спикеры или артисты

• Спикер/артист опаздывает

Вы договорились со спикером, перед мероприятием ему напомнили, ждёте… А его всё нет.

Обязательно держите связь со всеми спикерами, чтобы оперативно отреагировать. Возможно, один из спикеров застрял в пробке и будет через час, а другой приехал раньше. Гостей можно предупредить об изменениях в программе и поменять спикеров местами.

• Спикер/артист не приедет

Но вполне возможно, что случился форс-мажор и спикер не сможет приехать. Тогда у вас под рукой должны быть контакты «запасных» ведущих и артистов.

Пока вы договариваетесь с другим спикером/выступающим и ждёте его прибытия, предложите гостям интерактивную программу, интересные конкурсы и игры.

Конечно, если это очень известное лицо, ради которого и собиралось мероприятие, заменить не получится. А если у вас новогодний утренник, а Снегурочка или Дед Мороз заболели — вы или кто-то из команды вполне сможете заменить выступающих.

 

Если мероприятие не получится начать вовремя

• Гости опаздывают

Например, у вас юбилей за городом и из-за пробок все или большинство гостей опаздывают. Не оставляйте прибывших гостей без внимания: организуйте лёгкий фуршет, конкурсы на знакомство.

Если почти все гости прибыли, а главных виновников торжества всё ещё нет, предложите гостям закуски, организуйте фотозону, проведите несложные конкурсы. 

Если задержка значительная, добавьте импровизированный конкурс или мастер-класс.

• Не готова площадка

Если погода позволяет, вы можете начать мероприятие на улице. Опять же, весёлые конкурсы скрасят ожидание и у гостей не будет ощущения, что что-то идёт не так. 

Если не готов зал, но можно зайти в помещение, постарайтесь организовать welcome-зону, фотозону, активности «по станциям», чтобы у гостей создавалось впечатление, что мероприятие идёт по плану и это один из его пунктов. 

Если задержка существенная или площадка не сможет принять гостей, нужно оперативно искать другую площадку и организовывать доставку гостей. Пока одна часть команды готовит новую площадку, другая предлагает гостям интересную программу, а потом контролирует, что все с комфортом добрались до нового места.

 

Если гостей оказалось больше, чем планировалось

• Пришло больше гостей, чем планировалось

Всегда имейте запас еды, напитков и сувениров — заказывайте с запасом в 10–15%.

Если гостей слишком много, организуйте дополнительные зоны или разделите их на группы. Если есть гости с детьми, обязательно нужна импровизированная «детская зона» (куда можно положить раскраски, настольные игры) и член команды, ответственный за развлечение маленьких гостей. 

• Закончились еда/напитки

Всегда заказывайте на 10–15% больше еды, чем нужно.

Во время мероприятия следите за количеством еды и напитков, чтобы успеть пополнить запасы до того, как они совсем истощатся. 

Если еда или напитки всё-таки закончились, быстро организуйте доставку из ближайшего кафе (помните, у вас в команде есть Супермен?) или службы доставки.

Фото: сайт

 

Если гости недовольны

• Программа скучная

Следите за реакцией гостей и будьте готовы поменять программу. Если гости устали, предложите им свободное время для общения и отдыха. Организуйте фотозону, тихие места, где можно отдохнуть. 

Имейте запасной сценарий, а также спросите, что было бы интересно гостям. 

• Слишком долгое мероприятие

Не старайтесь «впихнуть невпихуемое». Оставьте только ключевые моменты программы. 

Если остались 1–2 спикера, но вы понимаете, что гости уже устали, предложите перерыв на нетворкинг или перенесите выступления спикеров в неформальную обстановку после мероприятия. 

• Есть буйный гость

Вежливо, но твёрдо попросите гостя успокоиться. Постарайтесь это сделать не на виду, а подальше от посторонних глаз, чтобы не провоцировать конфликт. Например, обратитесь к кому-нибудь из присутствующих с просьбой отвести разбушевавшегося гостя подальше от основной толпы — и там вежливо с ним поговорите. 

Если ситуация выходит из-под контроля, привлеките охрану или попросите гостя покинуть мероприятие. Старайтесь не привлекать к этой ситуации повышенное внимание со стороны других гостей.

 

Если кому-то стало плохо

• Кому-то стало плохо на мероприятии

Контролируйте, чтобы в помещении было достаточно свежего воздуха.

Если у вас мероприятие на улице, позаботьтесь о зонтах: они спасут и от палящего солнца, и от проливного дождя.

Обязательно уточните, есть ли у гостей аллергия или пожелания по меню, и проконтролируйте, чтобы гости с особыми пожеланиями получили именно то, что заказывали. 

Имейте зону отдыха (подальше от основного мероприятия), где можно было бы посидеть в тишине. 

Обязательно берите с собой на мероприятие аптечку со всеми необходимыми лекарствами, а также имейте номер ближайшего медпункта. 

Если ситуация серьёзная, вызовите скорую и организуйте тихое место для отдыха.

Признаться, что что-то не так?

Важный вопрос: говорить или не говорить гостям, спикерам и подрядчикам о том, что что-то пошло не по плану?

Тут нет универсальной рекомендации, всё будет зависеть от ситуации.

Если вы быстро сориентировались, предложили гостям достойную альтернативу и не показали, что что-то пошло не так, — можно продолжать мероприятие, как будто всё так и должно быть.

Но если площадка не готова, важный спикер не приехал или опаздывает, случились ещё какие-то форс-мажоры на мероприятии, которые явно не пройдут незамеченными… Лучше сразу честно сказать гостям о проблемах, предложить альтернативные решения и всем вместе провести ивент весело, полезно и интересно.

 

Разбор полётов: анализ мероприятия и форс-мажора

После того как вы провели мероприятие, успокоились и выдохнули от пережитого стресса, обязательно нужно собраться с командой и провести «разбор полётов».

Возможно, найдутся виноватые: тут не проследили, здесь не уточнили, а там не проконтролировали. Но это точно не повод ругать членов команды. Это повод создать чек-лист или понятный план: что и когда проверять, кто за какую зону ответственный и т. д.

Если же форс-мажор на мероприятии произошёл не из-за человеческого фактора, в вашем списке «предсказать непредсказуемое» появится новый пункт — и в следующий раз вы будете к нему готовы.

Возможно, результатом обсуждения станет покупка «организаторской газели», куда влезет всё и даже больше, что может понадобиться в экстренной ситуации: зонты и дождевики, генератор и удлинители, микрофоны и колонки, столы и стулья, тенты и палатки, аптечка и рация… Список можно продолжать бесконечно 😉

Итак, что же предпринять организатору, чтобы мероприятие прошло гладко?

1. Придумать все реальные и не очень сценарии.

2. Подготовить план действий для каждого из этих сценариев (а также «газель», куда весь этот ПЛАН поместится).

Фото: сайт

3. В случае форс-мажора — не паниковать, а действовать по плану или импровизировать на ходу.

Главное, чтобы все члены команды были в курсе и действовали слаженно.

4. По ситуации: честно рассказать гостям, что происходит, или мастерски обыграть всё, как будто так и было задумано.

5. Через некоторое время после мероприятия, когда все успокоились, собраться с командой и всё проанализировать.

Задача — не найти виноватых, а в следующий раз предусмотреть всё и даже больше.

6. В следующий раз быть готовым к любому коллапсу.