Юридические аспекты в оформлении отношений при организации мероприятия

Ираида Захаревич, заместитель гендиректора KudaGo по юридическим вопросам, о том, что учесть в договоре.

KudaGo проводит конференцию EveConf.com для организаторов мероприятий, ежегодное вручение премии «Событие года». Также компания имеет отношение к нескольким другим мероприятиям в Москве и Санкт-Петербурге. Ираида поделилась своим опытом в юридических аспектах организации ивентов.

Для организаторов мероприятий основные акценты здесь такие:

• Снятие с себя максимума ответственности во время подготовки и проведения мероприятия.
• Избежание неблагоприятных последствий после мероприятия. 
• Качество приобретаемых услуг. 

Если же вы подрядчик (исполнитель), главное для вас — получить от заказчика полную оплату за все оказанные вами услуги и выполненные работы.

Докладчица разобрала каждый из этих пунктов подробно.

Снятие максимума ответственности во время подготовки и проведения мероприятия

Здесь Ираида советует, в первую очередь, «перевыставлять» ответственность. Например, при организации ярмарки «4 сезона» в Парке культуры и отдыха «Сокольники», администрация парка выставляла множество требований: вывоз мусора, обеспечение пожарной безопасности. Организаторы копипастили все эти условия в договоры с подрядчиками, перекладывая ответственность на них.

Также необходимо чёткое описание ответственности контрагентов за отказы, просрочки или ненадлежащее качество продуктов/услуг. Пропишите крупные штрафы: простая неустойка обычно не покроет ваши затраты.

Наконец, важно подать о возможных форс-мажорах: оценить риски и, возможно, оформить страховку на случай отмены мероприятия. Есть ли в этом смысл, зависит от конкретного мероприятия. Например, при отмене в последний момент велопробега в СПб организаторы не понесли больших убытков, а вот когда сорвалось турне Roxette, билеты на которое были уже проданы, ущерб оказался значительным — лучше было застраховаться.

Избежание неблагоприятных юридических последствий после мероприятия

Для этого следует заблаговременно заключить с соорганизаторами подробный «брачный договор». Иначе возможны такие случаи, как дошедший до суда спор между совладельцами сети развлекательных парков Maza Park (СПб) за их название. Помните: закон охраняет не идею саму по себе, а её реализацию.

До начала сотрудничества необходимо позаботиться об интеллектуальной собственности: как создаваемой новой, так и используемой подрядчиками (например, это может быть музыка, которую играет на вашем мероприятии приглашённая группа). Даже за непреднамеренные нарушения грозит ответственность! При этом доказывать свою невиновность, если что, придётся вам как нарушителю. на нарушителе. 

Собирайте и храните все первичные документы: проверяющие органы могут прийти к вам позднее.

Качество приобретаемых услуг

Здесь советы такие:

• Четко, детально описывайте в договоре приобретаемые услуги. Это касается и стиля оформления зала, и материалов для изготовления декораций, и количества трафика при рекламе в Интернете, и многого другого.
• Пропишите порядок предъявления претензий и срок исправления недостатков — иначе их могут устранить уже после того, как ваш ивент закончится.
• Проверка контрагента — ваша обязанность! Репутация, судебная практика, ЕГРЮЛ (nalog.ru) и пр.

Получение полной оплаты за оказанные услуги/выполненные работы

Ираида советует точно прописать в договоре график выполнения работ (оказания услуг) и порядок оплаты каждого этапа. Первые действия по услугам следует начинать только после получения предоплаты, покрывающей реальные расходы.

Также помните: отсутствие всех существенных условий в договоре — риск признания его незаключенным.

Способы оформления отношений

Этот вопрос особенно актуален для ивентщиков, которые часто мыслят и действуют по принципу: «Он классный парень, мы с ним договорились». Но такие устные договоренность — не правовая сфера. Если вы уважаете себя и своё мероприятие, не действуйте так.

Другие варианты таковы:

• «Джентльменское соглашение» — «документ», описывающий обоюдные обязательства сторон по совершению каких-либо действий («Сторона 1 обязуется… Сторона 2 обязуется…»). Чаще всего такой договор не содержит всех существенных условий, определенных в законе. Работая на основе «джентльменского соглашения», вы рискуете получить проблемы — например, доначисление налоговой базы или сложность в доказывании вашей правоты, при спорных ситуациях.
• Договор — документ, находящийся в правовом поле, содержащий все существенные условия, отражающий права и обязанности сторон.

В договоре важно прописать его предмет (оказываемые услуги) и срок их оказания: с такого-то времени по такое-то. Другие важные условия — ответственность сторон и порядок возмещения ущерба, вопросы интеллектуальной собственности, стоимость и порядок оплаты.

Договор — достаточно гибкий инструмент. Например, продавая спонсорский пакет, который стоит 100 тыс. руб, можно прописать, что партнёр платит 95 тыс. руб. деньгами, а на остальные 5 тыс. руб. покупает для ивента, скажем, канцтовары. 

Подробный, хорошо составленный договор спасёт вас в будущем от многих проблем. Именно этот путь рекомендует использовать Ираида.

Как можно прямо на мероприятии оперативно зафиксировать договорённость, чтобы она имела юридическую силу? Для этого от вас должен всегда присутствовать человек с соответствующими полномочиями и доверенностью на подписание актов. Другой выход — оформить договорённость постфактум, например, на следующий день. Это тоже вполне нормальная практика.

Читайте другие материалы блога

Согласование культурных и массовых мероприятий с городской администрацией

Заключение договора между заказчиком и исполнителем

Зачем нужно заключать договор с площадкой и исполнителем