Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий

Обратная сторона организации концертов и туров

Катерина Павлова, концертный директор «ОдноНо» и «Сухие», руководитель музыкального SMM-агентства, со-основатель маркета «4 сезона», независимый промоутер и организатор, организатор образовательных онлайн-курсов по организации и soldout-продвижению концертов.

На SoldOut`2017 Катерина рассказала о своей работе с музыкантами: она делала много туров по России, был опыт организации концертов в США и Англии.

Цель тура и интересы сторон

С этим нужно определиться в первую очередь; исходя из этого, выстраивается вся организация и промо. При этом у каждой стороны самих артистов, менеджеров, организаторов тура цели и интересы разные. Нужно видеть полную картину.

У молодых, ещё не слишком раскрученных артистов цель обычно заявить о себе. Окупить тур у них получается далеко не всегда: хотя бы выйти в ноль для многих — уже большое достижение.

Начав работать с группой «ОдноНо», Катерина расстраивалась, что их не зовут выступать в другие города, хедлайнерить на фестивали. Сначала она просто искала контакты организаторов из разных городов и делала им предложения, но выхлоп был слабым. Тогда изменили тактику: максимально прокачали группу в Мск и СПб и по интересным событиям, и по партнёрам, СМИ. После этого началась туровая история, которая имеет смысл.

У местных организаторов должен быть к вам интерес. Здесь важен вопрос адекватности условий. Гонорар не бывает большим и маленьким, он бывает адекватным или неадекватным. Если группа малоизвестная, гонорар требовать вообще не всегда оправданно: организаторам важно отбить свои расходы. Важно понимать, что концертные организаторы из разных регионов общаются между собой, и формируют вашу репутацию. Поэтому обязательно прикидывайте экономику регионального концерта для местного организатора и в начале раскрутки сохраняйте адекватность.

Хорошим промоутерам, которые реально вас продвигают и рекомендуют, можно делать скидки.

Многорукий Шива

Именно таким видят вас артисты, если вы менеджер или тур-менеджер. Вы должны всегда сохранять спокойствие. Неважно, сколько у вас сейчас форс-мажоров, артист должен всегда чувствовать, что всё под контролем.

Как это сделать? Вы не можете предусмотреть всё, но должны иметь запасные варианты, чтобы минимизировать проблемы или избежать их. Катерина привела по этому поводу несколько кейсов из собственной практики и практики своих знакомых.

Например, с фестивалем «Телепорт», который включал в себя два концерта во время выходных в Питере и Москве. Играл четыре группы: две из СПб и две из Мск как бы поочерёдно «меняясь» городами. Билеты зрителей включали путешествия между двумя столицами, и все они были выкуплены. За несколько дней до начала почти одновременно «слетели» площадки в обоих городах. В Мск чудом удалось найти в последний момент свободный в выходные клуб, в СПб концерт провели в бывшем казино с шестами, куда привезли аппаратуру звук был не очень, но мероприятие состоялось.  

Вывод: нужно быть готовым даже к тому, что случается 1 раз на 200 случаев. В данном случае, иметь на примете какие-то арт-площадки, которые можно, если что, срочно арендовать.

Другой кейс: тур группы «Сухие» по США (Нью-Йорк, Бостон, Чикаго) 3 года назад. Когда приехали в клуб в Бостоне за 4 часа до концерта,, оказалось, что там нет половины аппарата. Спасло то, что в США в любом магазине можно без проблем вернуть товар без объяснений. Местный организатор за 40 минут, по написанному от руки списку, купил всю нужную аппаратуру в музыкальном магазине, а после концерта сдал её обратно.

Важно следить за тем, чтобы у всех членов группы были при себе паспорта, а у вас сохранённые скрины этих паспортов в облачном хранилище. Иначе проблемы с посадкой в поезд/самолёт. Катерина рассказала о нескольких таких ситуациях, когда приходилось «забалтывать» проводников, чтобы они не проверяли документы.

Также артисты «любят» опаздывать на поезда и самолёты. Поэтому брать билеты нужно так, чтобы в случае чего в запасе был ещё следующий рейс. Были случаи, когда приходилось задерживать самолёты, связываясь с представителями авиакомпаний (менеджер может всё!) Кроме того, рейсы самолётов могут задерживаться или вообще отменяться сами по себе; поезд надёжнее.

Возможно также множество других форс-мажоров. Например, отравившийся за несколько часов до концерта музыкант (срочно вызывали врача), сломанный в отеле диван (музыканты распилили его и вынесли в рюкзаках по кусочкам), и многое, многое другое. Артисты тонкие натуры, может случиться всё что угодно. Если проводите концерт в первый раз, спросите у опытных коллег, к чему быть готовым. Лучше вообще не оставлять их одних ни на секунду и водить за ручку. Особенно когда они пьют. Но не пить с ними самому!

