Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий

Согласование мероприятий с городской администрацией

Ольга Дорогина, руководитель event-отдела агентства событийного маркетинга People need people

People need people с 2012 года занимаются организацией больших городских мероприятий, как правило бесплатных. Самый большой проект Аллея парящих зонтиков СПб, которая делалась на парковке в Соляном переулке (СПб) два года подряд. Каждый раз это мероприятие длилось по месяцу, и каждый раз в его рамках были новые события. Именно на её примере «Аллеи зонтиков» Ольга и рассказала о технологии согласования мероприятий с органами власти.

К кому и за какими согласованиями идти?

В первую очередь, есть два типа площадок: предназначенные и не предназначенные для проведения массовых мероприятий. При использовании первых, согласования практически не требуется достаточно уведомить МВД и МЧС, если человек собирается больше 500. Если меньше, можно предупредить только РУВД. (Уведомление не требует ответа, вы просто сообщаете чиновникам о событии, чтобы они имели в виду.)

В случае с не предназначенными для проведения массовых мероприятий местами а это все улицы, набережные, площади, парки и т.д. процедура сложнее. В каждом городе есть документ, регламентирующий, как, когда и в какие инстанции нужно подавать документы. Например, в СПб это указ губернатора от 2 апреля 1999 года №28П.

Если участников мероприятия меньше 500, согласовать нужно только с РУВД; если их больше ещё с МЧС и ГУ МВД.

Кроме силовых ведомств, культурно-массовые мероприятия численностью до 500 чел нужно согласовать только с администрацией района проведения. Если у вас спортивное мероприятие с более чем 100 участниками, обязательно согласование с городским Комитету по спорту (независимо от района). Если мероприятие задействует объекты составляющие достояние города (Дворцовая площадь, Невский проспект…), также нужно согласовать с Комитетом по культуре. Это же касается мероприятий, проводящихся одновременно на территории двух районов.

Если участников больше 500, необходимо ещё согласование с профильным комитетом (культуре, туризму, спорту, молодёжной политике…) Обязательно также согласовать мероприятие с МЧС и Комитетом по вопросам законности и правопорядка; последний осведомляет ГУВД, РУВД, МВД (хотя на всякий случай и эти ведомства можно уведомить самим).

Комитет по благоустройству нужно убедить, что вы оставите территорию такой же красивой и чистой, какой она была до. Покажите им заключённый договор подряда с клининговой организацией.

Кроме того, в отдельных случаях согласование нужно:

  • С Дирекцией по организацию дорожного движения, Комитетом по транспорту и Комитетом по развитию транспортной инфраструктуры — если вам нужно перекрывать движение автотранспорта или убирать с площадки машины (как это было с Аллеей зонтиков, которая проводилась на парковке).
  • С ГИОП (Комитетом по государственному контролю, использованию и охране памятников истории и культуры) если проводится в центре города, особенно СПб.
  • С комитетом по энергетике если вы подключаетесь к городской сети, и с Ленэнерго — если нужно включать/выключать городское электричество. Эти согласования очень сложны, поэтому «Аллею зонтиков» просто запитали от соседнего дома.
  • С садово-парковым хозяйством, если мероприятие проводится на территории городского сада парка. Они очень не любят, когда что-то происходит с их растениями заверьте, что этого не будет.
  • С ФСО если участвует больше 2000 человек, или мероприятие проходит вдоль правительственных объектов/трасс, или к вам приезжает видное лицо (губернатор, министр городского правительства…)
  • Иногда приходится согласовывать и с другими организациями. Например, на Дворцовой площади невозможно провести что-либо без согласия Эрмитажа. Если территория принадлежит театрам, учебным заведениям с ними тоже согласуйте непременно. Если такое учреждение находится поблизости, просто уведомите его. Как делали организаторы Аллеи зонтиков с Академией им. Штиглица.

Ольга советует начинать с администрации района. Сходите туда, познакомьтесь, презентуйте свой проект, создайте о себе хорошее впечатление. Там скажут скажут, в какие комитеты что подавать, и какие могут возникнуть трудности. А если выбранное вами место недоступно, помогут найти другое.

Документация проекта и социальная значимость

Бумаги на согласование чиновникам нужно подавать не ранее, чем за 30 дней до начала мероприятия (но зайти в районную администрацию познакомиться и проконсультироваться лучше гораздо раньше), и не позднее, чем за 15 дней. После подачи ваш запрос регистрируется как входящий, ему присваивается новый.

Чиновники обязаны уведомить, если что-то не так с бумагами, в течение трёх дней, и отдать вам подписанные и согласованные документы не позже, чем за 10 дней до начала. Берите телефоны секретарей, чтобы звонить им и спрашивать постоянно.

