Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Инструкции и алгоритмы Event как бизнес Ошибки организаторов

Как организатору минимизировать убытки при форс-мажоре или отмене события

Что считается форс-мажором в организации мероприятий и как застраховать себя от колоссальных убытков, если ивент отменяется по вашей вине? Когда придётся возвращать полную стоимость билетов, а когда выгоднее перенести ивент?

Как организатору минимизировать убытки при форс-мажоре или отмене мероприятияИзображение: Шедеврум

 

Форс-мажор или безответственность?

«Ну, у нас форс-мажор!» — услышат зрители, которые пришли на концерт любимой группы, а тот не состоялся. Только не всегда это будет правдой. Для начала давайте разберёмся, что на самом деле относится к форс-мажору, а что — к ошибкам самого организатора.

Форс-мажор — это обстоятельство непреодолимой силы, которое невозможно как-либо предсказать и которое не позволяет выполнить условия договора. 

Если хотите списать всё на форс-мажор, он должен соответствовать двум главным условиям:

  • обстоятельство никто и никак не мог предвидеть
  • обстоятельство невозможно было предотвратить, оно не зависит от воли нарушителя договора. 

Примеры форс-мажоров: землетрясение, наводнение, ураган, теракт, война, забастовка, погодная аномалия в регионе, государственный запрет на проведение массовых мероприятий — пандемия, закрытие границ и т. д. 

Если договор нарушил кто-то из ваших контрагентов, например вам вовремя не привезли оборудование на площадку, отключилось электричество из-за нагрузки на сеть, в магазине не нашлось нужного экрана для трансляции, цена на оборудование резко выросла из-за скачка курса доллара или просто у вас закончились деньги на организацию, — это не форс-мажор. Также обычно суды не признают форс-мажором преступления, погодные явления, которые не относятся к стихийному бедствию. То есть если просто пошёл дождь во время летнего фестиваля на открытом воздухе — это тоже не форс-мажор. 

Каждый случай суд будет рассматривать индивидуально, ваша задача — быть юридически подкованным человеком и сделать всё от вас зависящее, чтобы мероприятие всё-таки состоялось.

Если что-то пошло не так, попробуйте сначала договориться с подрядчиками: возможно, вы найдёте решение, как быстро спасти ивент и обойтись без отмен и переносов. Например, спикер-хедлайнер конференции опоздал на час — вы договариваетесь о том, чтобы ведущий провёл внеплановый конкурс и тянул время, или приглашаете всех на обед раньше запланированного, а площадка соглашается продлить время аренды на этот час. 

За возврат денег за несостоявшееся мероприятие отвечает организатор или агент, с которым он заключил договор для продажи билетов. 

Помните: иногда лучше понести больше денежных убытков, чем репутационных, и не идти на принцип. Репутация стоит гораздо дороже денег.

 

Что делать, если мероприятие под угрозой срыва

Если неприятность всё-таки случилась и ивент невозможно провести так, как вы планировали и заявили, в нужный день и в нужное время, у вас есть три варианта.

 

Перенос

Перенести мероприятие на другую дату или сдвинуть на другое время, например на 1–2 часа, пока на площадке не сделают уборку после прошлого ивента.

В этом случае не последует массового возврата билетов, ведь часть людей наверняка согласится прийти в другой день. А если это концерт любимого артиста, то смогут подождать даже год. 

Если новая дата не устраивает зрителей, то придётся вернуть полную стоимость билета. 

Чтобы люди охотнее соглашались на перенос мероприятия и не сдавали билеты, предложите им бонус — например, подарок каждому, кто придёт в новый день. Если это конференция, то запись всех докладов или горячий ужин. Или участие в автограф-сессии перед концертом.

Перенос в онлайн

Некоторые ивенты можно перевести в онлайн-формат, например бизнес-конференции, мастер-классы, бизнес-завтраки. 

Такое явление мы наблюдали в пандемию. Конечно, если человека не устраивает смена формата, то вы обязаны вернуть ему деньги за билет.

Если в офлайн-формате были предусмотрены плюшки, которые исчезнут со сменой формата, — концерт, обед, кофе-брейк, — то придётся частично вернуть стоимость билетов. Однако это будут только частичные потери, так как мероприятие всё-таки состоится. 

Действуйте так же, как с переносом события: предложите новые уникальные фишки, чтобы сохранить интерес к нему. Например, каждый участник сможет задать один вопрос и после конференции получить персональный ответ, или каждому по почте придёт подарок от организаторов — мерч, полезная канцелярия.

 

Отмена мероприятия

Самый печальный вариант развития событий и самые большие потери организаторов. Придётся вернуть всю стоимость билетов всем покупателям. 

А если уже заключены договоры с подрядчиками, площадкой, то ещё и платить неустойки или забыть про внесённую предоплату. 

Поэтому здесь особенно важны условия договора и последствий отмены. Если мероприятие отменяется из-за реального форс-мажора, деньги за билеты всё равно придётся вернуть, но вас могут освободить от уплаты неустойки или возмещения убытков — то есть простой арендованной площадки оплачивать не придётся.

 

Как признание форс-мажором минимизирует убытки организатора

Что значит для организатора, если мероприятие действительно сорвалось из-за форс-мажора? Он освобождается от ответственности перед контрагентами и не оплачивает их убытки. 

Если в договоре не прописано, что считается форс-мажором, или ситуация спорная — например, размыло дорогу и поставщик не смог привезти световое оборудование на площадку, расположенную в лесу, — то разбираться придётся в суде. 

Доказательства невиновности будут зависеть от того, что конкретно случилось.

Например, нужно будет предоставить:

  • справку или сводку от метеостанции
  • справку от МЧС
  • указ органа власти об отмене всех массовых мероприятий
  • материалы СМИ о введении санкций
  • материалы СМИ о чрезвычайной ситуации и т. д.

Если форс-мажор уже произошёл, нужно известить контрагентов об этом официальным письмом, объяснить, что вы не можете выполнить свои обязательства. Этот документ тоже пригодится в суде. 

Если случился форс-мажор и организатор переносит из-за этого мероприятие, то возвращать деньги за билеты он не обязан. Тогда за возвратом может обратиться сам человек, которому не подходит новая дата мероприятия, и вернуть его деньги нужно на общих основаниях. В каждом случае есть нюансы, с которыми необходимо разбираться в паре с юристом.

Сейчас рассмотрим, что именно вы как организатор можете сделать, чтобы минимизировать свои убытки в любых обстоятельствах.

 

Как организатору минимизировать убытки 

Шесть факторов, которые уменьшат сумму убытков, если всё пошло не так и ивент приходится сдвигать или отменять.

 

1. Грамотный договор

«Форс-мажоры», которые связаны с человеческим фактором, минимизируются и регулируются исключительно договором, где чётко прописана ответственность каждой стороны за невыполнение обязательств. 

Стоит заключать договоры со всеми исполнителями, подрядчиками и агентами. Не рассчитываться наличкой мимо кассы и не надеяться на честное слово, старые связи и устные договорённости. 

Например, если раньше вы арендовали площадку уже три раза и всё было хорошо, то на четвёртый раз договориться об аренде и её оснащении на словах — неправильная стратегия. Обсуждать можно любые нюансы: например, вы можете написать в договоре, что если ивент отменяется из-за несоответствия площадки требованиям, то убытки возмещает виновная сторона.

В договоре также нужно конкретно прописать, что вы считаете форс-мажором и что нужно делать каждой стороне, если он случился. Если беда всё-таки произойдёт, то у вас на руках будет фактическая инструкция, что делать.

 

2. Контроль всех этапов подготовки

Чтобы не доводить до крайностей, когда остаётся только отменить ивент, держите все вопросы на личном контроле. 

Проверяйте все возможные слабые места. Например, такие. 