Сумка организатора

Чтобы помогать разруливать разные ситуации, должна включать в себя:

  • всевозможные переходники (найти переходник на Mac в Саратове за полчаса — нетривиальная задача);
  • телефон с powerbank`ом: вы будете много говорить и переписываться;
  • гостевой список в алфавитном порядке, крупно и разборчиво (всегда заранее согласовывайте его с клубом и группой во избежание проблем);
  • всегда хорошо иметь с собой какой-то ништячок для музыкантов, чтобы их порадовать (если вы их хорошо знаете).
  • валерьянка (шутка. хотя…)

Логистика тура

Чтобы её правильно выстроить, параллельно ведя переговоры с организаторами, нужно досконально разобраться с географией. Знать, где какие города находятся, и как между ними ходят самолёты/поезда. Всю эту информацию можно найти в интернете, но об этом нужно подумать заранее. Например, во многих городах может быть несколько ж/д станций, и если вы приедете не на ту, это может быть большим фейлом.

Катерина решает эту проблему так: берёт большой лист ватмана, расклеивает по нему маленькие листочки с названиями городов, и рисует между ними маршруты со всей необходимой информацией.

Бывают также проблемы с перевозкой инструментов. Те же гитары музыкантам не всегда позволяют брать с собой в салон самолёта. А сдавать их в багаж они не хотят: инструменты дорогие и любимые. Обычно это можно решить во время регистрации на рейс, или переговорив с представителями авиакомпании. Если есть бюджет, покупаем для гитары доп место в самолёте. Или очень хороший прочный чехол.

Был случай, когда известному музыканту разбили, перевозя в багаже, дорогой инструмент. Музыкант в ответ сделал пародийный ролик про авиакомпанию, который нанёс большой ущерб её репутации.

Решение проблем с перевесом и негабаритными инструментами, доплата за подобные случаи, тоже ложится на организатора

Что сделать накануне?

  • Написать всем смс, с какого вокзала группа с менеджером уезжает, и где они встречаются.
  • Redline: дедлайн, в который уже заложено 15-20 минут на опоздание. Зачастую реально спасает.
  • Посмотреть табло вылетов — задержки, отмены?
  • Вылетая из Москвы, рекомендуется брать Аэроэкспресс (тоже с запасом).
  • Проходить электронную регистрацию на рейсы.

Возвращаясь к паспортам: их лучше сразу же, встречаясь перед выездом/вылетом, забрать у музыкантами и не отдавать!!!

Очень хорошо расписать подробный тайминг тура.

Райдер

Это важная вещь для всех сторон. Бывает бытовой и технический (второй можно спихнуть на звукооператора). Бытовой расписывайте максимально подробно. Например, в райдере у групп, которыми занимается Катерина, есть:

  • Требования к билетам на поезда/самолёты (класс, расположение…)
  • Перевозка на машине, если между городами менее 400 км (кстати, помните, что машины тоже могут ломаться!)
  • Всё пропитание (особенно, если кто-то вегетерианец).
  • Проживание (расположение отеля, класс номеров…)
  • Минимальное время на саунд-чек.
  • (Не)возможность фото- и видеосъёмки.
  • Финансовые условия. Обычно музыкантам платят 50% при бронировании даты и 50% прямо перед концертом.

Лучше быть гибкими и адекватными и быть готовыми к компромиссам там, где это возможно. Например, если нет точно такой модели оборудования, которую хочет музыкант, её можно заменить на близкую.

На чём можно сэкономить?

Нап ранних покупках билетов и бонусных картах (должны быть у всех музыкантов). На проживании — если вы с вашими муз арендуете квартиру вместо отеля: зачастую это существенно дешевле. Можно также запартнёриться с транспортной компанией или кафе, чтобы они делали вам скидки за промоушн.

Ещё кое-что важное…

Как выбрать клуб? Катерина предлагает такой лайфхак: откройте афишные сетки близких по стилю исполнителей, и посмотрите, где они выступают. Только проверяйте вместимость зала.

У вас должен быть единый стиль оформления и промопакет. Красиво смотрятся макеты афиш и флаеров в едином стиле. Творчество региональных дизайнеров зачастую способно повергнуть в шок — лучше до этого не доводить.

Также стоит иметь готовый пресс-релиз, пресс-план и инструкцию туровым организаторам по созданию встреч в соцсетях. Многие менеджеры на местах не прокачаны в SMM, и результаты их собственных усилий могут выглядеть плачевно. В практике Катерины был случай, когда, приехав в город, они обнаруживали, что афиша не висит даже в клубе!

Как продвигать концерты малоизвестных артистов в регионах? Кроме таргетинга в соцсетях, хорошо работает наружка (в регионах она стоит недорого), промоушн на местных радиостанциях и в местных СМИ (они менее избалованные, чем столичные). Хорошо учитывать местную специфику: для этого нужно общаться с местными жителями.

Местных промоутеров лучше контролировать. Как? Либо попросив человека, живущего в этом городе сделать и прислать фоторепортаж, либо затребовав от самого менеджера пруфы.

Вывод

Организация туров непростое, но очень классное и интересное занятие. Бояться его не нужно. С опытом вырабатывается иммунитет, ты становишься всегда спокойным и готовым ко всему.

<доклад с конференции Sold Out 2017>

Рекомендуем посмотреть