(Кстати, помните про основные праздники: 9 мая, Новый год, Масленица… На эти дни наверняка что-то назначено, и в эти дни согласовать что-то другое практически нереально.)

Ольга рекомендует нарисовать таблицу согласования, и  выделить в команде специального человека, который будет этим заниматься согласованиями. Другой вариант отдать это на аутсорс, например, охранному или event-агентству. Главное чтобы на момент проведения мероприятия у вас должна быть пачка бумаги, чтобы никто не придрался (найдутся люди, которые захотят).

Порядок действий

  • Четко пропишите свой проект до запятой, продумайте источники финансирования (у властей денег не просите не дадут). Точный бюджет подавать необязательно.
  • Заполните уведомительные формы (канцелярским языком, понятным чиновникам).
  • Покажите как это будет выглядеть (визуализация очень важна, особенно если мероприятие проводится впервые).

  • Подготовьте презентацию проекта для чиновников, прописав социальную значимость (чиновники это очень любят) и обеспечение проекта (приложите официально оформленные договоры со ВСЕМИ подрядчиками, чтобы чиновники успокоились).
  • Заручитесь поддержкой администрации района и необходимых комитетов города (в России очень многое строится на личных контактах).

Что должна включать в себя презентация для администрации?

  1. краткая информация о вашем событии (точное место, время проведения, цель, источники финансирования, сайт, ссылка на соцсети)
  2. визуализация проекта, со всеми техническими подробностями.
  3. социальная значимость проекта

Что полезного могут дать вам комитеты? Информационную поддержку: спустить информацию о мероприятии всем своим СМИ. Также можно попробовать попросить у них оборудование, если есть (сцену, звуковую аппаратуру, рекламные щиты). Не факт, что дадут, но попытаться можно.

Стандартные формы запросов и уведомлений можно скачать в Едином реестре документов или в комитетах. Внимание! Всегда проверяйте фамилии чиновников, к которым вы обращаетесь, смотрите их на официальных сайтах! Люди на постах могут меняться.

Пример уведомления:

Заявки оформляйте от имени организации — согласовать что-либо от имени физлица практически нереально.

Когда НЕ надо согласовывать?

  • если вы проводите фотосессию, день рождения или флешмоб в полминуты;
  • концерт, выступление, спектакль в концертном зале, театре и пр.;
  • мероприятие в рамках какого-либо уже согласованного события.

Основные ошибки при согласовании

  • Поздняя или ранняя подача уведомления
  • Не учли календарные праздники, когда всем будет не до вас
  • Нет ни цели, ни четкого сценария, а есть одна супер-идея
  • Нет социальной составляющей, какая польза для района, города
  • Все занимаются всем, нет отдельного человека, курирующего вопрос согласования и отслеживающего все этапы
  • Положились на «авось», не заказав скорую, не обратившись в страховую, в охранное предприятие и пр.
  • Не подписали договора с подрядчиками и партнерами
  • Не выполнили прописанные обязательства (оставлен мусор, испорчена государственная собственность и пр)

Что делать, если вам отказали в согласовании материала?

  • Включить мозг (отказывают всегда по какой-то причине, анализируйте).
  • Перенести мероприятие, чтобы выиграть время на исправление ошибок.
  • Пересмотреть ваше мероприятие: что-то добавить или убавить в зависимости от предъявленных вам претензий.
  • Обратиться за помощью к тем у кого есть большой опыт в согласовании (агентства, охранные предприятия, государственные подрядчики).
  • Придумать новое мероприятие.
  • Обратиться в суд и обжаловать в районном (городском) суде отказ органа власти в согласовании мероприятия.

Последний путь Ольга использовать очень не рекомендует: даже если вы выиграете, у вас сформируется определённая репутация, и в будущем вам не согласуют уже ничего и никогда.  

Важно понимать ещё вот что: в России, если строго соблюдать все нормы, особенно пожарные, вы не сможете провести ни одно мероприятие. Поэтому тщательно проверяйте всё техническое оснащение и подтверждайте его качество.

Кроме того, на протяжении всего мероприятия обязательно должна быть возможность оказания срочной врачебной помощи. В СПб час дежурства «скорой помощи» стоит 3000 руб.; альтернативный вариант «красная кнопка», при нажатии которой за 10 минут приезжает частная «скорая».

Если городские власти всё же не захотели согласовать ваше мероприятие, его можно перенести на частную территорию скажем, закрытого клуба или стадиона. Тогда оно приобретает характер частной вечеринки, и согласование с властями не требуется. Но уведомить МВД и МЧС при проведении крупного мероприятия всё равно нужно.

 

<доклад с конференции Sold Out 2017>

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
(концерты, форумы, вечеринки, спортивные события и т.д.)
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте