Организация мероприятий в сфере государственного заказа: подбор аукциона и подсчет сметы, работа с тендерами, субподряд и разрешение споров

Александр Беззабаров, генеральный директор ООО «ИнПро» и SocialTrade, о том, как устроена организация государственных мероприятий и праздников.

Александр: «Мы [«ИнПро»] забирали почти весь госзаказ по организации конференций в Санкт-Петербурге и на Северо-Западе — от организации конференций по импортозамещению до муниципальных праздников, всё, что угодно».

Огромной статьёй расходов госбюджета является организация государственных мероприятий: праздники, конференции, концерты, митинги и т.д. Несмотря на слухи, которые крутятся вокруг государственного заказа и «распила» бюджетных средств, при правильном подходе можно научиться зарабатывать в этой сфере и поставить постоянный поток денежных средств из государственного бюджета на расчетный счёт вашей организации.

Александр: «Я не буду рассказывать, как участвовать в тендерах, как их выигрывать. Это может сделать на аутсорсе любой тендерный специалист за 1500 рублей. Я расскажу о подводных камнях, которые будут вам встречаться».

ООО или ИП?

Какую юридическую форму работы выбрать?

Преимущество ООО: 

• возможность создавать целые пирамиды по финансовой отчётности для государственных заказчиков (они сейчас требуют).

Преимущества ИП: 

• маленький налог,
• наличка (все артисты любят наличку!)

Подбор подходящего аукциона

zakupki.gov.ru — сложная система для поиска аукционов. По словам докладчика, «она сделана так, чтобы ничего нельзя было найти вообще». 

Александр рекомендует использовать площадку ist-budget.ru, как единственный адекватный сервис. Он подгружает всю документацию на отдельный сервер, и даже если официальный портал закупок перегружен, ist-budget.ru всегда работает.

При поиске тендера подбираем ключевые слова. В данном случае это «организация, проведение, концерт, мероприятие, сувенирная продукция». Выбираем город Санкт-Петербург.

Пример «заточенного» аукциона:

«Обязательное условие для исполнителей — наличие сольных афишных концертов, в том числе выступлений (в течение не менее трёх лет) в концертных залах вместимостью не менее 3500 зрителей (с предоставлением афиш) и активная гастрольная деятельность по России и за рубежом. Перечень исполнителей по заданию Заказчика».

Александр выиграл аукцион, афиши для этого пришлось сканировать вручную.

Но в общем случае, если вы видите, что тендер заточен специально под кого-то (не вас) — не участвуйте! 

Подсчет сметы

Любое ТЗ на организацию мероприятий состоит из трёх частей:

1. концертная часть,
2. техническое оснащение, 
3. расходники и сувенирка.
   

Заработок в госзаказе происходит путём экономии на мероприятии при его исполнении не отходя от ТЗ, а не при закладывании сметы перед его участием в аукционе. Чем меньше вы заложите расходов в смету, тем больше шансов, что вы выиграете тендер.

Участие в тендере. Котировка, конкурс, электронный аукцион

• Котировочная заявка: конверт с вашим ценовым предложением по исполнению контракта вскрывается комиссией (на вскрытие конвертов можно приехать и посмотреть). Меньшая цена — ваша победа.

Александр: «Хотите выиграть конкурс — убирайте 15% от суммы, за которую вы бы взялись сделать это. Как вы потом будете это делать — другой вопрос». 

• Электронный конкурс: онлайн-участие в торгах. Меньшая цена — ваша победа.

Метод «тарана»: когда две «своих» конторы очень сильно занижают цену, а контракт потом получает занявшая третье место контора — ваша (у первой и в второй, внезапно, «документы не в порядке»). Вы в результате за такие деньги сделать не можете (а не сделать нельзя — попадёте в РНП), у вас выявляют нарушения и ничего не платят. Результат: мероприятие для государства проведено бесплатно.

• Открытый конкурс — самый НЕПРОЗРАЧНЫЙ вид аукциона. Нужно набрать определённое количество баллов: за цену, сценарий и опыт. Можно манипулировать с баллами за сценарий (в практике Александра был случай, когда его обогнали на 0,001 балла).  Без предварительного знания самого заказчика и большого объёма уже закрытых госконтрактов участвовать в нём бессмысленно. 

Обеспечение контракта

Это денежное обязательство перед заказчиком на исполнение госконтракта.

Бывает двух видов:

1. Заморозка ваших денежных средств на расчётном счету заказчика до полного исполнения обязательств по контракту. 
2. Банковская гарантия (Александр рекомендует «К2 Банк»), для 100% прохождения кредитного отдела оборот вашей организации в квартал должен превышать сумму обеспечения в 4 раза.

Александр: «Дурацкий закон. Выплат по банковским гарантиям нет и никогда не было — в случае чего банк говорит, что это не их гарантия, подпись подделана и т.п.» 

Подписание и встреча

Самая неприятная часть, если до этого вы не были знакомы с данным заказчиком. При таких встречах происходит давление со стороны заказчика о некомпетентности вас как подрядчика. На таких встречах вам могут предложить «проверенного» субподрядчика.

Соглашаться или нет — ваше дело. Три правила, которые Александр вывел для себя:

• Вы для заказчика спекулянт, который наживается на бюджете.
• Заказчик может ничего не понимать в ТЗ, которое он написал.
• Если заказчик не хочет платить, он не заплатит (или заплатит, но через полгода и на 10% меньше).

Ещё вариант: вас могут использовать, чтобы «подставить» начальника. Они подписывают акт выполненных работ и вы будете плясать под их дудку (если это честный тендер без откатов).

Александр: «Разговоры вроде: “поработайте с администрацией, наладите связи” — ерунда. Никому вы там не нужны».

Субподряд и исполнение

Если правильно подобрать тендер, найти хорошего заказчика и найти хороших субподрядчиков, то вы сможете заморозить свои денежные средства на 5-7 дней.

1. Концертная часть — оплачивается день в день (кроме КЗ).
2. Техническое оснащение — договор, оплата после мероприятия.
3. Расходники и сувенирные изделия — предварительная оплата.

По поводу сотрудников: в команду обязательно нужны: 

• сценарист (можно без опыта, из какого-нибудь ДК),
• свето- и звукотехник (очень важный человек!).

Организация государственных мероприятий и любой госконтракт с заказчиком, с которым вы ещё не работали — лотерейный билет. Можно заработать, но можно и уйти в минус.

!!!ВАЖНО!!! После подписания контракта вы либо исполняете контракт, либо платите 10% штрафа за неисполнение, либо попадаете в РНП (Реестр недобросовестных поставщиков) на 2 года.

Закрытие контракта

• Самый простой акт выполненных работ с перечнем оказанных услуг.
• К акту выполненных работ требуют (и это указано в ТЗ к контракту): финансовый отчёт (закрытый в ноль) и информационно-аналитический отчёт.

Споры по контракту, арбитраж

1. Любой концерт снимайте на видео.
2. Любую поставленную продукцию передавайте через акт приема-передачи.
3. Любое согласование (артисты, сценарий) делайте официальном письмом через канцелярию администрации.

Писать жалобы в ФАС и судиться имеет мало смысла. Если дело дойдёт до Арбитражного суда, будьте готовы, что денег вы своих никогда не получите — так всё устроено. Найдут причины не заплатить.