  • Электричество. На случай отключения должен быть резервный генератор и телефоны специалистов, которые могут быстро вам помочь. В том числе — операторы аварийных служб.
  • Техника. Держите в запасе хотя бы по единице техники для замены, если что-то выйдет из строя: экран, ноутбук, кликер. Если невозможно иметь технику в запасе, то организуйте на площадке присутствие технического специалиста, который знает, как всё быстро починить.
  • Площадка. Контролируйте её готовность, соответствие райдеру лично. Будьте на связи с арендодателем и проверяйте площадку за три дня до события, утром в день события и за 2–3 часа до начала. Прописывайте в договоре условия, при которых наступают штрафные санкции, если площадка для вас не готова.
  • Интернет. Его мощности может не хватить, чтобы, например, вести прямую трансляцию для онлайн-потока. Заранее вызовите техспециалиста, который настроит для вас Wi-Fi нужной мощности под ваши задачи.
  • Звук и свет. Тестируйте оборудование, когда выбираете площадку. Утром в день ивента ещё раз убедитесь в качестве техники, сделав генеральный прогон. 
  • Подрядчики. Если один из них не приехал, не выполнил свои обязательства, у вас в телефоне должен быть список запасных номеров подрядчиков, к которым можно обратиться и быстро получить помощь.
  • Райдер. Если артист или спикер отказывается выступать из-за того, что вы не выполнили какое-то условие — например, не предоставили личную гримёрную, — это ваша ошибка. Уточняйте условия выступления заранее; если артист популярный, то действуйте по райдеру или заранее договаривайтесь о том, какой пункт можно заменить и как. Например, если в райдере указаны зелёные шторы в спальне, обсудите, подойдут ли коричневые. 
  • Тайминг. Будьте на связи со спикерами, артистами, если им нужно — предоставляйте трансфер, помощников и т. д. Ваша задача — сделать так, чтобы каждый выходил на сцену вовремя.

Обязательно ведите и обновляйте таблички с дедлайнами, пометками и записывайте в них, что и на какой стадии подготовки находится. Регулярно сверяйтесь, успеваете ли по срокам, пишите, кто ответственный за выполнение, и будьте на связи с этим человеком. Словом, оставайтесь немножко многоруким волшебником.

3. Страхование

В зависимости от направления мероприятия, его величины, можно застраховать разные случаи: отмену события, травмы участников, возврат билетов и т. д. 

Например, есть страховка на случай отмены, частичной отмены или переноса массовых, культурных, спортивных и иных зрелищных мероприятий. 

Страховая компания может покрыть убытки при наступлении форс-мажоров, краже или поломке оборудования, несчастном случае с главным действующим лицом события и т. д. Есть перечень основных рисков в каждой страховой.

Если ивент крупный, с большими бюджетами, не отказывайтесь от страховки.

 

4. Безопасность мероприятия

На этапе подбора площадки смотрите прежде всего на соблюдение норм безопасности: пожарной, строительной.

Вероятность, что форс-мажор вообще случится на новой, построенной по всем нормам, площадке, гораздо ниже, чем на той, у которой пожарная проверка проводилась давно и то это неточно.

Так, например, если в помещении вспыхнул пожар, потому что в нём старая проводка, которая не выдержала нагрузки на оборудование, — это не форс-мажор, а безответственность. Снизить сумму выплат не то что не получится — придётся понести убытки ещё больше, чем они могли быть, так как нужно будет возместить ущербы. 

Если пожар случился в здании, соответствующем нормам строительной и пожарной безопасности, но во время мероприятия в него попала шаровая молния — это уже будет форс-мажор, в котором нет вашей вины.

 

5. Учёт расходов

Все расходы, которые вы несёте по ходу подготовки ивента, нужно учитывать документально: сохранять чеки, договоры. Избегайте любых оплат наличными и обычными переводами: если вдруг мероприятие придётся переносить или отменять, так вы сможете доказать, сколько по факту оплат уже сделали и сколько потратили на организацию. 

На случай суда у вас будет всё, что нужно, чтобы доказать свои расходы, показать смету и то, какие работы фактически выполнил ваш контрагент, а какие — нет. Это тоже снизит сумму убытков.

 

6. Работа с юристом

На всех этапах не пренебрегайте услугами грамотного юриста: когда составляете договор, когда идёте в суд, когда собираете документы и т. д. 

Расходы на юриста будут казаться вам гораздо меньшими по сравнению с возможными штрафами и неустойками. Например, зритель решит вместе с возвратом билетов за отменённое событие потребовать компенсации расходов на проезд и проживание. Работая с юристом, вы договоритесь в суде о возмещении только стоимости билетов. 

А ещё этот человек будет держать на контроле то, что вы подписываете, и прочитает то, что написано мелким шрифтом, найдя в договоре подводные камни. 

Конечно, организатору приходится нести на себе огромный груз ответственности и отвечать буквально за всё. Но тем и отличается хороший ивентщик от плохого: какие бы непреодолимые обстоятельства ни случались и ни несли убытки, хороший, как птица феникс, возродится и продолжит делать события, просто приняв случившееся как уникальный опыт.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даём комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

--> ;